QG-YTZD-A-09图书资料档案管理知识讲解

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。QG-YTZD-A-09图书资料档案管理-图书资料档案管理QG-YTZD-A-09公司设立人事档案、财务档案、技术档案、综合档案，公司办负责综合档案、人事档案和财务档案的管理，技术部负责技术档案的管理。各职能部门负责将本专业资料交档案室立档、存档。人事档案是对员工的个人基本信息、所受教育、经验阅历、个人专长以及进入企业后的岗位变动、职务升迁、薪酬变动、奖惩考评等资料保存，公司办负责员工档案的建档和动态管理。包括员工的身份证、学历证书、职称证书、岗位资格证书、荣誉证书等复印件，进公司时聘用登记表、劳动合同

2、、岗位调动单、职务任免文件、奖惩记录、调薪记录、考评材料、解聘材料等。应按部门工段、按岗位、个人进行分类、装订、编号入册，做到不丢失、不泄密、人档相符，进人时及时入档，走人时撤档另外存放，做到准确无误，为公司选人、用人、育人、留人提供可靠的参考依据。财务档案、技术档案、综合档案应分别建立文件资料归档明细表，明确各类文件资料的归档时间、分类号、保管期限及销毁审批权。文件材料归档范围及责任部门：公司办主任负责组织以下文件材料归档：国家的法律法规以及各级政府部门下发的文件；公司的规章、制度、条例、办法等；公司年度月度工作计划、工作总结；公司的决定、决议、通知、通报，以及有关请示、报告材料；公司内大事

3、记及各类证书、锦旗、奖状奖杯、题词、录像、照片及与公司有关报纸杂志；除销售、采购外的合同或协议；各类人事、劳资档案、培训档案；基建、后勤工作记载材料；安全事故记录材料；公司内其它重要资料等。财务主管负责组织以下文件材料归档：有关财务、税收的规定、制度和法规；财务管理活动形成的会计凭证、会计账簿、会计报表；采购合同（协议）账簿和报表等；财务工作计划、工作总结；原材料进、销、存账簿和票据；其它财务有关的文件资料。技术部长负责组织以下文件材料的归档：有关技术质量管理的制度和法规；原材料、半成品、产成品技术标准；产品图纸；各类工艺文件；产品检验的记录台帐和报表；技术质量工作计划、工作总结；质量事故处理

4、材料；其它技术有关重要文件资料。供销部长负责组织以下文件材料归档：有关销售管理制度和规定；销售工作计划和工作总结；销售合同和订单；市场调查、预测资料；经销店、销售人员档案；售后服务记录台帐、报表等；重大用户投诉资料；其它销售、售后有关的文件资料。生产部长负责组织以下文件材料的归档：有关生产管理制度和规定；生产计划、生产台帐、生产报表；设备、工装资料档案；生产工作计划和总结；生产重要会议记录；其他生产有关的总要文件材料。综合档案、财务档案和技术档案应分别建立文件资料归档明细表，明确各类文件资料的归档时间、分类号、保管期限及销毁审批权。根据专业文件资料情况，采用二级分类或三级分类，一级分类目为专业

5、类型、二级类目为文件类型、三级类型目为具体工作类型。档案标识方法：全宗号、一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号，单体代号或年度代号、保管期代号、案卷号。档案的收集、整理由各部门根据各专业文件资料情况，按年或按月收集整理归档，应保证及时性、有序性、规范性。档案案卷要求：各类档案均应使用案卷封皮、卷内文件目录、备考表；卷内文件排列应遵循文件形成的规律；案卷装订要整齐、美观、尽可能无金属物；封皮、卷内文件目录、备考表填写要求用黑钢笔、签字笔或打印、填写项目要齐全、完整、标准、字迹要工整、清楚。档案的鉴定或销毁：组卷时，卷内文件资料应按文件资料保管期限表划定保管期限，并在案卷封皮保管期限栏内表明。

6、对各部门保存的档案，每年组织一次鉴定，由档案管理员依据档案保管期限，对到期的档案进行逐卷逐张鉴定，列出清单，提出档案销毁意见，征求部门各级领导意见后，报公司办主任审查后，由总经理批准销毁，会计销毁，会计档案由财务主管审查签字。销毁档案时要坚持二人以上监销制度，对密级档案的销毁应由主管领导和保安人员参加。销毁档案应在指定地点，通过焚烧的方式进行。对销毁的所有档案都必须建立销毁登记，参加销毁人员均应在销毁登记上签名注时，档案销毁登记长期保存。文件资料档案利用和保密：在市场经济竞争激烈的情况下，为了维护公司利益，必须加强公司的经济技术和管理资料和数据保密工作。保密范围：各种原材料进价、供货单位、库存

7、数及收集来的各种信息；销售对客户结算优惠方案；财务资金状况及各种报表；企业标准、技术数据以及有关技术资料；生产经营重大决策；员工个人经济收入等。全体员工应做到不该知道的事不问，不该讲的话不讲，不该看的资料不看，不利于保密工作的事不做。凡是到公司办理财务方面业务的人员，一律凭介绍信、身份证到公司办归口接待，由公司办转介到财务主管，其他人不准私自接待。除税务部门汇算清缴有关税收外，未经总经理批准，不准任何单位和个人来公司查账、对账。凡涉及生产、销售、利润等财务经济指标的资料信息，只能由总经理、财务主管、主办会计及个别业务需要的领导知悉，任何人不准传阅和外泄。客户要求核对原材料、产成品及其它往来结算资料，由客户写出查核事由、内容、日期等，经总经理批准后由公司办专人办理，公司办不准向客户提供任何形式的查账记录和加盖公章的证明。未经总经理批准不准以公司和部门的名义给任何单位和个人提供任何担保和银行账户。归档的文件资料任何人不准擅自抽查、私毁档案资料。档案借阅严格执行审批、保密和登记制度，借阅人员应及时主动反馈查阅内容及效果。为易于查阅，所有档案都应建立多种检索目录，检索目录要使用统一的目录格式，目录一律用钢笔、签字笔或打印、填写要求工整、逐项准确。图书管理：各部门根据工作需要购买图书时，必须履行请购程序并在公司办登记备案，图书买回后及时到公司办进行编号、登记办理借