中英合作 采购与供应管理专业采购过程与合同管理 供应源搜寻与供应商评价(4月)

1、 第九章 采购技术9.1 供给源搜寻与供给商评价决策概述9.2 供给源搜寻决策的领域9.3 供给源搜寻的过程9.4 供给商评价标准9.5 供给商评估与卖主等级评定9.6 供给源搜寻的职业道德9.7 电子供给源搜寻 最重要的采购决策与选择适宜的供给商有关。如果选择了适宜的供给商，那么许多与供给商有关的潜在问题可能会较少。 并不是所有的供给源搜寻决策都能需要得到同样的关注。只有在考虑和权衡所有相关因素中所包含的风险和机遇后，才能作出有效的供给源决策。 好的供给商选择决策依靠信息和情报，换句话说，就是供给市场研究。这是采购工作中的常规内容，采购人员以正式或非正式的方式进行这项工作，比方，与商务代表交

2、谈、参观展览、查询贸易期刊和市场调研等。 供给商评价的目的是区分好的或者优秀的供给商，这些供给商可以被列入资格预审的名单中，然后邀请他们对供给合同进行报价。9.1 供给源搜寻与供给商 评价决策概述 记住：更多的供给商并不一定意味着更好的供给商。 什么是好的供给商？雷卡特提出了“10个C好的供给商的特征： 承诺：他们向市场承诺了吗？ 沟通：他们能快速有效地沟通吗？ 费用：他们的价格具有竞争性和可持续性吗？ 控制：他们的质量控制程序到位吗？ 环保：他们意识到环境影响吗？有没有采取措施减少这些消极影响？ 能力：他们的员工是否技术熟练？能胜任工作吗？供给商对人力投资了吗？ 资金：公司在财政方面稳定吗？

3、 产量：他们能应付大量需求吗？ 文化：他们的经营和伦理价值观适合买方公司吗？ 一致性：他们按公认标准操作吗？ 选择最好的供给商是获得有保证的供给数量、质量、交付和价格的前提。 作出明智的供给源搜寻还可以产生其他好处： 可以学习供给商的知识、专业技术和工艺； 获得新的市场和市场竞争力，新产品开发可以更快地进入市场。9.2 供给源搜寻决策的领域9.2.1 自制还是采购 某些组织，特别是制造商可能自己制造某些输入品来替代采购他们。自制的理由如下： 在空闲的时间利用闲置的资源； 保密和保安； 给供给商价格规定最高限； 采购量太少，供给商无兴趣； 开发或保存专门技术； 质量原因。 9.2.2 单、双还是

4、多供给源搜寻 如果组织有大量的需求，可以考虑选择多供给源搜寻同一物品搜寻多个供给商。 1、单一供给源搜寻的优点 有采购杠杆； 较小的管理本钱； 标准化较容易； 易于沟通和安排方案； 可追溯和高质量； 从供给商得到更多的承诺。2、多供给源搜寻的优点 增加的竞争压力； 供给平安； 保持与市场开展的联系； 支持小的、地方的、新 的供给商； 9.2.3 地方的、国家的还是全球的供给基地 从本地供给源采购有以下优点： 地方情结商业环境； 可靠的运送； 更符合环境要求，较小的运输本钱； 社会责任或压力； 易于形成紧密的工作关系。 9.2.4 海外供给源搜寻 海外采购存在以下困难： 通讯本钱或时间； 货币不

5、确定性和风险； 支付方法信用卡； 合同问题和赔偿法律； 附加本钱：管理、运费、税； 进口限制和关税； 标准和兼容性。 9.2.5 大的还是小的供给商 1、向小供给商采购的优点 力量平衡可在买方一边； 更快的响应； 更好的私人关系； 较少的官僚主义； 可能的创新； 较低的管理费用。 2、向大供给商采购的优点 技术支持； 地理覆盖面； 经济衰退时期的稳定性； 更宽的产品范围； 网络联系的可能性； 形象。 供给源搜寻过程的九个阶段 ： 确定组织的需求：确定规格、合同条款和用户的主要要求； 进行供给市场调研：买方应该知道现有的和潜在地供给商； 筛选供给商并生成供给商初选名单：一般筛选的标准包括大小、位

6、置、最小订购量、拥有ISO9000:2000； 向初选名单供给商发调查表或要求提供信息； 评价响应：四个主要的评价方面是：技术/质量/、财务、商业和环境/道德； 选择供给商； 与供给商谈判； 发订单或订合同； 评估供给商绩效。9.3 供给源搜寻的过程9.4 供给商评价标准 供给商评价的四个标准 1技术/质量 2财务 3商业 4环境/道德9.4.1 技术/质量评价用于评价潜在地供给商质量的一般方法： 参考法：从其他客户取得报告。用这种方法显著地减少了出现偏差的可能性。 声誉：这是客户一般用来评价产品质量的方法。商标是一个有力的信号。然而专业采购人员应该明白声誉并不等同于实际的业绩。 评价样品：在

7、制造业和零售业中买方可以检验供给商的样品。 第三方认证：拥有ISO9000或其他第三方认证时供给商重视产品质量的表现。但买方应该记住，质量认证只不过是一张纸而已。 供给商访问：这可能是真正了解供给商经营状况的最好方法。很多重要因素只能通过供给商访问来评价。为减少为买方特别安排假象的时机，供给商访问可以采用不预先通知的形式进行。9.4.2 财务评价财务评价的四种指标： 1、利润率：一般说来，专业采购人员宁可选择利润正在按行业标准增长的供给商。很高的利润使采购人员担忧供给商抬高价格；很低的利润说明不宜投资。 2、营业额：一般来说，专业采购人员比较会选择销售额逐年增长的供给商，增长太快可能引起过度交

8、易，而不太注意客户的需求。增长太慢，公司很难使客户确信采购它的产品。 3、净资产：充足的储藏允许供给商产生损失。太多的资产，特别是那些与经营无关的资产如在市中心有充裕的办公楼等可能造成浪费；资产太少意味着在经济衰退期这些公司支付它们的债务可能存在问题。 4、现金流转：缺乏现金比差的利润率更有可能使公司倒闭。在有些行业，比方建筑业，现金流比利润率更重要。9.4.3 商业评价供给商的商业评价涉及那些客户满意的因素，这些因素与供给商的实际资产及运作无关。 商业评价的典型方面包括： 与供给商关系建立了多长时间； 供给商在商业中的形象； 供给商的客户根底； 供给商的产品范围和深度； 研发活动、花费和许诺

9、； 供给商的地点/供给商网络覆盖； 雇员：技能、员工流动性，知名度。 9.4.4 环境/道德评价目前备受关注的新的评价领域是环境/道德评价方面。特别是兴旺国家的很多组织正面临来自消费者、政府、宗教团体和压力集团的压力，在与供给商的合同中应当确保供给商遵守雇员福利和生态环境方面的最低标准。 供给商环境评价的主要方面： 供给商是否拥有或正在申请环境管理标准ISO14000； 供给商是否有再循环或再制造的政策； 供给商是否有减少包装的政策； 供给商是否有能源节约的政策； 供给商是否有货源可持久性的政策； 供给商是否从他的/她的供给商寻求环境最正确实践的证据。 供给商道德评价的准那么： 不雇佣童工；

10、没有强迫劳动或强制加班； 不对工人体罚； 保护雇员的权利不歧视； 工人有根本的健康和平安保护。9.5 供给商评估与卖主等级评定 供给商评估Supplier appraisal是指合同签订前对供给商能力的评价； 而卖主等级评定Vendor rating是指合同签订后供给商绩效的评定。 这是一个重要的区别。 有些标准在合同签订前是不能度量的。交货绩效、文书工作的准确性和客户询问的响应特性恰恰是你与供给商有业务交往以后才能度量的三个工程。 9.5.1 卖主评定 这是供给源搜寻过程的最后阶段。买主需要知道供给商是否以合同规定的方式运作。 评定合同签订后供给商所必要的信息必须来自内部： 清理账目和财务分

11、析：提供准确的发票反响信息； 运行/用户：提供运行绩效的反响信息； 存储/库内货物：提供送货的反响信息； 市场营销/客户效劳：外部客户满意度的反响信息。 采购：应当控制价格。 保存供给商的记录也很重要，以便采购部门在将来的供给商绩效评定中可用此信息作为杠杠。9.5.2 加权记分系统 当我们讨论商业评价这个问题时，我们列出了很多应当考虑的因素，其中包括供给商的位置、在行业中的时间长短和研发活动。“研发活动比“在行业中的时间更重要还是不重要？“位置怎么重要？通过设置权重记分系统可以妥善解决这个问题。案例 假设考虑阀门供给商连续两个月的卖主评定分数卡如下表9-1和表9-2所示，请作分析。 标准权重供

12、应商A供应商B供应商C分数分数分数原始加权原始加权原始加权质量 48329364 16送货 310306181030文书工作 2102010201020价格 16610101010总计 103488358434 76表9-1 阀门供给商2003年3月表9-2 阀门供给商2003年4月 标准权重供应商A供应商B供应商C分数分数分数原始加权原始加权原始加权质量 48329365 20送货 310306181030文书工作 291810201020价格 16610101010总计 103386358435 80 在这个例子商定，质量是我们目标的最重要的绩效因子，给予它的权重是4；比较而言，最不重要的

13、是价格，其权重确定为1。【分析】 供给商A 我们可以看到，供给商在两个月中加权后的总分最高，因此必须考虑作为我们的最正确供给商。但是在此期间他的总分稍有下降。这是由于他的发货的过失数增多。他的价格是所有供给商里最高的，但是这种商品的价格不是太重要。他的绩效下降虽然不大，但必须引起注意。 供给商B 供给商B有最好的原始分，在阀门行业中被看作是最正确供给商。然而通过加权计算，就能清楚看出他的绩效不如供给商A。他的质量较好，而送货较差；如果这方面加以改进，可作为这种商品的第二最正确供给商。 供给商C 供给商C在两个月中分数最低，但不像供给商A和B，他的总分在提高。我们应当鼓励他改进质量，因为这是他分

14、数最低的地方。 加权计分系统能以多种方式对采购工作提供帮助带来哪些帮助？： 谈判； 供给商改进方案； 供给商奖励方案； 与其他买住一起作基准分析； 供给根底减少。 它还可能有很多用途，包括私人的决定。如，选择什么样的车，到哪儿度假。你可以给出权重，“阳光比“价格高等。9.6 供给源搜寻的职业道德 很多人持有这样的观点，经商的目的是为了致富，并且这个目的可以通过任何可能的方式到达。这个观念是与自由主义的原那么相联系允许任何人做他喜欢的任何事，这个原那么支撑着全球贸易达几个世纪。大局部商业组织过去按这个原那么运作，现在在某些情况下依然如此。 如今 这些组织为了最廉价的材料搜寻世界市场，并在那些生产

15、本钱最低的国家建立生产基地。这通常给这些公司带来巨大的经济效益，并以廉价的价格把这低得多的本钱传递给富有国家的客户。然而最低的本钱意味着最低的工资、最差的劳动条件和最低的健康和平安标准。 近年来，对组织特别是私营组织增加了压力，要求他们的行为更有社会责任，无任如何要考虑他们行动的负面影响。公司社会责任现正列入大局部大公司的议程，并在很多年度报告中涉及。组织证明他们履行社会责任的一个主要途径是把社会责任贯穿在他们的供给源搜寻和采购政策中。9.6.1 公司社会责任 社会责任作为一个总括性的术语有着不同的定义。一个更具操作性的定义是： “社会责任意味着对组织运作的环境、社会和文化方面进行系统考虑的承

16、诺。这包括超出法律责任之外的可持续性、人权、劳动力和社会的关系以及供给商与客户的关系等关键方面。目的是产生长期的商业价值并对改善受我们经营影响的人们的社会条件作出奉献。 环境责任 平等的时机 人权 道德和贸易职业道德 社会参与 可持续性 对社会的影响 生物多样性公司社会责任包括的八个方面9.6.2 符合道德的交易问题 李森斯对道德的定义是：“道德是有关支配我们的信仰、行动和决定的道德标准和价值标准和价值观。 本课程主要讨论在国际贸易的背景下，供给源搜寻的职业道德问题。 对供给源搜寻道德准那么关注的原因 1、消费者的要求 2、全球化 3、竞争 4、认识到运营和商业利益 1、消费者的要求 按照19

17、97年MORI民意测验的结果，92%的英国消费者认为，英国公司对第三世界供给商应当有一个最低标准。在世界兴旺国家中，消费者既要产品廉价又要好。在兴旺国家过度消费是问题之所在。然而可以肯的是，兴旺国家的消费者现在越来越注意产品的来源，不管因为是对健康有危险还是因为道德感觉好。 2、全球化 越来越多的公司正从开展中国家采购他们的产品，媒体上经常出现有关劳动条件、低工资和雇佣童工等丑闻。具有著名品牌的公司即希望有干净的双手，又要防止不好的新闻。 3、竞争 公司不希望在任何方面落在他们的竞争者的后面。道德形象好的公司为了从市场获益可能探讨这个问题。如果你访问很多大公司的网站，你将会发现有关他们的道德和

18、公司责任政策的新的网页。 当然，有政策是一回事，执行政策是另一回事，特别是做这些事花费大或公司面临困难的市场条件时。为此，鼓励在供给源搜寻过程中真诚地遵守根本道德原那么的组织签署一个行为准那么。如，在英国最著名的行为准那么是贸易道德建议ETI，Ethical Trading Initiative准那么。 4、认识到运营和商业利益 公司引入社会责任政策可以获得的好处： 管理上的疏漏减少； 生产力提高； 提高了吸引更好的雇员长期工作的能力； 销售额提高； 产品设计更好； 产品耐久性更好； 把环境管理手段整合进经营方案中。 9.6.3 符合道德的交易和行为准那么 符合道德的交易是平等地对待生产厂家、

19、零售商和消费者的交易。1998年，英国建立了“贸易道德建议 ETI， 从而开始了“行为准那么运动。 ETI是一个公司、非政府组织和工会组织的联盟，它们在一起工作鉴别和促进符合道德的交易按劳动标准执行行为准那么的良好实践，包括监督和独立认证道德准那么规定的遵守情况。 ETI英国贸易道德建议根本准那么的九个根本原那么： 雇佣自由选择； 尊重结社的自由和劳资双方就工资等问题谈判的权利； 工作条件是平安的和卫生的； 不应当雇佣童工； 支付最低生活工资； 工作不超过法定时间； 执行不歧视政策； 提供合格的雇佣； 不允许粗暴地对待他人。 这个准那么的规定建立了最低标准而不是最高标准。9.7 电子供给源搜寻

20、 互联网和信息技术的迅速开展为买卖双方在四通八达的网上市场中提供了巨大的商机。 电子商务通常是指利用互联网进行买卖活动，而电子交易所指的活动涉及超出商业方面的活动，涉及通过CTIComputer Telecommunication Integration对交易活动进行整合。 CIPS英国皇家采购与供给学会，Chartered Institute of Purchasing and Supply认为 ，电子采购周期分为两局部： 1电子供给源搜寻：是指利用互联网就效劳或产品如何获得和在哪儿获得作出决定和形成战略。 2电子采购：是利用互联网实施所需效劳或产品的以下交易：请购、授权、发订单、接收和支付

21、。 电子供给源搜寻与电子采购的区别：电子供给源搜寻与供给源搜寻战略和合同的设计有关，而电子采购是与战略和合同的实施有关。与其他设计活动一样，设计阶段出现错误要比实施阶段出现错误的影响大得多。因此，从战略上看，最重要的是电子供给源搜寻。 9.7.1 电子采购周期 发现和认证供给商 访问产品的分类数据 发出投标邀请 发布需求和要求的广告 拟订合同 运作反向拍卖 检测实时利用库存 发布总括订单 接受发票； 监测绩效； 付款。电子采购周期的主要活动电子采购电子供给源搜寻9-1 电子采购周期知识规格报价邀请/投标谈判和评估合同选择和请购授权订购接收支付 从上图9-1可以看到，电子采购有两类活动组成。电子

22、供给源搜寻是有关合同授予电子供给商之前发生的活动。这是有关专业知识的采购人员最能为组织增值的领域，他们通过分析内部需求，决定各种电子供给源搜寻方案，如，反向拍卖或在电子市场上采购，来到达增值目的。 1、知识 为决定实施哪一个供给源搜寻方案，采购部门对特定供给市场的特点必须有广博的知识。下面是在用电子供给源搜寻作出决定之前必须答复的各种问题的例子： 1是否在供给市场上存在着流动性，即是否有很多在市场上来来往往的供给商，他们在不同的时间可能有过剩的库存和生产量急于通过反向拍卖Reverse Auction或现场招标卖掉？【补充】 什么是反向拍卖？ 反向拍卖也叫拍买，常用于政府采购等。由采购方提供希

23、望得到的产品的信息、需要效劳的要求和可以承受的价格定位，由卖家之间以竞争方式决定最终产品提供商和效劳供给商，从而使采购方以最优的性能价格比实现购置。 网上反向竞价自2000年以来逐渐在欧美开始流行，它把反向竞价过程放到网上执行，可以充分发挥互联网的优势，同传统的谈判方式相比，这种做法能给采购方平均节省11-12%的本钱。在这方面，通用电气公司称得上是佼佼者：2000年，它组织了1万屡次反向竞价，这为它省下了大约10亿美元。 3655网是国内第一家反向拍卖网站。 1、采购者准备招标信息，该信息的内容与传统招标没有太大差异，仍旧围绕待采购产品的各类要求，这里强调一点的是采购者可以明确发布他们希望的

24、采购价，并以此约束竞标者的竞标方案； 2、通过电子商务网站建立竞标专区，并发布完整的招标信息，包括他们的目标采购价格； 3、电子商务网站对外发布竞标专区，有条件的网站还可以通过站内e-mail系统将信息发送给所有的潜在供给商，或者将一些大型采购专区推送至网站流量最大的位置上，以便让更多的用户了解到采购信息； 4、供给商下载招标信息，并准备竞标方案； 5、供给商通过竞标专区发送竞标方案给采购者，这种发送方式可以通过竞标专区的专门通道实现，也可以通过email实现； 6、采购者比照竞标方案； 7、采购者与最符合要求的供给商签订协议。 网上反向拍卖根本流程 2在供给市场中电子技术是否被广泛采用，或者

25、只有某些供给商能在网上报价？ 3你的优先供给商是否掌握了电子商务技术？如果没有，能劝说或鼓励他们采用这项技术吗？ 4对某些特定商品采用电子采购或网上招标存在法律风险吗？ 5使用电子供给源搜寻方法，如电子反向拍卖会损害供给市场或致使一些供给商不报价吗？ 6如果断定使用电子采购，涉及欺诈、信息平安和病毒的风险是什么？ 7如果断定通过第三方运作的市场交易进行采购，是否存在过分依赖这个供给商的风险？ 8是否有道德问题需要考虑？ 2、规格、报价邀请RFQ，Request For Quotation和招标 当采用电子招标时，你的需求必须说明得很清楚。现在很多组织包括政府机构在网上发布需求广告和招标。用这种

26、方法除了节省本钱和时间外，通过点击链接其他网址或信息源，使得更多和更丰富的信息提供给投标者。 网上招标和邀请报价的方法是一种反向拍卖。它的使用引起了大量的兴趣和争议。 3、评估、谈判和合同 在电子招标的情况下，买主为了澄清问题和改进要约，希望与可能的供给商谈判。在这里采购谈判与电子供给源搜寻没有区别。一般说来，电子招标鼓励以前不了解此项买卖的新供给商报价。这意味着很多情况下完全不了解供给商，在邀请他们谈判之前必须另做供给商的背景调研。有很多专门的第三方组织协助评价作出有形引力报价的未知的供给商。邀请报价表公司名称邀请报价表号_邀请报价表非采购订单日期： _请为下列项目报价：交货日期： _项号数

27、量说明单位成本折扣净额总额报价日期 _供货商名称： _报价人： _邀请报价表格式9.7.2 电子供给源搜寻的优点 有效的电子供给源搜寻的优点： 即时信息供给源搜寻小组清楚地看到合同和花费模式。为了分析，任何方案的改进必须确保信息是可靠的、最新的。 具有能提供供给商资格预审信息的强大系统。 整体过程自动化，通过减少纸质工作量，节省了供给源搜寻过程的时间和精力。 有一个系统，能将各种需求通过网络、电子邮件或以磁盘的形式进行电子发布。 合同生命周期管理自动化，包括授予、拒绝、修改和补充。 通过外部与选定的供给商加强协作和共享信息。 9.7.3 反向拍卖 首先介绍一下拍卖的概念。拍卖是以公开竞价的形式

28、将特定物品或财产权利转让给最高应价者的买卖方式。拍卖是由买方进行公开竞价，而反向拍卖与之相反，就是采购方公布一个想要买的货项，由卖方在规定的时间给出一个最好地价格。 网上反向拍卖是用于谈判采购或销售材料、资本或效劳的价格，以互联网为依托的活动。 这项技术能代替要求密封的投标文件或面对面谈判的方法。 1、如何实施反向拍卖 供给商登录网站。在一个拍卖期间，他们可在任何时候发布和修改报价。投标人一般将身份隐去；但是供给商可以可以看到参加者的报价或在此拍卖中的等级。反向拍卖的目标是在供给源搜寻过程中得到最低公开市场定价。 因此得到的结果是高度透明的。 由于它们的快速实施一般5周和相当低的登录本钱，网上拍卖与其他的电子采购方法相比能在很短的时间里得到投资回报。公司不管有没有电子采购或是否参与市场，都能开展网上拍卖业务。 2、网上反向拍卖的好处 反向拍卖过程