贸易公司行政制度

1、.PAGE ：.；标 准 操 作 程 序部门：综管部标题：行政管理制度执行日期：编号：SC-03起草：修订日期：第一章 总 那么一、目的：为完善公司行政管理机制，建立规范化的行政管理制度，提高行政、后勤管理程度和任务效率，特制定本制度。二、顺应范围：公司全体员工三、责任部门：综管部第二章 会议管理规定一、会议分类公司会议包括总经理办公扩展会议、专题会议、周质询会、月度质询会、月例会、部门周质询会。一总经理办公扩展会议1召开时间总经理办公扩展会议由总经理视需求适时召开。2会议主持总经理办公扩展会议由总经理主持。3参与会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参与总经理办公扩展会议。4会议议题总经

2、理办公扩展会议题主要是商讨年度运营方案及管理决策；研讨重要人事任免或薪酬福利政策；部署重要任务；通报重要情况；听取任务汇报；总经理出差前任务布置等。二专题会议1召开时间公司各项专题会议，根据公司的运营管理情况详细确定召开时间。2会议主持公司各项专题会议由专项担任人主持。3参与会议人员由专项担任人及专项小组成员、指定人员参与公司各项专题会议。4会议议题公司各项专题会议主要是对专题工程进展研讨、审议、决策；就专题工程实施过程进展检查、跟踪、总结等。三周质询会1召开时间各部门人员每周六14：00前制定周任务监查表上交部门担任人，部门担任人那么应在14：30前制定好周任务监查表，连同电子版方式一并提交

3、综管部整理。周质询会每周六下午15:30至18:00召开。2会议主持周质询会由总经理主持。3参与会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参与周质询会。4会议议题公司周质询会议题主要是各部门担任人汇报本周任务业务进展和完成情况；分析问题，总结阅历，纠正偏向，调整措施和方法；审议下周任务方案，协调任务关系等。会上总经理给予各部门的周任务监查表及总结进展点评，综管部经理助理现场给予修正。四月度质询会1召开时间各部门人员每月末最后一个任务日9：00前制定月任务方案表上交部门担任人，部门担任人那么应在11：00前制定月任务方案表以电子版方式提交综管部经理助理整理。月度质询会安排在月底最后一个周六15:

4、00至17:00召开，如遇节假日提早至当月最后一个任务日。2会议主持月度质询会由总经理主持。3参与会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参与月度质询会。4会议议题月度质询会主要是各部门担任人汇报当月任务业务进展和完成情况；分析问题，总结阅历，纠正偏向，调整措施和方法；审议下个月任务方案，协调任务关系等。会上总经理给予各部门的月任务方案表及总结进展点评及补充，综管部经理助理给予修正。对没有期限的义务，当场讨论确定期限；对可度量而没有度量的义务当场确定度量数；对中长期义务要制定阶段义务完成时间表；对无法度量的义务不予考核；当场讨论确定权重问题。五月例会1召开时间月例会安排在月底最后一个周六17

5、:00至18:00召开，如遇节假日提早至当月最后一个任务日。2会议主持月例会由总经理主持。3参与会议人员由主管级以上人员参与月例会。4会议议题综管部传达公司新的有关规定和当月员工奖惩情况；通报员工的建议和意见，对未被采用的建议和意见做出阐明等；由总经理总结汇报公司当月业务进展和任务完成情况；分析问题，总结阅历，纠正偏向，调整措施和方法；通报下月任务安排。 五部门周质询会1召开时间公司各部门周质询会每周五15:00至16:00召开。2会议主持公司各部门周质询会由部门担任人主持。3参与会议人员由部门全体成员参与部门周质询会。4会议议题公司部门周质询会主要是部门担任人通报当周阶段性任务业务进展和完成

6、情况；部门成员小结当期任务业务，分析问题，总结阅历；集体讨论，纠正偏向，调整措施和方法等。二、会议传达1会议确定后，由综管部通知相关与会人员，并预备会议资料，重要会议与会人员须在上签到。2总经理办公扩展会议和专题会议须安排专人记录，会后24小时内将整理睬议记录送主持人审阅；需构成会议纪要的报主持人审定签发，并于会议次日印发。3需求传达的会议文件或资料，按会议主持人指示进展传阅，传阅人须在文件或资料上签署姓名和日期。由综管部担任会议纪要的草拟及报批任务。于会议终了后第二个任务日12:00前提交会议主持人审定签发。三、会议纪律1接到会议通知后，与会人员须依时参与会议，不得无故缺席或借故推脱。确实不

7、能按时与会的，须会前向会议主持人阐明缘由。2会议进展期间，与会人员须将手机调至震动形状或关机，制止吸烟，不得随意走动或外出。3违反会议纪律者，按给予处分。第三章 文档资料管理规定一、文件的收发一收文规定1来文由综管部一致签收并及时交总经理签阅后再交相关部门处置。2建立健全证件的催办制度。政府主管部门指办的证件或需公司回答的来函，由综管部指定专人担任催办，各部门应及时告知承办事项的处置结果，以防止漏办或延误。二发文规定1各部门文件由本部门自行担任起草。2起草文件要一文一事、观念明确、文字精炼、条理清楚、标点正确。3各部门起草的以公司名义所发的文件，由综管部一致编号，送至总经理签发。三文档、资料的

8、保管1立卷、归档要求1各部门文件、资料自行归档，以公司名义所发的文件由综管部归档。2文件须按一致要求整理，应做到齐全、完好，坚持文件之间的历史联络，分类要清楚，案卷标题要明确。3财会档案按国家财务任务的规定保管。2归档范围1来文2公司战略、年度方案，总结资料，统计资料。3公司制度、客户档案、人事档案、会议记录、决议、决议，重要会议构成的资料。4授权书、委任书、协议、合同、工程方案、通知通告、报告等。5财务方案、决策、报表。6其他需长期保管的资料。3文件、资料的保管1文件、资料由综管部档案管理员担任保管。各部门文件、资料自行归档后，每年5月前移交综管部。2档案柜的放置要整齐，利于防风、防潮、防晒

9、、防虫。档案管理人员要定期对档案进展检查。3财务部资料、档案由财务部自行保管。4文档、资料的调阅1调阅文档、资料要履行登记、注销手续。调阅前经综管部填写。2重要的文件、资料须经综部经理同意方可调阅，不得随意复印、抄录。3属于普通性业务文件，经综管部文档管理员赞同即可调阅。4调阅人应顾惜所借文档及资料，不得圈划、拆散、剪裁、涂改、污损及遗失，更不得随意转借。5调阅人应及时归还所借文档及资料。第四章 合理化建议及意见管理规定为建立高度信任、正常有效的沟通渠道，广泛听取宽广员工对公司运营管理方面的合理化建议及意见，倾听员工心声，推进团队建立，促进运营管理程度的提升，特制定如下规定：一、在办公区域内设

10、立“建议和意见箱，同时开辟公用电子邮箱，用于咨询、接纳员工的建议和意见。二、员工对公司运营管理方面有何建议和意见，可采用书面或电子邮件方式提出；同时，也可以表达个人思想和职业开展方面的主张和志愿。三、员工以为本身合法权益遭到进犯，或对公司运营管理措施持有不赞同见，或发现违反公司管理规定的行为，皆可以进展告发。公司将为告发人严密。四、综管部为合理化建议和意见受理责任部门，须指定专人担任管理“建议和意见箱和公用电子邮箱，每周五上午开启一次，搜集整理相关资料和信息，填制，于周六上午10:00时呈报总经理阅示，并于公司周质询会上予以讨论和评议。五、综管部于公司月例会上予以公布被采用的建议和意见，如能产

11、生明显效益或获得良好效果的，公司按奖惩条例给予奖励。未被采用的建议和意见，公司有待于进一步讨论，有署名的会后给予反响。六、 HYPERLINK mailto:提交合理化建议和意见公用邮箱是zhycw111163 提交合理化建议和意见公用邮箱为第五章 办公用品与财富管理规定为加强公司资产的保管及运用管理，使公司各项资产及办公用品可以得到充分利用，不致呵斥财物的流失，特制定如下规定：一、恳求及采购1、办公用品的购买，由各部门根据需求于每月底前将办公用品申购方案提交综管部。2、综管部经理对各部门上报的申购方案进展审核，再由综管部汇总，交总经理审批，然后交由综管部指定专人一致购置；各部门未经综管部赞同

12、不得私自购置办公用品，否那么不予报销。 3、固定资产的购买，由运用人向综管部提交恳求，并会同综管部专人寻价后，将购置恳求与寻价单报总经理审批。4、担任采购人员在确保质量的前提下必需做到“货比三家、物美价廉节约办公费用，并获得合法有效的发票。5、各类报销发票单位称号必需写我司全称，假设有误，那么该笔费用不予报销。二、领用及保管1、采购物品阅历收合格后，由综管部建立管理台帐，办好登记入库、出库领用手续，出库一定填具并由领取人员签字。2、耐用年数在一年以上或单价2000元以上的物品，并且在运用过程中坚持原有实物形状的资产，综管部应填具，填注购置金额、耐用年限、分类编号，运用部门或人员等存档备查。3、

13、公司一切资产由综管部担任管理，分发到各部门的电子设备、通讯设备及办公用品归由各运用部门管理。4、各部门应对运用及保管的财富物资妥善保管，防止丧失，对重要物品设专管员，定期保养维护。如有损坏须及时报综管部进展修缮，对人为呵斥损失的，当事人须照价赔偿。5、按规定报废的财富物资，须经综管部同意后，由综管部一致处置，所回收款项交财务部。6、员工离任时，必需将领用的办公用品退还给综管部。三、资产清点综管部应会同财务部每年12月底前对固定资产清点一次，核对财富数量及运用情况。清点后应填具一式二份，注明盈亏缘由，呈报总经理核准后一份送财务部入帐，一份送综管部备查。第六章 办公设备管理规定一、网络效力器、打印

14、机、复印机、机等设备由专门人员维护管理，其他电脑由运用人员担任维护管理，并坚持机器的清洁和完好。下午下班时要关掉复印机、打印机、电脑的电源。二、一切收、发件均由专职人员一致办理，其他人员如有需求收、发，需交给专职人员办理。三、员工因任务需求复印文件或资料的，复印纸张应控制、节约运用，能反复运用的纸张坚决不能浪费。四、机要坚持24小时开机，下班时要检查机能否处于开机和自动接纳形状。五、违反以上规定者，由综管部向其提出，第1次书面警告，以后每次罚款100元。 第七章 通讯工具管理规定一、公司综管部担任的配备、管理和监视的运用。二、公司由综管部担任一致安装及线路的检修管理任务。未经其同意，各部门或个

15、人不得自行接、拆移机及附加分机。三、员工不能利用公司打私人。确有特殊情况者，市话应控制在5分钟内。四、根据任务需求，要求运用公司短号的，由部门或个人写出书面恳求，经总经理同意后由综管部部一致办理，并由其做相应登记。五、违反以上规定者，由综管部向其提出，第1次书面警告，以后每次罚款50元。 第八章 平安捍卫管理规定一、综管部应经常对公司员工进展平安教育，提高平安观念，组织有关人员开展定期或不定期的平安检查，发现破绽和不平安要素，要督促有关部门及时处理。二、部门担任人对平安捍卫任务负直接的指点责任。在任务中应做到：一人人有责任维护办公场所平安，做到下班人走关灯、切断电源、封锁门窗、锁大门。二对本部

16、门的文件资料，严厉管理、严防丧失。三不得将易燃、易爆及有毒物品带入办公场所，不得在办公室吸烟，不得熄灭废纸。不准在宿舍内运用电炉，私接乱接电源。四发现破绽和事故隐患，立刻处理或报告。五对不按以下规定执行，呵斥损失的，不论什么缘由，由其承当全部损失。1现金保管人员必需仔细执行国家规定，到银行存、取大额现金510万元必需有1人随行；10万元及以上必需有2人随行；随行人员在随行过程中不得以任何理由中途分开。2公司人员与客户发生的1万元以上的现金收支，必需与客户在银行内办理交接，保证其平安。六现金支票和财务印章由专人保管，每天留存的备用金和主要单据，下班前要锁入保险柜。七各类贵重办公设备，指定专人保管

17、。三、违反以上规定者，第一次书面警告，以后罚款100元/次。第九章 防台管理规定根据防台任务需求，在台风来袭前6个小时，综管部担任安排人员防台值班。一、非上班时间防台值班职责一台风来袭前1、担任检查办公室门、窗能否封锁锁紧，外墙悬挂的空调设备能否结实。2、电脑、复印机、打印机、机等要加盖防护罩。3、担任每1小时上网查看一次台风最新动态香港气候台.hk且做好记录，并将有关信息传送到本部门、综管部、公司指点等。 二台风来袭中1、值班时间要坚守岗位，不得擅离任守特别是夜间，不能睡觉。2、每半小时巡视、检查各房间的情况并做好记录。假设发现有进水景象，应立刻采取相应措施并拖干地面积水。3、

18、假设发生突发事情，应立刻向公司指点通报，并根据指点的意见迅速处置。二、上班时间防台值班职责一防台任务主要由综管部人员担任顺序：司机、文员、经理，其中网上查看台风动态由文员或经理担任。 二职责同非上班时间的防台值班一样，同时兼顾本职任务。第十章 车辆管理规定为提高车辆运转效率，加强车辆及司机的调度管理，规范送货司机的操作行为，公司特制定本管理条例，望全体司机严厉遵照执行。一、驾驶操作规范1、每天出车、收车时，要仔细填写出车行程统计表并签名，如漏填或不仔细填写者，以旷工论处。一个月三次不填写者，给予记小过处分；一年累计超越二十次不填写者，给予记大过处分。2、自觉遵守交通规那么，服从交警指挥，不开英

19、雄车，不开疲劳车，做到文明驾驭，平安行车。3、驾驶车辆时，要检查携带证件能否齐全。如因不检查呵斥的一切损失，责任全部由当事人承当。4、每次出车前，要检查车辆情况，包括油门、刹车、机油、水箱、车灯、轮胎、方向盘、车门、车厢、车辆卫生以及各个部件能否符合要求，方可行车如因没有机油或水呵斥烧发动机、波箱，后果由当班司机承当。5、维护车辆，维护车辆的的平安性能，做到勤洗刷、勤保养，保证车辆完好无损，提高车辆运用寿命。6、下班时间要按公司指定的地点停放车辆，且收车后，运用车辆的司机要整理车内物品，清理车内杂物，随时保证车辆整洁、美观。7、熟习平安驾驶知识和平安规程，掌握车辆保养检修的根本知识，熟习日常保

20、养内容，懂得普通常见缺点的检查和排除。发现有异常情况及时汇报队长，有问题不报告而呵斥一切损失，由当事人担任特殊情况经核实的可酌情给予处置。8、驾驶车辆发惹事故时，要及时抢救伤员，维护好事故现场并通报交警和保险公司及时处置。9、司机分开驾驶室或驾驶室无人的情况下，必需封锁车窗，车辆钥匙随人取走，以确保车辆及财物之平安。如因此而出现任何损失，由当班司机担任予以赔偿。10、不得将车辆借给他人运用，一经发现，重罚500元；如呵斥损坏或事故及丧失，一切由借出车辆人负全部责任。11、送货往返途中，不搭乘与公司任务义务无关人员随车往返，更不能将车交给他人驾驶。往返路途要按照规定道路行驶。不得拉载与公司无关的

21、产品有特殊情况须向销售部区域主任请示同意。二、配送货物行为规范送货司机必需熟习公司运营的商品称号、规格，确保配送任务的顺利进展。1、市内送货司机每天早上8点30分上班时，当班司机应自动到销售部拿销售单，并及时交给仓库配货。在货物装车时，司机须与仓管员对单验货，保证单、货准确无误。同时，保证货物的摆放整齐、完好无损。如发生单据变动时，司机当事人要签字。2、货物出库后，由于人为要素呵斥货物缺失的，责任全部由司机承当。运输途中，司机和送货员应随时留意货物在车辆行驶过程中的平安情况，发现异常情况，及时处置。特别是遇到刮风下雨天气，更应检查防护措施能否到位，保证货物平安到达。3、送货到客户处，须负起押运

22、商品的责任，送货司机相互协作，合理分工，完成送货任务。要自动、热情按客户要求将货物摆放整齐。要和客户一同验收，办完一切交接手续并确认。如货物有数量或质量问题，要作出处理方法并告知销售部。将销售单随车带回并交给销售部。4、对客户提出的不称心见或赞扬，要耐心听取。如当时知道缘由的，要耐心解释清楚。如解释不了，要做好记录，并通知客户回去尽快给予回答。回到公司应及时向销售部主管汇报。绝对不允许与客户发生争吵，说消极言语，破坏公司笼统和信誉。5、要发扬团队精神，不分任务繁简、轻重，都应积极完成。而且与各部门协调好任务，不能指摘对方，更不能在客户面前表现出来，影响公司的笼统。6、按要求、按时出车上班，热爱

23、本职任务，任务热情自动，积极完成当天的各项任务，上班时必需坚守岗位职责，不能借故擅自分开任务岗位，违者以旷工论处。7、出库、入库含退货要仔细点清货物，交接清楚后，一切货物责任由当班司机承当从出库装车到客户验收的责任。8、在退货时恰逢仓库下班时间，司机将填好，第二天必需及时由仓储部主管及验货员两人核对退回货物与单据能否一致。三、货款回收行为规范1、出车送货前，司机必需与销售部确认要收款的单据，并妥善保管好这些单据，绝对不能丧失。如发生遗失并呵斥货款无法回笼，由此呵斥的损失除不可抗力要素外，由当班司机承当。2、司机收款时，态度要积极，争取收到货款，保证公司的货款及时回笼，同时必需保证所收货款与单据

24、一致。绝不能为了给客户留下好印象或赶时间就把货单或欠单留到下次给其他同事收款。3、发生退货时，应耐心讯问客户退货缘由，照实与销售部区域主任联络沟通并确认，擅自作主退货有误者，由当班司机承当一切责任。如销售部赞同退货，单据须注明清楚。回来公司后，应及时、仔细与仓库办理退货入库手续。如要退货退款时，必需做好记录，注明清楚每一家客户的退货退款情况。4、发生收到假币时，应及时与客户阐明缘由，但不能与客户发生争论，尽量挽回损失。如不能挽回，将由当班司机与公司各承当一半损失。5、如发生客户赞扬，经核实是当班司机的错误或态度、效力的缘由呵斥，公司将给予当班司机记大过处分扣罚9日根本薪。四、司机违章罚款的规定

25、1、由货物或车辆呵斥违章罚款，如车辆证件办理不齐全、车辆发生缺点、货物超重、车辆超长超宽超高等，公司给予全报。2、如进入禁区及必需停车装卸货物的禁停地带而呵斥的罚款，个人承当5元。3、车辆行驶时速80KM/小时含以上呵斥的超速罚款由司机个人承当，车辆行驶时速80KM/小时以下呵斥的超速罚款由公司承当50%，司机个人承当50%。4、人为的违章，如闯红灯、压线行驶；不按规定方向行驶、会车、倒车、掉头；违反交通讯号指示、标志及酒后驾车等，由司机个人承当违章罚款。5、人为的违章本着谁驾驶、谁担任的准那么，假设不能区分违章时的驾驶员，那么由当班司机共同承当责任此条款只适用于长途组。6、非公事不得以任何理由擅用公司车辆及执行公事过程中利用公司车辆办理私人事情特殊情况须经公司指点同意，违者