有效会议管理

1、有效的会议管理培训导师：上海爱波瑞 高级咨询/培训师 王 月成功的会议不但可以作出科学有效的决策，还有利于会议成员间的 顺畅沟通 同时。会议前期的策划、组织；会议中的主持、参与工作，以及会 后的评估工作进行的如何，都直接反映了企业的管理水准可以帮助职业经理人解决会议中经常 出现的问题，避免潜在矛盾的 发生，更有效地达到会议的目 的，提高会议管理水平和自身水平进行有效会议管理的意义会议效率不高的原因项次原因具体表现1时间安排不适宜会议安排的时间不妥，致使参会者无心参加2地点安排不妥当会议地点设在领导办公处，致使会议频繁打扰3开会对象选择不对必须出席会议的人未到，无关紧要的人来了4主持人影响力不足

2、会议主持人缺乏影响力，被人牵着走5参会者的技能不足参会者发言混乱，不知如何表意，使会议失败6准备工作不充分没有通知参会者准备相关事宜，会议拖沓7目的和结果不明确开会原因、目的、结果在会议中不明确，没有结论 “追悼会”大家默不作声，听一个人讲话 “批斗会”互相攻击，为事情的结果而不是原因相互指责 “代表大会”每个人都讲，但是都讲不到点上，无法聚焦 “表彰会”评功摆好，推卸责任，掩盖所有问题 “悬案会”会议议题不了了之，没有任何结果 “虎头蛇尾会”开场不错，后来跑题，缺乏对策令人难以容忍的几种会议会议效率不高的改善对策区分效率不高的原因改善对策会议时间安排不适宜会议一般安排在周二或周四上午、下午地

3、点安排不妥当封闭的的会议室，围圆开会最佳开会对象选择不对通知必须参加的人，可参加、可选择参加分开主持人影响力不足考虑级别、亲和力、影响力的人做主持参会者的技能不足具有一定的倾听能力准备工作不充分一定要提前最好文件、发言的准备工作目的和结果不明确在会议之前，将目的和结果通知参会者高效会议的八大特征只在必要时才召集会议经过缜密细致的筹划再开会会议日程要提前拟定并分发给参会者遵守会议时间一切按照日程去做，按部就班邀请最有经验和才能的人参加有结果，做出结论和归纳总结 认真做好记录、建议和负责人成功的会议应该是有效集合团队的集思广益，解决个人无法解决或突破的问题， 有效达到会议目标和谐营造和谐气氛，使参

4、会者对团队有安全感、信任感、认同 感，展露个人才能参与参会的人用心专注，才能让会议得到健全展开效率当一个会议成功的要素具备后，能在预定的时间内完成会 议，这就是效率学习参会的同时也是学习的机会会议的有效管理内容 会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的会议议题 需要集思广益解决的问题 无法私下协商的事宜参加会议的资格应该是： 了解实际情况的人 有权做出决定的人 与会议的召开有重大关系的人（执行者或者非常关心此 次会议的人如何做好会议通知须知会议名称：主题明确、一目了然会议目的：详尽说明、便于与会者搜集资料会议时间：适时的时间会议地点：能够保证会议质量的地点会议议程”应包含开会预定结束的时间准

5、备的会议资料：会议资料要详尽与会人员：不要漏人、全部通知并确认主办单位：署名会议通知案例说明会议名称月质量会议会议目的检讨本月份产品质量现状及异常改善对策会议时间大会议室会议地点2011年2月8日（周二），下午13:3015:00会议议程1现状说明、2各部门质量报告、3异常不良分析、4改善对策决定准备资料各单位质量月报及相关资料与会人员总经理、主管生产质量副总、生产、品管、采购等各部门长主办单位品管部会议决议的追踪 什么事？ 什么时候完成？ 什么人负责？ 什么时候报告？ 如何报告？会议议程的设计技巧 由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题，以免 延误时间影响到后面的重要议题 由不尖锐到尖锐将尖

6、锐议题 什么人负责？ 什么时候报告？ 如何报告？俞明代班主任許家群代班主任魏太康代班主任章勇代班主任宋光強代班主任物流王進代班主任安全指导员会议主持生产安全部长目的 ： 生产部门主导型責任体制明确组织力安全保障部21线一班次安全员: 周正金21二班次安全员: 陈斌22线二班次安全员:邢维新23线一班次安全员:李德祥23线二班次安全员:徐科物流工段安全员: 朱振中指示命令商讨建议如何进行会议组织的案例（安全）发起说 明事前通知（提前3天） 明确会议的主题需发放的材料有必要使用资料讲解的、应提前分发必要范围内尽可能少的发放、使用图表、减少文字表达出席者若有发言会前准备 提前3分钟到达（因某种原因迟

7、到或不来者需事前通知）控制会议时间最好为1小时以内实施针对实施内容进行理论，得出结论。结果若决定执行，就直接规定责任者和期限会议记录3日内发放议题讨论决定执行结论型会议的设计技巧问题发 现.解决现状改 善 1、客户抱怨信息？件2、后工程反馈机加不良件/月3、本工程内不良件/月 （最终产品质量）具体现象1）不良依靠什么来判定2）对不良没有统计3）重点工作不明确4）缺少对真因的深究5）对策后的确认，评价不明6）日常问题发生处理（异常判定难）7）年度毎月质量成绩、目标不明确（品管部）8）生产部改善对策活动少（信息不畅、員工品质要点不明） 9）品质会议偏重于汇报1、 品质成績（不良率）2、不良判定基准

8、、測定器具使用基准3、工具的分析方法- - 数值的视觉化 - 可简单的读取数据 - 问题的重点目标 - 品质的变异性 - 原因与結果的関係 - 种数据的关系 - 对品质稳定性的管理4、科学的管理手法 - A管理 - 道具活用 - 变化点、日常、异常、源流管理 - 问题点、真因探求、対策、期限、责 任者、评价5、压铸质量会议（毎月） 结论型会议、管理图表解析、问题提出 原因、对策树立6、品质管理目视化解決方法共有7、标准作业和作业标准管理机加品质会议指导事例如果是阶段性的总结，可以每月一次，质量部牵头，老总列席，各 相关部门经理参加。如果为专题会，则为涉及到的人员品质周会：你可以将上周生产或工程上遇到的问题一一列出，选前 面几项做为周会的议题，质量周会/月会的参加人员你可以请相关的 部门经理参加即可双向交流：品质会议应该有固定的模式，有固定的报告，但不一定 就是品管人员在那里讲，应该制造也参与可量测性：品质会议的指标应该包括过程指标、结果指标，这些指 标可以衡量一个企业的品质水平信息共享：品质会议因本着信息共享的原则，而不是批斗大会文化推动：品质会议是推行品管技术，完善企业文化的重要部分，结合 诊断、内审、外审以及客