AMT咨询观点之房地产行业会议管理及IT实现

1、.：.；AMT咨询观念之房地产行业会议管理及IT实现AMT咨询观念之房地产行业会议管理及IT实现在AMT 咨询过往的工程阅历中我们发现，企业高层大约有80%的时间都在开会。然而，高层的时间是珍贵的资源，本人的行程安排经常被一些暂时性的会议打乱。每天陷在无尽的会议中，脱不开身不说，而且留给本人单独思索的时间也少之又少，真是非常苦楚。为了一个月度总经理的办公会，会议组织者提早十多天就开场预备。确定会议议题，同与会者确认需求提交的资料，然后不停地打和每个与会者进展沟通，确认会议时间。忙活了一个上午，好不容易定下来的会议时间，下午，某个老总的秘书却打来，说老总有事无法在参与，能否提早或推迟会议时间。无

2、法，会议组织者又要接着忙开了，重新打，逐一沟通，更改会议时间很难想象，一次这样的会议组织，协调与会者的时间就如此费事。可这会议时间一改再改，会议组织者岂不是苦不堪言？ 会议终了了，众人离席，一次苦心运营的会议终告段落。可破费了这样多心血的会议，谁来监视决议能否执行了呢？往往是前一次会议遇到的问题，到了下次开会时还是悬而未决，由于会议的决议根本就没有人跟踪落实。会议组织者辛劳，可谁又知道老总们的辛劳呢？这边的会议刚终了，那边，没过一会，老总就接到秘书打过来的，说是某某部门召开会议，需求老总参与会议决策。在企业中，职务越高的人，往往开会时间占总任务时间的比例就越大，由于许多重要决策都需求高层参与。

3、当然，对于业务部门来说，当他们遇到了棘手的紧急问题需求老总们点头决议时，就需求打给老总的秘书，商定会议时间。假设老总时间曾经排满，那就只能另行安排时间。一次次的约定，却苦于总是约不到老总。这样的问题一而再，再而三的出现，让业务部门员工也是苦恼不已。也许他会对这些身边经常出现的情景习以为常，其实，这些问题的发生并不是不可防止的。问题的矛盾和症结都很明了。问题的产生缘由都是由于无序的会议管理的结果。可以提高会议的方案性和透明性，让会议从无序变得有序，进而改善会议的决策效率是会议管理的主要目的。矛盾和症结看似明了，可真正地处理起来，却不可以仅依托个人层面的沟通技巧，而是应该将会议安排与管理流程、战略

4、决策、业务决策结合起来，构成企业有规律的决策节拍。一个企业会议管理的程度，从某种程度上可以反映出该企业的运营管理程度。假设想以最快的速度了解一个公司，那就请参与公司会议吧！由于，在召开会议的方式和程度中，融入了该公司的一切。会议的高效，往往意味着企业高层个人的高效，同时也意味着企业的高效。这对于阅历快速扩张，亟需整合内部管理的很多房地产企业也不例外。一个企业会议管理的程度，从某种程度上可以反映出该企业的运营管理程度。会议管理是房地产企业精细化管理的需求在日益猛烈的市场竞争中，历经了快速扩张的房地产企业，当内部管理逐渐由以往的粗放格局向精细化管理方式迈进，借以提升本身管理程度和运营效率之时，该如

5、何以会议管理的视角作为切入点，深化发掘企业内部有待提高的管理问题，协助 企业提升效率呢？站在企业全局的高度，我们应该思索：管理者该当开哪些会？管理者在重要决策事项上如何协同任务？每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者如何界定？对于业务运作中的艰苦议题，管理者在时间上的协同和任务方案同步，可以提高企业的整体决策效率。企业的会议管理包含两个个层次的内容：一是企业会议体系的梳理，二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理需求明确一切经理层以上人员参与的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需求预备的资料等。单个会议效率的提升需求每个与会者共同的努力，企业

6、要营造一种高效的会议文化，并经过确定会议规那么来约束个人行为。房地产行业的会议金字塔从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理睬议类型。会议是企业决策的一种方式，决策的类型决议了会议的类型。决策有三种触发方式：时间触发、流程触发和事件触发，分别对应三种会议类型：时间触发的会议、流程触发的会议和事件触发的会议。如图所示：图按决策分类的会议类型流程触发的房地产行业的会议分为战略会议、运营管理睬议和工程运营会议。其中战略会议数量少，但对公司的价值大，决议了公司整体开展的方向。运营管理睬议按周期性展开，处置公司日常运营，处理公司艰苦问题。工程运营会议数量最多，是工程开发流程触发的一系列工程运

7、营会议，是把控工程开发节拍、提升工程管理效率和决策效率的有利工具。三类会议构成了金字塔构造，如图2所示：图2 房地产行业的会议金字塔会议管理的IT实现企业可以经过信息技术建立会议管理系统提高会议管理的方案性和透明性，从而提高会议管理效率。会议管理系统实现的关键点会议体系和流程的梳理：在企业建立会议管理系统之前，要全面梳理企业的会议体系，为系统上线预备足够的初始数据。系统需求分析：要切合企业实践情况，经过企业内部的访谈调研，明确会议管理系统的需求，做详细的系统需求分析报告。和企业其他系统的集成：会议管理系统一定不能是孤立的系统，必需充分思索和企业其他信息系统的集成，利用已有资源。例如和企业门户系

8、统、OUTLOOK、MSN、文档管理系统的集成等。会议管理系统的中心功能会议管理系统的中心功能包括根底数据维护功能和会议管理功能。根底数据维护主要包括：会议类型维护、会议角色维护、会议平安级别维护、会议模板维护、会议室维护、会议方案维护和会议归属维护等。会议管理功能主要包括会议发起功能、会议查询功能、会议资料提交功能、义务单管理功能、会议决议跟踪功能、封锁会议功能和会议统计功能等。如图3所示：图3 会议管理系统中心功能经过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。会议管理系统的价值经过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。会议管理系统以会议进

9、展的流程和员工个人日程安排为中心，建立覆盖整个会议一直的信息管理系统，以满足总办对会议管理的要求，为提高整个公司会议管理效率提供专业工具和手段。高效发起会议利用会议管理系统可以实现会议发起的高效，对会议的组织者而言，极其便利，主要表达在以下几个方面：会议室闲忙信息透明：在会议系统中发起会议的流程中，在选择会议室时，可以预览会议室预定信息，快速方便的预定空闲会议室。会议室忙闲信息透明，减少了会议组织者发起会议时，手工查询会议室形状的时间，节约时间，提高发起效率。关键参与人占用时间检查：会议管理系统和OUTLOOK集成，在发起会议时，可以自动检测关键参与人在新发起会议的会议时间内能否空闲。假设关键

10、参与人时间空闲，那么可以发起会议，反之，系统提示有时间冲突的关键参与人。传统的会议发起流程，要求会议组织者反复经过、邮件或面谈方式，逐一的和与会人员确认会议时间。关键参与人占用时间检查，极大地减少了会议组织者和与会人员在确定会议时间上的沟通本钱，极大地提高了发起会议的效率。为了最大成效的利用关键参与人占用时间检查功能，要求每一个与会者都开放本人的OUTLOOK日程安排，并把本人曾经确定的日程安排及时地录入OUTLOOK。自动发送邮件通知与会人员参会信息：在胜利的发起会议后，会议管理系统自动向一切与会人员发送邮件通知参会信息。参会信息包括会议的时间、地点、会议称号、会议主题、会议议题、参与人、汇

11、报人、参与人需求预备的上会资料、何时提交上会资料等信息，免去了手工发送会议通知的繁琐。事先预置会议模板：在会议管理系统中，可以事先预置会议模板。在发起会议时，只需选中相应的会议模板，系统自动生成诸如会议称号、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、上会资料等会议信息，组织者可以快速发起会议。有效跟踪会议决议在会议终了后，会议组织者立刻整理睬议决议，对会议决议编号，并由专人录入到会议管理系统。会议决议的跟踪者把会议决议以义务单的方式，在会议管理系统中下派义务单，义务单中包含义务单责任人、需求完成的义务、最后完成时间等信息。义务单责任人完成义务后，在会议管理系统中，填写义务完成情况信息，封锁义务单。会

12、议决议的跟踪者可以查询义务单的形状，有效的跟踪会议决议的完成情况。充分共享会议信息在会议管理系统发起会议后，召开会议的当天，电子显示板公布开放性会议的召开信息。对那些想列席参与会议横向学习的人，也可以经过会议管理系统查询到一切开放性会议的召开信息。与会者会前经过会议管理系统，上传上会资料，让其他与会者在会前就可以事前阅读思索，极大的提高会议的决策效率。会议决议的责任人，会后经过会议管理系统，上传会议执行情况资料，充分实现信息共享。详细提供会议统计报表会议管理系统还可以为企业管理层提供各种会议统计报表，例如：统计每个工程16级会议召开情况，了解工程进程；统计个人参与会议时间，参与各类会议时间的统计，合理安排个人会议时间；统计责任人