信息沟通管理控制程序 201601

1、沟通管理控制程序NO早节号修订摘要修订人1全部参照ISO9001:2015新版标准换版修订记录制定单位制定审查批准1、目的规定质量安全管理体系的沟通方式，确保外部信息得以识别和运用，内部信息有效 传递。2、范围适用于本公司内、外部信息的收集、识别和传递的沟通过程。3、权责3.1管代（组长）：负责本程序的归口管理。3.2研发部：负责公司产品对外或外来质量和食品安全的信息收集、传递和处理。3.3品管部：负责公司产品内部质量和食品安全的信息收集、传递和处理。3.4管理部：负责与本公司上级主管部门的信息交流及内部员工反馈问题疏导工作。3.5其他各部门：负责其工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息

2、的收集。4、定义：信息（information）-有意义的数据。5、流程图监督部门、外部信息内部信息品管部产过程顾客 研发部识别、接收和评估 3他部门三土顾客产品法律法规/监督部门6、管理控制程序6.1信息的分类6.1.1外部信息6.1.1.1出入境检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等的结果及反馈的信息；6.1.1.2政策法规标准类信息，如食品安全、食品法律法规、条例、标准等；6.1.1.3来自顾客和供方与食品（原材料和成品等）质量安全有关的信息等。6.1.2内部信息6.1.2.1正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及 体系正常运行时其他记录等；6.1.2

3、.2食品安全小组的信息，（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠 正和预防措施处理单等；6.1.2.3紧急信息，如出现火灾、设备事故、停水停电事件等情况下的信息与记录；6.1.2.4其他内部信息（如员工的建议等）。6.2信息的收集与处理信息可采用书面文件化信息、会议、拜访、讨论交流、电子媒体、 声像资料、通讯等方式予以传递。6.2.1管理部应确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品质量安全链中的相应职责，并确保获得相应的授权。6.2.2外部信息的收集与处理6.2.2.1研发部（品管部）负责检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等监测、 检查结果及反馈信息的收集，由研发部传

4、递到公司相关部门。6.2.2.2各部门按其工作范围将收到的政府主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处 理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以内 部联络单反馈到研发部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。6.2.2.3政策法规、标准类的资料信息由品管部负责收集、更新、整理、分发、保存， 执行文件化信息管理控制程序。6.2.2.4外部有关检查、参观、访问由管理部接待安排。6.2.2.5业务部或采购部负责与顾客、供方等相关方进行信息沟通，对其产品安全施加 影响，以满足顾客要求。6.2.2.6当相关方提出的有关意见或申诉时，由接待部门将原因填写在内部联络单， 传

5、递与相关部门，由责任部门提出处理意见或建议，报管代（组长）批准后实施，并 将处理结果反馈予相关方。当对方有紧急要求时，应在一周内给予解决或答复。6.2.3内部信息的收集与处理6.2.3.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息； 品管部按照相应程序文件的规定传递方针、目标、内审和管理评审结果、更新法律法 规等信息。6.2.3.2食品安全小组长和小组成员、以及与产品质量安全有关的人员，通过各种会议、 采用文件、口头交流汇报等形式交流、沟通，以促使质量安全管理体系的有效、高效 运行。6.2.3.3管理部通过板报、培训、会议等形式向全体员工宣传质量安全意识知识。6.2.3

6、.4生产部在变更生产工艺前，要事先与食品安全小组成员和研发部充分沟通和商 讨，以确保HACCP小组成员充分获取可能影响食品安全的任何工艺的变化。6.2.3.5品管部通过收集日常内部联络单及会议上员工的反馈信息，协助其向对口 部门进行反映，并将处理的结果进行回复，确保产品安全。6.2.3.6所有员工在发现异常的食品安全事故、事件时，均应向相应部门反映，由责任 部门制订解决方案，报管代（组长）批准后实施，并作为管理评审的依据之一。6.2.3.7紧急信息由发现部门或人员迅速传递给管代（组长）、品管部、研发部或管理部 处理，可采用电话、拉响电铃等方式，执行应急准备与响应管理控制程序的规定。6.2.3.

7、8不合格、不符合、纠正和预防措施的实施部门必须在整改过程中将信息传递到 品管部或管代（组长）。6.2.3.9其他内部质量安全信息，提供者可以反馈给品管部进行处理。6.3信息库的建立和应用6.3.1管理部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的 不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放， 统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完 整性和可用性。6.3.2业务部根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需的 信息，各部门也可到管理部检索信息，管理部负责组织各部门对上述各类信息进行归 纳、分析

8、，寻找体系持续改进的机会。6.4对体系运行过程中各类记录的控制详见文件化信息管理控制程序。6.5各部门应健全收发文件化信息制度，对接收、传递的信息予以记录，并保存。6.6沟通方式a）文件化信息（法律法规、通知通告、体系文件、记录纪要等）；b）会议（早会、周会、月会、销售会议、内部审核会议、生产会议、质量会议等）c）面谈（培训、拜访、调查、询问等）；d）通讯（电话、视频、信息和电邮等）；e）讨论（风险识别、头脑风暴、QCC活动等）；f）告示（电视、录音、图片、漫画、摄影、宣传栏目等）；g）团建（游戏、项目、旅游、运动等）。6.7接收及处理6.7. 1对于重要信息、隐患或相关信息，索取或接收，转化内部可识、可用和有效信息，必要时汇报给部门主管等领导，同事传递给相关责任部门或责