用Excel巧做项目管理

1、用Excel巧做项目管理Part 01:任务分解任务分解是成功项目管理的第一步。术语一般称为WBS o临阵磨枪，看了一些资料，放到这里,以便于大家理解。了解更多，请点击 这里。如何进行WBS分解：目标一任务工作活动WBS分解的原则：?横向到边即百分百原则一一指WBS分解不 能出现漏项，也不能包含不在项目范围之内 的任何产品或活动。?纵向到底指WBS分解要足够细，以满足任 务分配、检测及控制的目的。WBS分解的方法：?至上而下与至下而上的充分沟通? 一对一个别交流?小组讨论WBS分解的标准?分解后的活动结构清晰?逻辑上形成一个大的活动?集成了所有的关键因素?包含临时的里程碑和监控点?所有活动全部

2、定义清楚总之，无论是使用excel ,还是使用project , 或者是其他任何神马工具，任务分解是第一步， 学会分解任务，只有将任务分解得足够细，你才 能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安 排时间表。任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需 要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：XX X X X项目任勇分署最晚开始截至日翱关联一岂前秋热负震人*It Item1.1 Item12月2日12月8日all4已完成凤姐11.2 Item12月9日12月1。日2,1汨完成霹1J Item32月6日12月1$日18、,已完成墨利哥1.4 Item月汨12H13B1211进行中L7 It

3、em12月23日12月缸日2.5进行中冷冷1.8 Item12A14B1Z月22日2 A进行中小目月2. Item2d Item32月6日12月14日2.1,1 Item12月6日12月工。日2.3、小Ms2.2 Item月8日12月11日1已完成好IfrH23 Item12323B12月29日未开始霞利哥2.4 Item12月31日1月汨.任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的 撰写，还是要尽可能定义清楚，是 确认”还 是 交付”，或者 完成”，在工作量上是不一 样的概念。.最晚开始与截至日期：这里没有用时长”和 开始时间”，而是用了 最晚开始”和 戳 至时间”的组合，是因为，截至时间是每项

4、 任务经过最终的deadline加上讨论得到的 每项任务的 时长”倒退得到的。所以，截至 时间是每项任务必须要保证的。我只需要每 个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截 至时间减去时长”得到的。但是最早开始时 间我并不关注，他们什么时候都可以开始， 但是我会根据这个最晚开始时间来发出提 醒一一根据你进行的资源评估，你再不开始 就来不及了.关联任务：设置前置和后置关联：对于任务 之间的影响关系一目了然。A任务 :代表 受前面A任务影响，若A任务不完成，我无 法开始。A:代表本任务是下面A任务的 前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下 面A任务会受影响。这个后面再细说。.当前状态：项目管理表需要每

5、日检查，时时 更新，并将重大变化时时通知给相关方。当 前状态可以让每项任务的完成情况一目了 然，并将延迟的任务重点标识出来。.负责人：每项任务都需要指定一个负责人， 而时间点和交付物的标准已经得到了该负 责人的正式确认。Part 02:顺藤摸瓜的任务关联：XX XXX项目 |任务分解晶陇开蛤一截至日勒*美联G三负责人1. Item1.1 Item12月2日12月日all寸已完成L2 Itenn月9日12月1。日2.1,1阻完成美普1.3 Item32月6日12月15目C 1小6座和哥1.4 Item12月汨12月U日1.2 241勤8小月月1.5 Item12月6日工阴1。日2,9李刚L6 I

6、tem12月13日12327017进行中凤姐1.7 Item12月21日12月31日2 5进行中冷冷1.8 Item12月14日12月22日2,6进行中小月月Z. Item2.1 Item立月6日12月14日2.1.1 It?m12月6日12月10日23延近冷冷2.2 Item12月8日12B11B凤妲2.3 Item12月23日12月29日未开始2.4 Item12月31日1月5日未开始Hi I- T !t r 二 l 1 1 f = 1 1当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我 不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联, 你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果 要后延，会导致你的后置

7、任务即1.8无法如期开 始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有 延迟，会影响2.6无法正常开工因此，若要 中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起， 评估调整的可行性一一一切都要保证最终的关 键里程碑。Part 03:花花绿绿的甘特图解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。一一在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而 导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来

8、:小月月李刚君复制*5,亡近藤性粘粘口）播人中删除回.溶腺内容凶施选出的酒g播人批注也由没置单元格格式”.礼下拉列表的包函K 显示拼苣字段囚【心得】：? 尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人 每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响， 所有人的资源都在这张图里了。? 尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是 50%的资源投入,且必须要一个人同时做 一一比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合 理，需要被规避的。? 使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。P

9、art 04:关键里程碑所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了 里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑 以后的各项任务要重新调整。将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法Part 05:强大的筛选功能excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂 的任务时，也能够游刃有余。按负责人来筛选:选:卜按当前状态来筛,限瞬开始-蔽至日就TH美联cA12月2日升等.当前加12月汨12月电12月7日12月汩12月13日1221312月14日从“当前装也检菰色灌适任12月阳12月6日12月13日1

10、2 月 8m12月23日工2月丸日12月16日却完中始于 领已行开遑6 4rJM未延丘 国固画画回0T，月16日 12月21日Part 06: 冻结窗格，让软件更加像project我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行 能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如 图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。三1揖分JJ刑E宣f一隙点三4正可二 . T . 0 1 F H-者口显示tM 100%教阐新建窗口全部里SE次相咯选定区域、显示比明“Part 07 :与Project 相比的不足之处尺有所短，寸有所短。

11、更何况是一个山寨的项目 管理工具了。.甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜 色。每次去更改和调整时间，都需要去重新 填充一下甘特图。.无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是 貌似目前也不需要那些功能）Part 08 :如何制作?这个问题是本篇文章的最简单的问题了， 相信您 比葫芦画瓢也能够画出来，说不定加入您的想 法，会比我做出来的模版更好。我的做法：? Stepl :预留左侧6列? Step2 :将其余列选择足够多，然后 右键” 选择列宽”，将列宽改成1.8-2.5 之间即 可? Step3 :预留以上3行，左侧6列以上3 行用以写项目名称以及任务

12、分解字段名，右 侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。? Step4 :日期与星期填充，excel其实有 强大的自动完成功能，不过日期目前我还没 找到自动从今日开始填充的方式，星期的填 充，你可以输入一，二后直接使用自动填充 工具完成。2口 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4- 一I1+ L L1 L：口二| =亏指六七天中王丰修一下二开二十字开按住短行向三存一宜也老同三? Step5 :输入已经确认的任务分解结果，输 入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图? Step6 :适当美化，保存分享另外，特别提出，软件和工具只是软件和工具， 计划如果不在

13、日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。excel来做项目管理 的好处是一般人的电脑上都会安装 excel ,便于 你共享项目计划，但是依然要不断地进行 过 问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真 正发挥出项目管理的作用。如果您觉得本文对你有用，并且也希望在项目管 理里使用一下excel ,欢迎不断分享你们的心 得。我还有很多遗留问题需要得到解决，比如：.自动填充真实的日期（星期是已经实现了， 但是日期到了 30 , 31号不能够自动从1开始 填充）.每次打开软件，将当日的列自动标注红色 欢迎多多拍砖交流来自豆瓣好友 樱桃芭蕉”的分享：你好，没注册搜狐，所以就直接豆邮了这两个问题都可以通过公式实现：.自动填充真实的日期（星期是已经实现了， 但是日期到了 30 , 31号不能够自动从1开始 填充）解决办法：在第一个日期的单元格(假设该单元 格是A1 )中填入起始日期，比如2010/12/01,在其后的