某研究院办公室岗位职责与实施细则

1、第二部分中财研究院办公室岗位职责及实施细则第一章办公室岗位职责第一节办公室主任岗位职责说明书职位名称办公室主任职位代码所属部门办公室职系行政后勤 负责人职等职级部门经理薪金标准直属上级院长（董事长）直接下属岗办公室副主任职位概要：此岗位为综合管理协调岗位，具有f的涉密性，参照高级管理人员管理，工作重点 主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开，对院长起参谋、助手作用。全面负 责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作，确保行政管理和后勤服务高效运行，为员工创造良好的工作环境。主要工作事项：日常行政事务承办，接待及后勤服务管理，固定资产管理，办公用品 管理，车辆管理，会议管理，文秘管理，档

2、案管理，消防安全管理、与相关政府职能部门 和客户公共关系的建立与维护管理等， 负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行 调研并提出合理化建议，主抓企业文化建设等。岗位职责：.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、 组织工作，对会议决定事项的贯彻实施加 强督导、保证执行落地，对活动的开展进行统筹协调，保证顺利实施；.根据制度规定和院长（董事长）指示，安排院长（董事长）办公会议及其他有关会 议，传达会议精神，督促落实到位，并将各部门落实情况及时反馈院长（董事长）以及人 力资源部、监察审计部；.协调处理部门间的争议，如遇特殊事故及时上报院长（董事长），并协助处理；.全面负责行政办公环境、办公秩序的

3、维护与监察；负责院车辆日常维护、管理和调配，确保车辆安全运行;.负责起草拟定院全局性的文件、计划、总结等文书材料；负责公司内部文件或通知、精神口号的及时传达，对有效性、及时性、实用性负责；负责公司对外文件的审阅、收发、 存档和情况反馈；.做好外来重要客人的接待，圆满完成院长（董事长）指派的接待工作等相关的外事 工作的协调，并据情处置；.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用（保管由财务部负责），对各部门使用印章的情况进行把关，做好登记；.负责本单位的工商登记、年检和其他行政事务的协调和督办；.拟定规范院行政管理制度，经院长（董事长）审批后，负责实施与监察；.负责行政费用年度预算，审核行政费用

4、开支的合理性和真实性，汇总送交董事长和财务部；负责固定资产、办公用品采购审核及管理；.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容，对其进行绩效考核；、协助后勤与资产管理部管理公司资产，包括办公用品与固定资产等物资管理，建立固定资产、办公用品管理台帐.根据酒店管理部全年客房，餐饮运营指标，监督酒店管理部制定并执行经营月度计划、季度计划及年度计划，并确保计划目标的有效完成。（负监督职责，执行由酒店管理部负责），对酒店物资和食材的进货渠道把关，协助酒店做好食品安全管理.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地；负责企业文化建设的策划与推进。中财研究院中南大区办公室主任每日刚

5、性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 200-500元绩效工资）.每日上午8:30至下午17: 30,不定时巡查中南大区办公工作秩序；.每日上午8:30 ,和人力资源部一起调取员工打卡信息，核查员工到岗情况，对未 办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向，作出书面情况说明，并对 当事人作出处理决定，记录在案；.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全状况；.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况；.每日检查办公自动化设备及网络运行状况， 保证公司所有的设备能够正常运行， 督 导上网纪律，对违规情况进行处理；.每日协同人力资源部处理员工关怀日常性事务（家属、员工等

6、）。.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存，能在办公室职责和能力范围内处理的及时处理， 无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决 方案供领导参考；.每日抽查各部门工作日志，并形成记录。.每日上午9:00组织办公室部门早会，总结前一天工作，布置当天工作，安排翌 日工作。.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作，了解院长行程与当日工 作计划，协助处理相关事宜，为院长提供优质保障性工作。.及时处理当日日常性决定事项的落实，做到工作日清日结。中财研究院中南大区办公室主任每周刚性工作内容（必做工作内

7、容，没做或未做到位扣除 200-500元绩效工资）.主持每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务 部、市场部、金融文化研究所），并以会议纪要形式向院长（董事长）汇报上周中南大区 行政管理情况，内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支汇总明细（办公耗材、员工福利及物资采购、车辆加油费等）、下周行政管理计划等。.每周一上午9:00前督促人力资源部汇总各部门工作周报，初审合格后呈送院长（董 事长）审阅；初审不合格打回重做，超过时限按相关制度处罚，并责成其部门负责人提出 指导意见。.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章情况，对车辆违章责任人定责并

8、作出处理，处理方法和标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章“车辆管理制度规定”。（未完成或未及时完成扣除月基本工资 5%,每月四周，可以累计）；.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理，对违反相关规章制度者提出处罚和整改 意见。.负责每周定期和不定期会议的组织工作，并对会议决定事情的监督、督导、执行落 地、责任到人，对工作结果督导，协助人力资源部进行问责考评，对各部门所接收工作任 务严格按照中财华融工作任务督办单中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与 验收标准的监察；此项工作任务是重要考核内容，未完成或者未及时处理此项工作任务， 每次将扣除当月基本工资10% （每月四周，

9、可以累计）.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程.协同人力资源部完成每周员工关怀工作， 未完成或未及时处理此项工作任务， 每次 将扣除当月基本工资2% （每月四周，可以累计）。.要求人力资源部提供本周员工入职、离职明细表，员工入职时发放必备办公用品（电 脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用手续并做好登记工作，员工离职时会同财务 部、人力资源部监督全部收回上述办公物品，此项工作财务部、人力资源部作为第一责任 部门和责任人，办公室主任督导不力每次扣罚 80元；如有办公用品无法收回，办公室主 任及时上报公司领导，并追究相关责任人责任，责成赔偿等值损失。.每周做好客户接待工作，圆满

10、完成接待任务，不得借故拖延。接待工作应提前制定方案并及时汇报，以切实关注细节礼仪规范、 客户风俗偏好和行业特性等重要关键点作为接待工作的主要原则。接待过程中务必与涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和批漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处 理）。.每周六汇总所属省公司各部门遇到的问题，各部门的处置建议和需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议， 供院长参考，并主动问询院长针对出现的问题作出的 批示或者处理意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。中财研究院中南大区办

11、公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-500元绩效工资）.每月第三个工作日前汇总上月院会议精神贯彻落实情况，呈报董事长审阅。.每月第五个工作日前提交上月度行政管理汇总表并制定下月度行政管理采购表呈董事长审阅并抄送财务计划稽核部，内容必须涉及但不限于上月行政开支汇总、上月车辆管理记录、上月特情汇报、上月能耗及物耗说明、当月行政开支预算；.每月20日前完成企业网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议。.每月25日核定酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划，签署部门意见。.每月最后一个工作日协同人力资源部检查当月员工入离职档案整理情况、员工月考评情况、员工离职

12、面谈记录，并对人力资源部提供的招聘情况进行分析及签署意见，以书面形式呈送院长（董事长）审阅。.每月28日前，要求公司各部门或相关人员（遇部门岗位人员配置不齐时）提交下 月工作计划，审查工作计划合格与否，工作计划的审查要求为：必须明确工作内容并可 量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标 准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。下月工作计划审查后必须在企业 群内或共享空间内予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午 10点；.每月月末倒数第二个工作日下午 5:30前，会同人力资源部、监察审计部汇总当月 工作计划落实情况、公司重要事项执行落实情况、以及办公

13、环境、办公秩序、制度落实情 况，并以书面报告进行汇报；对每月没有完成工作任务部门或个人，会同人力资源部拿出 书面处理意见，上报院长办公室。.每月第一周周末评选、公示公司上月度最佳部门、优秀员工，提交表彰与奖励方案。 评选需公正、公开、公平，以达到奖优罚劣、激励先进的目的。负责组织召开表彰会议并 代表院长宣布表彰决定。同时评出月度预警员工和部门予以公示，并会同人力资源部对相 应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。.每月末最后一天下班前汇总当月所属省公司各部门遇到的问题，各部门的和下月解决这些问题需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供董事长或总经理参考， 并催促

14、董事长针对出现的问题及时提出具体意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，考评比例为 200至500元）.组织办公室内部月度工作总结例会。领导责任：.对本部门的整体绩效工资负责。.对组织会议的执行效果负责。.对下属人员的工作负直接领导责任。.对院长（董事长）的各类指示落实高度负责。主要权力：.对重大会议根据需要有现场指挥权。.对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权。.对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权。.对本部门成本预算和控制权。.院各项活动的策划和建议权。任职资格:教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，

15、具有中级以上职称。工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，敢于担当，抗压性强，情绪控制能力强，可承受一定强度的工作压力并能独立出色完成工作。经 验：五年以上办公室、行政管理工作经验，二年以上办公室主任（副主任）工作经验。技能技巧：.具备一定的政治理论水平，理解掌握有关国家的大政方针政策，有清醒的政治头脑, 较高的政治敏锐性。.熟悉企业行政管理及后勤管理各项工作流程及注意事项，促进工作的高效运转；.爱岗敬业，认真负责，有吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，办事稳妥， 处事严谨，忠诚可靠；.思想活跃，勤于学习，改革和超前意识强，有强烈的服务意识.善于发现问题、分析问题和解决问题，决策执行能力强；.

16、有较强的公关意识，能协调处理好公司内外各相关部门之间的关系；.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；.具备良好的时间管理能力；.具备良好的书面和口头表达能力；.能熟练使用办公软件和自动化办公设备；.会驾驶。综合素质：.公平公正，坚持原则，为人正直；.踏实、严谨、干练；.积极向上，工作热情饱满；.具有良好的敬业精神和职业道德操守，及很强的感召力和凝聚力;.善于学习和自我激励；.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：院长（董事长）助理、副院长可轮换岗位：人力资源部经理、酒店管理部总经理可晋升至此的岗位：高级主管、办公室副

17、主任第二节 办公室副主任岗位说明书一 职位名称办公室副主任职位代码所属部门办公室职系部门副经理职等职级部门副经理薪金标准直属上级办公室主任直接下属岗行政司机、院长秘书、行政秘书职位概要：在办公室主任领导下，负责实施具体行政后勤保障工作，规范院日常管理，确保院行政管理、后勤保障高效运行。协助办公室主任完成日常事务性工作。 工作重点主要围绕工作信息的上传下达、 具体 行政事务处理、部门沟通协调展开，并对办公室主任起到参谋、议事、协管的作用。岗位职责：.负责院内办公用品、微机耗材、低值易耗品、劳保用品的申报采购和登记发放；负责房屋等固定资产及其它重要办公设施设备的维修计划的制定和报批；会同后勤与资产

18、管理部按计划组织实施；.协助办公室主任修改完善院行政管理制度并负责具体督办落实工作；负责院内一般性文件、各类材料、通知的拟定；对各部门所发文件进行格式、文种、文字和内容的审核 修改，并按照发文流程编号、报批、制作、用印、下发、存档。.负责院内会议的记录和会议纪要的撰写、报批和存档备案工作；.负责公司环境卫生和消防设施的检查，以及公共设备的检修、报修；抄录水电表并核准院每月水电使用量；.负责培训期间物资管理和员工活动开展前的准备工作；在院会议召开前期及中期作 好协调沟通和督办工作；做好来访人员的接待服务工作；.督促秘书做好院长办公室的日常整理工作，保证院长办公室窗明几净，家具排列整 齐，办公物品

19、、文件资料摆放有序，并坚持做好办公室绿化工作；.了解掌握公司内外部需要院长处理的事务信息，跟据工作轻重缓急，对院长每天的 工作日程做出合理安排，指导秘书做好院长工作和生活上的辅助工作，确保院长办公室的 工作正常运转；.为院长参加重要商务谈判和其他社会活动做好相关准备工作；妥善安排好一切事务，根据需要陪同出差时负责院长生活起居和安全健康相关事宜；.及时准确传达院长对各类文件、申请（请示）、说明、报告或项目工作的处理意见；对 公司内部报院长审阅的各种机要文件做好整理、归档、保密工作；.完成办公室主任交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室副主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除

20、 20-50元绩效工资）.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜访计划，接待计划，需要注意的工作事项等（程序性工作，每日必做），提前做好安排；.每日协助办公室主任协调处理各部门反应和报告的问题，做好参谋助手；.每日协助办公室主任召开部门早会并做好记录，负责会议安排事项的落实；.督促并指导院长秘书、行政秘书、行政司机做好院长（董事长）日常事务性工作；.主动做好办公室日常监管工作， 包括每日早8:30至下午5: 30不定时检查中南大区办公工作秩序、对办公自动化设备及网络运行状况进行监控、强调并督导上网纪律、对办公区卫生及消防安全状况进行巡查、下班前检查提醒所有员工

21、切断电脑、空调、加湿器等电器电源、密切关注车辆的维护保养和司机的精神面貌、工作状态；.每日上午9:30前督促行政秘书做好院长办公室的日常清洁与整理工作，并维护好全天良好的工作环境。负责院办公室和院长办公室日常事务性工作。情绪稳定并时刻保持良好工作状态；.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其 他文字材料；负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归 档工作，做到手续完备、及时准确；.每日负责处理公司领导签批的文件、函电等，协助办公室主任对公司各部门起草的 文件严把公文格式关，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档；.每日保证各部门联络畅通

22、，了解和收集各部门工作动态、工作内容及活动情况，并 向院长及时反馈；.协助办公室主任处理应急事件，完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室副主任每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-200元绩效工资）.协助办公室主任开好每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资 产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并做好记录，撰写会议纪要.每周一上午9:00前协助办公室主任对各部门工作周报进行初审，合格后呈送院长 （董事长）审阅；不合格打回相关部门限时重做，超过时限未完成的按相关制度处理，并 责成其部门负责人提出指导意见。.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未

23、完成或未及时处理此项工作任务，每次 将扣除当月基本工资2% （每月四周，可以累计）。.根据人力资源部提供的本周员工入职、离职情况，发放和收回办公用品（电脑、办 公用品、网络设施等），办理物品领用和交接清单；如有办公用品无法收回，及时上报公 司领导，未上报或未办交接清单的要追究责任并负责赔偿.收集并整理本周车辆出车信息，汇总每周车辆违章情况，定责并作出处理。处理方 法以及标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章车辆管理制度规止；.负责检查行政办公区环境、办公秩序，对违反相关规定者提出处理意见；对员工做 好安全和保密意识教育；.每周做好客户接待工作，不得借故拖延；接待工作应提前制

24、定计划和方案，将细节 礼仪、客户风俗偏好和行业特性等作为重中之重来抓；仔细与接待过程中涉及到的部门和 人员进行全面沟通，不留遗憾和批漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将 作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任 人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。.每周六汇总工作进展及遇到的问题，提出改进建议及处理方案，供办公室主任参考。中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-500元绩效工资）.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，汇总到院长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见

25、供领导决策。.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，所需数据等信息需其他 部门报送的要和部门积极沟通，在必要时可以采取不定时、不定点督查收集相关信息，确 保报告论据充分，真实有效。如遇办公室副主任出差情况下，需要办公室主任替补完成此 项报告，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。.每月最后三个工作日内向院长请示下月工作的主要计划和工作内容，并协同人力资源部一起结合各部门月度工作计划，制定并发布所属省级分公司精细化下月月度工作计划 和工作任务要求、绩效考评要求。.每月20日前完

26、成公司网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议；.每月25日协助办公室主任核查酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划；.每月28日前，协助办公室主任对各部门提交的下月工作计划进行审查，审查要求为：必须明确工作内容并可量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。并 在企业群内或共享空间予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；.协助组织每月评选公司上月度最佳部门、优秀员工活动，并提交表彰与奖励方案。 做好表彰会议的相关准备工作，同时对评出的月度预警员工和部门予以公示，参与对相应 的员工或部门进行诫勉谈

27、话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。.协助办公室主任每月末最后一个工作日下班前汇总当月分公司、各部门遇到问题， 以及下月解决问题需要提供的支持和处理建议，呈送院长（董事长）审批，并督促迅速落 实院长（董事长）批示，促进各分公司、各部门工作顺利开展。（此为部门联席协同制度,办公室负总责，每月考评金额为 200至500元）.协助组织办公室内部月度工作总结例会。任职资格:教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，建议具有初级以上职称。经 验：三年以上办公室、行政管理工作经验。技能技巧：.熟悉公司文档和后勤服务工作流程，能有效为分公司、各部门提供满意服务.具有良好的组织协调能力和亲

28、和力，能有效的为院长提供专业服务.具有较强的公关意识，能协调处理好公司内外的关系；.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；.具备良好的时间管理能力；.具备良好的书面和口头表达能力；.能熟练使用办公软件及办公自动化设备。.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；.善于发现问题、分析问题和解决问题，提供决策能力强.会驾驶。综合素质：.公平公正，坚持原则，为人正直；.踏实、严谨、干练、细心、而寸心；.积极向上，工作热情饱满；.善于学习和自我激励；.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换:可晋升岗位：办公室主任可轮换岗位：人力资源部主管、酒

29、店主管可晋升至此的岗位：行政司机、行政秘书第三节院长秘书岗位说明书职位名称院长秘书职位代码所属部门办公室职系秘书职等职级薪金标准直属上级办公室主任/ 副主任直接卜属岗职位概要：协助院长完成日常事务性工作，及时了解院长工作日程，为院长商务活动和出差行程安排做好筹备工作。岗位职责：.保证院长（董事长）办公室整洁明亮，办公物品摆放有序，文件档案资料分类存放， 日常工作安排合理；.了解院内外需要院长（董事长）处理的事务信息，合理安排院长（董事长）每天的 工作日程；.负责院会议通知及会务安若卜，起草、打印、登记和存档院会议纪要，对决议事项进 行检查和督办；.依据事务轻重缓急，合理安排院长（董事长）与来访

30、客户见面时间，做好来访客户 的接待登记工作；.协助院长（董事长）参加重耍商务谈判和社会活动，并做好相关准备工作；.妥善安排院长（董事长）商务旅行，负责酒店、机票预订等，并根据工作需要陪同 院长出差，保证院长商务旅行顺利进行；.及时准确传达院长院长（董事长）对各类文件、申请（请示）、报告和项目工作的 处理意见；.负责院长（董事长）审阅各种机要文件归档，并做好保密工作；.完成院长（董事长）交付的其他工作任务.关注院长（董事长）的生活起居习惯和身体健康状况，调节好院长（董事长）的 工作和休息时间；.协助办公室主任/副主任做好办公室相关工作。中财研究院中南大区院长秘书每日刚性工作内容 （必做工作内容，

31、没做或未做到位扣除 20-100元绩效工资）.每日上班后第一件事就是整理院长（董事长）办公室的物品及文件资料，告知一天 的行程安排，请示工作安排；.每日下午下班前向院长（董事长）汇报当天工作的完成进度，请示第二天需要配合 和处理的工作事项，包括院长（董事长）工作行程、客户拜访计划、商务活动安排、接待 活动等（程序性工作，每日必做）；.负责来宾接待及院长指定人员的约见，保持良好工作状态和精神面貌。.每日负责撰写院长（董事长）指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、 大事记及其他文字材料。.负责寄至院长（董事长）的有关文件、资料、信函的收发、转送及归档，做到手续 完备、及时准确。.负责院长（

32、董事长）出差行程安排及酒店、机票预订等，并做好票据整理。.每日保证分公司、各部门联络畅通，了解和收集分公司、各部门工作动态及活动情 况，及时向院长（董事长）反馈。.负责提醒院长（董事长）按时参加已经定好的商务和社交活动；.协助办公室主任/副主任对院各部门起草文件严把公文格式关，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档，协助办公室主任处理应急事件。中财研究院中南大区院长秘书每周刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-100元绩效工资）.整理分公司、各部门提交的工作周报、总结及下周工作计划，及时呈送院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员；.每周六对车辆管理、员工

33、关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店 管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长），报告必须论据充分,真实有效，并承担连带责任和信用责任；.每周对呈送给院长（董事长），的工作行程和需要院长（董事长）参与、决策的工 作事项进行梳理，并汇报工作进度，对于久拖不决或有遗忘的事项予以提醒。中财研究院中南大区院长秘书每月刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-200元绩效工资）.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、 用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长） 报告必须论据充分，真实有效，

34、并承担连带责任和信用责任。.每月负责将整理好的各部门月报呈送给院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的 意见及时传达给相关人员；.每月最后三个工作日内向院长（董事长）请示下月工作主要计划和工作内容，并协 助办公室主任/副主任、会同其他各部门一起就分公司下月度工作重点作出安排，制定并 发布院下月度工作计划、工作任务和绩效考核标准。任职资格：教育背景：1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心；敢于担当，工作积极主动，沟通协调能力 强，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成工作。45岁，男女不限，形象气质佳，普通话流利，女性身高 163cm以上；男性身 高在170cm以上。条件特别优异者

35、可适当降低身高标准。.熟练操作EXCEL、WORD、PPT等办公软件。.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力。.拥有良好职业道德操守、永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和较高的忠诚度。.接受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的 培训。经 验：2年以上高级秘书工作经验或同等岗位高级管理工作经验。 技能技巧：.熟悉文档管理；.具备良好的沟通、组织、协调能力；.具备良好的书面和口头表达能力.能熟练使用办公软件及办公自动化设备；.具备较强的沟通能力、应变能力和危机处理能力；.善于发现问题、分析问题和解决问题，能有效的为院长提供专业服务；.具备良好的时间管理能力。

36、.会驾驶。综合素质：.工作细致、严谨、认真，条理性强；.责任心强，勇于承担挑战性的工作；.具备良好的团队合作意识；.积极向上，工作热情饱满；.善于学习和自我激励；.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：院办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换:可晋升岗位：办公室主任、院长助理可轮换岗位：人力资源主管可晋升至此的岗位：高级行政秘书（从事行政秘书一年以上工作经验）第四节 办公室行政秘书岗位说明书职位名称办公室 行政秘书职位代码所属部门办公室职 系部门职员级职等职级部门职员薪金标准直属上级办公室副主任直接卜属岗无职位概要:协助院长（董事长）完成日常行政工作和生活事务处理。此岗位为办公室分管

37、专职协调院长（董事长）日常行政工作和生活事务的岗位。岗位职责和工作绩效考核内容：.合理安#卜、提醒董事长的日常工作时间和程序；了解公司内外部需要院长处理的事 务信息，对院长每天的工作日程做出合理安排；.做好董事长工作环境的改善，创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院 长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作；.逐步提高董事长的健康状况、健康标准、生活质量，注意并逐步改善董事长的生活 习惯，让生活更有活力和健康情趣，确保董事长身心健康、放松，进而促进经营业绩和管 理绩效的提升；.注意定期提醒督促董事长的体育锻炼、理发、亚健康保健、工作和休闲结合、体检 等事宜，并有

38、时间安排记录表，做好健康管理；.按照董事长的吩咐提前或及时为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品，并做好f 物品的储备；.每天做好日清日结，每周做周报表，每月做月报表，对董事长交代的事情要做好备 忘录，并呈报办公室负责人或者相关部门进行处置，随时明示自己，也提醒董事长；.在职权范围内，能进行自我管理，能自主、自立、自信地处理业务；.完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务；妥善安排院长商务旅行，负责酒店、机票预定等工作，确保商务旅行的顺利进行，根据工作需要陪同出差并保证安全 工作；.撰写董事长的有关报告、文件，负责完成其他相关部门交代的工作；负责整理院长 召开的会议记录，整理相关会议文件；.

39、依据事务轻重缓急，合理安排院长与来访人员见面时间，并做好来访人员的接待服 务工作；.完成院长交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室行政秘书每日刚性考核工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-500元工作绩效）.每日董事长上班后，问候并提醒董事长健康管理（有无服药，昨日健康情况，身体 有不适时，需要及时通知办公室主任安排董事长体检；在工作不繁忙的时候提醒并督促和 陪同进行身体锻炼等）.每日上午9:30前做好院长办公室的日常清洁与整理工作，并维护好全天良好的工作 环境。创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆 放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作

40、；.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜 访计划，接待计划，需要注意的工作事项等；（程序性工作，每日必做）.负责院办公室日常接待和院长办公室日常整理工作。情绪稳定并时刻保持良好工作 状态。.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其 他文字材料。.每日负责协助处理公司领导签批的文件、函电等，对公文进行修改、编号、印发。.负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归档工作.积极参与各项活动，协助办公室主任/副主任处理应急事件。.完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室行政院长秘书每周刚性工作考核内容

41、（必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-500元工作绩效）.每周对院长（董事长）的身体健康状况进行跟踪管理，督促加强锻炼和身体检查；.每周定期安排好院长（董事长）休闲娱乐和身体保养、理发等事项；.每周对院长（董事长）的社交生活和日程安排、亲友的婚丧嫁娶等事项作好备忘录 并按时提醒.协助办公室做好每周工作计划的汇总工作。.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店 管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作要求 为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。中财研究院中南大区办公室行政秘书每月刚性工作考核内容 （必做工作内容

42、，没做或未做到位扣除 100-500元工作绩效）.每月给院长（董事长）制定健身和体检计划，按照计划安排院长（董事长）的活动.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，汇总到院 长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、 用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长） 此，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。.每月最后三个工作日内向院长请示下月的主要活动计划，并做好备忘任职资格:.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，情绪

43、控制能力较好，可承受一定的工作压 力并能独立出色完成工作。.专科以上学历，形象气质佳，普通话流利，身高 163cm以上；男性身高在170cM 以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。.个性开朗，工作积极主动，沟通协调能力强；有较好的沟通表达能力及服务意识，有相关董事长行政和生活秘书工作优先.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力；.拥有良好职业道德操守，永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和对企业的绝对忠 诚。.工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨；.良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正；教育背景：专科以上学历。并接受过卫生护理专业、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的

44、培训。经 验：年以上秘书工作经验技能技巧：.有从事秘书工作的基本素质，细心，耐心，热心；.具备良好的沟通、组织、协调能力；.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；能熟练使用办公软件及办公自动化设备；.具备良好的时间管理能力。.会驾驶。态 度：.工作细致、严谨、认真，条理性强;.责任心强，工作主动；.具备良好的团队合作意识；.积极向上、工作热情饱满；.善于学习和自我激励；.能承受较大的工作压力。工作条件:工作场所：办公室。环境状况：舒适。危险性：无晋升与轮换:可晋升岗位：第五节 行政司机岗位说明书职位名称行政司机职位代码所属部门办公室职系行政后勤岗职等职级职员薪金标准直属上级办公室（副）主任直接

45、卜属岗职位概要：负责车辆安全驾驶、接送服务，以及车辆维护、保养、年审岗位职责：.遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理规章规则，安全驾车。.着装整洁规范，保持良好的职业道德和热忱的服务态度， 确保安全准时接送领导和 客户。.自觉遵守院各项规章制度，服从院领导和办公室调配。.保持车辆整洁，经常检查车辆主要机件；定期汇报车辆运行情况，保证车辆在安全 的状态下行使，并记录车辆行程。.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。.上班不出车期间，必须按院作息时间准时到办公室坐班，服从领导统一调度。.车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，到指定维修厂维修，保持车况良好。.负

46、责车辆各种税费的缴纳、车辆年审以及车辆变更业务的办理。.严守秘密、不得随意传播领导的讲话内容。.完成上级交给的其他工作任务。中财研究院中南大区行政司机每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-150元绩效工资）.每日上班须清洗车辆（上级主管临时明确规定除外），保持车内整洁美观，如遇下雨、下雪、沙尘天气可酌情处理。.每日上班9: 00前务必须做好车况检查（油、水、电、外观等），如遇特殊情况（领 导安排其他事务，车辆不在身边），可酌情处理。（必备性事务，没有完成此工作，每次扣 罚20元）.每日上班时间，如无工作安排，应积极主动配合做好办公室卫生及其他工作；不出 车时须在司机岗位待命

47、；公司原则上鼓励行政司机在不出车情况下、没有工作安排时加强 专业知识学习，或在岗位上学习其他文化知识，提高个人文化修养和职业技能；严格禁止 在办公区域内用岗，说三道四，传递负能量；每日以多做少说，不议论是非，追求上进， 主动积极为原则。（出现上述表现，办公室和人力资源部必须进行诫勉谈话，后果严重的 则待岗反省和辞退处理）.每日24小时保持手机畅通，须在铃声响起 40秒之内接通；因信号不好，或其他 特殊情况，最迟须在5分钟以内给相关人员回复电话，并说明未接电话的原因，并接受真 实性检查。（此为司机岗位强制性规定，第一次未接电话并在 5分钟内未回电话扣罚20 元，第二次扣罚50元，第三次扣罚150

48、元，出现三次（含三次）以上，作诫勉谈话和停 岗或辞退处理。）.认真准确填写“用车申请单”相关内容，并及时汇报至办公室，不得伪造车辆行驶 信息。.司机、财务人员等不得利用公司洗车卡、油卡为本人或他人洗车、加油。司机如有 违反，每次处以所涉金额5倍罚款；财务人员每次处以所涉金额 10倍罚款并立即调离财 务岗位。.司机对违反公司用车管理规定的人员，有权实名举报；公司经调查属实，将按章处 理相关人员，并给予司机每次50到500元奖励。其他人员亦可对司机人员的违规行为进行举报，处理规则同前述。中财研究院中南大区行政司机每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-100元绩效工资）.统计本人

49、本周驾驶车辆出勤公里数、出车信息，上报财务部、办公室、院长（董事 长）各一份。（没做每周扣罚50元）.查询本人本周驾驶车辆违章情况，如有违章，按公司相关规定承担违章相应罚款。.向财务部、办公室上报公司各辆车的使用状况，以及需要维修保养车辆的相关情况, 确保车辆安全行驶。（事务性工作有无均须报告，无报告每周扣除 50元。）.每周自觉学习行政管理制度、司机岗位职责说明书；自觉学习道交法，如遇道路改 造、交通管制等信息，司机有义务第一时间告知用车人及办公室。中财研究院中南大区行政司机每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-200元绩效工资）.每月最后一个工作日下午5:30前清除本

50、人驾驶车辆违章情况。（试用期内司机违章罚款、由其全部承担；司机转正后，违章罚款分别由公司承担41% ,个人承担59%。司机未在月底消除本月违章罚款，财务部将直接从其工资中扣除，行政司机不得有异议）.每月最后一天下午5: 30半前汇总本月本人实际出车天数、公里表读数（细化到公里）、用车人明细、行驶公里数明细、加油明细、总耗油量、100公里耗油量等数据并上报办公室主任和财务部；.每月底须向办公室报备车辆维修、保养情况，未报备者将罚款50元；.每月自觉学习车辆维修保养及驾驶知识，自我提升业务技能。任职资格：教育背景：高中或中专以上学历。身体素质：2245岁之间，1.7米1.8米之间。经 验：五年以上

51、实际驾驶经验，退伍军人、在部队给领导开过车的人员优先 技能技巧：1.B1以上驾照，驾驶技术娴熟；.熟悉车辆基本保养知识，对车辆机械性能有较深认识；.具备专业交通安全技能知识；.熟悉交通路线。综合素质：.高度敬业，具有极强的工作责任心；.为人正直诚实，积极乐观；.具有良好的服务意识，办事灵活；.吃苦耐劳，能接受高强度的工作。工作条件：工作场所：院办公室或指定办公室环境状况：良职业危害程度：无第二章办公室主任工作原则与工作艺术一、办公室主任工作原则准确的原则“准确”是提高工作效率的基本要求。办公室的任何工作都密切关联着公司高层领导的工作。所以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性。

52、具体说就是办文要准， 办事要稳， 情况要实， 主意要慎。 做到这一点必须态度认真， 作风仔细。比如说办文，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送等每一步都不发生差错。迅速的原则迅速”就是要求工作及时、高效。对每天的工作进行梳理，按照轻重缓急对当天要办的工作进行分类处置，尽快地把相关信息和要求传达到上级和承办人员手里。保密的原则办公室经常接触公司内部的一些重要文件和商业秘密，这里有两个方面的要求：一是在工作流程中采取保密措施保证公司内部文件、资料的安全；二是办公室人员要保证自己知密不泄密。周密的原则办公室工作的特点要求工作安排非常周密。首先是各项工作计划的制定、工作部署必须周

53、密。要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和时间上的衔接等，其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织，计划往往落空。特别是大型活动和会议的组织，更需要精心筹划，每一件事都要具体落实到人，有布置，有检查。最后，办公室工作有许多是文字性工作，更需严密、细致。文件和报告要没有错别字，标点符号也要认真推敲。文件收发、传递、归档，应做到准确无误、一丝不苟。 对文件的保密工作尤其要加倍谨慎， 做到万无一失。 总之， 事前考虑得越周密，计划目标的实现就越有保证。作为办公室的经常工作，每天、每周、每月、每季、每年都应事先做出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，

54、才能保证工作不出纰漏。服务的原则办公室是上情下达、下情上报的中心枢纽部门，有调度、协调、综合加工的作用。办公室的使命就是做好“三服务” ：即“为领导服务，为各部门服务，为员工服务” 。要求办公室工作人员必须树立服务观念，加强自我修养，具有奉献精神及甘当无名英雄的品质。要全力协助配合各部门的工作，推动各项任务的完成。办公室的每个工作人员之间的协作配合也尤其重要，没有这种协作配合和服务理念，不可能发挥好办公室的整体功效。二、办公室主任工作艺术要想做一名合格的办公室人员，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备细致的心思，勤奋的习惯，严谨的操守，广博的知识，还要懂得一系列工作方法和语言艺

55、术。尊重领导，但不一味阿臾奉承作为办公室工作者理顺与领导的关系，是事事能碰到，时时需注意、处处应谨慎的重要事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以工作为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，尊重领导、全力配合、积极协助、竭力服务。领导者不同，其个性特点也不同。要绝对遵从领导个性，全力维护领导威信，主动适应领导风格，把握与领导相处的尺度，有分寸地参与领导的日常工作和生活，充分发挥参谋和助手作用。工作主动，但不越位错位办公室工作者要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了办公室工作的被动性。怎样变被动为主动，就要看工作的技能和技巧了。有四个方面：一是争

56、取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存，该定期更新的要及时更新。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导保持一致，才能服务在“点子”上。在工作主动到位的基础上，也要注意把握火候，避免越位错位，找准自己的角色定位。服从而不盲从服从而不盲从，是一件既简单又不简单的事。说它简单，是因为作为一名下属，服从是天职，理应雷厉风行地坚决执行上级的部署或领导的决定。说它不简单，是因为服从有风险，执

57、行须谨慎，再英明的领导，也难免会有局限和疏忽，作出的决策部署也可能不够完善，不够科学，甚至是错误的。你若不假思索地盲从，后果会很严重，但你若贸然提出异议，后果也可能还是“很严重” 。要做到服从而不盲从，要做到以下几个方面：第一是明确责任、遇事三思。虽然主意领导的，但作为下属，为领导当好参谋助手是义不容辞的责任。已经知道其中有问题，如果还碍于领导情面去执行指令，恐怕就会陷入更大的“困境” 。因此，执行命令时要多想想“这个决定对不对” “这么去落实行不行” “执行之后效果好不好” ，三思而后行。第二是需要勇气、敢于担当。向领导提出不同意见特别是反对意见，是有一定风险的。然而，责任重于泰山，面对错误

58、的指令，我们要敢于较真碰硬。只要是出于公心，对工作负责、对岗位负责、对领导负责，汇报的内容客观有道理，领导是会欣然接受你的意见和建议的。第三是注意方法、灵活机动。要注意提意见的方式方法、时机、地点，有的必须事前更正，有的可以事中修正，有的还可以事后修补，视情况而定，灵活掌握，随机行事。分工不分家办公室的工作面广线长，需要科学分工和团结协作，如果出现“各吹各的号、各唱各的调” 的现象， 不利于办公室发挥整体合力作用。 因此， 必须明确， 分工是各有侧重，不是分家自立，办公室是一个血肉相连的整体，要求每一位成员必须有团队合作精神，甘苦同尝， 荣辱与共。 在工作中， 要相互补台救场， 而不是各自为阵

59、， 更不能挖角拆台；要唱出和声之美，而不是离谱之音。沟通协调，换位思考办公室工作发挥上传下达、左疏右通作用。上传下达也有艺术性，就是换位思考的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情原本不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不遮不掩地说得明明白白。在和同级的工作配合中也要站在对方的立场和角度来思考和处理问题。现实工作中，每个人无论是看问题的观点和方法，还是在解决问题的方式和方法上面，都会存在一定程度的差异。这些差异的存在是客观的， 要充分理解。 但是能不能缩小差异、 找出差异的结合点， 与办公室的及时沟通、协调有着密切关系。因此，办公室必须做到腿勤、耳勤、嘴勤。为领导保驾护

60、航一方面是在工作中做好“挡驾“工作，以减轻领导不必要的压力。一是处理好各类来电，通过最基本的对话信息，迅速判断来电者的身份和意图，以直接明了的方式给予肯定或否定，确定是否安排见面；不要轻易提供领导联系方式，必须问清身份、姓名及事由，如是公事则建议可由办公室代为联系处置。二是处理好来信来函，认真筛选处理信函件，视情况和轻重缓急程度呈报给领导参阅，并提供建议案共领导参考。三是做好来访人员接待工作，耐心细致地听取诉求事项，不需要领导亲自处理的直接分门别类的介绍到各部门处理，对于必须要领导处理的，应及时请示领导意见，得到领导首肯的， 尽快安排领导面见来访者，并对结果进行跟踪反馈。另一方面是在生活上主动