工作沟通和激励技巧培训

1、工作溝通&激励技巧 講授者:滕文英 Date:2008.04.021大綱第一部分. 工作沟通沟通的目的面对面沟通书面沟通第二部分. 有效激勵激励技巧激励原则激励方案2溝通的四大目的：1.說明事物 (信息表達)2.表達情感 表露觀感 流露感情 產生感應3.建立關係 暗示情分 友善(不友善) 建立關係4.進行企圖 透過關系 明(暗)說 達成目標上情下達;下情上達第一部分：工作沟通3溝通的過程 communication process信息源編 碼通 道解碼接受者 反 饋 原來是 這樣!4溝通重點=傾聽技巧聽(listen)：對聲波振動的獲得 傾聽(hear)：對信息的理解使目光接觸。展現贊許性的點

2、頭，微笑及恰當的面部表情。避免分心的舉動或手勢。適當的提問。復述對方的意思。避免中間打斷說話者。不要多說。使聽者與說者的角色順利轉換。當人有不如意的事情，都會想到去求佛，因為佛祖一直在聆聽5沟通三要点讓對方聽得進去 (1)時機合適嗎? (2)場所合適嗎? (3)氣氛合適嗎?讓對方聽的樂意 (1)怎樣說對方才喜歡聽 (2)如何使對方情緒放鬆 (3)哪部分比較容易接受讓對方聽的合理 (1)先說對方有利的 (2)再指出彼此互惠的 (3)最後指出一些要求6面对面沟通主持會議7為何要開會?喝茶聊天?找人吵架?朋友聚會?消磨時間?有明確主題守會議規則找相關人員有明確決議會議不是為了找人背書會議是為了分享經

3、驗及共同解決問題8會議種類說明會針對新制度或流程進行說明及溝通目的為於施行前取得共識以利推行研討會針對技術性議題進行研究成果發表主要在於技術或觀念交流檢討會針對工作中遭遇之問題或阻礙進行檢討旨在解決問題使得工作順利开展9為何要學習主持會議團隊工作時代培養基本工作能力溝通協調能力組織力分析力判斷力決策能力10豐田的會議哲學四大目標創造價值創造事業創造市場人才開發七大習慣仔細傾聽主動思考加油打氣貢献智慧相互諮詢根據事實先做做看11主持(召集)人的重要性誰的會議?這是你的會議會議主持人=主人方向正確?主持人必須引導會議朝正確方向會議成功? 失敗?主持人決定會議成敗誰能成為成功的會議主持人?只要肯學習

4、，人人都可成為成功的會議主持人開濶的胸襟，邏輯性思考，準確的判斷力12如何開好會(一)會前-6項準備預視結果判斷必要性決定成員準備資料設定議程狀況設想會末-3項追蹤行動項目決議臨時動議會中-3大陷阱紀律渙散討論離題才思枯竭注意!認真聆聽13如何開好會(二)三個思考法從零出發思考法綱要思考法選擇思考法三個工具邏輯樹矩陣排列過程分析三個基礎技術參與態度結構化本質性14議程定訂決定會議成敗議程如同計畫決定主題及方向使會議從容進行準確估算時間討論項目順序安排導引與會者迅速進入狀況並切入核心別忘了結論沒有結論的會議等於沒開會15事前準備的重要性正確導向避免疏漏凝聚共識加速理解明確主題16掌握你的會議流程

5、控制發言控制時間控制組織共識主導結論.17漂亮的Ending可行的結論無可行性的結論=沒結論=沒開會行動綱領會議結束是行動的開始感謝的話只有與會人員的全力配合才可能成功18会议记录的内容基本参数主持人，議项，负责人.事由依各不同主题分别列述讨论记录需依各讨论事由忠实摘录与会人意见结论决议项目19书面沟通如何寫好E-mail20Email之撰寫原則工作連絡用之Email效用內容簡潔、條理分明、敘事明確分發人員恰當TO: 直接承辦人員(需執行、需表示意見者)C.C.: 副本知會人員(僅需知悉，不需執行及回覆者)僅對需要者加掛附件附件儘量采用压缩档或者利用其他途径轉交21案例檢討(1/3)原文: X

6、G031611廂車昨晚入PCCL時間大約在晚上2000多鐘因整台車約近有700箱的材料所以卸完廂車的時間約在晚上2100多鐘。拿到此箱材料的時間大約就比卸完整台車前几分鐘(因當時忙于清點材料沒有看到材料的具体時間。)修改後: 昨晚廂車(XG031611) 约20:00抵廠，約21:00御完貨，取得此箱之時間約為21:00。22案例檢討(2/3)原文:因為我看到清單上打著給PCCLSQA山添先生的個人部品廂車卸完后隨之我就找山添先生當時我沒有找到山添先生也有找 IQC李志娟,當時想把此部品交給IQC文管李志娟,通常也有給IQC的東西我都是交給李志娟的,我想他故管文件也有權幫助本部門內部取件,剛好

7、我也沒有找到她,故就等到明天再通知他來取件修改後:本案收件人為山添先生，依慣例“個人物品”均連絡個人或所屬部門代表收件人(IQC/李志娟)，收件當晚二人均連絡不上故待次日再通知收件人。23案例檢討(3/3)原文:以上是昨天的處理過程一直情況下個人部品處理流程是這樣的因為每天廂車中都會有轉交給PCCL個人部品當如有急用的時候他們通常都會打電話告訴我哪种部品急需使用。當我接到這個消息時就會与他們确認聯系方式等拿到材料后就會打電話通知他們來取件當無人告知我急需使用的部品我通常都會等次天早上回來再通知他們來取件。(因為廂車到PCCL的時間通常都比較晚再等全車材料都卸完最早也要9:00-10:00多鐘大

8、約這個時候都沒有人來向我取件了。)修改後:廂車入廠多為20:00後，御貨完畢約22:00，一般慣列，非急需物件均於次日通知收件人；急需物件之收件人均事先通知倉管並留下連絡方式。24溝通之總结溝通時,要尊重對方,多站在對方的立場考慮講話內容簡單扼要,不要重復.不要在生氣時溝通,容易語無論次.內容簡潔、條理分明、敘事明確互相尊重對方就事論事,方可達成目的.25第二部分有效激勵26激励技巧定義 -推動他們內心的動力去完成一件工作目的 -通過激勵,提高績效.激勵的方式 -獎勵,表揚,鼓勵,承諾,罰款,批評.27激勵的原則參與的原則 當部屬參與的時候,他們達成任務的使命 感會增強,甚至把工作當成是自己的

9、工作.溝通原則 當部屬知道事情的來龍去脈時,他們對於成果就有關新感,你獲得的支援就會增加.肯定原則 對於部屬的成就予以肯定,可以加強他對工作的投入,利用讚美來激勵他對事情的投入.授權原則 權與責是相對的,你授權,他賣力.28建立一個有效激勵系統了解你要說些什麼.(5W2H)了解你的對象.引起對方的注意.確定對方了解你的意思.讓對方記憶永存.不時要求回饋.付諸行動.溝通之道,貴在於先學少說話29激勵行動方案讓部屬確知公司對他的要求是什麼,根據這個要求來衡量工作績效.讓部屬了解做完一項工作之後.“獎賞”是什麼,做不好時,“懲罰”是什麼.部屬所能獲得的“獎賞”符合他們的需求嗎?協助部屬在達成目標的過

10、程中,排除阻礙他們工作的事項.30不同成長過程的特點及激勵方法情境領導Low 意願 HighD4D3D2意願高,能力高意願高,能力低意願低,能力低意願低,能力高D1High 能力 Low31D1 意願高 能力低學習意願非常高,所以身為主管不需要再他太多的鼓勵或讚美;缺乏的是專業知識與工作技巧,因此他最迫切需要的是您的指導-告訴他如何把工作做好。讓他見習觀摩何謂好的表現.D1 高指示 低支援激勵的方法:給予他明確的工作指導.32D2 意願低 能力低對工作進一步了解一後又發現自己的專業能力仍有待磨練，原來對工作與未來的憧憬，全破滅。 激勵方法最希望聽到主管對他的回饋. 這時真誠的讚美,具體明確的回

11、饋,都是協助部屬提升工作意願,增进自我能力的最好方式.若您發現員工的行為有任何不當的地方,請您也予以修正D2 高指示 高支援33D3 能力高 意願低激勵方法和他們一同討論,聆聽他們的意見,尋求改善的方法,讚美他的良好表現,對他的工作能力作出肯定,增強他的信心.您的贊美和支持會使他們的良好表現持續下去,工作意願不斷提升D3 高支援 低指示34D4高能力 高意愿專業能力熟練,工作意願高昂,而且在工作上能自主管理,完全可以獨立工作. 此階段稱為“成功者”激勵方法仍需要上级的一句感謝,但如果能進一步要求他執行一些重要的任務,這樣激勵在他心中更為震撼.請他將自己的經驗與他人分享,訓練其他同仁.在未來工作分派上有選擇的機會,邀他一起討論決定公司的政策D4 低指示 低支援35不花錢的激勵方式 到員工的位置上，當面感謝他的辛勞 親筆寫張卡片，表達您的謝意 員工聚會或部門會议時當眾表揚 請董事長、總經理、或部門主管會見這位部屬，感謝他的杰出表現。36不花錢的激勵方式 在公司刊物或同業的通訊 會報上予以表揚 將傑出員工的像片掛在走廊的一面牆上,布置成光榮板 設計一張特殊獎章,表揚他的成就 買氣球放在員工桌子上,電腦前面 設定感謝日,定期表揚績效優良的員工37激勵之總結 所有行為都是其他行為所引發而出的反應,如果主管能夠參酌情境領導的架構,將以上所述激勵方式