2019年某上公司文件材料归档及保管期限的规定

1、股份公司文件材料归档及保管期限的规定1总则公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组成部分，是 信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管理和开发利 用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出规定。2文件材料归档要求与工作程序归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系统的整理和 编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归档审核表” 随同档案材料一起交档案部门。文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量

2、，交接双方必须在移交清 单上签字、盖章。移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移交部门。文件材料归档的质量保证措施产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的文件材料， 平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期短的应在完成、鉴定、 验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归档。凡是设备随机所附文件，应在 开箱后立即归档，再提供利用。关于上述项目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责 成专人组织平时积累、整理，在次年四月份前提交档案部门归档。工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的具有查考利 用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程

3、序统一上呈、下达、归档。负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收的相关职 能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理工作程序和 有关人员的岗位责任制。2.4.5产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动 做好文件材料归档，并经档案室签署意见引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登记；凡是由 出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借阅利用。档案部门负责对各部门文件材料的形成、 积累、组卷和归档工作进行业务指导、 监督和检查。文件材料归档份数，一般是一式一份；对经常查阅使用的科技

4、文件材料，应归档 一式两份（有底图的一式一份），其中一份供日常借阅利用；基建工程文件材料凡需向上级 档案机构归档的，亦应归档一式两份。3文件材料的保管期限和划定保管期限的原则文件材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管为五十年以上，长期 保管为十五年以上至五十年（含五十年），短期保管为十五年以下（含十五年）。文件材料对国家、社会、行业、公司有长远利用价值和保存价值的，具保管期限 为永久。文件材料对公司在较长时期具有利用价值的，具保管期限为长期。文件材料对公司在短期内，具有利用价值的，具保管期限为短期。会计档案保管期限分列如下：永久保管期限为二十五年以上，长期保管期限为十 五年至二十五年

5、（含二十五年）短期保管期限为十五年以下（含十五年）。公司文件材料的保管期限，应由有关领导、项目负责人或档案管理人员根据划分 保管期限的原则和保管期限表直接划定。4文件材料归档范围及保管期限文件材料归档范围及保管期限按下列规定执行：表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表表2行政管理类文件材料归档范围及保管期限表表3经营管理类文件材料归档范围及保管期限表表4生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表表5产品类文件材料归档范围及保管期限表表6科学研究类文件材料归档范围及保管期限表表7基本建设类文件材料归档范围及保管期限表表8设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表表9会计类文件材料归档范围及保管期

6、限表表10人事类文件材料归档范围及保管期限表（详见附表）表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等针对本公司的永久其 余长期2本公司执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报a绝口 7永久3党委会、党委扩大会、党委民主生活会等会议记录永久4本公司召开党代会、职代会、团代会的通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言，提案、选举结果，讨论通过的文件、决议、纪要、表彰名单、重要照片、录音（像）等永久5各种调查报告、情况反映重要的长期般的短期6党务、工会、共青团年度工作计划和总结，重大活动记载、统计报表等长期7党务干部、

7、属党委管的行政干部的任免、考查、惩罚、落实政策等方面的决议、决定、通知等永久8党群机构设置、调整人员、编制等方面的决议、决定、通知等永久9本公司编制的党员教育、职工政治思想教育方面的材料短期10本公司纪检工作计划、总结、统计报表长期11本公司统战工作情况汇报、总结等材料长期412上级颁发及公司制定的有关制度、措施长期13本公司关于党务工作、工会工作、共青团工作的问题，向上级的请示与批复长期14党员名册、团员名册、工会会员名册永久15党团组织关系、介绍信及存根长期16对党员干部、党员违纪处理的报告和批复长期17公司民主管理方面的总结材料长期18劳动竞赛的计划、总结、统计报表长期19工会经费收支、

8、帐册、报表长期序号文件材料名称保管期限1本公司主管领导对公司的承包责任、任期目标等文件材料长期2本公司的年度工作计划、总结永久3本公司的组织机构、印模起用等文件永久4本公司主管领导向职代会作的关于公司经营方针、长远规划、年度计划等方面的报告永久5公司史、大事记等资料永久6本公司有关地域范围变化解决边界纠纷、征用土地的文件材料永久7本公司出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料重大活动的主要文件永久一般活动的材料及考察报告长期8本公司与外国有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料有历史意义和长远利用价值的永久重要的长期般的短期9本公司编辑的并反映主要职能活动的出版物永久10本公司房

9、地产契约、证书等永久11本公司行政管理方面同上级的请示报告以及批复长期表2行政管理类文件材料归档范围及保管期限表12国家及上级机关领导人在本公司视察、检查工作的指不、题词、白、录象、照片等永久13上级机关授予本公司的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗等永久14本公司处理人民来信的文件材料有省以上领导批示和处理结果的永久后巾级机关或本公司领导人批不和处理结果长期其余短期15调查处理政纪案件的文件材料重要的永久一M的长期16上级关于公司行政管理方面的指示通知的文件材料长期17公司行政管理各职能部门上报的计划、总结短期18公司行政管理各职能部门、职能范围、管理制度、工作标准、管理标准汇编永久19干部名册

10、、干部任免、招聘等文件材料永久20计划生育方面的材料长期21公司行政工作会议（司务会）、领导层办公会、专业会形成的纪录、决定、纪要等文件材料永久22公司晋升先进、国家级企业活动中形成的原始记录、申报材料、批文、合格证等文件材料永久23组建集团公司形成的有关文件材料永久724集团公司领导层重要会议记录、纪要长期25保密工作的组织建设、条例、规定、通报等长期26本公司收发文薄、电报、底稿及行政介绍存根长期27法律事物工作的文件材料长期经营管理类文件材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1公司营业执照、以及申报、登记、批复等文件。产品商标注册申请及证书等文件材料永久2产品生产许可证永久3生

11、产经营决策方案及其依据性的材料长期4本公司方针目标展开方案和公司主管领导诊断报告长期5公司总体改革方案长期6与其他企业、事业单位联营、投资方面的文件材料重要的永久 般的长期7工业普查形成的文件材料长期8市场调查、用户反映和要求、市场占有率、市场预测方面的文件材料短期9竞争对手的企业状况短期10与本公司产品有关部门和国民经济各行业发展情况长期11年度产品销售计划和销售统计报表长期12年度技术经济指示、综合计划、综合统计年报永久13月度经营活动分析短期14年度物资供应计划、统计报表长期915年度产品生产计划长期16质量管理计划、总结长期17各级质量管理奖申报材料的批文长期18财务管理工作计划、总结

12、长期19干部统计年表、各类专业干部统计报表永久20本公司年度工资计划、工资总额、奖金指标等文件、表册，年终工资统计报表长期21产品销售价格、目录、产品广告长期22各种有关物价、财务问题的请示报告、批复长期10生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1年度生产能力查定方面的材料、年度生产大纲长期2技改计划方案、技术措施计划长期3生产作业计划编制、执行及调度工作方面的文件材料短期4安全检查、整改措施、执行情况材料短期5重大伤亡事故的分析，向上级请示报告、批复及处理材料永久6安全生产计划总结、能源工作升级材料长期7安全平定升级材料长期8节能工作计划总结、能源工作升级材料长期

13、9劳动定员、定额、计划等材料长期10上级关于工资的有关指示、决议、通知长期11各种调整、改革工资制度的方案、请示批复，各种奖励制度和规定永久12员工工资制度升级浮动的规定、方案等材料长期13环境保护方面形成的文件材料长期11产品类文件材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1上级对产品开发的指导庄文件长期2产品开发、市场调查、考察报告和可行性分析报告长期3技术任务书、协议书、委托书、合同、报告、批复长期4试制计划、大纲、方柔论证长期5技木标准长期6设计、计算文件长期7试验大纲、计划、记录、报告等长期8关键技术问题、故障分析报告、各种专题报告、技术总结长期9产品设计图样、技术文件长期10

14、试制产品质量和技术经济分析报告长期11产品性能试验记录长期12试制产品的试用和现场考察报告长期13试制产品的试用和现场考察报告长期14申请正式投产报告、批复、通知长期15定型产品图纸长期16P文件（包括工艺规程、工时定额、消耗定额）长期1217工、夹、模、量、检具设计文件及工装目录长期18产品出厂试验、验收文件长期19产品创优计划和措施计划长期20优质产品申请表、审批文件、证书奖牌等短期21产品质量月检记录长期22上级对公司质量监督检查、考核检查、行业检查的检查报告长期23产品质量事故分析报告处理结果材料长期24QC成果材料（省级以上）短期25产品质量、用户反馈意见长期26技术质量、攻关记录及

15、成果长期13序号文件材料名称保管期限1课题立项的申请报告及审批文件永久2课题任务书、委托书、合同、协议书等长期3开题报告、方案论证永久4调研、访问用户、调查材料及调查报告长期5专题技本会议记录、纪要长期6原始记录、试验记录等短期7试验报告长期8计算材料长期9设计文件、图纸、关键上2文件长期10主要的来往文件长期11鉴定证书、验收报告永久12科研报告、阶段总结长期13参加验收人员名单等长期14成果申报材料、审批材料、获奖证书及批准文件等（包括推广应用经济效益和社会效益）永久15专利申报的有关材料及批准文件永久16成果转让合同长期表6科学研究类文件材料归档范围及保管期限表1417推广应用的方案、总

16、结长期18扩大再生产的设计文件、工艺文件、定型等文件材料长期19用户反馈意见短期20科研论文长期21科研，作总结长期22获奖成果的各种证书、合格证、奖杯、照片等永久15序号文件材料名称保管期限1工程项目的申请报告（建议书）和批复长期2可行性研究报告和附件长期3设计任务书（或协议书）长期4设计方案及审批材料长期5工程概算短期6地址选择报告及有关附件长期7征用土地的报告、批复永久8拆迁协议书、合同长期9初步设计全套图纸及文字说明长期10技术设计全套图纸及文字材料长期11设计计算书、工程费用预算长期12施工设计的全套图纸及文字材料长期13如果由设计院设计则将整套施工设计图纸和工程预算归档长期14开工

17、报告、批复长期15工程定位、测量记录及验收单长期16消防审查、防疫审批材料长期表7基本建设类文件材料归档范围及保管期限表1617施工任务书、协议书、合同、施工执照、指标投标书长期18施工记录、隐蔽工程记录、原始材料实验报告长期19设计艾更通知单、修改记录长期20重大质量事故报告、及处理记录永久21施工总结和技术总结长期22整套工程竣工图纸（如果以施工图代竣工图，必须由工程负责人签字、盖竣工章）永久23工程质量鉴定报告永久24工程结算材料永久25竣工报告永久26竣工验收会议记录或纪要永久27工程现场照片（施工前、施工中、竣工后所摄照片）永久28使用过程中，发现问题和处理结果永久17设备仪器类文件

18、材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1引进、采购设备的可行性经济、技术研究报告、技术经济效益预测、方柔论证长期2立项、洽谈、考察、签约、人员培训等活动中形成的文件材料长期3申请资金和外汇的报告及批复文件长期4设备开箱、“商检”和索赔活动中的文件材料长期5设备开箱验收记录、随即文件材料及图样（包括原文和译文）长期6设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、精度、检测、验收报告长期7设备操作及安全技术、维修保养规程长期8设备预检、维修保养、调整记录、履历表长期9设备运行记录及事故分析处理报告长期10设备报废鉴定书、申请报告和批复长期11设备改造计划、任务书、设计说明书、图册、工艺、验证、鉴定书长期12设备管理目标、计划、总结长期13设备管理奖、有关申报批准材料长期1814设备管理方面的文件材料短期15设备转让、固