存量纸质劳动合同电子化工作相关事项及操作说明

1、存量纸质劳动合同电子化工作相关事项及操作说明（此文档后续可能会进行优化、修改，请各经办机构人员视情况制作相应的宣传指导材料）在单位网上服务大厅的劳动关系模块增加纸质合同电子化采集功能，类似于单位网上服务大厅原有的批量导入社保卡照片功能，把员工基本信息报盘导入，PDF合同文件按照一定规则命名，由系统自动实现一一对应。可以提前进行员工信息整理和纸质合同的扫描工作。一、注意事项：1、使用此功能上传PDF材料时，如果单个PDF文件大小超过3MB，建议使用IE9、10、11浏览器，IE浏览器具体配置步骤请查看“淄博电子劳动合同常见问题及解决办法”文档。查看IE浏览器版本方法：打开IE浏览器点击“小齿轮按

2、钮”点击“关于Internet Explorer”2、表格中身份证号、姓名、合同期限类型、合同起始日期为必填项，合同期限类型为固定期限时，合同终止日期也为必填项。3、身份证号必须为18位，如有X必须是大写X。4、扫描纸质合同之后，需要命名为“身份证号姓名.PDF”的格式。例如三.PDF”，中间不要有空格，一个人、一份合同对应一个PDF文件。5、为避免因为合同文件太大上传失败，扫描纸质合同时要注意设置一定的扫描精度，保证整份合同不超过3MB，可以通过“降低扫描时的分辨率”和“通过PDF批量压缩软件压缩PDF文件”这两种方式，降低PDF文件的大小！6、此功能

3、支持分批上传，需要特别注意的是：每开启一次流程，导入的Excel表格中的人员要和上传的PDF文件数量对应，单次上传的Excel表格人员数量和PDF文件数量建议控制在30个以内，避免出现系统加载时间过长的情况。7、通过批量上传功能上传的合同状态为“新订”状态，所以通过此功能上传合同时，务必确保此合同还处于有效状态，未超出“合同终止日期”。二、功能操作步骤1、打开“电子合同多文件批量上传”功能，功能位置如下图：2、下载“报盘模板”Excel表格，功能位置如下图：3、按照“报盘模板”格式，整理需要导入的电子劳动合同人员信息，每次导入最多不超过30条。4、点击“导入数据”按钮，选择整理好的“报盘模板”

4、文件进行导入，导入成功后，点击“下一步”。5、核对人员信息无误后，点击下方的“上传材料”按钮，选择需要上传的PDF合同文件，可支持多选，注意选择的PDF合同文件要和之前导入的人员信息对应，如果其中有对应不上的，无法执行下一步。单个PDF文件不能超过3MB！可以通过“降低扫描时的分辨率”和“通过PDF批量压缩软件压缩PDF文件”这两种方式，降低PDF文件的大小。6、选择完文件后，点击“上传”按钮，进行上传，此过程耗时较长（与上传的文件大小有关），请耐心等待，期间可能会出现浏览器无响应的情况，不要关闭此页面。如果中途关闭页面，可重新登录系统，通过首页“待办事项”找到之前这笔流程，继续进行“上传材料

5、”操作。7、上传完成后，对应人员的“上传材料标志”会变为“已上传”，待本次导入表格中的所有人员对应的所有PDF文件上传完成后，点击“下一步”提交即可。8、提交之后，待自动任务执行完毕后，将弹出导入结果（审核结果），审核结果都为“成功”，则上传完成。9、通过“电子合同多文件批量上传”功能批量上传的电子劳动合同，合同状态都是“新订”，如果想对合同进行“变更、续订、解除、终止”后续操作，可以通过“变更续订解除终止业务（PDF上传）”功能进行单个办理。如：给张三办理解除劳动合同操作时，可通过此功能将张三已经签字盖章的纸质“解除劳动合同证明书”扫描成PDF格式文件，然后将PDF作为附件上传，办理解除电子劳动合同业务。上传的附件根据办理的业务场景，企业自行把控、选择，此功能无需经过劳动者签字和企业签章，无UK企业也可以使用。特别注意：此功能暂时仅针对通过批量上传功能导入的电子劳动合同，通过网