应用文写作格式规范培训

1、应用文写作格式2014年春季高考语文考试说明要求考生：能写记叙文、议论文、说明文及常用应用文。应掌握的应用文种类：便条、条据、书信、启事、通知、广告、计划、总结、说明书、调查报告、简报。一、便条、单据1、便条 人们在日常生活、学习和工作中，有时临时遇到简单的事情要向对方说明或请对方办理，有时根据制度规定必须履行手续或留作凭证，在这种情况下，往往需要写一个条子，这个条子就叫便条。标题：第一行居中，用较大字体写上“请假条”或“留言条”等字样。称呼：另起一行顶格写对收条人的称呼，后加冒号。正文：另起一行空两格。内容要简明扼要，切忌行文拖沓啰嗦。最后要有“请批准”“恳请批准”等表示请求的话语。结尾：正

2、文结束后，另起一行空两格写上“此致”，下一行顶格写“敬礼”（可写可不写）。署名：另起一行，在便条右下方，签上名字。日期：在署名的下一行写上年、月、日。请假条：写清楚请假原因、时间，要提前送达，若紧急可事后补送，但必须在事前口头说明或用其他方式说明，并得到允许。格式： 请 假 条（单位或领导）： 正文内容（请假原因和起止时间）特此请假，恳请批准！ 此致敬礼 年月日 请假条 商务培训中心: 因我行于1月10日晚举行员工大会，任何人不得缺席，所以本人1月10日晚不能回校参加培训。特此请假、恳望批准! 此致敬礼！ 工商银行海珠营业部刘冬梅 2005年1月8日 请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动

3、的文书。【练习】今天张芳重感冒不能到校上课，请你代她给班主任王老师写一张请假条。 请假条尊敬的王老师: 因张芳今天重感冒，不能来校上课。特此请假一天，恳望批准! 此致敬礼学生： 年月日留言条：写明双方未能见面的原因、下次相见的方式和时间及希望对方办理的事情等。包括代别人接电话或传达某件事的时候，也可采用留言条转告。【练习】下面是周华同学给博物馆金馆长写的一张便条，有些词用得不得体，请你帮他修改。 “光临”应改为“到（去）”； “决定”应改为“不得不（只好、只能）”； “磋商”词义过重，应改为“商量（商议、商定）”。署名和日期应该分两行。 金馆长： 您约我今天下午去贵处谈我班同学光临贵馆参观一事

4、，因我有急事，现决定改期。具体改在何时，另行磋商。 周华 5月18日 留言条格式留言条： 正文内容（简单明了的把你要给对方说的事情写清楚 ） 年月日 2、单据也是便条，其适用范围仅限于钱、财、物方面，比如借到、收到、领到钱款物的时候，要写条给对方做凭证，以便对方作为收入、支出、报销、保存、查考的依据。标题：第一行居中大写“借据”“收据”“欠条”正文：另起一行空两格。先写“今借到”“今收到”“今欠”等字样，并加冒号。再另起一行空两格写内容，应写明这个单据是写给谁的，基于什么事情，涉及何种款物，数额数量多少等，也可在“今借到”“今收到”后直接写内容。署名：另起一行，在单据右下角，写上开具凭证人的所

5、在单位及姓名。重要凭据要加盖公章。日期：在署名的下一行写上年、月、日。借条的格式 借条 今借到后勤处铁牛牌双轮手推车贰拾辆，其中，拾辆是新车，拾辆是旧车。借期一周，于本月二十日归还。 经手人：班 王伟 年月日以单位名义写的借据，这类借据必须有经手人的签名或盖章。借据要将从哪里借的，借的什么，数量多少，规格怎样，新旧程度，以及归还的时间一一写清。 借条 今借到财务科人民币伍拾圆整，作回家探亲用。日后按规定报销，多退少补。 此据 借款人：李爱兵(签名盖章) 年月日借据(条)一般较为短小精悍，语言简洁明了。字据文面要干净，不许涂改，若有涂改，需出据方在改动处加盖公章或私章或签名。钱数需大写。 欠条：

6、在第一行中间写上标题“欠条”或“今欠到”，正文要明确写清楚欠了什么、欠了多少、归还日期、附加条件等内容，结尾要写上姓名或单位及时间。借据特点借据(条)一般较为短小精悍，语言简洁明了。字据文面要干净，不许涂改，若有涂改，需出据方在改动处加盖公章或私章或签名。钱数需大写。壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒捌 玖 拾 佰 仟 万 欠 条 原借张小强同志人民币壹仟叁佰圆整，已还壹仟壹佰圆整，尚欠贰佰圆整。两个月内还清。 此据！ 刘刚 年月日 欠条 年3月份借到王立东人民币捌拾圆整，今补欠条，作为凭证。 张红玉(签名盖章) 年月日 欠条 原借杜小强同志人民币叁佰圆整，已还壹佰伍拾圆整，尚欠壹佰伍拾圆整，两个月内

7、还清。 刘玉刚 年月日 收条 今收到王强老师所归还显微镜壹台，天平壹架，完好无损。 此据 顾小英 2005121 借 条 为参加艺术节，我班借用学校体育组运动服捌套，演出后（12月18日）即归还。 此据 经手人：高二（1）班 王雨 20051214 欠 条 因购书款未带足，尚欠新华书店人民币叁佰贰拾圆整，两天内归还。 此据 扬州中学 张小玲 20051215注意：1、数字：要大写“壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿”。币种+数额+元/斤/台+整。2、用签字笔、毛笔、钢笔书写，不得涂改。如需改动要加盖公章。3、如是代领，必须写明“代领/收人”字样。4、表示收到、借到及缘由的用语要明确，必要时可以反复推

8、敲，以免发生歧义。比如：还欠款贰万。二、书信书信包括祝贺信、介绍信、证明信、感谢信、贺信、慰问信、表扬信、建议书、邀请函、倡议书、请柬、申请书、决心书等。一般书信包括五个部分：1.称呼。信纸第一行顶格写，后面加冒号.2.正文。第二行空两格写起，转行顶格。3.结尾。正文写完，另起一行空两格或四格写“此致”、“祝”等词语。然后另起一行顶格写“敬礼”、“进步”等敬祝语。4.署名。一般写在敬祝词下行的后半行。5.日期。写在署名下一行，靠右边写上写作的年月日。书信格式（称呼得体 顶格写）： 您（你们）好！ （空两格） （正文内容空两格） 。 此致（或祝）（空两格）敬礼（身体健康）（顶格写） （身份）：(

9、署名) 年 月日 书信格式老师: 您好！ 。 祝 工作顺利！ 学生： 年月日信封的格式 贴邮票 （收信人详细地址） （先生、女士）收/启 寄（寄信人详细地址及姓名） 1、介绍信 （1）概念解说介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。 （2）写作格式： 一般介绍信标题：第一行居中大写“介绍信”。称谓：顶格写收信单位或收信人姓名，后加冒号。正文：另起一行空两格。被介绍人姓名、人数、年龄、职务、政治面貌等；要接洽的事务及对收信者的要求等；表示祝愿和敬意的话。署名：在祝敬辞下一行写上单位名称，并加盖公章。印刷成文，留有存根的

10、介绍信由“存根”“间缝”“本文”三部分组成，将内容填入固定格式即可。例如：普通介绍信 介绍信 兹介绍我公司xx同志等 x人（系我公司 ），前往贵处联系 ，请接洽。此致敬礼！ xx公司（盖章） XX年 XX月XX 日 介绍信 兹介绍，等名同志(系)，前往贵处联系事宜 ，敬请接洽并予以协助。 此致敬礼！ 县人民政府(章) 年 月 日专用介绍信 专用介绍信 (存根) ( 字第 号) 等人前往 联系 。 年 月 日 （有效期 天） xx字第x号（盖章）2、证明信（1）概念：是以机关、团体、企事业单位、个人的名义凭借确凿的证据，证明某人的身份、经历，或证明有关事件的真实情况的专用书信。要针对对方要求的要

11、点，严肃、认真、实事求是的写。（2）格式标题：第一行居中大写“证明信”。称谓：顶格写需要证明单位的名称，后加冒号。正文：另起一行空两格。如证明的是人的经历，应写清人名、时间、地点及其经历的事情；如是事，写清参与者姓名身份及其在此事件中的责任、作用和事件本身的前因后果。针对性强，用语准确。结尾：可接着正文或另起一行空两格写“特此证明”。署名：在末行右下方写上证明单位名称，并加盖公章。并在署名下一行写上年、月、日。 证明信局党委： 同志，男，现年32岁，一九九四年九月考入我校学习，系教授的研究生 ，二000年九月毕业。由于XXX原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现即将补发。 特此证明。 此致敬礼

12、！ 大学校长(签名) 年月日3、感谢信（1）概念：除感谢外还有表扬意。可直接送达对方单位或公众场合，电台等大众传媒介予以表达，以表谢意。（2）格式：标题：第一行居中大写“感谢信”“致xx的感谢信”。称谓：另起一行顶格写被感谢的对象的单位名称或个人姓名（先生/女士），后加冒号。正文：另起一行空两格。简要叙述对方先进事迹；热情赞颂可贵精神和社会影响，表示向对方学习的态度及决心。结尾：写表示敬意和感激的话，如“此致”“敬礼”等。署名：在结尾下一行右侧写上单位名称或个人姓名，并在署名下一行写上年、月、日。 感谢信 xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用

13、户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。 xxxx电缆有限公司 董事长:xxx xx年x月x日感谢信xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。xxxx电缆有限公司董事长:xx

14、x总经理:xxxxx年x月x日4、贺信 （1）概念解说 贺信是对他人取得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日期表示祝贺的文书。贺信与贺词有所不同，不要将贺信写成贺词。贺词内容篇幅长，而贺信要求简单短小，不宜长篇大论。 （2）写作格式：标题。第一行居中大写。称谓。单位全称/人名同志+冒号。正文：另起一行空两格。形式背景；对方成绩及取得原因，若是会议写明重要性；表示热烈的祝贺、赞颂。结尾：写祝愿的话“祝大会圆满成功”“祝健康长寿”等。署名：祝贺单位/人（签名），署名下边写日期。例如：（朱镕基电贺他信西那瓦就任泰王国总理） 贺 信曼谷泰王国总理他信西那瓦阁下: 在阁下就任泰王国总理之际，我谨向阁

15、下表示热烈的祝贺。近年来，在我们两国政府和人民的共同努力下，中泰友谊不断加强，各领域的合作继续深化。中泰友好关系符合两国人民的利益，有助于地区和平、稳定与繁荣。我相信，在阁下任期内，在两国二十一世纪合作计划联合声明的指引下，中泰睦邻互信的全方位灰好合作关系必将取得更大发展。祝泰王国国家昌盛，人民幸福。 中华人民共和国国务院总理 朱镕基 二00一年二月九日于北京三、通知1、定义：通知是一种上级对下级、组织对所属成员传达信息或布置工作常用的应用文。2、结构和格式结构：由标题、上款、正文、落款四部分组成。格式：（1）标题。发文机关+事由+文种；发文事由+文种；发文机关+文种；文种。若是联合/紧急/补

16、充通知，应在标题中写明。转发性通知要在标题中写明“批转”或“转发”字样，并要列出原文件制定单位及原文件名称。（2）上款。有受文单位的，要在标题的下一行顶格写受文单位，后加冒号。如果被通知的是个人，要写个人姓名及职务。通知范围大的，也可以不写上款。（3）正文分开头、主题、结尾三部分。开头写发通知的原因、依据和目的。主题写通知事项，内容多采用条款式。结尾写要求希望等。（4）落款。写明发文机关、发文日期。标题有发文机关的只写发文日期。3、通知 格式 (紧急、重要、关于的)通知（顶格写出通知对象的名称）： 正文内容 发出单位（有的还要加盖公章） 发通知时间（切忌使用“即日”） (紧急、重要、关于的)通

17、知 正文内容 发出单位（有的还要加盖公章） 发通知时间（切忌使用“即日”） （会议性通知） 关于会议的通知各职能处室： 定于月日召开会。现将有关事宜通知如下： 会议议题。 参加人员。 会议时间月日（会期，报到。） 会议地点。 有关事宜（一）。（二）。 （三）。 联系人：，电话：，传真：。 年月日注意：“通知”中必须写清楚什么人在什么时间、什么地点要做什么、要带什么，不能含糊。 下面是一份会议通知： 通 知各班班主任和政治老师： 兹定于X月X日（星期X）下午三时在党支部办公室召开班主任和政治老师会议，讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见，准时参加。 党支部办公室（盖章） X年X月

18、X日公文文面格式由眉首、主体、版记三部分组成。 （一）眉首 份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识（红色印刷） 发文字号 签发人主体标题主送机关正文附件成文日期公文生效标识（印章或签章）附注版记主题词抄送机关印发机关 印发日期文件式格式（上行文用）练习：请指出下面的会议通知中的错误。 通 知 研究决定，本星期六下午第二节课后分年级召开各班学生代表会议，收集对各科教学的意见。希各班派代表按时参加会议。 此致 敬礼 教务处（盖章）12月11日 (1)格式方面的错误是： 通知发布者和发布日期写在了一行 正文后滥用致敬语 (2)内容方面的错误是：地点不明 代表人数不明 四、启事1、定义：机关

19、、团体或个人，有事情要向公众公开说明，或者需要请求大家协助，都可以写成简短的文字，张贴出来。如寻物启事、招领启事、开业启事、招聘启事、寻人启事、征文启事等。2、结构和格式结构：标题+正文+结尾格式：（1）标题。第一行正中写明启事名称，如“寻物/征文/招领启事”等。（2）正文。另起一行空两格。注意招领启事由于目的是要失主认领物品，但又防人冒领，有些内容如物品数量、特征等不应写的太明确，应在失主认领时核对，但联系方式、联系人等应写具体清楚。（3）结尾。启事最后，写发布启事的单位名称或个人姓名，注明地址、联系方式和日期等。署名放在正文右下方，日期写在署名下方。启事和启示的区别：启事是为了公开声明某事

20、而登在报刊上或墙上的文字。这里的“启”是“说明”的意思。“事”就是指说明的事情。而“启示”的“启”是“开导”的意思，“示”是把事物摆出来或指出来让人知道。“启示”是指启发指示，开导思考，使人有所领悟。启 事 格 式 （寻物、招领征稿）启事（居中） 启事内容（空两格） 特此启事（可写可不写） (姓名或单位) 年月日 各类启示具体要求：寻物（人）启事：要将物品的特征、数量、种类，人的特征，丢失的时间、具体地点和联系方法写清楚，用语要有礼貌。招领启事：只写捡到的物品名称，不涉及具体的样式和数量，以防冒领，捡到物品的时间地点要写清楚。招聘启事：要写招聘的目的、对象、条件、待遇、联系方式等内容，用语要诚

21、恳。征文启事：要写明征文的目的和意义、征文的体裁和内容、评选办法、截止日期、注意事项等。【练习】 修改下面一则启事中不够得体的语言。 启 事 秋风秋雨愁煞人，没有雨伞愁上愁。 本人仅有的一把雨伞，昨晚不幸遗失在图书馆了。请拾者务必送还。 失者 ： 年月日【修改】： 寻物启事 本人昨晚不慎在图书馆遗失一把蓝色花底雨伞，有拾到者请与小区幢（chung、zhung）号联系，电话：。在此致以谢意。 失者 ： 年月日 假设你今天早晨在学校操场上捡到了一个黑色的女式皮夹，里面有105元现金和一张学生证，请你拟写一个招领启事。 招 领 启 事 本人今天在学校操场上捡到一个黑色皮夹，里面有学生证一张和现金若干

22、。请遗失者速与我联系。地点：胜蓝楼班 月日五、广告1、定义：广而告之。2、分类：传播媒介，报刊/影视/网路/广播广告；内容，商业/公益广告。（1）商业广告由标题、正文、联系方式三部分构成。正文应突出产品、企业的特点。（2）公益广告应突出主题的鲜明性、语言的文学性。季羡林（树欲静而风不止），家庭Family=Father And Mather I Love You，表达出“感恩父母从现在开始”。 3、内容：产品名称、质量品味等。要重点突出。4、格式：标题+正文+附文（随文）标题。点名广告主题，引发消费者兴趣，诱发消费者阅读正文兴趣。直接标题：开门见山。维维豆奶，欢乐开怀间接标题：委婉含蓄。双脚不

23、再生“气”=达克宁复合式标题：正题+副题。正题脚癣一次净副题三十分治愈脚气，无效退款正文。开头+主题+结尾。开头，上承标题，对商品作简要说明或解释，并引出下文。主题，介绍商品特点、优点，以及带给消费者的利益。结尾，总结建议性话语，激发购买欲望，并促成其购买行为。附文。补充文字，写明与销售商品有关的信息。如单位名称、地址、网址、电话、传真、邮编、联系人等。 5、广告标语：广告口号或广告词。要简明易记、构思巧妙、有感染力。有赞扬式、号召式、情感式和综合式。如：农夫山泉有点甜；头屑去无踪，秀发更出众；真诚到永远。6、写作要求：（1）主题鲜明突出。（2）内容真实准确。（3）抓住顾客心理。（4）讲究语言

24、技巧。例1： 标题：送出你的爱广告语：想通过网络表达你对她的爱？那就赶快加入我们吧！正文：是爱在心口难开？还是当面说不出sorry？或者“说”爱还不够？那就通过肯德基的“送出你的爱”活动来展示你特别的表达方式，有多款卡片样式可供选择，还犹豫什么？快来参加吧！随文：详情请见各店堂公告（或肯德基网站主页）例2：交通文明广告词文明行驶是安全的保证，安全畅通是文明的象征。 停一停，畅通与你同行；让一让，安全与你相伴。 斑马线是平安线，红绿灯是生命灯。 礼让让出海阔天空，争抢抢出飞来横祸。 开车多一份小心，家人多一份安心。 人人需要文明交通，交通需要人人文明。 小心出行，平安总相伴；大意驾驶，灾难常临头

25、。【练习】请根据对话的内容，用广告语来巧妙地回答校长的问话。有个学生爬墙出校,被校长抓到了。校长问：“你为什么不从校门走？”他指着衣服说：校长又问：“这么高的墙怎么翻得过去？” 他指着裤子说 ：校长再问：“翻墙什么感觉？”他指着鞋子说：“ 美特斯邦威，不走寻常路。”“李宁，一切皆有可能。”“特步， 飞一般的感觉。”第二天，他从正门入。校长问：“你怎么不翻墙了？”他说：第三天，他穿混混装。校长说：“你不能穿成这样。”他说：第四天，他穿背心上学。校长说：“你不能穿背心。”他说：校长说：“我要记你大过。” 他问：“为什么？”校长说：“安踏， 我选择 我喜欢。”“ 穿什么就是什么， 森马服饰。”“ 男

26、人简单就好， 爱登堡服饰。”“ 动感地带，我的地盘我做主。”六、计划总结（一）计划1、定义：对未来一定时期内的工作目标、步骤、措施作出安排。2、分类：内容=综合/专题计划，时间=长期/短期计划，范围=单位/部门/个人计划。3、格式：标题+正文+落款标题：单位+时限+内容+文种正文：前言+目标+步骤+措施落款：写计划的制定者和日期。（二）总结1、定义：对过去工作、学习或思想情况进行回顾、分析、评价，并从中找出规律性的东西作指导。2、分类：内容=全面/专题总结，时限=年度/季度/月度总结，范围=单位/部门/个人总结。3、格式：标题+正文+落款标题：单位+时限+内容+文种xx中学2013年工作总结。

27、 内容概括素质教育结出累累硕果。正文：取得的成绩、存在的问题、经验体会教训、设想和安排。实事求是、详略得当落款：署名和日期七、说明书（1）实用性。（2）科学性。（3）突出特点，强调特征。（4）用语通俗简明。 1、定义：说明为主。用于商品、报刊、影视、景点等。2、分类：产品、使用、安装、戏剧演出说明书等。 书籍报刊说明书：要标明书名、作者、出版时间及单位、主要内容、特点读者对象等。 工业产品说明书：要标明名称、性能、用途、使用方法等。 农作物说明书：要标明名称、产地、栽培方法、性质、用途等。 3、格式和结构格式：短文式和条文式。结构：标题+正文+落款标题：产品说明书；xx高级人参珍珠霜；xx牌染

28、发香波使用说明书。正文：产品构成、性能特点、使用和保养注意事项。插图。落款：写明厂家名称、产品批号、生产批准部门、专利号、质量级别、生产日期等。金感康胶囊(说明书)【药品名称通用名】 金感康胶囊【主要成分】 金银花、穿心莲、板蓝根、蒲公英、对乙酰氨基酚、盐酸金刚烷氨、马来酸氯苯那敏。【功能主治】清热解毒，疏风解表。用于普通感冒、流行性感冒，外感风热证，症见发热，头痛，鼻塞、流涕、咳嗽、咽痛。【用法用量】一次2粒，一日2-3次。药品其他信息【贮藏】密封保存。【规格】每粒装0.45g（含对乙酰氨基酚250mg）【批准文号】国药准字Z20059013八、调查、报告（一）调查1、定义：调查主体对特定调

29、查对象进行深入考察了解的基础上，经过准确的归纳整理，科学的分析研究，进而揭示事物的本质，得出符合实际的结论，由此形成的汇报性应用文书。2、格式和写法格式：标题和正文标题。直接写出调查内容和对象，xx农贸市场调查报告； 正副标题结合，正标题点明调查结论或核心问题，副标题说明调查内容和对象，他们为什么能在智力竞赛中得奖北京市中学生智力竞赛情况分析正文：前言、主体、结尾前言：叙述式、议论式。主体：纵式结构、并列结构、层进式结构。结尾：总结观点深化主题；提出问题引人深思；展望前景给人鼓舞；改进措施和办法。九、简报1、定义：简报是传递某方面信息的，具有汇报性、交流性和指导性的，简短、灵活、快捷的内部小报

30、。又称“动态”“简讯”“工作通讯”“内部参考”等。2、种类：性质=工作/生产/学习/会议简报； 写作=分项列标题或标号式/新闻报道式/文件转发式。3、特点：共性：新、快、实等。特性：内容专业性强。专人撰写；篇幅特简短。语言简明精炼；限于内部交流。不能公开，要保密。4、格式及问题格式：报头+正文+报尾报头：简报名称，套红印刷大号字体，位居第一页上方、中间；期数，在名称下一行，加括号。有特殊内容不需另出一期的，就在名称或期数下面注明“增刊”“xx专刊”；编发单位，位于期数的左下方；印发日期，写在与编发单位平行的右侧。有些根据需要在右上方标明秘密等级，也有写“内部刊物，注意保存”等。内部材料注意保存

31、 xx工作简报 第x期xxx办公室 x年x月x日 正文：刊登的一篇或几篇文章。大多数是消息包括标题、导语、主题、结尾和穿插在叙述中的背景材料。报尾：位于简报最后一页的下方，在两条平行线内注明简报发放的范围和印发份数。 三 报：x x x x x x x送：x x x x x发：x x x x x x x （共印xx份） 二 十、求职书、自荐信1、定义 求职书（信）：一般是不知道用人单位是否招聘新人，或不知道招聘什么人员的情况下主动自荐，所以对自己的介绍要全面，信可多家投递。 自荐信：又称应聘书。是在知道用人单位招聘什么人员的情况下写的，信的目标明确，针对性强，要根据用人单位的需求有侧重地介绍自己的专业特长以及应聘的理由。2、格式：标题+称呼+正文+附件+落款标题：醒目简洁，在第一行居中用大号字体标注“求书”“自荐信”“应聘书”等。称