铁塔股份协同办公系统公文、用户管理信息发布等操作培训new

1、中国铁塔股份有限公司协同办公系统公文及配置、用户管理、信息发布等培训操作提纲1公文分类、公文角色、流程示例2公文起草、公文审签、生成文档、分发传阅3文件签收、公文查询4公文配置、用户管理、信息发布操作5操作演示（公文、配置管理、用户管理等）1.1公文分类红头文件中国铁塔股份有限公司XX省分公司文件中国铁塔股份有限公司XX省分公司任免通知中国铁塔股份有限公司XX省分公司批复中国铁塔股份有限公司XX省分公司综合部文件信函公文中国铁塔股份有限公司XX省分公司函中国铁塔股份有限公司XX省分公司部门函 会议纪要总经理办公会议纪要专题办公会议纪要部门会议纪要公司及部门收文中国铁塔股份有限公司XX省分公司收

2、文 部门收文签报中国铁塔股份有限公司XX省分公司签报1.2流程讲解1.3省分地市公司发文环节编辑属性环节名称附件是否可编辑审批正文是否可编辑定稿正文是否可编辑拟稿是是/部门副总经理审核是是/部门总经理审核是是/部门文件管理员转办是是/综合部核稿是是/综合部领导审核是是/部门文件管理员转会签否否/部门副总经理会签否否/部门总经理会签否否/员工办理否否/公司领导签发否是/综合部复核是是/排版出清样否是是校对否否否定稿缮印否是是封发归档否是是1.4公文角色 公文流程角色公司发文部门发文公司收文部门收文公司签报部门副总经理部门总经理部门文件管理员核稿综合部领导公司领导复核排板出清样定稿缮印封发归档登记

3、综合部批阅分办整理归档1.5分办、分发、传阅分办分发公司收文：综合部领导或公司评到批阅后，由综合员进行分办，分给具体承办部门办理，仍属同一流程。公司发文、部门发文：公司红头文、函、任免、纪要，部门文件、函等成文后，由综合员进行分发，分发各上下级单位或同级部门，上下级自动进行公司收文，同级部门自动进行部门收文。传阅公司发文、部门发文、公司签报、公司收文、部门收文等均可传阅，待办、已办状态均可传阅；1.6公文角色配置说明(1)序号角色名称角色用途配置建议范围发文流程1核稿公司发文流程中，对公司文件进行文字审核把关，对前期公文流转程序进行审核（如是否进行了会签等）综合部核稿岗位人员（总部配置王健）省

4、、地市分公司级别2综合部领导核稿人员审核后，送综合部领导把关配置综合部领导省、地市分公司级别3复核公司领导签批文件后，送综合部复核印发，需要在此环节进行审核是否需要送公司其他领导，如不需要，发送排版综合部核稿岗位（总部配置王健）省、地市分公司级别4排板出清样生成正式红头文件（不带印章），此环节需要按照公文格式规范进行格式调整和排版，删除不必要的要素（如无抄送单位，删除版记的抄送），下一步可发送拟稿人“校对”对排好版的红头文提修改意见文印人员（总部配置王健）省、地市分公司级别校对拟稿人在此环节只能在留言中提修改意见，不能直接编辑。关于校对的编辑问题，解释如下：原则上领导签发过的定稿，不得随意修改

5、。确需个别文字调整不涉及实质性变更的，可填写留言，保留修改痕迹记录，由排版人员进行修改后，再次校对确认。如果放开校对编辑权限，对定稿正文的修改失去了控制，发生问题无法区分责任。不用配置，自动为拟稿人省、地市分公司级别5定稿缮印本环节可对生成的正式文件继续进行编辑。鉴于公司无专门文印人员的实际，后续考虑删除此环节。文印人员（总部配置王健）省、地市分公司级别6封发归档校对修改确认无误的文件，在本环节盖章、分发。公司发文员（总部配置王健）省、地市分公司级别1.6公文角色配置说明(2)序号角色名称角色用途配置建议范围收文流程7登记公司收文入口，需与“公司收文员”同时配置分公司综合部“公司收文员”（1人

6、）省、地市分公司级别8综合部批阅此环节，综合部领导对公司收文提出拟办意见。综合部领导省、地市分公司级别9分办负责对公司收文的中转，公司领导对文件提出处理意见后，可送“分办”，由分办人员选择部门进行办理分公司综合部人员（总部配置王健）省、地市分公司级别签报10整理归档公司领导签批签报后，发送到本环节。需要审核是否要送公司其他领导或进行其他处理，如无，提交拟稿人签收。建议设置为综合部核稿人员省、地市分公司级别11网上阅文公司领导可看到公司所有公文各分公司公司领导省、地市分公司级别12部门文件管理员部门文件归口人，文件统一出入口，可传阅、会签、给员工办理等操作，需与“部门收文员”同时配置各分公司“部

7、门收文员”（1人）省、地市分公司级别13公司领导各分公司领导省分、地市公司领导（正、副职）省、地市分公司级别14部门总经理各分公司部门总经理省分、地市公司部门经理省、地市分公司各部门15部门副总经理各分公司部门副总经理省分、地市公司部门副经理省、地市分公司各部门领导待办请勿配置请勿配置操作提纲1公文分类、公文角色、流程示例2公文起草、公文审签、生成文档、分发传阅3文件签收、公文查询4公文配置、用户管理、信息发布操作5操作演示（公文、配置管理、用户管理等）2.2公文起草用户进入办公门户系统后，通过菜单“我的工作台文件处理文件起草公文起草”，选择对应红头，进入文件起草界面。2.3公文审签-待办处理

8、待办处理人从办公门户首页的“待办工作”打开需要处理的文件，进入待办文件处理。2.4公文审签-填写意见2.5公文审签提交处理2.7公文审签-生成文档在“排版出清样”环节有“生成文档”的菜单，后续的“定稿缮印”和“封发归档”等环节，直接在页面打开“正式文件”编辑。2.8公文审签-盖章在“封发归档”环节，点击“盖章”按钮，选择本次需要加盖的公章后，自动将公章插入正式文件的公章落款处，且自动衬于文字底端，如位置不正还可手工移动，关闭文件后，系统自动以窗体加密方式加密文件上传。2.9公文审签-分发传阅在“封发归档”环节，点击“分发”按钮，可弹出分发界面，默认主送和抄送自动入选，点击“分发”按钮即可完成分

9、发。2.10公文审签-传阅文件从待办、待阅、已办、已阅等文件中打开文件，可传阅止相关人员阅读。操作提纲1公文分类、公文角色、流程示例2公文起草、公文审签、生成文档、分发传阅3文件签收、公文查询4公文配置、用户管理、信息发布操作5操作演示（公文、配置管理、用户管理等）3.1文件签收注：“登录信息”中用户名位置需要填写完整邮箱地址，例如： .cn1)公司收文由公司收文登记员在“统一待办”中打开待办进行签收。2）部门收文由各部门文件管理员在“统一待办”中打开待办签收。3）抄送部门的部门文件管理员在“统一待阅”文件中签收。3.2公文查询用户进入办公门户系统后，通过菜单“我的工作台文件处理已办工作公文已

10、办”，通过输入搜索关键字，点击查询，在查询结果中点击右边对应公文标题，可打开相关文件。操作提纲1公文分类、公文角色、流程示例2公文起草、公文审签、生成文档、分发传阅3文件签收、公文查询4公文配置、用户管理、信息发布操作5操作演示（公文、配置管理、用户管理等）4.1公文配置管理4.2用户管理4.3 OA账号添加注意事项请注意添加时姓和名称要分开填写，请勿修改系统生成账号省级公司部门领导职位是总经理，副总经理；地市级公司部门领导职位是经理，副经理。添加完毕后注意在左上角有排序功能，请将部门领导排至第一位，这会影响通讯录中排序，添加完账号后请去通讯录查看确认排序。请勿删除前期所添加账号、人员，不要测试添加、删除动作，会造成该账号序号不断增加。请勿随意更改、删除组织机