工程建设档案(资料)管理工作探讨

1、.：.；工程建立档案资料管理任务讨论湖南省火电建立公司 李 萍 【摘 要】建立工程档案既是建立工程的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故缘由，清查事故责任的重要根据，同时也为工程的改扩建、维修、管理提供真实、可靠的技术支持。本文以工程建立档案管理为主线，从搜集、整理、归档、移交和保管利用等环节上全面论述了工程建立档案管理任务的要点与业务技巧，指出了工程建立档案管理中应留意的问题以及应采取的措施。【关键词】建立工程；档案；管理 建立工程文件资料是按照一定的原那么、要求与方法，伴随着工程工程的不同阶段逐渐构成的。由于工程建立中施工记录的不可复原性，决议了必需把工程资料管理作为控制工程质量的一种

2、手段, 它不仅仅是保证工程质量的重要技术措施, 同时也是反映工程质量的重要载体，并贯彻于工程建立的全过程，因此科学、规范的管理建立工程资料, 可以有效地确保工程施工平安, 提高工程质量。1搜集任务1.1坚持与工程建立工程施工同步搜集的原那么目前工程建立过程中, 施工资料不能做到完全与工程进度同步进展, 有些工程的施工资料便是“回想录式, 存在着事后补做景象，这种做法直接影响了施工资料的真实性, 容易呵斥施工文件资料数据填写错误, 使施工记录与现场施工的实践情况不符，直接影响施工文件资料的规范性和准确性。因此，在“搜集环节中，应留意施工资料与工程进度脱节问题，加强及时搜集资料的认识，才干防止在施

3、工过程中工程技术资料搜集滞后景象的发生，才干保证工程档案的真实性。1.2施工文件资料构成时的过程控制过程控制在资料管理中是一项重要的根底任务，一切影响资料构成的不规范和不准确要素都可以在此环节中得到有效的制止。对于实践任务中产生的施工资料填写、流程、实验取样等种种不规范行为，可采取以下措施：1.2.1掌握手签名和加盖公章的尺度。从法律成效上思索，凡为签署协议、合同及工程开工验收签证书、交接书等履行方和办理证书的签字方，其签字代表均应亲笔签名，并加盖公章，且签字方用原件归档。1.2.2制止在文件资料构成过程中运用涂改液、涂黑等改错方法,尤其是结论性数据、日期等重要数据,如写错,应在错误数据上划斜

4、线,将正确的写在一旁,或重做，关键数据还应盖上填写人的签章。1.3搜集时的质量要求1.3.1字迹清楚，图样明晰，图表整洁，签字手续完备。1.3.2归档资料制止运用易褪色的书写资料书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的明晰及结实程度应符合设备标定质量的要求。1.3.3照片档案采用数码相机拍摄后刻录到光盘存储；录音录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应运用不可擦除型光盘。1.4采取行之有效的措施1.4.1工程文件资料产生于工程建立全过程，其构成、积累和管理应列入工程建立方案和有关部门及人员的职责范围、任务规范或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。做到组织上有保证，制

5、度上有规定，职责上有分工，任务上有安排，管理上有考核，才干有效地处理工程资料构成后的搜集与整理问题，为工程资料的完好性提供保证。1.4.2分阶段抓住重要环节搜集以保证工程资料的系统性。工程预备阶段重法律根据文件的搜集，工程施工阶段重施工记录、设备安装文件、验证资料的搜集，尤其是需求闭环任务联络单，要有详细记录可追溯，工程试运转阶段主要搜集试运报告和试运记录，开工验收阶段重点关注签证验收文件。1.5确定搜集范围1.5.1承建工程档案：工程建立综合部分、工程管理部分、工程施工部分、工程开工部分、开工草图。1.5.2根本建立工程档案：工程预备阶段文件、监理文件、施工文件、工程开工部分、开工图。1.5

6、.3电子声像档案：综合管理、工程施工管理、平安及质量管理。1.6落实责任部门：划定工程资料的相关责任部门，督促相关部门及责任人及时搜集整理技术资料，为做好资料搜集任务奠定坚实的根底。*特别提示：应着重留意建立工程合法性证明文件的搜集即工程核准或开工报告批复；规划答应证；水资源审批文件；概算批复文件；施工答应证施工单位办理；招招标程序符合“招招标法规定的证明文件上级主管单位出具；合同文件；质量监视注册证明书及规定阶段的监视报告；移交消费签证书；平安、劳动卫生、环保、水土坚持、档案、消防专项验收证书；锅炉压力容器运营证；土地运用证；开工决算审计报告；开工验收签证书。2登记任务 根据文件构成的流程进

7、展收文登记、发文登记、过程控制登记、利用登记。在进展任何一项登记时，一定要将关键要素登记清楚，如文件称号、文件编号、收发文/利用日期、接纳/发放/同意/利用签名、数量、来源。3整理任务按照一定原那么对档案实体进展系统分类、组合、陈列、编号和根本编目，留意整理步骤，才干有条不紊地将零乱的文件资料整理成有序形状；对于搜集到的文件资料应及时整理并录入资料管理系统，做到不积压，用化整为零的方法及时处置，才干从繁杂的资料整理中理顺出有序来。3.1分类分类是档案整理任务的中心内容，是管理工程档案的根本手段；根据工程工程档案的内容性质、构成规律及相互联络，遵照一致的原那么和要求，采取科学、适用的方法进展分门

8、别类，从而使工程档案条理化和具有一定的从属关系和平行关系的过程。3.13.13.13.2组卷按照一定的原那么和方法，将有保管价值的文件分门别类整理成卷，也就是将工程文件系统整理组成案卷并对卷内文件进展排序的过程，实践上是一项把零散、无序的文件进展有序化组织的任务。实践任务中，组卷是档案整理任务的根底，对保证案卷质量有着重要意义，将直接影响档案的提供利用。3.2.1组卷任务应以方便保管和利用为出发点，而不是单纯地追求一致、整齐；必需符合一定的质量要求，所组案卷是一组具有有机联络的文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合，3.23.23.3卷内文件的陈列3.33.33.4编目将档号、案卷文件题

9、名、页数等信息按照一定的规那么进展档案著录并将条目组织成目录的过程。3.43.43.43.44归档任务归档是工程资料向工程档案转化的标志。4.1归档任务由相关责任部门承当，工程资料室对归档任务进展协助和指点。归档文件必需是经过系统整理并符合归档要求的文件才干归档。4.2根据根本建立程序和工程特点，归档可按阶段分期进展，也可在单项工程或单位工程完成并经过开工验收后与开工验收文件一并归档。4.3归档文件应完好、成套、系统。应记述和反映建立工程的规划、设计、施工及开工验收的全过程。真实记录和准确反映工程建立过程和开工时的实践情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。应符合归档文件质量要求。4.4合

10、理确定文件资料归档的时间4.4.1按工程终了时间归档，如设备消缺签证、168完成签证等；4.4.2按工程建立程序或阶段归档，如工程预备阶段、工程施工阶段、工程运转阶段；4.4.3按单位、分部、分项工程终了时间归档，如检查验收记录、质量评定和原资料实验；4.4.4按年度归档，如综合性文件；4.4.5随时归档，如设备开箱文件。5档案验收为保证建立工程档案的准确性、完好性、系统性以及开工档案的顺利移交，在根本完成了工程档案的分类、组卷、编目等整理任务后，经过自检，工程部应向上级主管部门提出档案预检查恳求，及时发现与规范或规定偏离的问题，提高开工档案质量。6档案移交工程档案验收合格后，施工方按合同规定

11、的要求向业主方移交开工档案；填写，办理工程档案移交签字手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等。并有完备的清点、签字等交按手续。工程开工技术档案，必需正确地反映工程施工全过程和工程结果，工程资料员在工程资料管理中，从开工初期的资料构成积累到整理归档，应严厉履行监视检查职能， 实行开工资料编制任务“三同步制度，即工程立项开工与开工资料搜集同步，工程施工过程与开工资料构成同步，工程完工验收与合同开工资料验收同步。工程资料管理人员要一直直接参与整个工程的建立和开工验收全过程。对现场任务中存在的问题,应自动与产生问题的部门进展有效的沟通并报告主管指点，或以任务联络单的方式通知相关责任单位和部门限期整改，经过一些真实可行的预防