办公自动化从传统OA到协同OA的飞跃

1、.：.；办公自动化从传统OA到协同OA的飞跃文章来源 csai提及OA，人们往往会很自然的把它与“档案管理、“公文流转等联络在一同，这也是脱胎于政府收发文的OA给人们留下的根深蒂固的印象。在二十多年的开展历程中，OA本身的局限性使得它所扮演的角色更像是一个“文秘企业需求依托它来进展一些根本的行政事务处置，但同时却很难从中获得更多的价值，这就是办公自动化系统所处的现实和 姿态，也是企业用户对传统OA不称心的焦点所在。而今天，随着协同软件实际和技术的日趋成熟，协同OA应运产生。它源自传统OA，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统OA的运用和更高层面的价值。在论述传统OA和协同OA的区别之

2、前，让我们来回想一下OA的开展历程及其相应的特点。回想：办公自动化的开展过程第一代OA来源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分任务流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处置、档案管理为中心，办公其实就是办文，并构成了以后OA的根本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和挪动办公。第二代OA是从90年代中期开场，随着 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%BB%A5%C1%AA%CD%F8 t _blank 互联网Internet的兴起与开展而产生的。以Internet为根底，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支

3、持了挪动办公的需求，企业 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 资源不再遭到通讯技术的限制。同时，OA系统也参与了更多的功能，如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为中心内容。90年代末期开场，随着市场环境的变化和协同管理Collaboration的兴起，OA的指点思想开场发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，OA中也参与了新的协作工具，如即时通讯、工程管理、网络 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%BB%E

4、1%D2%E9 t _blank 会议、文档共享等等，第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是部分的、浅层次的；更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的形状。纵观OA的开展历程，我们发现，办公自动化很多时候作的任务不过是将手工进展的事务搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有添加多少先进的管理理念和方法。另外，来源于政府的公文和档案管理的OA也不断很难摆脱最初的定义方式，除了将企业的一些文档、信息进展了电子化，并在任务流管理上有所加强外，并未给企业带来更多的价值。同时，虽然第三代OA开场参与新的理念如“协同，但从根本上来说，它只是利

5、用了一些简单的协作工具，从 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同还有相当的间隔 。现状：用户面对的OA系统了解了OA的开展历程和根本特性后，我们不由要问，那么如今用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢？第一类OA：沿袭传统OA，简单和低价开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价钱和开发本钱都比较低，它的功能主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。并参与了一些辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理

6、、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立，其中包含的各种信息依然以“孤立和“静态的方式存在。总体上来说，这类OA只能协助 企业迈入“办公自动化的初级阶段，对希望利用OA提高管理程度的企业来说并没有多大本质性的协助 。第二类OA：实现了部分的协作，有一定灵敏性第二类OA相对来说是比较先进的OA，它开场纳入一定的协同管理思想，在功能上也进展了相当的改良，除了对任务流程的功能进展了加强之外，还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同，OA的架构也比较灵敏，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接，其“办公涵义的广度和深度也没有到达一

7、个更高的层面。面对办公自动化的现状，我们会问：办公自动化究竟应该为企业带来什么运用价值？它将何去何从？实践上，这是两个相关的问题，处理方法的获得必需求有更高的高度，更宽阔的视野来对待办公自动化的涵义。我们需求的是重新审视企业的管理和 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D0%C5%CF%A2%BB%AF t _blank 信息化需求，从而发掘OA新的运用价值。思索：寻求OA的价值让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公，这里也可以了解为“日常的任务。这个日常任务的涵义是很广泛的。从人员运用的角度来看， HYPERLINK csai/incse

8、arch/search.asp?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况，与各部门坚持经常性的 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 沟通和交流，从 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C8%CB%C1%A6%D7%CA%D4%B4 t _blank 人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注“监控和决策；部门指点希望方便的分配任务义务，查看下属的任务进展情况，对其做出相

9、应的指点，对业绩进展评价，并与上下级和其他部门建立严密的联络，因此他关注“管理和协调；普通员工希望可以查看本人的任务方案和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、工程管理等完本钱人的任务义务，因此他关注“高效和协作。而从运用内容的角度来看，日常任务现实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、工程等方面的管理，并且每个管理的环节都关联严密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现了“办公自动化。因此OA应该从更宽广的角度来思索“办公的涵义，并与企业的需求进展严密的结合。再来看一下企业当前的 HYPERLINK

10、csai/incsearch/search.asp?key=%D0%C5%CF%A2%BB%AF t _blank 信息化现状。我们发现，过去的很多 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D3%A6%D3%C3%CF%B5%CD%B3 t _blank 运用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或部分 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 资源的管理，相互之间很少可以严密协调起来，“信息孤岛、“运用孤岛和“资源孤岛三大难题不可防止的存在。企业经常面临 HYPERLIN

11、K csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以一致管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需求突破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其运用的局限性难以满足企业“协同管理的需求。因此协同理念和协同运用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进展整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。从以

12、上可以看出，一方面我们应该延展和深化OA的运用，另一方面需求将协同的理念纳入OA中，于是便催生了新一代的办公自动化系统协同OA。变革：协同OA实现的飞跃协同OA基于全新的管理理念和功能体系而设计，因此它呈现出完全不同于传统OA的特性，在泛 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%CE%A2%C8%ED t _blank 微软件的协同OA产品e-cology中，首先可以表达为如下三方面的根本设计思想：信息网状思想：将各种分散的、不规那么存在的信息整合成一张“信息网；业务关联思想：对各种业务环节进展整合并实如今一致 HYPERLINK csai/incse

13、arch/search.asp?key=%C6%BD%CC%A8 t _blank 平台上的统筹管理；随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一同，并实现它们之间通畅的沟通和协作。基于这三大根本思想体系设计的协同OA一方面打造了高度“协同的管理和办公环境，另一方面大大深化了OA的运用，从而完全突破了传统OA的局限，有效协助 企业整合各种资源，提升管理：关联企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息，而“孤岛式的信息一方面很难全面反响真实的情况，另一方面也容易呵斥数据混乱、更新不及时、难以一致管理和获取等问题。在传统OA中，例如销售经理要审批一项费用报销单，假设他对这笔费用的来龙去

14、脉不清楚，就很难从这张报销单上获得更多的信息，由于他所获得的仅仅是一些静态的，外表的信息；这个时候他能够要经过不同的运用系统去查询更多的信息，或者与相关人员进展交流，这样就大大降低了任务的效率和准确性。而在协同OA中，由于信息之间曾经建立了各种关联，因此销售经理可以从这张报销单开场，迅速提取其他的相关信息，如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或工程、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等，同时又不用在不同的运用系统之间切换。经过这样的关联，为企业真实的复原了信息本来的“网状构造，从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的妨碍。深化 HYPERLINK csai/incsearch/search.as

15、p?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精细机器，而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件，相互之间有着千丝万缕的关系，并且必需为企业的共同目的而实现一致性的运作。例如一个产品的销售，涉及到产品的功能和质量产品研发、质量监控及晋级、产品的市场宣传宣传 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C6%BD%CC%A8 t _blank 平台、宣传文件和方式、详细销售业务的开展客户管理、工程跟踪、合同签署、相关费用的报销单据填写、流程审批、数据更新等，而这些

16、业务能否可以被很好的管理并实现一致性的协调将直接影响到产品的销售成果。传统OA由于其局限性，所涵盖的管理深度及广度都是非常有限的，因此很难对这样的一些比较复杂的业务过程进展管理，当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中，对管理范畴进展了深化和延伸，因此可以让企业方便的对更多的环节进展整合和统筹管理。协作要实现良好的协作，首先需求突破物理边境和组织边境，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进展无妨碍的 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 沟通；其次，需求对整个的协作进展管理，让协作的对象为共

17、同目的而进展一致性的、协调的动作，对协作过程进展监控、调整，对协作产生的信息进展完好的保管，并以知识的方式进展再利用；第三，由于协作发生在企业的各个运营环节中，因此还需求一定的运用广度来支持对其的管理。在传统OA中，协作往往是浅层次的，邮件、BBS、即时聊天工具、任务流程等虽然可以实现一部分的协作，然而它们的涵盖面非常有限，沟通的内容零散，之后也很难对其结果进展进一步的整理。而在协同OA中，由于各种 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 资源之间的屏障被突破，因此这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档，工程进展中的某个义务，或是企业的一个合同会签流程，一种需求分配的物资；协作的对象可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在