文件资料管理制度

1、列管文件行早文件/资料管理制度文件编号：管规009版 本：第2版发行日期：99年12月28日拟案单位：管理部文 件 修 订 记 录序日期修订部门核准部门申请单编号备注198年11月7日管理部总经理室无（尚无申请制度）299年12月28日管理部总经理室3456除本封面因管理之需要，得加盖相关印章及相关人员之签章外，任核准审核拟案曾璟煜曾璟煜傅殿伟朱郁乔四、各类档案的保管权责:（一）公司各类KE件：除各权责部门专用、常用且重要性较低之言正 件（如手机之IC卡）得由权责部门保管外， 其余较重要之言正件一律由总经理室列管.（二）各类文件：I. ISO质量体系文件及其它各类规章、方法类 文件、公司各类空

2、白表单等均由管理部及各权 责部门列管之.2.各部门内部使用记录文件、表单，由各权责部 门保管之.（三）合 同：由财务部合同管理员参照公司合同管理方法 进行管理存档.（四）技术资料：L各类生产技术资料、仪器设备资料、工程技术 资料等由各权责部门主管保管.内部基本建设档案资料由工程部门列管之.公司内部规范之技术资料由总经理室列管之.各类程序设计资料由信息部门列管之.（五）人事资料：包括人事档案及各部门人员转SE测评试卷，由公 司人事部门按机密文件进行列管.（六）外来文件、信函：1.由警卫室接收，送至总务助理处登记、 分发；2.登记内容须包括：收件日期发函单位.如：业主、政府、社会机关组织等；邮递方

3、式.如：挂号、EMS、包裹等；分发部门（即收函单位）及日期.（七）各部门须自行备妥一套表单，如须新增及修改时，应通知信 息部统一进行制作之。（八）其它类文档资料：.公司各类图书：由管理部总务课进行保存与借阅管理.各类工程照片：统一由信息部按相关管理方法进行列管.各类公告、人事命令均由人事部门负责列管。.各类旧版或经废止使用之文件档案或资料均应由管理部进 行书面存档备查（计算机档案那么由信息部负责）直到平安保 存期限过后，始得予以销毁之。五、文件格式制作规定：（一）文字文件制作格式规定：.文件制作格式一律套用同类文件之固定模板形式，文字内容原 那么上均采用从左至右横向书写之方式制作；（必须以直式

4、书写之 特殊文件格式须呈管理部核准后始得进行制作）文件格式之.具 体制作要求如下：.页首:a.均须有公司商标（一律为蓝色）及“长诚浪板（昆山） ”之蓝色字样.b.公司抬头置于文件上中央，字体为22号、新细明体 加粗，长诚标志应为字的两倍大小.标题:a.均须有文件标题名称.字体为18号、新细明体加粗.b.如为管理方法类文件（含质量体系手册）须于标题 下方附表格（如下），并须对相应内容予以标示.文件类别 一般文件口密级口机密口极机密版本：拟稿文件编号发行日期共页核准.内容拼序发文完大小：内容排序及文字大小一律按以下标准进 行制作：壹：号新细明体一：号新细明体（一）：号新细明体1：号新细明体（1）:

5、号新细明体：号新细明体a:号新细明体.页尾：凡二页以上文件，均应于页尾中央处标注页码，各类文 件/资料页码之标示方法及考前须知如下：各类表单之页码:一律以“共页 第页”（页码之总 数不应包含表单使用说明之页数）之方式标注。文件之页码：a.对于总页数10页以下之页码可按上 述表单页码之编码方式进行编码（如: 第1页共10页）b.对于总页数超过10页以上之页码可 于页尾中央直接标示页码符号（如： “第一页”），但须于页首处标明总 页数。c.对于各部门规章、管理方法类等总页 数及章节较多之文件/资料应按各章 节进行页码之编码。（如第一章之第 二页编号方式：1/2）（二）表单制作格式规定：.凡本公司之

6、表单于页首处均须有公司商标及“长诚浪板（昆 山）”之字样（视表单之格式，置于左上角或中央.表单之页首处，须有表单主题名称之标示，如“干部会议工作 报告表”.必须于表单之右上角处注明表单编号、版本及制订日期.表单按格式之不同，于适当位置处预留装订位置，视实际需 要以虚线划出并注明“装订线”.表单预留空间：左2公分、上、下边界1.5公分；右边界1 公分距离.标题考前须知：（1）公司标题：列高60,字形为24号字加粗，储存格靠下方.（2）内容标题：列高40,字形22号字加粗，储存格靠下方.（3）文件编号：列高同内容文件，字形12号字加粗，储存格 靠下方.表单按格式及用途之不同，须于适当位置（一般于表

7、单右或 页尾处）注明表单使用考前须知及表单流程（如：附注：本 表单于会签后送交合同管理员存档；）.如须各部门会签之表单，均须于表单适当位置处备有会签栏 （会签栏位之大小，直式文件至少应为2cm （高）2. 5cm （宽）， 横式文件至少应为3. 5cm （高）3cm（宽）为原那么）.表单格式之制作，应采用恰当的字体及字型比例，力求整齐、 美观、便于填写.（三）计算机制作之记录，文件编号相关规定：.凡计算机打印的表单记录，均须在原空白表单编号下，再 加入一项记录编号，编号方式请参照前述.所打印的记录在计算机中存档时，须确保将记录存于所属 部门目录下同一表单名称资料夹中.六、文件作业程序：（一）文

8、件的制订、修订.文件的制订：由提案部门指定人员以各类档案标准格式拟案,并要填写文 件制订、修订/废止申请单.对于新制订之表单，同时还应 制作一份空白表单填写格式范例及表单功能使用流程说明 等，一并送审.文件的修订：文件假设有不合使用需予以修改、增订者，由申请单位填具文 件制订、修订/废止申请单，提出变更原因，由原拟案单位 议定修改.文件修改后，版本号亦应随之变更.原版本应列 入修订记录中由管理部进行存档之.（二）文件之审查、核准、分发文件之审查作业:由拟案人员将草案或文件制订、修订/废止申请单等送 直属主管审查，并圈选相关会签部门，草案经审查会签后呈 送权限主管核准.文件之核准作业:（1）各拟

9、案部门内部使用（不涉及对外或跨部门会签）之文件 或表单，由直属部门主管进行核准；各部门制订之跨部 门使用之表单或文件，须呈总经理室核准.(2)各部门、单位涉及本公司章程、制度、考核等方面的规 定、条例、方法等文件，均须参照公司统一公布之制度 进行制订，并经管理部核稿、总经理室核准并敬会执行 长同意后始得生效.分发作业:(1)由拟案部门根据文件传达范围，对文件资料进行复印、 分发，并由接收人员予以签收(2)对内发行文件假设为列管文件时，应加盖“列管文件”章, 并根据其机密性注明“严禁复印”及机密等级；(3)各部门新增制订(修订)的表单、会议记录及制度方面的 文件均须送交管理部一份备案之(4)进行

10、文件分发时，须填制文件发放/回收记录，请 各收文单位主管或文管助理签名接收.(三)档案的废止、回收、销毁.档案的废止:由申请废止的单位填具文件制订、修订/废止申请单， 提出废止原因.经核准后，于文件上用红笔注记，退出执 行过程.并按对照所规定的废止文件保存期限进行保存， 到期销毁之.旧资料的回收:对已确认失效或因有误须重新修正之文件，拟案部门提出 文件制订、修订/废止申请单，由文管中心人员对照文 件发放/回收记录将下发文件全部收回，并请各单位经 手人签字确认.文件的销毁:(1)对于收回之作废文件或超过保存期限之档案资料，经核 准后进行统一销毁.(2)档案销毁须实行双人监销之原那么.(3)文件资

11、料销毁记录应予以存档、备查(四)归档作业.保存期限:公司各类文件/资料之保存年限详见档案资料 保存年限一览表.归档时间:每年度12月中、下旬；或对于常用表单，每三 个月进行一次归档.归档责任人.各部门、单位文管人员.文件/资料保管之相关要求及规定:文件管理被纳为内部稽核工程之一，定期实行稽核检 查，以确保资料之正确使用.在文件的保管中应做到： (1)不得于原件上书写不相关之文字、符号或擅加标记.(2)文件、质量记录之计算机档案由专人负责管制，不得任 意拷贝.(3)文件的保管应注意其平安性，并要防毒、防潮.(4)归档文件应尽量为原件，并按同一文件只存档一份之原 贝小(5)文管中心须于每一档案册建

12、目录索引，其中应包括文件 编号、文件名称、版次、归档日期等要项.(6)文件/资料之存档位置应正确并符合分类要求.(五)文件/资料的借阅、补发.借阅范围及审核权限：(1)档案资料仅限本公司员工在文管处借阅，如因抄录或复印 需带出文管处者，必须办理登记手续(2)借阅本人业务范围内一般文件时，不需进行审批程序(3)借阅密级或机密级文件者，由部门主管审核后，须转至管 理部核准(4)极机密级文件之借阅须进行书面申请，写明借阅用途及借 阅期限后，按部门主管一管理部一总经理室之顺序进行签 核.登记:借阅文件必须履行登记手续.文管和借阅人员必须当面 查点所借文件类别、份数，并在借阅簿上登记签字；退 还文件时，

13、文管人员要根据借阅登记簿检查核对所借文件，确认无误后予以销帐.并履行签字手续.催退:借出去的文件应限定借阅时限.过期不还者，应及时催 退回收，以免文件散失或影响他人借阅.对确需延长借 阅时间的，须重新办理借阅手续.借阅人员须注意的问题：(1)对借阅件要加强保密和保管工作，如需复印或抄录者，须 经权限主管核准.(2)借阅文件只限本人阅读，不得转借他人，并按时退还，严 禁拍照、抽页、剪裁和涂改.文件的补发是指收文单位将原文件丧失，并要求再次补发.补 发文件须视文件的机密性，提交补发申请以说明原因，经权限 主管核准后，文管中心始得重新打印，并做好记录.(六)文件的翻印.拟案部门翻印文件时，对于列管性

14、文件要严格控制翻印份 数，不得随意扩大阅读和传达范围，并须做到：(1)复印文件须经发文单位同意，未经许可，任何单位和 个人不得私自复印.(2)复印文件要确保准确无误，并对翻印时间、份数及发 放范围等予以备案.对于非列管性文件，可视实际需要进行复印.文件的翻印需由经管理部核准进行复印工作之人员确实按 照文件复印有关规定及要求进行复印之.参、计算机档案作业管理方法一、公司信息网络由信息部统一进行设计、规划、管理与维护事宜.二、各部门均通过本部门微机操作人员专用网络密码登录上网，并将 文件档案存入服务器中本部门子目录下.三、存于服务器中较重要之执行生效文件，应设为唯读文件.四、信息部应每月不定期对公

15、司所有计算机进行抽查,是否有未按规 定操作之情况，并予以要求改善.五、属于公司列管文件的计算机档案之变更、调用、打印，一律须经权责部门权限主管核准后，由信息部协助完成.六、其它相关规定：各部门自行制作之文件（一）文件制订并经核准使用后之计算机存档：.由制订部门提出文件制订、修订、废止申请单，并附上拟 订之文件原稿经权限主管核准、文件颁准生效后，拟案部门 须凭核准单知会信息部，将该文件内容存于服务器中，并立 即将单机上的文件删除.制订部门应将核准发行始用之表单或文件编入相关部门管理 规章中.（二）文件的变更：.拟进行文件修订之部门应提出文件制订、修订、废止申请 单，并说明变更原因及内容，经权限主

16、管核准后，凭核准单 向信息部申请文件修改.信息部修改完成并经权责部门确认无误后，由信息部将服务 器中存档之文件予以更新之.（三）文件的备份：.信息部应每月定期利用光盘对计算机档案文件进行有效备 份，标明备份日期，并制作每一备份盘之清单目录（存于光盘 中），交管理部列管保存.更新备份：对于已变更之文件，信息部应每一至二个月作一 次定期更新（新增或删除无用之档案）；并重新制作备份光盘 与目录，送管理部更新之。（四）文件的删除（废止）：.对于已失效之文件，由原拟订部门提出文件制订、修订、 废止申请单，说明原因并经核准后由信息部将其从计算机档 案中删除；或由信息部提出拟废除之文件清单，经原制订部 门确

17、认后删除之.旧版文件或废止使用之文件计算机档案，信息部应统一另存 于服务器中旧版文件及废止文件之档案夹中，待安 全保存期限过后，始得自计算机中予以删除之.六、信息载体必须平安存放、保管，防止丧失或失效，任何人 不得将信息载体带出计算机室.七、公司网络数据库设计系统由信息部计算机网络工程师负责 开发.对于所开发之各类信息管理系统，须打印出其全部 程序设计语言，经检测无误后，由信息部主管以机密档案 方式归档列管八、程序的修改：程序修改须由主导部门提出修改申请单，具体说明修 改原因及要求，经权限主管核准后始得进行；同时应标示 出修改范围，注明修改日期.信息部应对修改后之运行状 况进行跟踪，并力求完善

18、程序设计直至完全符合使用要求.肆、附 那么一、此前下发有关文件管理方面之规定，如与本方法相抵触者，均以 本方法为依据执行之；与本方法一致者（如合同管理方法）, 作为单项规定继续执行二、释意权一公司管理部主管.三、本方法呈总经理核准后，自公布之日起实施.附件一:公司档案管理人员组织图何人不得对文件之内容进行涂改或作记号，（如有修改之必要时, 应按文件/资料管理制度之相关规定办理之）。主旨., 适用范E 发行. 修订.文件/资料管理制度概述 文件/资料作业管理方法 TOC o 1-5 h z 分类4证件 4文件 4合同 5技术资料 5人事资料 5计算机资料5其它资料 5编号说明 6责权部门代码 6

19、文件类别代码 6非质量体系文件编号方式 7编号管理 8保管权责 9证件 9文件 9合同 9技术资料 9人事资料 9外来文件 9其它文档 9文件制作格式规定 10文件制作格式 10表单制作格式 11记录制作格式 12文件作业程序 12文件的制订、修订 12审核、核准、分发 12废止、回收、销毁 13归档作业 13借阅、补发 14翻印 15计算机作业管理方法 15网络维护及相关规定 15文件的变更 16文件的备份 16文件的删除 16载体及程序系统管理规定 16附那么 17附件一：公司档案管理人员组织图 17档案文件资料管理制度文件类别 一般文件密级口机密口极机密版本：2拟稿朱郁乔文件编号管规00

20、9发行日期99年12月28日共页核准主旨：为有系统的妥善管理本企业之各类档案及相关资料（含各类文件）.特制定本方法执行之。适用范围：凡本企业内之各类档案、文件、资料，均适用本方法.发 行：本方法经执行长核准后发布实施。修 订：本方法如有未尽事宜时，得由管理部加以补强并呈总 经理审核、执行长核准后修订之。壹、文件/资料管理制度概述、文件/资料管制是指对企业内所有档案、文件及资料（包括现行 运转文件、存档文件、余存文件和准备销毁的文件）的存放、调 阅和销毁等进行管理之工作.、由各部门助理担任日常档案、文件及资料管理工作，在进行各项 文管作业时，应遵循以下三个基本原那么：.集中管理原那么.具体情况包

21、括：.凡企业接收之外来函件、资料等，一律应由相关部门之文管 人员负责接收、登记和分发处理，如文管人员不在时，应确 定临时接收人员；如文管人员离职时间较长，应及时指定人 员代为办理.以本公司名义对外下发或上报之文件，应由承办部门文管助 理统一登记、编号，并视文件之等级加盖公章及经权限主管 核准后发放，并将存档文件、余件归档进行妥善保管.企业接收的所有文件、资料都应由各相关权责部门文管助理 集中保管.各业务职能部门承办的文件、资料，承办完毕后 必须交回，不得长期保存于个人处.科学管理原那么.公司各类文件资料均应按档案资料保管年限一览表（附 件二）之规定年限进行保存，以便为归档立卷创造条件.严格保密

22、原那么.凡公司员工因职务及工作之关系，于文件资料之制订、审 核、分发、传阅、归档及销毁等作业流程中涉及公司之机密均 应负有保密责任.（参考文件：人事行政管理规章关于员工 对于本身职务所涉及之公司机密应负有保密责任之相关规定）贰、文件/资料作业管理方法一、分类:（一）公司档案资料分：者正件、文件、合同、技术资料、人事资料 及其它文档资料等六类，以便分别进行管理：.证件：如公司营业执照、税务登记证、IC卡,言正件类均 由总经理室列管之。.文件（包括如下）:|-_第一陪：手册一第二P皆：程序文件IS09002质量体系文件第三P皆：作II指醇善 I一第四P皆：表军信己金录注：上述非质量体系文件中之“记

23、录”系指各类填写式表单经填 写内容后形成的文档资料，各类记录档案应存于相同表单名 称之档案夹，以便查找及归档作业 填嘉式表军信己（2）非量fl系文件非填嘉式表军信已管理辨法文件公司内部公文（如人事命令、公告）各部F号相事矜文件政府公函(3)外来文件社1檄居九如微信函渠主信函渠主合同.合同小包合同其它合同注:各类合同之编号及管理，请另参阅合同管理方法之说明.技术资料(1)生产技术资料(2)产品及程序设计技术资料仪器、设备相关资料(4)工程设计技术资料(5)内部基本建设资料.人事资料：如:人事资料表奖惩记录、考勤表、员工考绩表.计算机资料：各类计算机档案.其它资料如各类书刊、照片(二)上述各类文件

24、/资料依重要程度及保管方式又可分为：(1) 一般文件密级文件(2)列管文件檄密级文件趣檄密级文件注：1.列管文件系指涉及公司生产经营或内部管理运作方面机密 或较为重要之各类文档资料(如生产统计资料、规章制度、 财务报表、研发资料等)，对于列管文件之复印、修改或发 放、借阅等，均须由权责部门进行管制之.合同及技术资料类、财务报表类文件一律列为列管文件. IS09002质量体系范围内之所有文件均为列管文件.(三)上述各类文件/资料依存档方式共分为:(1)书面资料(2)计算机档案资料二、编号方式说明：.编号第一位字符为该份文件/资料之权责部门代码(部门代号 说明如下)：董：董事会；执：执行长室；总：

25、总经理室；财：财务部；管：管理部；品：管理部品保课；生：管理部生管课；务：管理部总务课；采：管理部采购课；(10)人：管理部人事课；(11)资：信息部；(12)业：业务部;(13)营：营服部；(14)工：工务部；(15)厂：厂务部;(16)卷：卷门部；.编号第二位为文件/资料之类别指示码.年正”指各类SE件；“表S”指各类制式填写式表单；“表P”指各类制式非填写式表单“质”指各类质量体系之文件“外”指各类外来文件(政府机关之公函除外)“政”指各类政府机关所发之公函“公”指各类公司内部所发之公文、行政命令等(如人事命 令、公告等)“规”指各类规章、制度及管理方法“技”指各类技术资料“事”指各部门承办事务之相关文件“人”指各类人事资料“图”指各类图面资料“书”指各类书刊.编号代码之第三位起因文件/资料之不同，共分为以下二种方式 进行编号：(1)非质量体系之文件/资料：非质量体系之文件/资料之编号第三位起为该文件/资料 之流水编号，以阿拉伯数字记录，共为三位数(自001号开 始，如编至999号那么自动上升一码为第1000号)范例:管理部制订的第一份管理方法类文件之具体编