费用申请及报销管理办法

1、各版本建立及修订履历前后版次建立/修订履历申请人/日期审核人/日期批准人/日期费用申请及报销管理办法 / 10费用申请及报销管理办法.目的为加强财务管理，规范各类费用申请及报销手续，特制定本办法。.范围本制度适用于*有限公司及下属各子公司。.管理职责公司全体人员均须严格落实执行本制度，且各部门负责人有责任向下属员工解释有 关之规定以确保本规定得以贯彻执行。财务部为费用申请与报销的归口管理部门，对制度执行实行全程的跟踪与监督， 以确保制度执行符合规范。.审批流程及审批类别请款及费用报销流程：经手人（申请人/报销人）按规定填写单据、粘贴发票（如 有）一项目经理/站长审核、签字（如有）一部门负责人审

2、核、签字一分管领导审核、签字 一公司财务部门审核、签字一公司总裁签批人审批、签字一出纳办理现金支付或转账。审批类别A 类刚性请款报销，指政府和权威机构核定价格的各项费用或支出，主要包括:政府行政事业单位收取的各项规费、社保公积金、银行手续费、贷款利息、贴现息及其他 融资直接费、各项税费和基金等。B 类常规请款报销，指除 A类、C类之外的各项请款报销，主要包括：为维持 正常生产经营的必要支出、根据合同或相关制度支付的各种款项、公务备用金以及各项预 算内支出等。C 类特殊请款报销，主要包括：对外投资、捐赠/赞助、外单位（含外部个人） 借款、员工私人借款、违约金、事故处理赔偿、佣金折扣、新入会协会费

3、用、因特殊原因 无预算或超预算支出等特殊支出，由总裁审批后根据需要上报董事会批准或备案。对于非紧急的请款或费用报销，如遇审核/审批权限人外出的情况，一般顺延至相 关责任人返回后办理；如遇紧急情况，需要立即办理的，可通过电子邮件、短信、微信等 即时通讯工具逐级汇报，即申请人向部门负责人汇报，部门负责人向分管领导汇报总裁， 征得总裁书面同意后，由部门负责人与财务部对接办理，待相关责任人返回后及时进行补 签确认。4.4请款及报销事项涉及相关预算的，由财务部在办理报销手续的同时进行预算的审核， 对于年度累计发生额已超预算的费用，须预先办理追加预算申请，获得批准后方可办理报 销。请款报销由业务经办人完成

4、部门负责人和分管领导的审核后交财务部审核，请款 类由业务经办人自行提交签批人签批，报销类由财务部统一安排提交签批人签批。各项付款业务办理时间原则上为每周一、二、四全天（16:30以前）。.现金开支范围：职工工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；支付给职工个人的劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；差旅费用；业务招待费用；其他零星采购支出（原则上单次500元）。.请款制度请款一般规定请款由经办人填写请款单，详细注明请款日期、请款人、请款部门、请款方 式（现金、支票、本票、汇票、电汇、网银等）请款用途、收款单位资料、请款金额、计 划报账日期等。有关要求如下：请款金额大小写相符，并不得涂改；实际报

5、账日期与计划报账日期基本一致；转账请款金额在100万元以上的，应至少提前1天通知财务部。凡请款用于业务、办公的，应于请款日起 2周内办理报账手续。凡请款用于支付合同款项的，须满足合同付款条件。请款具体规定合同付款合同付款：是指公司因接受货物或劳务与其他单位或个人签署合同，并按合 同约定条款履行付款的义务。合同付款程序:合同付款按评审生效后的合同条款执行，一般是货到或劳务、 服务已提供，经过验收确认手续后，经办人凭有效票据办理付款手续，财务部根据资金计 划安排付款。合同预付款：是指合同中约定有预付条款（含押金、保证金），或付款前无法 取得有效票据（含款到发货，票据在付款后方能取得）而必须预先支付

6、的合同款项。合同 预付款原则上必须采用银行转账方式支付。合同预付款支付前应取得对方收据，合同预付 款支付后，应按合同约定条款及时取得有效票据报账。合同付款经办人岗位调动或离职时，如果合同尚未履行完毕，需办理合同付 款的交接手续，接任人负责履行合同付款的后续手续。凡票款两清或即时清结事项以支票、本票、汇票等银行转账付款方式办理请款 时必须附上有效票据及相关证明经济业务真实发生的附件办理请款审批手续，购买实物的 请款凭证，必须有验收证明，有效票据是指出票日期在请款所属年度内的发票（包括发票 客户名称为请款单位名称的普通发票、电脑发票或定额发票）或行政事业单位收据。.借款制度定额备用金借款定额备用金

7、：是指部门因公务支出频繁等原因需要循环使用的现金，具有占用 时间长、金额相对固定的特点。备用金额度：公司本部各部门定额备用金原则上不超过10000元，*事业部定额备用金原则上不超过6000元，具体定额由部门负责人根据需要提出书面申请（包括备用 金使用范围、申请备用金额度、备用金责任人等），并由经办人填写请款单，按规定程 序办理审批手续后，到财务部办理支取手续。 各项目部定额备用金原则上不超过 30000元, 用于项目部的日常开支结付，由项目经理安排申请，并指定专人管理使用，项目经理为定 额备用金的第一责任人。定额备用金实行专款专用、专人负责，不得转借他人或挪作他用。实行定额备用金的部门，在定额

8、备用金范围内的开支不得另行请款，采取实际 开支后按报销金额补足备用金差额的办法。公司本部各部门的定额备用金在每年12月31日前，应办理还款手续，次年后可根据实际需要再行填单。项目部的备用金按照项目周期 履行借款与还款手续，项目结束，应及时到公司财务部办理还款手续，新项目开工，再根 据需要申请新的备用金。因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换的，需办理变更手续，即原责 任人办理还款，新责任人办理重新填单，财务部做相应账务调整。财务部可不定期对各部门定额备用金使用情况进行抽查，发现未按规定使用和 保管备用金的，报公司总裁批准后可核减备用金额度或收回备用金。公务临时备用金借款公务临时备用金：是指

9、因公务临时性周转需要而借支现金，具有一次性、占用 时间较短的特点。包括差旅费、招待费、临时采购、其他临时事务等借款。借款手续：经办人填写请款单，按规定程序办理审批手续后，到财务部办理 支取手续。临时备用金归还：应于办理事项结束之日起一周内，办理报销清还手续；属于 出差的，应于出差回来后一周内办理报销清还手续。报销清还时财务部须开具收据或退还 原请款单。定额备用金及公务临时备用金超过规定时间未清还，财务部以书面形式（或电子 邮件）通知借款人及所属部门负责人，借款人应在收到通知之日起3日内办理报销清还手续，若逾期未清还，经所属部门负责人确认后，欠款从借款人工资中扣除，对未能清还的 部分，部门负责人

10、承担连带责任；因长期出差在外无法清还或其他特殊原因需要续借的， 需书面提出申请单或发送电子邮件，经分管领导和总裁同意后，补办续借手续。原则上个人因私不得办理借款，特殊原因需要办理因私借款的，由本人向部门负 责人提出填单，经部门负责人审核后报公司总裁审批。因私借款到期后，财务部按计划还 款时间催收或在工资中执行扣款。原则上试用期的员工不得办理借款，特殊情况需要办理借款的，由部门负责人作 为担保。借款人岗位调动、离职前，必须办理报销清还手续，否则总裁工作部将不予办理 相关手续；或经部门负责人确定，欠款部分可直接从其薪资中扣还。.报销制度报销一般规定报销是指在工作中办理事务时由本人先行用现金或银行卡

11、支付，并向所支付单 位或个人索要发票及相关票据，然后凭此在本人所在单位领取现金。公司一切费用支出必须按先申请、 后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一 切费用开支不予报销，特殊情况必须经总裁批准。报销本着“谁使用谁报销”的原则，不 得以他人名义代为报销。报销须取得国家承认正式发票，为避免虚假或无效发票，取得发票时应留意发 票是否套印“税务部门监制章”，行政事业性收据是否套印“财政部门监制章”；发票应有 出票单位加盖“发票专用章”，且盖章清晰、易于辨认。凡是票面盖章不清晰或难以辨认 的，均视同无效票据。发票应完整填写，包括发票抬头（即公司或者客户全称）、业务内容、业务发生 日期等，发票金额应大

12、小写相符，严禁涂改、伪造发票内容及金额，涂改视为无效。发票 业务内容填写时应体现品名、数量、金额等，品名开具为“一批”的，应同时将取得的经 开票方盖章的从税控系统打印的明细清单作为发票附件。开具增值税专用发票时，应确认 公司名称、地址、电话、税号、账号、开户行信息的准确性，开具增值税普通发票时，应 确认公司名称和税号的准确性，防止出现错票，影响账务处理。票据报销一律以实际支付金额为准，弄虚作假、虚报费用的，一经查出，不仅费用申请及报销管理办法要求退回多报款项，还将按违纪予以处分，情节严重的，解除劳动合同。杜绝白条报销现象，对于特殊原因无法取得有效票据的，应事先与财务部门沟 通处理。支付给员工本

13、人的报销款可视具体情况给予现金或直接汇入员工本人的工资卡 或其他银行卡。费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司 统一印制的“费用报销单”规范粘贴，并注明总张数。粘贴过程中应区别费用性质（如： 交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加 油费、保养费、过路过桥费、停车费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。原始票据是热敏纸的，经办人应复印后与原单据一一对应作为附件粘贴。费用报销单一经填写，不得涂改，若有误，应重新填写。员工在办理业务时所产生的各类原始单据，须在本次业务完成之日起最多十五 天内按制度规定填写相应类别报销单并一同提交财务部

14、审核，长期在异地出差或常驻项目 的人员，亦须在规定时间内办理报销，超过规定时限，财务部不予办理。报销的附件经办人在办理报销时，需填写报销单或差旅费报销单，并附上有效票据及相关 证明经济业务真实发生的附件办理报销审批手续，购买实物的报销凭证，必须有验收证明， 有效票据是指出票日期在报销所属年度内的发票（包括发票客户名称为报销单位全称的普 通发票或增值税专用发票、商业零售企业开具的客户名称为报销单位全称的电脑发票以及 定额发票）、自行打印的电子发票、行政事业单位收据。有关报销的具体规定差旅费报销规定出差人员级别分类如下：1）公司高管，包括董事长、副董事长、总裁、副总裁、总裁助理、董秘、工会主席等；

15、2）管理人员，包括各部门正职、部门副职、项目经理、主任工程师和直接向总裁汇报 的专项业务经理；一股员工，指除上述人员外的公司其他正式在册员工。出差前，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的出差申请单，经相关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。出差前，若需要预借备用金，可填写“请款单”，待报销差旅费时与发票一起 冲销借款。出差人员乘坐长途交通工具的标准：1）提倡计划出行，尽可能提前安排好来回行程，提早订好来回程票。出差如因路途遥6 / 10费用申请及报销管理办法 / 10远、交通不便以及出差任务紧急等特殊原因，经分管领导在出差申请上批准后可乘坐飞机， 原则上尽量提前预订低舱位折价票，订

16、票折扣原则上不得高于4折，并在出差申请上注明折扣比率。对高于4折的机票，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的高价票预订审 批表，经相关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。对未经批准订购超过4折的机票，公司将不予报销其超额部分。2）原则上乘坐高速动车（G字车）和动车组（“D”字车）必须乘坐二等座，乘坐特 快列车（“T”字车）和快速列车（“K”字车）可购买硬座或硬卧车票。特殊情况需要乘坐一等座和软卧时，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的高价票预订审批表，经相 关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。对未经批准订购的一等座或软卧票，公司将不予报销其超额部分。3）乘坐长途客车可

17、据实报销。4）乘坐机场大巴可据实报销。8.3.1.5 住宿费开支标准（元/天）:人员 级别TK城巾省会城市、自治区首府、 沿海开放城市及经济特 区特殊地区高管300400500管理260300400员工200260300注：在参加业主、行业协会等会议或培训时，由主办方统一指定安排的住宿可以实报 实销；项目现场管理人员另行规定。1）出差人员出差期间住宿费凭有效发票及住宿账单在开支标准范围内据实报销。2）原则上在出差地就近入住经济型快捷酒店，如入住其他酒店需在开支标准范围内报 销住宿费；如出差地经济型快捷酒店标准间单价高于本开支标准的，可按经济型快捷酒店 标准问实报实销。3）同性别人员一同出差的，

18、原则上两人只享受一个人的出差住宿费报销标准。4）若不同级别人员一同出差，住宿费可按从高适用原则，按高级别人员标准在限额内 报销。5）出差人员由接待单位安排住宿的（接待单位付费），不再报销住宿费。6）住宿费超过标准部分不予报销。出差补贴标准：80元/天，会议、考察类出差天数（含路程）超过一周的，补 贴标准为40元/天，培训、旅游类出差不享受出差补贴。餐费补贴30元/天，不另行报销餐费发票。会议、考察、培训、旅游类出差如接待单位提供餐食的，不享受餐费补贴。市 内交通补贴20元/天，不再另行报销市内交通费发票（机杨大巴除外），如公司派车，则不享 受交通补贴。特殊情况需要打车、租车，须电话请示分管领导

19、同意，方可签批报销。出差时间不足半天的按半天计算，各项补贴减半执行。项目部人员出差补贴按本办法10.5条款规定执行。出差期间发生的除差旅费外的其它公务杂费报销时需在有效票据背面详细注 明公务事由或用途，应与差旅费区分，单独填写报销单。出差期间发生公务业务招待的，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的 接待申请表，经相关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。出差天数出差天数原则上以出差人员往返机票或车船票上的日期和时点为准， 中午12点之前出 差的当天算一天，中午12点之后出差的当天算半天；出差人员在中午 12点之前回到出发 地的当天算半天，中午12点之后回到出发地的当天算一天。出差地点

20、出差地城市分类包括：一般城市、省会城市、自治区首府及沿海开放城市、特殊地区； 一般城市是指除省会城市、自治区首府及沿海开放城市特殊地区以外的城市或地区； 省会城市、自治区首府、沿海开放城市及经济特区包括：各省省会城市及各自治区首 府所在城市、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、苏州、无锡、厦门、宁波、温 州、北海、湛江、佛山、珠海、汕头、海南省；特殊地区包括：北京、天津、上海、深圳、重庆；其他规定出差人员根据实际工作需要，应按合理的路线安排行程，因私人原因或非工作原因绕 道或拖延行程的，绕道或拖延行程增加的费用不予报销。员工因公务离开工作所在城市或常驻地，至异地进行公干的行为称为出差。常驻

21、地也 包括因项目需要长期或某段时期持续工作所在地，包括但不限于公司总部所在地、项目公 司所在地、运维项目所在地、工程项目所在地。运维人员因公务离开常驻电站（目的地在 同一县、市的除外）按本办法 8.3.1.6条款规定执行。运维人员及工程项目部人员调休期间的差旅费报销按考勤休假管理办法规定执行。*市内办事报销规定在*市内办事，公司原则上不予报销出租车票，可乘坐地铁、公交车等公共交通工具，并凭发票报销。如公共交通不能到达的地方、公交停驶、事属紧急或经公司分管领导特批而乘 坐出租车办事的，报销交通费时需在票据背面详细说明乘车人、日期、公务事由及起止地公用公交IC卡的使用：公司办理无记名的公用公交 I

22、C卡，由总裁工作部归 口管理，外勤工作频繁的部门或岗位，可根据需要申请领用公用公交IC卡，每次使用须据实填写公交IC卡市内公务交通费明细表，并由部门负责人审核确认，卡内余额不足时， 领用人需将IC卡及公交IC卡市内公务交通费明细表交回总裁工作部，由总裁工作部 负责人审核确认后换领新卡及新的 公交IC卡市内公务交通费明细表。公用公交IC卡由 总裁工作部负责统一请款充值，并持充值发票办理相关费用报销。公司融资人员、法务人员、财务部办理现金等时效性或安全性要求较高的业 务，本着“厉行节约”的原则，可乘坐出租车据实报销交通费或使用公车。培训费用报销具体按公司培训管理办法的规定执行。员工福利费及标准具体按公司福利管理办法的规定执行。.财务相关单据的使用经办人在填写请款单、报销单、差旅费报销单等单据时必须使用黑色签 字笔填写。请款单：用于预付现金、办理支票、本票、汇票、电汇、网银等银行转账付款及 借款，填写要求：请款人、请款部门、请款方式、收款单位资料、金额准确，请款用途明 确，计划报账日期明确（原则上不超过 30日）。报销单：用于票款两清或及时消结的现金费用支出的填报，填写要求：分业务类别或用途填报，并注明附件张数。差旅费报销单：用于外勤出差相关费用（机票、车船票、交通费、出差补贴费、 住宿费等），填写要求：