磁性载体档案管理规范

1、磁性载体档案管理规范.范围本规范规定了企业广泛存在的各类磁性载体档案的收集、分类整理和 保管利用条件及要求。本规范适用于企业各级各类档案馆（室）的磁性载体档案管理。.规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用成为本规范的条款。凡是注日期 的引用文件，其随后所有的修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用 于本规范。凡不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本规范。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储 .归档与档案管理要求GB/T17678.2-1999 CAD 电子文件光盘存储 .归档与档案管理要求DA/T15-95磁性载

2、体档案管理与保护规范.术语和定义1术语录音磁带：记录音频信号的磁性存储介质。录象磁带：记录视频信号的磁性存储介质。数字磁带：计算机系统大容量外存设备存储介质。仪器磁带：遥测技术、科学试验、资源勘探和自动化控制中信息记录 的磁记录介质。磁盘：计算机数字磁记录介质，分为软磁盘和硬磁盘。2定义磁性载体档案：是指企业在各项职能活动和社会重要公务活动中直接形成的，具有保存价值的磁性载体文件。4.磁性载体档案的归档1归档范围1. 1企业及企业领导人在各项职能活动中形成的，记录本企业主 要职能活动和成果的磁性载体文件。1. 2企业在与相关机关、社会组织的公务联系中形成的磁性载体 文件。1, 3在处理重大自然

3、灾害及其他异常情况和现象活动形成的磁性 载体文件。1. 4其他具有保存价值的磁性载体信息。2归档要求各单位应建立磁性载体信息归档制度，完善磁性载体信息形 成、收集、归档集中统一管理体系。2. 2对属于应归档保存范围的磁性载体文件，应由形成部门和人 员随时或定期向本单位档案部门移交归档。2. 3归档的磁性载体文件应保持其原始性和真实性。不得随意修 改。2. 4归档的磁性载体文件，要保证载体物质的质量和性能良好， 并保持信息记录的清晰、完整。2. 5长期贮存的磁性载体档案文件要经过整理、清洁的设备录制2. 6归档的磁性载体档案底基材料无老化变质现象。2. 7归档的磁性载体文件底基材料无过度使用造成

4、的磨损，无表面污染。2. 8档案部门在接收磁性载体文件时要检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天,然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.7N-2.2N （牛顿）然后，将磁带在干燥的环境中快速封到塑料袋中或密封容器中，以防黏合剂、润滑剂挥发。5.磁性载体档案的整理1磁性载体档案的分类1. 1磁性载体档案应实行分类管理。1 . 2磁性载体档案应遵循便于管理，有利保护和方便利用的原则进行科学分类。1 . 3分类要以载体物质特性为主要特征结合信息内容特点（内在联系性）进行分类，以保持磁性载体档案形成的自然性。磁性载体档案较多的单位，可以按磁性

5、载体形式和记录信息内容进行分类。2磁性载体档案的整理与编目5.2 . 1、磁性载体档案的整理应按已确定的分类方案区分类别，然后再将永久保留的与临时性保存、涉密的与一般的磁性文件分开，分别编制档案号。涉密的磁性文件应单独编号保存。2. 2磁性载体文件以盒（或盘）为保管单位，一个保管单位编一个档案号。并在盒（盘）的脊背上标识档案号和主题词；同一个类别同一个保管期限内按磁性载体文件形成的顺序排列编制流水号（遇到插号时，可 编附加号），一个保管单位一个档案号，以便于保管和利用。2. 3档案部门应对接收的磁性载体文件进行登记入册，并要按照文件内容编写文字说明和目录。登记的项目内容有：分类号、编号、内容（

6、主题词）、责任者、录制者（或单位）、录制地点、录制日期、归档时间、备注。目录内容主要有档案号、内容（主题词）、责任者、录制日期、录制地点、归档时间、存放位置等。磁性载体档案的保管6. 1磁性载体文件的保护、复制与迁移6. 1. 1对需要永久保存的磁带，应去掉磁舌片，避免误抹，并对需 要永久和长期保存的录音、录像带进行定期复制。6. 1. 2在系统或设备升级时要及时将磁性载体信息复制或迁移到新的系统和贮存环境， 及时进行数字化处理，以避免因系统升级或设备换代，导致磁性载体信息的无法还原读取，确保磁性载体信息的正常运转和利用。大型磁性载体文件的迁移应做前瞻性分析和选择，以尽力减少迁移周期。6. 2

7、保存环境6. 2. 1库房温、湿度变化范围应在温度 14C-24C、相对湿度 45%- 60%围内选定一个基本数值， 选定后在24小时内温度变化不得超过 3C, 相对湿度变化不得超过5%6. 2. 2库房和装具要清洁。库房应保持正压，以减少灰尘对环境的污染；库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好。库房地面不应打蜡、铺地毯。吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房内禁止使用打印机。6. 2. 3防磁。磁性载体档案的存放要远离磁场，应与磁源（永久性磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm可使用软磁物质（软铁、铁注氧、锲铁合金等）构成容器、厢柜，对磁场进行屏蔽；磁性载体档案如装入有屏蔽的容器

8、中，应距容器内壁至少26 mm；使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm不得将任何磁性材料和制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；在存有重要磁性载体档案的库房区，应设置测磁设备，以监测隐蔽磁场，防止磁带退磁或 信号丢失。6. 2. 4防火。库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得存放易燃物品；库房内严禁出现明火；库房内应配置CO2型灭火器。6. 2. 5科学放置。为防止磁性载体档案变形，磁带（盘）应放放磁带（盘）盒中，垂直放置或悬挂放置，使其受力均匀，避免磁带卷边或变形。6. 2. 6保持良好操作习惯。不要用手触摸磁带、软磁盘，操作时应戴非棉制手套；要防止磁带、

9、软盘接触不清洁表面；装磁带、软盘的装具要清洁无尘；6. 2. 7防潮、防水。库房内设备要避免被水淹；磁带（软磁盘）架最低一层隔板距地面不少于30cm。6. 2. 8防光。不允许紫外线直接照射磁性载体档案。6. 3保养养护6. 3. 1定期转录磁性记录材料上的信息耐久性一般在10年-20年左右，需长期或永久保存的信息，要定期转录。一般可 5-10年复制或转录 一次。6. 3. 2保持磁性载体档案清洁。定期对磁带进行清洁保养。磁带盘、 磁带盒清洗剂可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环 境中操作。6. 3. 3倒带保护。在温度为 181C、相对湿度 505%勺环境中贮存的磁带，倒带间

10、隔一般为4年。温、湿度达不到上述要求时，倒带间隔应相应缩短。倒带速度要慢，张力要恒定，保持 1.7N-2.2N （牛顿），倒 带后，磁带要保持在标准的读/写（录/放）状态。6. 3. 4定期检查。除要定期对磁带（软磁盘）外观进行检查外，还 应对计算机磁带漏码 /误差进行检查，对受损磁带（软磁盘）进行修复， 对无法修复的磁性载体档案进行复制。6. 3. 5磁性载体档案使用时、使用环境与保存环境温度为土3C、湿度为土 15%应将磁带在使用环境中平衡 3天以上，录音带、录象带平衡 2 4小时以上。在读带前应将磁带按正常速度全程进带、倒带各2次。7.磁性载体档案的利用7. 1档案部门应建立磁性载体档案借阅制度，严格执行借阅审批手续，原版、原件一般不外借，如有特殊需要须经领导批准，对利用频率较高的 录音、录像带应提供复制件，以延长原件的使用寿命。7. 2档案部门应编制磁性载体档案总目录及分