(文件控制文件)

1、文件编号：GX-ZJG01-2009文件控制程序（A版）编制：审 核：批 准：发布日期：2009年12月30日生效日期：2010年1月1日1 目的 对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。术语和定义文件：信息及其承载媒体。职责总经理负责批准发布质量手册, 方针，目标。管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件。质量部经理负责审核程序文件。各部门负责相关文件的编制、使用和保管。质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。作业内容文件的分类及保管质量手册、质量方针、质量目标、程

2、序文件、作业指导书、质量记录等，由质量部归档保存。本公司第三级质量管理体系文件分为两类：1）部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等） ；工作标准（岗位责任制等） ；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2） 其他质量文件： 可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、 或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存使用。5.1.3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件, 包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、

3、保存。文件的编号质量手册的编号： 文件发布年月最后两位数 质量手册代码 钳砾耐公司代码SP一上海铝砾耐材料科技有限公司代号QW质量手册代号程序文件的编号：SP-QP-#QP-代表程序书#一程序序号作业指导书的编号：单位代码一QW1 # 岗位和部门代码：代码部门名称代码部门名称代码部门名称GM总经理SA销售部QD质量部MR管理者代表MA市场部PU采购部HR行政管理部PR供应链部EQ设备工程部FD财务部RD技术部CS售后服务部QWH乍业指导书代号 # 一指导书序号质量记录的编号：部门代码一QR-#QR-质量记录代号 # 一记录序号外来文件的编号：OD- #OD-外来文件代号#一外来文件序号管理文件

4、编号：部门代码一MD-#MD-管理文件代号 # 一管理文件序号文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。质量手册、方针、目标由质量部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布， 程序文件由质量部负责组织编写， 由质量部经理审核，报管理者代表批准，以上文件均由质量部负责登记、发放；各部门工作文件由各部门负责人编写、汇总，由部门负责人审核，报管理者代表批准，质量部负责登记、发放；应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。 文件的发放、回收要填写文件分发/ 回收记录 。文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控

5、，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面或首页加盖表明其受控状态的印章。文件的更改质量手册、方针、目标，程序文件因需要进行更新时，由质量部组织更改，填写文件编制修订废止申请单 ，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，并由质量部发放，质量部应保留文件更改的记录。其他文件的更改由各相应主管部门负责更改，经原审批部门或责任部门审批，再交由质量部门指定人员进行登记更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。文件更改后应标明更改后的状态，以版本为识别码，并在程序文件修订记录中描述更改内容，文件更改后须再次经过审批、发行，以确保文件的有效性，所有被更改

6、的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。文件的领用文件使用者应在文件分发/ 回收记录上签字，方可领用文件。因破损而重新领用的新文件，文件内容不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应在文件分发/ 回收记录上注明“补发”字样。文件的保存、作废与销毁文件的保存1）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；2）各部门文件由本部门保管；质量部每季度对各部门文件保管情况进行检查；3）对受控文件，质量部应制定有效文件清单供各部门查阅参考，各部门应确保文件的有效性。4）任何人不得在受控文件上乱图画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。文件的作废与销毁1）所

7、有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；2）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；3）对需要废止、销毁的作废文件，由相关部门填写文件编制修订废止申请单 ，经管理者代表批准后，由质量部授权相关部门销毁。文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，也应填写文件分发 / 回收记录 ，并在备注栏注明文件使用性质：借阅、复制等；由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。外来文件的控制收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效；技术部，质量部，行政管理部负责收集国家、行业相关标准以及相关的法律法规的最新版本；各部门要把上述标准及其它与质量管理体系有关的外来文件报质量部备案，由质量部填写外来文件清单 ；由质量部加盖外来文件印章受控，分发到相关部门使用，并把旧标准 收回。文件评审每年由质量部组织对现有