中小企业行政办公室管理制度

1、中小企业彳亍政办公室管理制度中小企业行政办公室管理制度一、中小企业行政事务管理制度第一部分总则第一条为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关 系，使各项管理标准化、制度化,提高办事效率，特制定本制度。第二条 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文 件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、 保密制度等。第二部分部门内部事物处理流程第三条 坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化, 下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其 直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。员工 经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同 意见

2、不能统一时可越级汇报。第四条同级部门之间任务交接应经过其部门主管人员进行工 作分配。第五条 员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，遇有 特殊情况（如外地亲友来访）应尽量缩短会客时间。第六条员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安 排在会客室。第七条不得在工作期间从事与工作内容无关的内容,如:浏览 与工作无关的网页或BBS网站;网上聊天、玩游戏等;看非专业且 与工作无关的书籍和报刊。第八条为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止经过电话 拨号上网。第三部分文件收发管理第九条中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董 事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。第十条中小企业各部门所发文

3、件由各部门负责起草，行政人 事部审核,总经理签发。第十一条 经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保 存备查。第十二条属于秘密文件，核稿人应注明”秘密”字样，并确定 报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。第十三条文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内 容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报 告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。第十四条外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登 记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按 文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后 1小时内报送。第四部分印鉴管理第十五条中小企业

4、印鉴由行政人事部负责管理。第十六条印章的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承 办。其中:中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合 同专用章、财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出 纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制;其它印 鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各 部门应迅速将旧印章交还行政部。第十七条 废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原 使用者的意见后再行处理。中小企业印章受到散失、损毁、被盗 时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书,行政部根据情 况及公司规定的手续办理。第十八条印鉴的登记和管理分工。印章在行政人事部进行

5、登记。行政人事部应将每个印章登入印章登记台账内，并将此帐永 久保存。行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保 管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使 用。合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格 的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人 方可盖章,如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任 何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。(7 )中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或 其它特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白

6、介绍信外出工作回来必须向负责人汇报其介绍信的用途，未使用的 必须交回。(8)由盖章出现的意外情况由批准人负责。第五部分办公用品管理第十九条中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作 由物资部负责。第二十条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主 管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批 准后始得购置。第二十一条各部门所领办公用品(含耗材)计入各部门费用。第二十二条办公室用品只能用于办公，不得移作她用或私 用。第二十三条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约,杜绝浪 费，禁止贪污,努力降低消耗、费用。第二十四条 办公用品的领用时间为，本人直接到物资部 办理，其它时间不

7、予办理(新员工除外)。第二十五条中小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主 管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工 作。第二十六条 物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质 优、库存合理、开支适当、用品保管好。第六部分报刊、信件、由K件管理第二十七条 企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部 负责。第二十八条报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报 刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第二十九条任何人不得随意将报刊挪作她用，各部门在1-3个 月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。第三十条 企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名 原则如下：

8、”姓”的全拼(下划线”了 )加姓名的第一个拼音的组合构成 用户名，最后企业的域名。第三十一条物资部负责为各部门邮发信件、邮件。私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口 , 负责寄发。控制各类挂号信,凡因公需挂号者,须经各部门主管批准，总 经理登记后方可邮发。第七部分保密制度第三十二条保密范围企业秘密包括下列事项：企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经 营决策。企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技 术诀窍、资料。企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要 会议记录。企业财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表。企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。企业员工人事档案、薪资收入及资料。企业重大决策