园林绿化企业物资采购与管理流程

1、XXXXXX园林绿化企业物资采购与管理流程2018年3月第一节 物资设备部门职能和工作流程物资设备部部门职能1、根据公司物资管理办法，结合工程公司物资设备管理的实际情况，制定工程公司物资设备管理办法并组织实施。2、掌握项目工程概况，物资总设计用量、物资总实际用量及分项工程实际用量，业主对物资的具体要求，组织物资人员对物资做好市场调查，并建立市场调查登记表；3、组织大综物资的招标，参与项目部自购物资合格供应商的评价；4、监督、协助各项目部做好其它物资购销合同的签订、采购、供应、消耗和现场管理。5、负责采购计划的编制和审核，大宗材料以及大型设备的采购工作；6、负责监督检查采购物资的验收、入库、出库

2、、周转以及对账工作；7、对供应商档案进行管理，做好物资信息收集工作，建立完善的物资供应信息平台，并不断开辟和优化物资供应浅尾渠道；8、建立可靠的物资供应基地，会同成本评价部等部门做好比价、评价、供应商评估、优化选择、关系处理等工作；9、与公司内部各部门加强沟通配合，处理好施工过程中发生的突发问题；10、督促指导项目部做好库存物资盘点及物资的节超核算工作；11、及时、准确、完整的向总经理上报物资设备情况，提出整改意见并加以改进；12、检查、指导、考核项目部的物资管理工作，并予以奖罚；13、负责大型设备进场计划的制定审核及部分设备的集中招标采购工作；14、组织进行指挥部内设备的调剂工作，协调项目部

3、间的设备管理业务关系。15、负责对项目部的设备采购和租赁制定指导价格，并收集汇总，定期进行公示；16、完成公司领导交办的其它工作任务；物资设备部总体工作流程参加施工组织方案会议确定材料准备方案参加施工组织方案会议确定材料准备方案供应商资料合格供应商评价材料审核计划供应商资料询价、质量签定采购合同成本评价部评定苗木进场现场验收验收单、入库单检查现场使用情况竣工养护补苗清核盘点各种材料检查项目部物资管理资料审核付款凭证三方对账付款退货物资设备部总监岗位职责1、审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金保证最大的物资供应，并报公司总经理审批。2、负责季度清核

4、盘点和料具报损的审批，并对各项目部料具管理工作进行总结，报公司总经理审批。3、负责审核各项目部施工项目的大宗材料（包括苗木、石材、电缆、灯具、水管、钢筋、木材等）和工具设备的采购计划，组织协调物资的供应；4、组织调查物资市场行情、组织权限范围内物资的招标、购销合同的谈判和起草；5、检查、指导、掌握项目物资管理的全过程，解决存在问题；6、负责部门与其他相关部门的沟通与协调；7、负责对各项目部材料、苗木、物资的管理工作和人员的培训工作；8、负责部署人员的思想、业务培训，开展职业道德，外事纪律，法制观念的教育，使所有员工适应公司的快速发展；9、督导采购人员在从事采购业务中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿

5、、不受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利原则下开展业务往来；10、完成领导交办的其它任务；（三）物资设备部部门经理岗位职责1、负责提出物资采购计划，报总监批准后实施，确保各项采购制度完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，材料供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购。3、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。4、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。5、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内

6、尽量减少开支；6、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制；7、定期召开部门例会，在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果；8、定期对物资采购管理工作进行总结，及时掌握同一区域、同一季节其他单位的材料、苗木采购信息，降低成本的统计工作；9、每月组织物资的盘库、节超核算，并对节超结果提出处理意见；检查指导现场物资的验收、堆码、标识、保管、使用和相关记录。10、督导采购人员在从事采购活动中，要遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利原则下开展业务往来；11、完成领导交办的其他任务；（四）苗木采购员岗位职责1、掌握设计图纸，领会设计意图，根据设计要求，提前落实苗源；2、根据

7、工程需求制定采购标准，选择符合技术标准的苗木，深入工地，把握工程进度，保证苗木供应及时；3、严格按照采购流程执行采购任务并做到货比三家，坚持“三比一算”（比质量、比价格、比信誉、算成本），确定供应商，报至成本评价部，经评价后进行采购；4、协助签订苗木采购合同，掌握苗木商的供货能力，要求苗木商提供苗木检疫证和专用发票，协助项目部办理验收入库手续；5、服从领导安排，积极完成领导布置的各项任务，及时向领导汇报工作。（五）石材采购员岗位职责1、准确核实技术员材料提量单，严格执行计划单采购，适时购进，确保施工进度。2、严格执行采购程序做到货比三家，坚持“三比一算”（比质量、比价格、比信誉、算成本），确定

8、供应商，报至成本评价部，经评价后进行采购；3、与供应商签订合同：a、充分掌握供应商的供货能力b、谈判价格、付款方式、交货日期等c、要求供应商提供石材检验报告、合格证和发票4、及时到工地办理验收入库手续，经签字后，交给财务部备款；5、建立供应商材料信息、价格体系、供方档案；6、服从领导的安排，积极完成领导布置的各项任务，及时向领导汇报工作；（六）、材料会计岗位职责1、紧密衔接项目部与成本评价部，上传下达，沟通信息及时、准确；2、负责物资信息的录入工作，做到及时、完整、准确地进行整理汇总，综合分析，掌握基本数据。3、每月做好对上、对下的对账，对账单需材料会计、物资设备部经理和财务部经理签字，做到台

9、账齐全、帐帐相符、账实相符，及时为领导提供所需统计资料；4、负责按要求上报总经理及相关领导的各种报表，协助部门经理制定合理资金需求计划。5、负责大宗材料付款凭证的审核报销；6、完成领导交办的其他工作；第二节 物资管理权限与职责一、物资设备分类甲方供应物资设备（简称甲供物资），是指在工程招标文件或合同中约定，由建设单位招标采购供应的专用物资设备。自购物资设备是指除以上物资之外，为保障工程施工，自购物资实行台账式管理。二、管理权限2.1甲供物资由建设单位进行招标采购，由物资设备部和项目部在工地现场组织验收、保管，按照物资设备部的分配计划发放配送。2.2自购物资采购权限为：1 异型周转材料、型材、火

10、工品、柴油、临电用电线、电缆由各项目部采购，输结算。2 水泥、沙石料、土方、松木杆由项目部根据情况自行采购，物资设备部配合评价部订立指导价，指导价应高于成本价低于市场价，各项目部在指导价的基础上自行采购。3 五金、电料、工具、劳保用品、机具、通用周转材料等小型材料。三、采购方式及使用范围物资采购一般邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。3.1.邀请招标采购，是指以投标邀请书的方式邀请三个以上供应厂商投标的采购方式，凡购置物资设备单件金额在20万元以上，批量金额在50万元以上（以下统称门槛价），原则上应以此方式进行。3.2.竞争性谈判采购，是指直接邀请三家或三家以上的供应厂商就采购事宜

11、进行谈判的采购方式。凡购置单件金额5万-20万元之间的，或超过招标门槛价但因特殊原因招标未果的，一般应采用此方式。3.3.询价采购，是指对三家或三家以上供应厂商所提供的报价进行比较，依据性价比的优劣确定供应商的采购方式，凡购置单件金额5万元以下，批量金额20万元以下的，或单价弹性不大、标准规格的通用物资设备时可采用此方式。3.4.单一来源采购方式，是指向一家供应厂商直接购买的采购方式，属下列情形之一的，可采取此方式：1 能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权，其他商家无法替代的；2 在用的仪器设备因后继维修或扩展功能所需的零配件或部件必需向原供应厂商购买的；3 原招标合同的后继补充订货。四、

12、邀请招标程序规定4.1.成立招标工作小组，成员由职能部门、项目部若干名单数组成，招标的组织和协调管理工作由成本评价部负责。4.2.招标文件由物资设备部和成本评价部共同撰写，由招标工作小组审定，文件内容应包含商务和技术两部分，文件格式应规范，符合有关规定。4.3.邀请投标的对象，使用单位和职能管理部门比对先期调研后提出建议名单，由招标工作领导小组审定；4.4.开标应按招标文件规定的时间、地点和程序以公开方式进行，开标时应当众验明所有投票文件的密封未遭损坏；4.5.评标分商务、技术、价格三部分进行，以性能价格比加上综合因素作为综合评估的依据，综合评估最优者中标，中标者的产生以招标工行小组全体成员的

13、投票结果为依据。4.6.评标结束后，由成本评价部、物资设备部与中标单位签订合同，并负责合同的实施。4.7.招标采购工作程序一般应在15-30天内完成。4.8.招标工作应遵循公开、公平、公正的原则，参与招标的工作人员应严格遵守招标纪律，不得私下与投标方人员接触，泄露任何与招标事宜有关的内容，在招标过程中，不得接受投标方的钱物、请吃、请玩。五、采购监督5.1. 采购工作必须接受总经理、成本评价部的监督。5.2. 采用招标方式进行的采购项目，必需有成本评价部和工程管理部门的人员直接参与。成本评价部有权对招投标的所有文件、合同及合同执行情况进行审查。5.3. 采购机构及采购工作人员在采购过程中，凡违反

14、纪律、徇私舞弊、玩忽职守，造成公司利益受损的，应按公司有关规定处理，情节严重构成犯罪的移交司法部门依法追究其刑事责任。第三节 物资设备部物资采购流程一、物资采购管理办法：1、采购人员及其他部门成员严格执行公司相应的出差、交通、住宿、餐饮等相关制度标准与要求。2、采购人员每批量或每地方出差一次后7天内报销相关费用，因业务情况，不得超出业务发生末以后10天为限。3、采购人员出差住宿不得进行酗酒、麻将、扑克等违法活动。二、物资设备采购流程：物资设备采购流程图接到项目材料计划下达采购计划接到项目材料计划下达采购计划询价、比价评价采购合同签订采购抵达供应商入库单开具索取入库单主办进场协办材料会计材料会计

15、采购员1天内3天内2天内2天内采购员物资设备部经理审计委员会物资设备部经理审计委员会采购员物资设备部经理采购员物资设备部经理库管员项目经理采购员物资设备部经理采购员库管员3天内10天内10天内材料部采购物资分类进场所需时间表物资分类所需时间采购员备注苗木常绿乔木10天落叶乔木10天花灌木7天地被7天土建石材20天电缆、灯具20天各类物资材料采购周期表：注：采购周期含询价、比价、评价、合同签订、采购进场等事宜所需时间（一）、采购前准备1、与设计院或者其他设计单位结合，搜集相应工程的前期状况信息和设计图纸，做到了解现场情况及需要栽植的苗木，对于不适合栽植或市场稀缺的苗木在设计阶段或图纸会审阶段提出

16、合理化建议。2、动态收集和掌握市场价格、造价信息价、地方政府的指导价。3、汇总使用部门提交的材料需求计划并进行修复，确定好材料进场批量、批次。使用部门负责做好材料的计划工作并将经过技术负责人、项目经理签字确认过的材料计划单原件或者传真件交至物资设备部材料会计处，材料会计收到后应予以确认回复，并以确认时间起根据不同材料采购周期材料进场。4、开拓新客户。（二）、价格、议价材料采购实行分组背对背采购制度，根据材料性质不同分为土建小组和绿化小组两种组别，其中每个组别组建不少于两支小组进行询价采购，各自对其采购信息保密。（三）比价、索祥各个小组将所询最终确定价格与材料样品（照片、实物）、检验报告、供应商

17、联系方式、公司资质、材料来源地等资料报至物资设备部经理，物资设备部经理初审后得出2-3家供应商，上报审计监督委员会确认。（四）、评价审计监督委员会依据市场信息、市场位置、批量、供应季节，综合考虑性价比及付款条件等因素确定供货商，反馈至物资设备部，并监督采购过程。（五）、签订采购合同经物资设备部经理及审计委员会审核合同条款确认后，采购员依据公司相关规定与指定供应商签订采购合同。（六）、材料进场与回访材料进场之后各工地按照公司相关要求组织验收并办理相关手续，采购员及时到现场了解材料情况，并按时索取入库单凭据（蓝联、黄联）并反馈给供应商，做好供应记录，方便了解工地需求和对供应商做出合理评价，采购人员

18、及时了解材料进场情况，掌握材料进场质量，收集一线技术人员的信息反馈，定期或不定期对主要供应商回访，加深合作提高后续材料进场质量，缩短材料进场时间，降低材料采购风险。供应商基本资料表厂商编号： 年 月 日供方名称供方地址电话（传真）联系人供方产品资本额：材料来源：营业执照：确认： 审核： 填表：供应商问卷调查表（范例）供应商名称： 年 月 日项目调查项目内容了解程度状况材料零件确认1您对材料部样品确认流程是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解2.您对本公司材料部认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解3.您对材料部认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？有保留

19、 未保留 请求当面沟通了解品质验收管制1.您对本公司项目部质量检验标准与方法是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解2.3.采购合同1.贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？可以 不可以 需设法弥补2.3.请款流程1.您对本公司的付款条件、手续是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解2.3.售后服务1.您对质量有疑问时，会主动找哪一部门或经理？成本评价 开发 采购 总经理2.3.建议事项您对本公司的建议事项供应商调查表（范例）年 月 日供应商编号供应商名称调查时间第几次调查调查评核项目得分评分说明调查评核者备注价格评核1.原料价格2.加工费用3.付款方式技术评核1.技术水准2.设备状况3.工艺流

20、程生管主核1.生产计划体系2.交期控制能力3.进度控制能力4.异常排除能力上下供应商评价表上下年 半年厂商名称厂商编号地址采购材料评价项目质量评价交期评价价格评价服务评价其他合计得分时间得分总和平均得分评鉴等级处理意见：采购员： 材料部经理： 成本评价部经理：合格供应商名录序号供方名称地址联系人电话（传真）供货产品型号（规格、等级）备注 年 月 日 确认： 审核： 填表： 三、发票与对账管理。（一）、对账管理20XX年起物资设备部实行谁采购、谁入库、谁对账的工作制度，采购员每月与财务人员、项目部对账一次，确保账实、账账相符。采购工作完成后，物资设备部负责组织供应商以及公司财务部以每季度为单位（

21、项目完成时不超过完工20天后为限）进行三方对账，并根据对账结果由财务部出具对账单作为供应商唯一请款依据。（二）、发票管理采购员取得各类发票时，包括增值税专用发票、普通发票、应严格审核其真伪、内容开具是否合规。采购业务发生后，业务人员取得发票时，应向对方索取发票及税务登记证复印件，以确定其是否具有发票开具的资格。若其经营范围中不包含此业务，则其不具备开具发票的资格，需要到税务部门代开发票。采购员取得发票后由材料会计登记后再送交财务部门入账。第四节 工作交接管理制度1、物资设备部人员因工作调动或因故离职，必须将本人所经管的工作全部完整地移交给接替人员；没有办清交接手续的，公司将不予办理有关调动或离

22、职手续。2、采购人员在调动或离职前，对尚未办理结束的事项，应在移交前妥善处理完毕，如遇特殊情况，确实不能在移交前办完，应由移交人写出书面报告并附详细清单，经部门主管领导批准后，向接替人员办理移交。3、接替人员应认真接受离职人员移交的工作，并继续办理移交的未完事项。第五节 物资季度盘点及固定资产管理流程一、物资季节清核盘点1、物资设备部组织由各项目部配合以每季度为一周期对事业部所有项目进行一次物资清核盘点。2、物资设备部于每季度末每月25日下发物资盘点通知，各单位自接到通知之日起开始进行本单位的流动资产、周转工具、固定资产进行实地盘点，并填写相应统一盘点表格；对需要报损的固定资产或周转工具登记到

23、统一报损表，履行规定审批程序后方可进行进一步处理。XXXXXXXXX有限公司第（ ）季度材料盘点表单位名称： 工程名称： 项目部名称： 年 月 日 单位：元序号物资名称单位规格账面数（入库数量）实点数（库存数量）余（+）亏（）备注数量单价金额数量单价金额数量单价金额12345678910111213141516合计公司主管经理： 材料部经理： 项目经理： 材料负责人： 制表人：XXXXXXXXX有限公司第（ ）季度周转工具盘点表单位名称： 工程名称： 项目部名称： 年 月 日 单位：元序号物资名称单位规格账面数（入库数量）实点数（库存数量）备注数量单价金额数量单价金额1234567891011

24、1213141516合计公司主管经理： 材料部经理： 项目经理： 材料负责人： 制表人：XXXXXXXXX有限公司第（ ）季度工具报损表单位名称： 工程名称： 项目部名称： 年 月 日序号工具名称单位规格数量单价金额备注123456789101112131415161718192021222324252627282930合计公司主管经理： 材料部经理： 项目经理： 材料负责人： 制表人：二、固定资产的购置1、按固定资产归口分级管理的原则，各部门所需固定资产由本部门按照年初预算，提出申请交办公室统一购置，办公室统一购置并登记造册后交付使用。各部门的专用设备可以经审批后由该部门购置，报办公室备案登

25、记。2、固定资产购置审批程序，申请部门填写由财务部统一填写编制的（表八）既固定资产购置申请表部门负责人财务部基础会计审核财务经理审批（副）总经理审批报物资设备部购置。三、固定资产的登记与盘点1、固定资产原始价值由购买价、运费、调试安装费、调试配件费、装饰费、税金等部分构成。2、各部门对所有固定资产无论是否在用，都应由固定资产管理部门统一建立固定资产卡片，对每项目固定资产的编号、名称、规格型号、价值、开始使用日期、折旧率等进行登记。作为固定资产管理与核算的依据。3、已登记编定号码的固定资产必须与镶订在设备本身上的号码标牌相一致，并不得随意变更。4、固定资产的使用、管理应与财务部门协调一致，固定资

26、产整体变动或附属设备与主体分离等变动，必须按规定程序办理手续，以确保帐、卡、物相符。5、财务部根据购置的固定资产分类建立固定资产明细账，详细登记固定资产名称、型号、数量、单价、购置日期、使用部门、使用年限、残值率、净残值、及折旧率等要素。6、固定资产清查盘点，为了增强固定资产的管理和使用，由物资设备部组织、财务部协助成立盘点小组，各部门配合，对所有固定资产每季度进行一次实地盘点，填制由物资设备部统一下发的固定资产盘点表，于下季度第一个月的5号前交物资设备部，物资设备部在一周内完成现场确认和财务部核对账目工作。四、固定资产的调拔和报废1、企业内部单位之间固定资产的调拔、报废要有严格的审批手续。1

27、）、固定资产的调拔必须填写公司统一印发的物资调拔单并由调出调入双方经手人和项目经理签字确认，并在2日内由物资设备部经理审核，材料会计记录备案。2）、固定资产的报废必须按规定履行报批手续，由使用部门提出申请，物资设备部签署意见后报财务部门，最后报经公司主管经理或领导批准。2、固定资产报废的一般原则是：1）、已达到使用年限，并且丧失使用价值：2）、设备的主要结构件损坏，确定无法修复或改造；3）、修理、改造费用过大，在经济上不合理的；4）、设备结构、性能有严重缺陷，修复改造后仍达不到最低生产能力和安全要求的；5）、因意外灾害或事故遭受严重损坏，已无修复价值的；6）、国家规定应予淘汰的设备。3、固定资

28、产的报废，应按下列规定办理：1）、由使用和管理部门得出申请；2）、由物资设备部组织有关人员进行技术鉴定；3）、按财权管理的有关规定，报艰主管部门批准；4）、对已经批准报废的固定资产，按规定应由使用、管理、财务等部门做好登记和处理记录。4、项目部对未经批准报废或在审定批准前，不得随意拆除或变价处理。5、对经批准报废核销的固定资产，都应进行清理回收残值，对拆除尚可使用的附机或配件应做好有关清理登记手续。6、对清查中发现的固定资产盘盈，应按清查部门填制的“固定资产盘盈表”进行估价入账；固定资产盘亏，应由使用或保管单位查明原因、写出报告，按规定的程序办理审批核销手续。第六节 物资损坏丢失处理办法材料、

29、设备及工器具是公司资产的重要组成部分，为避免物资损坏和丢失，确保工程的顺利开展，特制定本办法。一、损坏或丢失设施、设备、仪器、工量具和原材料的事故分为责任事故和非责任事故。二、由于下列原因造成设施、设备、仪器、工量具和原材料损坏或丢失的，属责任事故：2.1. 尚 未了解使用原理、操作规程及技术性能，擅自运用的。2.2. 不遵守操作规程或不听从指导进行操作的。2.3. 未比对部门领导和保管人员同意，擅自拆、改、变更（存放地）、操作由他人负责保管的。2.4. 擅自借给其他部门或私人的，以及未经同意擅自拿出原有地点的。2.5. 擅自离开工作现场的，设备超负荷运行的，工艺不符合生产标准的，维护保养不到

30、位的，安全措施有漏洞的，存在事故隐患而未采取预防措施的。2.6. 其它不遵守规章制度等主观原因造成的。三、由于下列原因造成设施、设备、仪器、工量具和原材料损坏或丢失的，属非责任事故：3.1. 因设备、仪器、工量具原材料本身的缺陷，在施工或使用过程中出现损坏的。3.2. 因折旧年限或使用期限已过，虽经论证和批准后可继续使用，但在正常使用时发生的自然损坏。3.3 经批准，按照操作规程，新的生产工艺方案或进行检修，存在事故隐患，虽采取预防措施，仍未能防止损坏的。3.4. 易于损坏的低值品（单价500元以下），管理人员在运输、保管中或使用人在使用中偶然失手损坏的。3.5. 其它合理的客观原因和不可抵抗因素造成的意外损失。四、责任事故不止由一人承担责任的，应分清责任大小，分别承担责任。五、属于责任事故造成设施、设备、工量具和原材料损坏丢失的，其损失价值的计算方法如下：5.1. 整体损坏或丢失设施、设备、仪器、工量具，按其到场含税价（1=使用时间/使用期限）计算损失价值。机械类产品使用期限按产品规定使用年限进行折旧，其他产品的使用年限依据相关标准参照确定，但折旧后的损失价值不得低于到场含税价的10%。5.2. 局部损坏或丢失但可修复的，按修配费的实际支出计算损失价值。5.3.