企业行政管理工作

1、企业行政管理工作之我见一、企业行政管理概述行政学对行政管理的解释为运用国家权力对社会事务的一种管 理活动，而其中所谈及的企业行政管理是企业管理与行政管理相结合 而产生的一个概念。这就决定了企业行政管理不单单是企业内部事务 的管理统筹，也牵扯到对外部事务的处理解决。具体事务包括以下六 大模块，分别是：流程制度管理、会务外联管理、文印资产管理、档 案资料管理、采购资产管理、后勤安保管理。同时基于我们行政部现 阶段的职能，在行政管理的具体事务中还包含一项人力资源管理。其 实在很多人看来，行政工作是不需要多高的专业性来支撑的，但是自 从我来到深青工作以后，通过对大学所学的行政管理课程进行回顾， 让我觉

2、得，我现在所做的工作本质上都是围绕着行政管理的四项基本 职能开展，即计划、组织、领导、控制。不论是大型活动的举办还是 行政部日常事务的处理，都离不开这四项职能，通过前期计划安排， 中期组织领导，后期跟踪控制来达到提高行政工作效率的目的。在日常的工作中我们是无法直接用企业经济效益来衡量具体的 行政管理行为，也就是说行政部是一个无法直接创造企业经济效益的 部门。但是，企业当中的行政管理工作与企业的经济效益同样是密不 可分的。如果通过我们的工作，降低企业的运营成本、提高员工的工 作积极性，也是在为实现企业经济效益的提升做出贡献。二、行政管理工作优化根据七大模块所涉及到的内容，在我所接触到的行政工作中

3、，针广州深青机电设备有限公司青海分公司SQME GUANGZHOU SHENQING MACHINERY EQUIPMENT CO.,LTD.QINGHAI FILIALE 对以下几个方面可以进行适当的优化改善，以提高行政管理工作的效 率和效果。行政部档案的整理档案管理对于行政工作而言是至关重要的，完善的档案资料可以 为之后的工作节省时间、提高工作质量和工作效率，同时系统完善的 档案在一定程度上可以有效的保护企业资料不会随着员工的离职而 造成丢失。在我整理行政部历年档案的时候，就发现2014年之前的 行政相关档案是找不到的，这就造成我对之前行政部的工作无法更深 入的了解。我们目前的档案主要是以

4、2015年至今为主，涵盖员工资 料、考勤、社保、培训、采购计划、付款计划等，对纸质档案现在是 按照年度以及类别装订成册存放起来。考虑到之后各个部门的档案会 越来越多，相当一部分往年的档案平时是不会经常使用但是有必要保 存的，我的想法是可以考虑建立专门的档案室，保管几个部门的纸质 档案，方便查询同时节省空间。同时，专门设立行政部门的档案机， 将日常工作和档案管理区分开来，现在我们行政部的电子版档案主要 存于前台的两部电脑以及行政部硬盘中，但是其中一些电子版的文件 经过几任行政工作人员的管理，存在重复，查找使用起来很不方便。 所以我认为应该对前台的电脑以及行政部硬盘进行重新整理，将近年 来所有的资

5、料归入行政部专门的档案机中，做好对电子档案的收集管 理，将档案管理做到更规范细致。并且伴随着四川蓉青洁华工作将逐 步进行开展，一开始就做好对档案的收集整理，会大大减少日后对档 案的重复管理工作。公司影像资料的质量提升这一部分应该也算是档案管理的内容之一，影像资料更能直观的 记录我们的工作内容、公司活动以及公司的发展成长。通过整理硬盘 中的照片以及视频，让我对于往年公司的一些活动和项目都有了很深 的认识，并且在我初入公司之时，对公司的直观体会也来自于十周年 的宣传片。这种影像资料的宝贵性在于不可能被复制，也不能重新建 立，所以在我看来，我们不仅是要记录，更是要高质量的留下这些珍 贵的过往。目前我

6、们拍摄的影像资料多半质量不高，考虑到日后很多 宣传性资料需要使用照片作为素材，所以在举办周年庆、年会等大型 活动的时候考虑邀请专业团队，一般内部活动安排有一定专业性技巧 的同事进行拍摄，最大程度上保证我们每次留下来的影像资料不仅可 以日后回顾更能作为优质素材为公司宣传提供资源。办公用品的采购管理办公用品的支出在行政部门的日常支出中占大部分，如果能有效 的控制这一部分的费用，就能够降低行政部门的运营成本。目前行政 部已经建立了纸质版的签领表和电子版的入库表，对于日常办公用品 可以实现直观的监控。但同时因为各个部门的职能不同，对于办公用 品的需求也存在差异，所以在采购办公用品这一部分，基本是以各部

7、 门需求为主的，这就造成了采购环节的繁琐。而且现在从公司缴税方 面考虑，零散的采购不利于开具增值税发票，所以目前计划是针对各 部门所用物资每半个月统计一次需求后综合购买，同时寻找一家办公 用品相对齐全且能开具增值税发票的商家进行长期合作。另一方面， 对于新成立项目部的办公物资采购，之前是按照项目负责人口头要求 进行准备，但是这样就造成每次物资准备都不全面而且行政部门没有 可查询的存档，所以接下来对于新项目物资的准备，统一由项目负责 人提交办公物资申请书，既能够保证物资完整的配备也方便我们核查 管理物资，避免在物资采购上造成不必要的浪费。培训问题在我最初的工作中就已经涉及关于培训这一块内容，之前

8、针对的 主要是关于新员工培训这一块，但是之后的部门培训中还是存在培训 课程质量参差不齐的问题。部门培训不等同于之前新员工的培训，因 为新员工的培训建立的基础是相对比较低的，但是入职之后的课程就 需要更具有专业性，质量也应该更高一些。所以在之后的部门课程选 择的时候，我认为应该先由部门的负责人对于选择的课程进行了解， 不单单是为了选课而去选课，提高课程质量才能更好的满足补充知 识、发展能力、转变观念的培训要求。另一方面介于对四川蓉青洁华管理层工作的考虑，对于管理人员 这一部分的培训可以参考设置助理职务，这样不仅可以减轻主要负责 人的负担，使他们从繁忙的日常管理中脱出身来，专心致力于重要问 题的考

9、虑和处理，也可以更好地培训待提拔管理人员。让助理通过接 触和处理较高层次的事务积累高层管理的经验，采取实操性的培训使 助理人员得到更多锻炼和成长，更好地熟悉公司的管理并且满足公司 未来发展的要求。沟通问题沟通在管理中具有很重要的意义，它是协调各个体、各要素，使 企业成为一个整体的凝聚剂，也是企业与外部环境之间建立联系的桥 梁。在我看来，现阶段我们最为欠缺的就是和现场项目部同事之间的 沟通，之前我对项目现场的工作并没有很了解，但是这一周的实习， 真的让我体会很多。项目同事驻守一线，工作环境艰苦且担负着更大 的责任，这也就需要我们后方人员给予他们更多的支持，一般情况下 只有到月底需要制作考勤的时候

10、，才会主动联系他们。但是我认为作 为行政后勤人员，应该每周都与项目同事保持联系，缩短信息传递链， 拓展与他们的沟通渠道，在加强沟通的过程中大致了解项目进度以及 知晓行政部可以为他们提供哪些方面的帮助。员工职业生涯规划设计职业生涯规划又称职业发展管理，是企业为其员工实现职业目标 所进行的一系列计划、组织、领导和控制、培训与开发等管理活动。 它既是一种系统的人力资源配置手段，也是一种系统的人力资源开发 手段，更是一种高层次的激励手段。目的在于把员工的个人需要与企 业的需要统一起来，做到人尽其才并最大限度地调动员工的积极性， 满足其自我实现的需要。随着我对招聘工作的深入了解，现在很多求 职对象对自己

11、的认知是不明确的，我接到很多求职电话是询问有什么 岗位合适他，而不是他适合什么岗位，这正是基于对自己的职业发展 没有一个准确的定位。而在我第三次入职面谈的时候也曾被问到关于 自己的职业生涯规划，我当时的回答只是说出了对于岗位上的简单规 划，相对来说公司这边没有一个可以参考和期待的具体发展方向。我 想对于新员工而言，能够看到自己未来的职业发展和具体可循的晋升 岗位，不仅是可以帮助其明确未来职业生涯的道路更是可以起到激励 的效果，所以在对新员工进行转正考评的同时应该注重对其职业生涯 规划的帮助认识，将其岗位的未来发展空间给予明确的告知，最大限 度的挖掘和激发员工的潜力。从而大大提高企业的凝聚力、吸

12、引力， 在一定程度上避免因为岗位不合适而造成的人才流失问题。法律事务的了解学习对于这个问题的认识，主要还是因为这次大通项目工人的摔伤， 在后期的处理过程中暴露出了行政部对于法律事务，尤其是劳动法相 关内容根本没有做到应有的了解，使得我们在这次事故中处于比较被 动的状态。在行政管理的日常事务中其实有很多方面都渗透着法律风 险，比如我们的劳动合同管理、印章管理、车辆管理、社会保险管理 等，其实都要求我们行政人员具备一定的法律知识，有必要针对一些 企业经常接触的例如劳动法、合同法知识进行学习，使管理与决策都 能做到有法可依，在保障员工的合法权益的同时也能够做到维护公司 的合法权益。员工福利的健全员工

13、福利的设立不仅是为了凸显企业文化中的人文关怀，更是员 工激励形式的一种，基本表现就是物质上的奖励。合理的福利待遇其 实有很多正面的意义，它可以很好地提高员工工作的积极性，增强员 工的凝聚力，从而吸引员工，留住员工。在福利设立方面，我们公司 已经做的相当全面，不论是基本的社会保险、话费车费补贴还是日常 关怀，都是很多私企做不到的。但是因为我们公司的行业性质，主要 工作人员多以项目施工现场管理为主，长期赴现场工作，所以在员工 福利这一方面很有必要加入每年定期的身体体检。因为员工的身体健 康直接关系企业的稳定发展，定期的身体检查在做到掌握员工健康情 况的同时做到对疾病的有效防范，让每一位员工都能对自己的身体状 况有清楚的了解，从而更为合理的协调安排自己的工作。电子化办公对于电子化办公，更多的还是针对日后与四川蓉青洁华工作的对 接，未来两个团队的员工人数一定不少，考虑到成本问题，很多时候 直接碰面是不现实的，工作需要跨地域进行。电子化办公的优势在于 不仅能够克服因为地域问题造成的限制，还可以在一定程度上降低办 公费用支出，提高工作效率。主要方式为开发属于我们自己的OA办 公系统，实现网络化办公，并且引入视频会