依托办公软件提高办公室工作效率探究

1、依托办公软件提高办公室工作效率探究摘要：当今时代，我国计算机技术水平不断攀升，合理依托各种新型办公软件, 大大提高了办公效率。良好的办公软件，能够为使用者提供清晰的办公思路，能 够节约大量的人力、物力资源；利用办公软件提供多部门之间直接交流的渠道， 实现终端文件的实效传输，同时利用办公软件进行网络独立办公，确保工作的客 观性，能够提升工作效率。关键词：客户；有效沟通；竞争优势引言在我国科技不断发展的背景下，计算机办公软件在人们的生活和工作中己经 变得非常普及，它改变了人们的生活方式和工作方式，使工作变得更加便捷和高 效，己经成为了办公室的一种必不可少的软件。和传统的办公形式相比，计算机 办公软

2、件安全系数高、检索快捷，并且实现了无纸化办公，大大改革了办公形式。1办公软件应用优势计算机办公软件应用优势主要体现在它的跨地域应用，检索快速便捷，携带 方便以及安全系数高等方面。在办公软件的应用中，我们可以实现跨地域的快速 传递和检索，只需要通过网络在很短的时间内就可以将所需内容传出或接入，这 对于节奏相当快的社会来说节省了很多的时间。办公软件应用的优势同样也表现 在检索文献的速度方面，它使我们摒弃了先前的一句句阅读来检索的习惯，转而 开始利用计算机化的办公软件直接进行关键词检索，就可以得到我们想要的结果。 此外，有了计算机办公软件后，我们在处理很多信息，制作各种报告、书面总结 上也十分方便。

3、很多办公室一族经常需要进行对于相关材料的归纳整理，有了 office软件后，无论是文字、图片还是数据在处理上都会非常轻松，并且准确性 很高。这极大的带来了办公室工作实效的提升。2办公软件在办公室的实际应用2.1应用于文字处理常见的文字处理软件为WPSOffice系列办公软件、基于Web客户端文字处理 软件。强大的Office系列办公软件，特别是Word、Excel、PPT和三元件的应用越 来越广泛，它们的应用为办公室人员提供了一个小型的数据库访问，也提供了许 多方便的办公自动化管理平台，由于Office与Windows操作系统都是由微软公司 研发出品的，因此具有良好的兼容性和可扩展性。与国内的

4、WPS办公软件相比， 微软公司出品的办公软件系列还提供了强大的文字处理功能，而且体积比较小， 内存小，同时有免费版本，在国内办公软件中占有很大的市场份额。此外，有一 些Web文本处理应用，如FCKeditor,不需要计算机系统提供额外的软件支持， 只需要有一个浏览器进行文本操作，但其功能相对于上述两种处理软件相对不足, 难以完成一些复杂的编辑任务。2.2应用于数据处理在办公环境中应用计算机办公软件技术，如果操作不当或者死机、停电等因 素都会造成数据误删、丢失等问题。而通过计算机数据备份的方式则可以有效地 解决此种问题。计算机数据库进行信息备份处理，可以在事故或错误产生之后恢 复数据信息，避免数

5、据意外删除或者在技术改造中出现各种安全损失问题，通过 数据备份的方式进行处理，可以及时有效地进行信息数据的还原，避免信息数据 丢失等问题的出现。而在计算机存储设备出现故障之后，数据库中的数据就会出 现不同程度的损失与混乱，利用数据处理技术则可以为数据恢复提供技术支持。 而随着计算机技术的不断发展，大数据云计算等技术手段的成熟，通过“云存 储等方式会进行信息数据的备份存储，更为简单、安全，为企业重要信息备份与 存储提供了有效的环境。2.3应用于图像处理通常情况下，图像处理办公软件的应用范围包括平面设计、广告与图形处理 等行业。随着社会现代化的发展，提出了新的要求，工业设计为了迎合社会日益 多元化

6、的审美需求，其视觉发展的趋势越来越明显，因此，办公室的计算机图像 处理软件显得非常重要。常用的主要有PS图象处理软件，该软件功能成熟，相 对完善，能够进行或简单或复杂的图像处理，可以满足顾客的多样化需求，充分 满足现代工业设计的实际需要。2.4应用于视频处理视频软件应用是将视频和音频文件进行综合集成，通过技术处理，转换所需 信息，直接成为可观看的视频。视频处理软件技术通常应用于一些法律权威单位 的调查和取证等。此外，视频软件还可以实现视频信息的二次处理，从而进一步 提升视频信息的价值。因此，应用视频处理办公软件可以有效简化视频信息，保 证视频信息更好地满足办公需要，实现其价值。3依托办公软件提

7、高办公室工作效率的儿点建议3.1依托办公软件增设办公室工作考勤机制完善办公室工作考勤机制是提升办公室工作效率的关键。其一，机关事业单 位通常包含多个工作部门，不同部门之间均可通过办公软件进行沟通，同样单位 内部利益相关者可通过整理员工办公成果，掌握多个部门的工作现状，了解办公 室的实时工作进度，进而提出一种适合办公室的协同管理方式。例如DingTalk这 种软件，它是一种可满足员工之间良好交流的办公软件，在办公中可实现终端文 件的实时传输。同时，依托办公软件可完成办公室电话会议、商旅免费通话等相 关操作，具有强大的应用功能。其二，结合办公软件的签到打卡功能，能实时了 解员工的工作进展情况，完善

8、了传统的监督考核机制，能督促有关工作人员在规 定时间内按照完成任务，确保每日工作事务均可按时完成。3.2利用办公软件实施网上办公室工程目前，机关事业单位工作任务量较多，信息处理量较大，员工工作压力较大, 基于当下办公技术的不断创新，为了改善当下办公室工作现状，单位应搭建网上 办公平台，与时俱进地完善办公环境，在保障办公效率得到提升的同时，使员工 切实意识到办公软件的重要性。因此在依托办公软件的基础上，应提高相关工作 人员的计算机使用能力和信息素养。网上办公可使传统的工作摆脱时间与空间上 的限制，每一名员工均拥有属于自身的工号与密码，一旦有办公需求时，员工可 登录网络平台选择应用的办公软件，开展

9、网络独立办公。平台上办公主要包括日 常事务工作模块、编辑模块、信息传递模块，依照项目的开展进度员工可设置办 公提醒，有助于在规定时间内高效率完成项目。3.3应用移动办公终端3.3.1数据传输所有用户设备到机构网络设施之间传输的数据必须通过VPN隧道保护。在 VPN通道里，再通过应用层加密技术进行应用层数据保护。移动办公终端的操作 系统必须支持内置VPN客户端，或集成第三方的客户端产品，VPN客户端应使用 IPSec和国产商用密码算法对传输数据进行保护。VPN客户端使用公钥证书与机构 的VPN网关进行双向认证。所有用户设备与VPN网关之间的数据交互都必须通 过VPN隧道进行传输保护，禁止配置隧道水平分割。如果移动办公终端的操作系 统具备基本的防火墙功能，则必须配置为仅允许IPSec/IKEVPN的数据交互方式。3.3.2数据存储在移动办公终端上存储数据时，可根据安全需求采用国产商用密码技术或其 他密码技术对存储数据进行保护。3.3.3数据处理通过应用隔离技术对处理过程中的数据进行保护，这是政府或企业等机构移 动办公的一个关键需求。结语在我国科技不断进步的背景下，计算机技术在很多行业和领域都得到了广泛 的应用，将计算机软件应用到政府办公和商务办公中，均可以大大提升办公效率, 有效节约办公成本，优化办公流程。在未来的办公中，还应该加强对计算机办公 软件的研究和