公司办公室行为规范制度

1、Word - 6 -公司办公室行为规范制度 公司办公室行为规范制度 一、着装方面 1、在天天早上上班的头非常钟内，每位员工必需检查衣着及仪容仪表和个人区域的卫生干净状况。全部员工上班应衣着正式、搭配得体、从头到脚请适当修饰。 2、男士除七、八两月外，一律着西装、西裤、领带及正规衬衫和皮鞋。每月维修鬓角一到二次。 3、女士一律着职业化服饰，化淡妆。 二、维护干净 1、公共卫生由公司请专人打扫，请各位同事自觉维护整洁、干净的办公环境。 2、每位员工必需负责所分配文件柜的内外干净，并保持柜门的关闭。下班时要整理整理好桌子的文件，资料等整齐地摆放在桌上，将文件柜上锁，将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记

2、和重要文件等在下班后或人离开办公室后都必需锁进各人的抽屉和文件柜里。交一把备用钥匙给行政部保管。 3、员工离开办公桌或会议室，必需将所坐的办公椅收回桌子放好。 4、注重保持地面整洁，若有东西掉落地面应准时处理。 5、在使用了传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，该使用者必需马上处理，或扔掉或收作草稿纸；传真后的稿件，发传真者必需立刻拿走。不能堆放在传真机和复印机上面或附近。 6、办公室内必需保持宁静，不得高声谈话，通电话时也必需注重音量，不能影响他人工作和公司整体形象。相互之间的交谈保持1米的距离以内。 7、有商业推销上门，若无意接待，请立刻否决，不要纠缠。若故意接待或 客户来访，请在门

3、口洽谈室或会议室里会谈，但也须注重音量，不允许在办公区域里接待。办公室特地支配人员送茶水等 三、公司的财产和财物 1、员工应爱惜公司的财产和财物，包括电脑、打印机、复印机、传真机、打字机、碎纸机、手机和电话机等，必需爱护使用。如有损坏，照价修理、照价赔偿。公司发的文具等，如计算器、笔、本子等，员工必需保管好。 2、电脑及打印机的清洁及普通的维护由在座使用的员工负责。天天最后离开办公室的员工应注重将每台电脑、复印机和打字机的电源关掉。 3、电脑的平时维护由在座使用的员工负责，另有专人举行电脑的维护。 4、公司的电脑、传真、打字机以及复印机原则上不能用于私人用途。若有特别缘由，须事先提出。 5、公

4、司配备的手提电脑不能擅自带回家中使用。 6、原则上不能将非本公司成员带来本公司，更不能任意使用公司的电脑和资料等。如有特别状况，必需事先汇报同意。 四、通讯和快件 1、公司电话和手机不能用于私人通话，家在外地的员工每两周可在歇息时光与家里通话一次，原则上不超过5分钟。日常的通话都必需长话短说，言简意赅，清晰明白，控制音量。 2、由公司支配专人在天天下班前将当天传真报告打出，用透亮文件夹装好放在传真机旁边，以便各业务员查看。每月的传真报告由专人管理，准时整理、回收。 3、寄国际快递包括EMS、UPS、DHL等，由行政部支配专人统一收发并记下，寄出之前必需经部门经理签字。国内速递也由行政部统一收发

5、并记下，国内重要快件使用签收回执，确保快件平安。全部寄到公司的快件都由行政部签收（周末或节假日送来的快件由加班人员或在办公室的员工负责签收），并在专用交接本上记下后交给收件人，并请收件人签收。发票和回单拿来时，经手人必需仔细 核对清晰后再交给财务统一支付。 五、平时工作 1、例行工作 1.1样品的堆放，各业务员在获得样品后，请将样品放入指定的柜子。样品建立跟踪系统，电子部和化工部分离支配专人在各自的样品本上记下，注明客户名称、样品型号和数量、样品来源、邮寄号码等，以备查询。付费样品须注明状况和目的地。 1.2快件单子、各类信封和报销凭证，各位员工使用好后请放回指定的抽屉，不要相互混淆。 1.3

6、公司员工应注重将个人物品、资料，重要文件等置放妥善。严格遵守与公司签订的保密协议，不得以任何方式将保密内容泄露到保密范围以外（包括公司内部员工）。 1.4前台接待人员应严格把关，不让无关人员进入公司。 1.5公司员工接待外来客人时，普通支配在会议室，进入办公室应有人伴随，并注重不让其任意走动、坐在位子上翻看各种文件资料或使用公司电脑。 1.6公司各类印章由行政部管理，印章须加锁保存。印章原则上只允许在办公室使用，未经批准，任何人不得将公章带出办公室。使用印章必需记下，具体注明用印事由、数量、申请人、用印日期。 2、业务工作 2.1每月5日前交上一个月的工作小结，由总经理支配召开部门例会。 2.

7、2开展新业务之前，必需提交一份客户的资信调查报告给总经理，包括商业信用、有效商业信息及银行信用等。并且交给财务部。 2.3为防范风险，公司对信用证明行统一管理。业务员收到信用证后先认真审证，尽量避开对我方不利的因素。财务部对信用证举行记下复印一份交给财务统一管理并由财务再次审核。 2.4全部与客户往来的重要函件，包括电子邮件和传真等，都必需抄送一 份给总经理。 2.5全部单证、单据的审核包括提单确实认等都必需经过两个人的双重审核方可放行。 2.6每个人把自己手头的文件，按每个客户做成一份文件夹，里面的文件按时光挨次罗列，日期最近的放在最前面。每年年初将上年度前半年的文件整理成档案盒，里面的文件

8、罗列挨次与文件夹相同，交到行政部统一保管。 六、电话举止 1电话铃响时总机接线员须准时转接，接转电话时，看清对方要找的人在什么位置，再帮他转到就近的分机，不需要再大声提醒这个人。其他人员不要在总机处接听电话。 2尽量向对方传递尊严和礼貌的训练有素的声音。对对方谈的事情要表示出爱好，以清楚的声音回答。肯定不要提升嗓门。 3在电话机旁常备有便笺和笔。假如有须要让对方稍等，要有礼貌的告知对方。或者一定要花一些时光寻觅所需的信息资料时，应咨询对方是否由你回电，若对方不肯挂断，能够轻轻将话筒放在稳定的位置，以免对方听到一些不舒适的声音。 4记录口信应尽量逐字逐句记录下来，记录下来电者姓名、电话号码，来电目的及其他信息。不要焦急，耐心听对方讲话，假如对方的话不太理解，能够哀求对方重复一遍。记下在电话记录笺上，写明应接电话人姓名，来电者电话号码等，最后是记录者的签名。 5筛选电话时，要机敏和气，以免激怒对方，注重讲话的