2022学院会议管理制度

1、第PAGE8页共NUMPAGES8页2022学院会议管理制度第一章总则第一条为及时研讨处理学院管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调部门之间的工作，保证决策贯彻到位，特制定本制度。第二条本制度适用于学院各种类型会议。第三条会议的召开本着“精简、高效、注重效果”的原则进行，避免开冗会。第四条会议的分类及组织：学院实行三级会议管理制度。(一)一级会议：1、股东会：参会人员为全体股东或股东委派代表；会议召集人为董事长。2、董事会：参会人员为全体董事；会议召集人为董事长。(二)二级会议：1、党政联席会议：参会人员为党委正副书记、行政正副院长；会议召集人为党委书记或院长。2、院长办公会：参会

2、人员为院长、副院长、院长助理；会议召集人为院长。3、全体教职工大会：参会人员为全体教职工；会议召集人为院办公室负责人。4、中层干部会议：参会人员为各系(部)、处(室)全体助理级以上干部；会议召集人为院长。(三)三级会议：1、教学工作会议：参会人员为分管教学院长、全体教学人员；会议召集人为教务处负责人。2、辅导员工作会议：参会人员为分管教学院长、全体辅导员；会议召集人为学生处负责人。3、安全工作会议：参会人员为分管后勤院长、保卫处全体人员；会议召集人为保卫处负责人。4、后勤工作会议：参会人员为分管后勤院长、总务处全体人员；会议召集人为总务处负责人。5、处(室)、系(部)工作会议例会：参会人员为各

3、处(室)、系(部)全体员工；会议召集人为各处(室)、系(部)负责人。6、其他专题工作会、紧急工作会等。第二章会议通知第五条一、二级会议由院办公室下发通知，三级会议由召集部门负责下发通知。第六条会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。第七条会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前一天通知与会人员。第三章会前准备第八条会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备等。第九条会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。第十条与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。第十一条会议场所应提

4、前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。第四章会议议程第十二条主持人事先安排好与会人员座次。第十三条会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。第十四条会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。第十五条会议主持人要及时做出结论。及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。第十六条与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。第五章会议纪要第十七条会议记录人要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。第十八条会议记录员要在会议结束后_小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。第十九条会议纪要由记录人送达

5、抄送人员。第六章会议考勤第二十条记录员负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后补办请假手续。第二十一条与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意后方可离席。第七章会场秩序第二十二条与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。第二十三条迟到、中途离席者应轻声出、入席，尽量不干扰会议进行。第二十四条与会人员应坐(站)姿端正，禁止交头接耳。第二十五条会议期间与会人员将通讯工具调为振动档或关闭，不会客(特殊客人除外)，认真听取会议内容并做好记录。第二十六条与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理

6、好。第二十七条与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第八章保密事项第二十八条保密事项参照保密管理制度执行。第九章附则第二十九条本制度由院办公室负责解释。2022学院会议管理制度（二）第一条学院秘密是指一切关系学院安全和利益，在一定时间内限定范围内的人员和知悉的事项。学院秘密的范围包括：(一)学院重大决策中的秘密事项。(二)学院尚未付诸实施的经营战略、方向、规划、项目、决策等。(三)学院内部的合同、协议、意见书和可行性报告、重要会议记录。(四)学院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。(五)学院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(六)学院高层领导未正式公开的谈话。(七)

7、学院员工人事档案、工资、劳务收入及资料。(八)其它经学院确定应当保密的事项。第二条学院秘密分为三类：绝密、机密、秘密。(一)绝密是指在经营发展中，直接影响学院权益和利益的重要决策文件资料。主要包括学院重大决策、经营战略、经营决策等。(二)机密是指泄露会使学院安全和利益遭到严重损害的事项。主要包括学院的财务报表、工资收入、统计资料、协议、合同、可行性报告、重要会议记录、经营情况等。(三)秘密是指泄露会使学院的安全和利益遭受损害的事项。主要包括学院人事档案、高层领导未正式公开的重要谈话、未正式公开的各类信息等。属于学院秘密的文件、资料应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。第三条密级内

8、容知晓范围(一)绝密级：董事会成员、院级领导及与绝密内容有直接关系的工作人员。(二)机密级：处级(正职、副职、助理)以上级别干部及与机密内容有直接关系的工作人员。(三)秘密级：高级文员以上岗位人员及与秘密内容有直接关系的工作人员。第四条保密措施(一)学院员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。(二)院长领导保密全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。(三)对外交往与合作中需要提供学院秘密的事项，应由院长批准，绝密级内容须经董事长批准。(四)严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄

9、露学院秘密。(五)员工发现学院秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告院办公室，院办公室立即做出相应处理。(六)有计算机、复印机、传真机的部门要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。(七)文档人员、保密员工变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。(八)小车司机对领导在车内的谈话严格保密。第五条保密环节(一)文件打印1、由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对学院不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印分数。2、打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由行政办公室负责打印。3、打印完毕，所有文件废稿

10、应立即用碎纸机全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。(二)文件发放1、文件打印完毕，由文印室专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。2、发文部门下发文件应认真做好发文记录。3、保密文件应交由发文部门负责人或其他指定人员签收，不得交给其他人员。4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。5、发送保密文件应由专人负责，严禁让未正式聘用员工发送保密文件。(三)文件复印1、原则上保密文件不得复印，特殊情况由相关领导批准。2、文件复印应做好登记，严格按复印份数复印。3、复印件只能交给部门负责人或其指定人员，不得交给其他人员。4、复印废件应即时用碎纸机销毁。(四)文件借阅借阅保密文件必须经借阅方、提

11、供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，不得向无关人员透露，确需摘抄、复印时，需经相关领导批准。(五)传真件1、保密文件传递，不得通过公用传真机。2、收发传真要做好登记。3、保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其他指定人员，不得为其他人。(六)档案1、严格履行借阅不同密级档案的批准手续，秘密、机密档案由院长批准，绝密档案由董事长批准。2、档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，两人以上参加，做好登记。(七)会议1、所有重要会议由院办公室协助相关部门做好保密工作。2、参加会议人员应严格控制，无关人员不应参加。3、会务组应认真做好到会人员的签到和材料发放登记工作。4、会议录音、摄像人员由院办公室指定。5、会议纪要整理由院办公室指定人员在指定地点整理。6、会议参加人员不得私自透露会议内容。第六条违纪处理(