文秘专业知识能力训练

1、Word文档 文秘专业知识能力训练文秘是随着科学经济高速进展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。我整理的专业学问力量训练，供参考！专业素养基本要求1.身体素养：健康的身体应当是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。2.心理素养：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被心情所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会布满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不行能做好秘书工作的。3.思想素养：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神

2、、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内形状势，就在我们身边，就会常常有一些新颖事、突发事，你的一个亲戚玩股票挣了大钱；你的一个伴侣倒房地产亏大发了；你的哥们当了大官，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。这些都会令你感慨，但不要受各种状况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，立刻又一转念，做人还是谨慎为好！业务力量1.理论学问：必需熟悉到理论学习的重要性，一方面要把握扎实的基础学问，包括法律、外语

3、、经贸以及对业务工作有关心的其它学问。另一方面也留意收集新的信息，关注的法学领域的新的进展动态。2.实践阅历：要留意总结工作中好的阅历，尽量避开走弯路，要常常进行阅历沟通，要多向有阅历的人学习。3.办事力量：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必需具备较高的办事力量，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要留意熬炼自己的办事力量，提高办事效率并应把握肯定的办事方法与技巧。（详见“四”）文化素养1.社会科学：学好专业学问应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备肯定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。

4、何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人。江南秀才们进而问到，先生的学问毕竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。2.自然科学：仲裁、调解案件五花八门，经常要涉及自然科学的有关学问，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平常要留意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的学问。3.外语：我们办理的案件

5、中，涉外案件占有很大的比例，常常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要常常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。其他方面学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”，假如你具备了肯定的素养，把握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则肯定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确，我们必需始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它学问与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。秘书人员要把握肯定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的

6、规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而实行的手段和途径。比如过河：你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用超群的、奇妙的、具有制造性的工作方法，顺当地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应当学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。在协调与本部门领导的关系时，要作到敬重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格

7、以及工作特点。比如，有的领导规律性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜爱单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在敬重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地听从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不肯定会观赏这种人。对待当事人要热忱周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。把握的电脑技巧一

8、、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“

9、外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在Word 2021版面上单击鼠标左键，消失一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2c

10、m”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可依据实际状况调整尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “肯定位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可依据实际状况调整尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号依据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量布满该文本框，这样，宽为155mm、高为2

11、0mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“肯定位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平

12、行文标准，“13.5cm”上行文标准，注：用户可依据实际状况进行调整。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号肯定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于预备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格”“插入”“表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写详细内容：主题词用

13、三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后全部属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1.依据模板建立新公文：选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

14、2.制作公文正文内容：正文内容依据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必需遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法全都，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词根据模板定义的字体填写完整。最终，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1、图章轮廓选择“插入图片自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。2、编