2022年办公室文员职责及基本的职业要求

1、第PAGE6页共NUMPAGES6页2022年办公室文员职责及基本的职业要求办公室文员，是公司的基层职员，介于员工与职员之间。在不同的公司，文员所做的工作有所不同。一般从事文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及接待客人、清洁卫生、购买办公用品等办公室日常事务工作。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。主要分行政文员、文案文员、档案文员。行政文员主要负责办公室日常事务；文案文员主要负现起草文件合同等文件；档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。办公室文员的职责，主要包括会议、文书、印信、档案、接待、宣传、文件报纸收发，具体负责：1、接听、转接电话；接待来访人员。2、负责办公室

2、的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3、负责总经理办公室的清洁卫生。4、做好会议纪要。5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6、负责传真件的收发工作。7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8、做好公司宣传专栏的组稿。9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。12、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13、社会保险的投保、申领。14、统计每月考勤并交财务做帐，留底。15、管理办公各种财产，合理使用并

3、提高财产的使用效率，提倡节俭。16、接受其他临时工作。办公室文员的职业要求1、首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西，另外还有能领会领导的意图(可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难)。2、工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。3、如果是领导的跟班秘书，你还的要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也

4、有很好的帮助的。4、文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重要的是文员要懂想与想，知道什么事情该做，什么不该做。5、文员的计算机水平，一般只要会操作常用办公软件就可以了。办公室文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率有一定的要求。而且不同的公司，对办公室文员的基本素质和技能会有具体的要求。一般要求应能独立操作计算机，熟练操作办公自动化软件及邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练

5、操作五笔输入等汉字输入法。一些大的公司对普通话、英语阅读和写作能力也有所要求。一些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力，因此文员有可能踏入管理阶层。2022年办公室文员职责及基本的职业要求（二）办公室文员的工作职责(负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)a.主要工作职责：1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。

6、9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13社会保险的投保、申领。14统计每月考勤并交财务做帐，留底。15.登记厂服，领取及发放。16.输入报表及统计。17管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。18.接受其他临时工作。b.辅助工作职责：1.顾客服务。解答顾客咨询，在不影响本职工作的情况下，带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决2.

7、与内外联络部门维持友好联系办公室文员的发展前景。文员在精干于公司的业务后，可以成为经理助理，秘书，经理等高层次的管理人员。办公室文员要想在公司有更好的发展前景，应该做到以下几点：一：认真做好份内工作；二：处理好同上级及员工的关系；三：不断的提升自己的技能及谈判能力；四：对公司的产品和服务了解透彻；五：能及时并很好的处理平时的突发事件。一、负责做好公司文件打印、复印，文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作。二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。三、负责办理员工的入职、请假、调动、辞职手续；员工的档案资料建立，全面负责员工考勤

8、工作，统计每月考勤并交财务做账、留底。四、社会保险的投保、申领。负责员工的就医和简单医疗应急处理，。五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。七、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。八、完成各项勤杂、采购工作。九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。十、完成行政部经理或者上级领导临时交办的其他任务。一、送名片的礼仪1.与长者、尊者交换名

9、片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我。”2.作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。二、举止礼仪1.举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。2.到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。3.在顾客面前的行为

10、举止(1)当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如无事先预约应先向顾客表示歉意，然后再说明来意。同时要主动向在场人都表示问候或点头示意。(2)在顾客家中，未经邀请，不能参观住房，即使较为熟悉的，也不要任意抚摸或搬动顾客桌上的物品。(3)在别人(主人)未坐定之前，不宜先坐下，坐姿要端正，身体微往前倾，不要跷“二郎腿”。(4)要用积极的态度和温和的语气与顾客谈话，顾客谈话时，要认真听，回答时，以“是”为先。眼睛看着对方，不断注意对方的神情。(5)站立时，上身要稳定，身子不要侧歪在一边。(6)要养成良好的习惯，克服各种不雅举止。不要当着顾客的面擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齿、打喷嚏等；不要乱丢果皮纸屑等。这虽然是一些细节，但它们组合起来构成顾客对你的总1.熟练的掌握与运用office的系列的办公软件以及各种办公设备(复印机、传真机、打印机)，负责主管开会文件的起草准备，相关内部文件的制作与制订(如：奖惩文件的起草，请假的报批等)2