法律性文书、证照管理办法

1、 法律性文书、证照管理办法1 目的和适用范围1.1 目的为进一步加强对xx信息技术股份有限公司(以下简称公司) 各种法律性文书、证照的管理， 控制和化解风险， 保障公司经营和管 理的正常运行， 特制定本办法。1.2 适用范围本办法使用于公司各职能部门及各分公司 (含智能制造研究院) ， 各子公司根据自身经营需要制定自身的管理办法。2 引用标准3 术语和缩略语3.1本办法所指法律性文书、证照的属性有：(一)以书面或其他形式记载；(二)代表公司(包括以部门名义而代表公司)，即由公司享有 相应的权利并承担相应的义务；(三) 载有一定内容， 一旦管理使用不当会使公司面临潜在风险。3.2 本办法所称法律

2、性文书、证照包括但不限于以下种类：(一 )企业法人营业执照；( 二 ) 著作权、商标权、专利权等知识产权证书；( 三 )资质证书、生产、销售、使用许可证；( 四 )土地使用权证、房屋所有权证、房屋契证、产权登记证；( 五 )车辆行驶证、车辆产权证；(六)各类荣誉证书；(七)符合本办法规定的其他法律性文书、证照。4 管理职责 4.1 下述各部门是相应业务范围内法律性文书、证照的管理部门， 负责其法律性文书、证照形成、维护、使用过程中的相应事务。具体 职责为：(一) 根据相关法律法规、政府部门相关规定，对本部门管理的 法律性文书、证照进行办理、更新、维护等；(二)根据公司档案管理规定， 将本部门管

3、理的需要归档的法律 性文书、证照移交公司档案室保管；( 三 )负责对本部门所保管的法律性文书、证照进行造册、分类、 登记， 专柜专人管理。按公司档案管理规定提供借阅、使用，按期收 回、作好安全保密工作。( 四 ) 负责本部门管理的法律性文书、证照使用的合法性审查工 作，对各部门的使用、管理情况行使知情、审查、监督、检查和建议 的权利。4.2 商务中心负责企业法人营业执照管理工作。4.3 科技创新部负责公司安全生产许可证等资质证书和商标证书、 专利证书等各类知识产权证书的管理工作。4.4 财务评价部负责公司银行开户许可证的管理工作。4.5 运行与安全管理部负责公司房地产权证、 车辆产权证、行驶

4、证的管理工作。4.6 各管理部门负责各自业务范围内的公司各类荣誉证书的管理 工作。4.7 综合管理部负责公司各管理部门移交档案室的各类法律性文 书、证照的保管工作，按公司档案管理规定提供借阅、使用，按期收 回、作好安全保密工作。5 管理要求5.1 公司各部门、分公司需借用公司法律性文书、证照时，必须 由经办人详细填写xx信息技术股份有限公司证照借用申请 表，经本部门、分公司领导审批，送相应管理部门审批通过后，至 法律性文书、证照的保管部门办理借用手续。5.2 经办人员在送管理部门审批时，同时附送相关的资料，主动、 如实介绍需要使用法律性文书、证照的有关情况，并给审查人员留有 适当的审查时间。5

5、.3 需要急用的法律性文书、证照， 如遇审批的领导外出不能及 时审批时，经办部门可向有审批权的领导电话或微信请示。在得到同 意的明确指示后，经办人员持有领导指示的材料或本部门、分公司领 导签章的借用申请表，可先行办理使用手续， 并将此材料交存管理部 门。5.4 经办部门和管理部门应建立健全法律性文书、证照使用情况 登记制度，明确记载所使用法律性文书、证照的名称、用途、借用日 期、归还日期、借用人、联系电话等。5.5 经办部门、经办人员和管理人员在办理、使用法律性文书、 证照过程中，要以对公司高度负责的态度，尽到充分的责任义务，对 法律性文书、证照的完好、安全性负责， 不得随意自用、出借、转借、

6、 损毁，严禁遗失或被他人盗用。5.6 有关人员未恪尽职守， 有下列情形之一， 未给公司造成损失 和不良社会影响的，给予批评教育；造成不良社会影响的，给予通报 批评并处以一定的绩效考核；造成直接经济损失的， 按照有关规定给 予相应的纪律处分并追究经济责任。(一)在履行借用、审批等手续过程中，隐瞒真实情况或不完整 提供相关资料骗取同意的；(二)未经批准，擅自使用、出借、转借法律性文书、证照的；(三)将法律性文书、证照挪作他用的；(四)保管、使用不当，造成法律性文书、证照损毁、遗失或盗 用的。5.7 使用法律性文书、证照时，故意弄虚作假，损害公司利益并 造成直接经济损失的，追究其经济责任。涉嫌犯罪的，移送司法机关 追究其法律责任。6 报告和记录表式6.1 xx信息技术股份有限公司证照借用申 请表7文件修改变更记录 xx信息技术股份有限公司(管理)文件修改变更记录文件编号： 修订部门： 商务中心序 号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容1 注：修订部门为负责最新一次修