合同范文管理系统产品白皮书

1、PAGE25PAGE25合同管理系统产品白皮书 目录 TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc504120366 1引言 PAGEREF _Toc504120366 h 5 HYPERLINK l _Toc504120367 1.1编写目的 PAGEREF _Toc504120367 h 5 HYPERLINK l _Toc504120368 1.2适用范围 PAGEREF _Toc504120368 h 5 HYPERLINK l _Toc504120369 1.3统一术语定义 PAGEREF _Toc504120369 h 5 HYPERLINK l _Toc504

2、120370 2产品研发背景 PAGEREF _Toc504120370 h 5 HYPERLINK l _Toc504120371 3产品概述 PAGEREF _Toc504120371 h 6 HYPERLINK l _Toc504120372 4产品特点 PAGEREF _Toc504120372 h 6 HYPERLINK l _Toc504120373 4.1智能化动态分析，为合同审批提供参考 PAGEREF _Toc504120373 h 6 HYPERLINK l _Toc504120374 4.2规范合同管理业务，防范法律风险 PAGEREF _Toc504120374 h 6

3、 HYPERLINK l _Toc504120375 4.3拓展能力强 PAGEREF _Toc504120375 h 6 HYPERLINK l _Toc504120376 4.4易用性提升 PAGEREF _Toc504120376 h 6 HYPERLINK l _Toc504120377 4.5技术先进 PAGEREF _Toc504120377 h 6 HYPERLINK l _Toc504120378 4.6智能化的工作流配置，自主打造企业业务规范流程 PAGEREF _Toc504120378 h 6 HYPERLINK l _Toc504120379 5产品功能体系 PAGER

4、EF _Toc504120379 h 7 HYPERLINK l _Toc504120380 5.1产品设计思想 PAGEREF _Toc504120380 h 7 HYPERLINK l _Toc504120381 5.2产品架构 PAGEREF _Toc504120381 h 8 HYPERLINK l _Toc504120382 5.3功能架构 PAGEREF _Toc504120382 h 10 HYPERLINK l _Toc504120383 5.4功能简述 PAGEREF _Toc504120383 h 10 HYPERLINK l _Toc504120384 5.4.1首页 P

5、AGEREF _Toc504120384 h 10 HYPERLINK l _Toc504120385 5.4.2规范文本 PAGEREF _Toc504120385 h 10 HYPERLINK l _Toc504120386 5.4.3合同起草 PAGEREF _Toc504120386 h 11 HYPERLINK l _Toc504120387 5.4.3.1合同新建 PAGEREF _Toc504120387 h 11 HYPERLINK l _Toc504120388 5.4.3.2合同变更 PAGEREF _Toc504120388 h 11 HYPERLINK l _Toc50

6、4120389 5.4.3.1合同解除 PAGEREF _Toc504120389 h 12 HYPERLINK l _Toc504120390 5.4.3.2合同撤消 PAGEREF _Toc504120390 h 12 HYPERLINK l _Toc504120391 5.4.4盖章签约 PAGEREF _Toc504120391 h 12 HYPERLINK l _Toc504120392 5.4.5履行管理 PAGEREF _Toc504120392 h 13 HYPERLINK l _Toc504120393 5.4.5.1续约提醒 PAGEREF _Toc504120393 h

7、13 HYPERLINK l _Toc504120394 5.4.5.2履约提醒 PAGEREF _Toc504120394 h 13 HYPERLINK l _Toc504120395 5.4.5.1履行监控 PAGEREF _Toc504120395 h 13 HYPERLINK l _Toc504120396 5.4.6查询统计 PAGEREF _Toc504120396 h 13 HYPERLINK l _Toc504120397 5.4.7系统管理 PAGEREF _Toc504120397 h 14 HYPERLINK l _Toc504120398 5.4.7.1主数据管理： P

8、AGEREF _Toc504120398 h 14 HYPERLINK l _Toc504120399 5.4.7.2用户管理 PAGEREF _Toc504120399 h 14 HYPERLINK l _Toc504120400 5.4.7.3流程及权限管理 PAGEREF _Toc504120400 h 14 HYPERLINK l _Toc504120401 5.4.7.4组织架构管理 PAGEREF _Toc504120401 h 14 HYPERLINK l _Toc504120402 5.4.7.5角色管理 PAGEREF _Toc504120402 h 14 HYPERLINK

9、 l _Toc504120403 5.4.7.6日志管理 PAGEREF _Toc504120403 h 14 HYPERLINK l _Toc504120404 6软硬件设备硬件要求 PAGEREF _Toc504120404 h 14 HYPERLINK l _Toc504120405 7典型案例应用 PAGEREF _Toc504120405 h 15 HYPERLINK l _Toc504120406 8实施运营服务体系 PAGEREF _Toc504120406 h 15 HYPERLINK l _Toc504120407 8.1项目方法论 PAGEREF _Toc504120407

10、 h 15 HYPERLINK l _Toc504120408 8.1.1项目准备 PAGEREF _Toc504120408 h 15 HYPERLINK l _Toc504120409 8.1.2业务蓝图 PAGEREF _Toc504120409 h 15 HYPERLINK l _Toc504120410 8.1.3实现过程 PAGEREF _Toc504120410 h 16 HYPERLINK l _Toc504120411 8.1.4数据转换 PAGEREF _Toc504120411 h 16 HYPERLINK l _Toc504120412 8.1.5上线准备 PAGERE

11、F _Toc504120412 h 16 HYPERLINK l _Toc504120413 8.1.6上线与技术支持 PAGEREF _Toc504120413 h 16 HYPERLINK l _Toc504120414 8.2项目管理与组织 PAGEREF _Toc504120414 h 17 HYPERLINK l _Toc504120415 8.2.1项目组织结构 PAGEREF _Toc504120415 h 17 HYPERLINK l _Toc504120416 8.2.2职责范围 PAGEREF _Toc504120416 h 17 HYPERLINK l _Toc50412

12、0417 8.3割接计划及上线方案 PAGEREF _Toc504120417 h 18 HYPERLINK l _Toc504120418 8.4项目影响因素 PAGEREF _Toc504120418 h 19 HYPERLINK l _Toc504120419 8.4.1项目关键 PAGEREF _Toc504120419 h 19 HYPERLINK l _Toc504120420 8.4.2项目风险 PAGEREF _Toc504120420 h 19 HYPERLINK l _Toc504120421 8.4.2.1人员风险 PAGEREF _Toc504120421 h 19 H

13、YPERLINK l _Toc504120422 8.4.2.2项目范围及管理的风险 PAGEREF _Toc504120422 h 21 HYPERLINK l _Toc504120423 8.4.2.3有关硬件、网络及软件风险 PAGEREF _Toc504120423 h 24引言 编写目的本文档主要介绍了合同管理的设计背景、产品概述、产品特点等几个方面内容，并对产品功能也进行了简要的介绍，以帮助读者对合同管理达到快速和全面的了解。适用范围本文档适用于需要对合同管理进行全面了解或以前接触过相关概念并想做进一步了解的用户。如需要了解产品的其他相关信息，请联系销售工程师，由他们对您提出的问题

14、和疑问集中进行解答。统一术语定义术语、缩略语解释合同变更对已签署生效的合同需要签订补充协议的，或对已签署的合同需要终止解除且已履行部分的，可以发起合同变更流程。合同解除对已签署的合同需要终止解除，不再继续履行且无任何已履行的，可以发起合同解除流程。合同撤销已经审批完成并且已正式编号的合同，但最终未签署的，可以发起合同撤销流程。产品研发背景在市场经济日趋发展和完善的今天，合同的重要性不言而喻。企业的利润是每个员工勤勤恳恳、兢兢业业做出来的，也是合同约定出来的。但是，中国的大中型企业开展高效合同管理的比例比较低，这与法律风险管理水平密切相关，能够开展全面风险的企业屈指可数，相应地，形成高效合同管理

15、体系更加困难。一系列政策法规紧锣密鼓的出台，标志着在中国大中型企业全面进入法律事务管理体系建设阶段，而且法律风险管理与业务活动融合的趋势愈加明显。而通过实时、高效的合同管理系统，实现对合同全生命周期的管理，提高合同管理效率，保障公司高效运营，有效防范法律风险、支撑管理提升和集约化。产品概述我司在其丰富的管理软件实施经验和深厚的高端客户资源基础上，深入细致地对企业法务管理相关业务进行研究分析，通过合同管理系统的建设，实现集团公司及其成员企业从合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的自动化作业模式，实现了企业合同的规范化管理目标。产品特点智能化动态分析，为合同审批提

16、供参考可通过接口集成其他系统收付款、采购、法律等系统相关数据，智能分析供应商、客户及时收付款供货、纠纷情况，为领导审批合同时推送智能化分析参考数据。规范合同管理业务，防范法律风险在项目实施过程中，统一梳理并固化法律相关的合同管理规章制度和内控规定，并兼顾提升效率，优化合同管理流程和审批权限在规范管理和防范风险的前提下，满足公司个性化需求，处理好统一与差异、共性与个性的关系拓展能力强可作为独立平台，也可与其他系统、OA门户等进行集成。更可与法律、采购、财务系统之间通过接口完成业务的无缝闭环管理。易用性提升友好的系统操作，符合中国用户的使用习惯：以用户为中心进行设计，数据录入、人性化提醒、查询、术

17、语命名等，符合中国用户的使用习惯。技术先进引进先进技术，新建审批自动留痕、自动生成正文PDF并嵌入水印和条形码防伪标志，降低合同管理风险。智能化的工作流配置，自主打造企业业务规范流程强大的工作流配置能支持企业的任何业务流程，通过业务流程支撑企业的业务正常运转。业务流程的规范化和信息化能帮助企业建立起完善的企业行为规范和现代化管理制度，另外借助工作流配置规范企业自身业务的管理规范，提高企业的办公效率，形成一套自动化的健全的管理制度。产品功能体系产品设计思想遵循软件成熟度模型的建设思路，结合先进企业的，管理理念，我司在系统总体设计中遵循以下基本原则：标准：标准是近年来信息产业得到迅猛发展的重要原因

18、，也是在未来发展的根本，我们在系统的建设中，也要坚持标准化。坚持标准的一个含义是坚持技术标准和潮流，这样使得系统开放灵活，从而延长了生命周期，同时具有坚实的继续开发的基础；另一个含义是要采纳行业的业务模式和业务处理方法。因而，整个系统的设计中应该遵循中国网络管理的相关规范，符合国家管理的标准，采用国际通行的ITU-T、TMF、TMN等相关标准，保证系统的开放、灵活、先进。开放：采用开放式结构设计，是系统与其他系统良好集成的基础，也是可持续、周期性网管系统的建设特性所必须的，这样既保护了系统建设的投资，也保证了系统建设的平滑性，降低风险。安全：安全包括应用安全、系统安全和网络安全，应用安全要求系

19、统在执行某些操作的时候不要影响网络系统和业务系统的运行；系统安全包括数据安全、网络安全和应用安全等各个层次。系统设有用户可操作功能、可查看数据两种权限限制，以保证系统运行的安全和业务数据的安全；网络安全就是要从物理上保证系统的安全性，防止病毒和非法闯入。可靠：可靠是指系统要确保不间断地提供管理服务。影响系统可靠性的因素很多，包括主机硬件、操作系统、网络、数据库、应用软件等。只有全方位的可靠性保障才能实现整个系统的高可靠性。因此，系统在硬件和操作系统、应用软件选型上尽量采用技术成熟、可靠性高的产品。另外系统自身的运行监控机制（如网管系统关键进程、数据库的监控和自恢复功能）也可以大大提高系统的可靠

20、性。先进：采用的技术和产品应该是先进的，在较长的一段时间内应能满足公司网络的发展和网管建设的需要，以保护用户的利益和投资。可扩展：在发展迅速的IT领域，应用环境、系统的硬件或软件都会不断地加以更新，因此，系统的可扩充性以及前后兼容一致性好坏决定着系统的发展步伐。系统应具备灵活的对外接口，实现功能和性能的灵活扩展，更好地提高运行维护的效率。另一方面，是要选择具有实力的应用提供商，也将对系统后续建设起到推动作用。可继承：在系统的建设中，在合适的情况下，应该尽量充分的使用已有的系统建设成果，使用已经成熟的系统数据和相关信息，一方面保证整个解决方案具有一定的继承性，另一方面，也可以加快系统的建设步伐。

21、易用：系统提供良好的用户界面呈现形式，方便管理信息实时通知给操作人员。确保系统界面排版风格一致，用户操作菜单、按钮风格一致，提示信息的一致性等。产品架构基于业界广泛使用的Java、XML、WebService技术，采用先进、成熟的J2EE体系N层架构，提供了一个健壮的、可移植的、与平台无关的、适用于多种数据库的、能够实现高度复杂业务逻辑的运行环境。系统架构图如下：功能架构功能简述首页对首页提供公司Logo嵌入。提供常用功能快捷操作入口，并可自定义增加。提供待办、合同跟踪、公告展示，以及待办和合同跟踪查询搜索功能。提供密码修改、手机号、邮箱等个人信息修改设置功能。提供合同预警展示功能。提供个人工

22、作业绩统计和对方签约排行展示功能。提供因有事情外出委托授权管理功能，方便审批人安排工作。规范文本定义各类合同规范文本的格式、条款，承办人在合同拟稿时可以直接引用规范文本，减轻工作量，提高工作效率。法律部门在规范文本管理中上传发布合同规范文本，规定规范文本适用范围和要求。集团公司发布的规范合同文本，经集团总部审批完成后发布，全集团可以使用。公司发布的规范文本，经公司审批完成后发布，全公司可以使用。规范合同文本分为固化文本和示范文本。固化文本指合同拟稿或审批中在线修订的，原有规范文本中内容不可以修改；示范文本指合同拟稿或审批中在线修订的，原有规范文本中内容可以修改。合同规范文本在审批过程中可以对规

23、范文本在线修订。规范文本审批完成后即可在合同起草时被使用。支持对已发布的规范文本进行取消发布和修改。合同起草合同新建支持合同承办人填写合同基本信息、合同其他信息，调用相应的合同模版，生成合同文本原稿。支持在合同审批过程中，各审批人可对合同原稿进行在线修订，系统支持修订留痕。系统支持依据合同金额、合同类型、我方主体等属性，按预设条件决定合同的审批环节以及退回。收入类、无收支类合同，合同对方名称可输可选，支出类合同，合同对方名称从供应商库里选择，根据公司需要按需对接供应商库。系统在定稿环节支持防伪嵌入，在法律人员将或承办人将正文定稿成PDF正式文件，定稿后的PDF正文上具有水印、条形码。合同变更合

24、同变更需引用原合同。原合同的部分信息继承到变更合同，承办人可以引用合同规范文本，各审批人可对合同原稿进行在线修订，系统支持修订留痕。合同变更流程一般与合同审批流程相同，也可以按需设置不同。合同变更时，需与原合同关联，产生新的正式合同编号。系统支持依据合同金额、合同类型、我方主体等属性，按预设条件决定合同的审批环节以及退回。收入类、无收支类合同，合同对方名称可输可选，支出类合同，合同对方名称从供应商库里选择，根据公司需要按需对接供应商库。系统在定稿环节支持防伪嵌入，在法律人员将或承办人将正文定稿成PDF正式文件，定稿后的PDF正文上具有水印、条形码。合同解除合同变更需引用原合同。原合同的部分信息

25、继承到变更合同，承办人可以引用合同规范文本，各审批人可对合同原稿进行在线修订，系统支持修订留痕。合同解除流程一般与合同审批流程相同，也可以按需设置不同。合同解除时，需与原合同关联，产生新的正式合同编号。系统支持依据合同金额、合同类型、我方主体等属性，按预设条件决定合同的审批环节以及退回。收入类、无收支类合同，合同对方名称可输可选，支出类合同，合同对方名称从供应商库里选择，根据公司需要按需对接供应商库。系统在定稿环节支持防伪嵌入，在法律人员将或承办人将正文定稿成PDF正式文件，定稿后的PDF正文上具有水印、条形码。合同撤消对已编号但未盖章签约生效的合同，经过撤销流程审批后，合同状态为已撤销。盖章

26、签约合同文本在双方签字盖章，合同文本回收时，法律人员在系统中标识“已签约”。承办人将对方已盖章的合同文本交法律人员时，法律人员盖章时，在合同系统标示“已盖章已签约”。承办人将对方未盖章的合同文本交法律人员时，法律人员盖章时，在合同系统标示“已盖章待签约”。已盖章签约的合同，若操作错误，可操作取消盖章签约。履行管理为了加大合同履行监控力度，提高合同履行监控流程自动化程度，加强合同履行的可监控，在合同签约后，合同承办人应该对合同后续的履行情况进行跟踪、分析和监控。合同管理系统主要提供续约提醒、履约提醒等监控功能续约提醒对收入类合同进行续约提醒，在履行结束日期前一个月进行续约提醒，提醒的方式为首页消

27、息推送，为客户跟进管理工作提供辅助支持，默认不进行提醒，按公司需要进行开启。合同已被解除、撤销的不触发提醒，存在变更的，按变更合同上的日期进行触发提醒。履约提醒支持对支出、收入类合同的预计付款日期前10日对合同承办人进行收付款履约提醒，提醒的方式为首页消息推送，为收付款管理工作提供辅助支持，默认不进行提醒，按公司需要进行开启。合同已被解除、撤销的不触发提醒，存在变更的，按变更合同上的日期进行触发提醒。履行监控主要是事后监控，支持在合同的预计收付款日期后15日还未收付款并且偏差10%的，对合同承办人进行收付款履行监控提醒，提醒的方式为首页消息推送，为收付款管理工作提供辅助支持，默认不进行提醒，按

28、公司需要进行开启。该功能需与外系统集成。合同已被解除、撤销的不触发提醒，存在变更的，按变更合同上的日期进行触发提醒。查询统计合同台账：按合同要素、按管理需要查询合同表单明细信息。合同数量、金额统计分析：支持按单位、部门等维度进行统计分析和图表查询。系统管理主数据管理实现项目合同类型、我方名称等主数据管理。包括主数据的创建、维护和查询。用户管理用户管理是对系统中的每个用户进行管理，包括添加一个新用户或者修改已有用户的一些具体信息，如用户的邮箱、电话等，若从外部系统接收则也可以屏蔽修改新增功能。流程及权限管理合同管理提供权限配置，可按全集团、公司、部门、指定公司、指定部门分别配置权限。合同管理提供

29、会签部门默认审批人的流程办理权限。实现对系统各模块业务流程的灵活配置。组织架构管理在组织架构管理功能中，系统管理员可以添加、修改、删除组织架构中的部门，并对部门的属性进行配置。若从外部系统接收则也可以屏蔽修改新增功能。角色管理在角色管理中，系统管理员可以添加或删除系统中的角色。日志管理支持合同系统维护、流程调整、操作、接口等日志的查询。软硬件设备硬件要求根据业务数据量和使用人数等信息来评估，具体咨询软件系统提供商。典型案例应用物联网分公司云计算分公司实施运营服务体系项目方法论本章节对项目组织管理、实施方法进行了详细的说明。XXXX根据在电信行业的实施经验，总结了项目实施方法，分为：项目准备、业

30、务蓝图、实现过程、数据转换、上线准备、上线与技术支持几个阶段。各阶段的任务分解如下：项目准备建立项目组织确立项目计划网络环境和硬件准备原型系统安装项目启动业务蓝图业务流程现状分析（组织结构、流程）未来业务流程确定（组织结构、流程）接口方案确认实现过程未来业务功能技术实现基础数据收集系统基本配置流程测试系统测试确定与完善外部接口及报表开发数据转换数据转换程序研发、执行数据转换结果系统测试上线准备确定配置系统用户培训初始数据的准备（Opening balance preparation）上线计划设计上线与技术支持系统上线不间断的支持持续的业务流程优化项目评估及回顾项目管理与组织项目组织结构XXXX

31、公司为能有效进行资源控制、进度控制和质量控制以确保项目能够正常顺利实施及达到将来整个系统维护方便的目标，必须建立健全功能明确、决策有效、执行有力的项目组织机构，本项目的组织机构如所示：项目管理领导组项目经理项目评审组技术策划组软件开发组软件测试组文档管理组系统集成组工程培训组技术支持组职责范围项目管理领导组项目领导组由XXXX公司领导、各相关部门领导和项目经理组成，对整个项目实施行政领导，进行人员和各类资源调配，以保证项目的正常、顺利执行。项目评审组项目评审组由公司领导和资深专家、公司各相关部门领导和资深专家组成，主要负责对项目进行阶段性评审。技术策划组技术策划组由公司资深专家、公司各相关部门

32、技术负责人、业务骨干组成。技术策划组负责确定项目的各种技术方案和实施方法，组织项目重大和关键技术问题的会诊，审定各小组的技术方案，保证项目总体和各环节采用正确的技术方法和技术路线。项目经理项目经理对项目总体负责，在项目实施过程中作为我司代表与贵公司进行联系。例如，定期举行项目进度会议，向贵公司介绍项目进度，并按计划检查进度，记录所有的延迟和问题等等。各项目实施组以下为各项目实施组职责：软件开发组包括需求分析小组、各模块开发小组、接口开发小组等，主要负责本项目的应用系统开发和应用的具体实施工作。各小组采用统一的分析和设计方法进行系统的分析和设计，即分头开发，并行工作方式。软件测试组的工作职责就是

33、在项目开发的各阶段，监督检查项目的工程质量，测试工作贯穿分析、设计、编码各阶段，也包括对文档的一致性检查等。文档管理组负责项目全部文档（包括电子文档和印刷文档）的制作、组织和管理，并负责应用程序的源代码管理及版本控制。系统集成组负责主机和网络的安装、调试，系统软件和应用软件的安装和调测。工程培训组负责培训的组织、培训材料的准备及对内/对外的各类具体培训。技术支持组负责工程项目完成后对用户的技术支持及对系统的运行维护的技术支撑工作。割接计划及上线方案系统的数据迁移、割接、上线计划系统部署工作内容和工作量估算（包括需进行客户化或二次开发的应用软件的原则、说明、相关计算方法和依据，包括必要的公式、表

34、格或图表，并提供软件客户化及二次开发详细清单）项目影响因素项目关键为实现企业实施信息化管理系统的目标，必须注意以下的成功关键因素：更新传统的观念和认识，与国际先进的管理思想接轨。高级管理层的积极参与和大力配合。调整和优化业务流程和管理机构，以保证项目顺利进行。明确项目的成功实施是双方的共同利益和责任。明确实施过程也是技术转移的过程，因此实施将采用双方合作的方式。建立明确的阶段目标和业务处理需求。严格控制项目范围。建立层次结构合理，功能齐全，职责明确的项目组织结构。各单位实施组织应有领导成员参与协调和决策。按照各自的职责，及时解决实施过程中出现的问题。及时审阅和响应对方提交的文件。定期检查项目进

35、度与阶段目标及阶段成果。项目风险人员风险主要实施人员不能到位或配合不足风险程度：高后果：影响项目的启动无法提供准确和实际的业务需求会造成项目的延期或需求的偏离未得到及时的纠正风险预防措施：公司应尽早根据项目实施计划，及时安排主要实施人员的工作实施人员没有足够的知识和技能风险程度：低后果：不能完成项目工作计划所赋予的任务，影响后续工作的进行风险预防措施：寻找适合的人员进入项目小组对项目小组人员进行系统的专业培训对初级实施人员安排技术指导责任人，进行指导强调各类咨询人员的协作与配合安排相关人员的技术交流提供相关的技术资料和书籍更换不合格人员争取专家的现场指导双方项目实施人员的频繁更换风险程度：中等

36、后果：不能很好地完成项目工作计划所赋予的任务接替者需要额外的时间来熟悉项目情况和赋予他的工作影响项目的进程和成本风险预防措施：寻找合适的、相对稳定人员进入项目小组将工作任务细分，使有关人员可以在完成某项任务后离开项目小组根据项目工作计划，预先确定资源的有效性，严格控制项目小组人员的变动。如需变动，应事先得到对方的认可。员工士气不高风险程度：中等后果：不能较好地完成任务风险预防措施：用客观而且可衡量的标准对员工进行有效的管理对表现出色的员工给予奖励对参与项目的员工给予个人发展的机会最终用户不愿接受新知识风险程度：低后果：学习过程中效率不高，有抵触情绪风险预防措施：明确岗位责任制，建立上岗考核制度，编写适用的用户操作手册项目范围及管理的风险不能推行业务流程改变和组织改进工作风险程度：高后果：最终用户不能积极配合项目实施，因而可能使项目延期甚至失