公司办公室职能与采购管理制度

1、PAGE PAGE 8包头办事处工作职能 总述包头办事处代表公司负责在包的煤炭采购及发运工作。具体职责1、全面掌握公司煤炭销售政策和策略及营销战略。2、掌握了解公司煤炭销售的合同、计划、调运、结算、清欠等管理制度、工作要求及进展情况。3、接受公司直接领导，及时了解掌握公司情况。分析生产走势及产存情况，对总公司负责。5、负责协调包头办事处煤炭采购业务。6、负责协调各联办与公路运输、计划单位、站台、港口等业务关系和处理有关业务。7、负责煤炭采购的货款结算工作。8、负责包头办事处的合同管理工作。9、负责本办事处各类信息上传下达工作。10、负责本销售公司职工的日常培训、思想教育工作。11、负责本办事处

2、内部绩效考核、人事管理、资产管理、工资奖金、文书纪要、档案管理、车辆管理等工作。12、负责本办事处的统计分析工作，统一报表管理。13、制定本办事处各种管理制度并组织落实。经理岗位职责1、负责包头办事处全面工作2、主持办事处的行政工作3、制定公司的年、季、月工作计划并组织实施4、对办事处采购业务的运行进行决策并管理5、负责办事处内部人事管理6、控制办事处业务经费的使用7、对各处业务管理进行指导，督促各部门负责人完成相关业务协调外部关系8、负责协调与铁路有关站段的路矿关系9、组织落实有关铁路等相关单位的要求10、完成上级交办的其他任务办公室岗位职责 1、在公司领导下对本办事处行政工作全面负责。协助

3、公司领导进行工作部署和工作落实，做到上情下达，下情上报。2、规划本办事处中长期工作计划、发展目标、培训方案。3、按照公司全年安排，制订本处年度、季度、月度工作计划、工作标准和相应实施措施。4、负责本办事处各项管理制度的完善工作。5、负责本办事处对外报表、总结、数据的审核工作以及日常办公费用审批工作。6、制定合理的人员分工、协作方案，做到任务明确，责任到人，措施得力，督办到位。7、负责与公司、办事处、各职能部门的联系协调工作。8、负责公司及本处的印鉴保管、使用。9、负责上级或其他单位来函、文件的批阅。10、负责本处的培训、考核工作。11、处理各种突发事件。12、完成公司交办的其他任务。采购管理制

4、度为了规范公司的煤炭采购行为，降低煤炭采购成本，确保公司煤炭供应，加强企业原煤采购的监督管理，特制定本规定。以使企业的采购管理达到以下目标：1、建立“三集中、三分离”的物资采购管理体制。“三集中”即推行集中采购、集中储备、集中结算的管理体制;“三分离”是将采购、验收、结算等业务分段管理,实现物资采购各环节的相互制约机制2、与重点矿点确立长期合作关系，实施定向采购方式3、对煤炭采购建立全过程监督机制。包括计划下达、价格咨询、签订合同、煤炭验收、货款结算等环节的全程参与监督一、采购职能1、编制年度、月度采购计划并上报核批2、完成公司下达的采购计划 3、选择矿点、稳定供货渠道，根据区域内各矿点的煤质

5、初步核定煤价并上报核批4、随时掌握各矿点的情况及其所供应煤炭的价格、质量、产量等 5、根据核批的矿点、煤价等主要条款签订合同6、签订合同后，制作经采购员、采购主管、公司负责人联签的标明合同数量及煤质指标的通知单下达站台及运输部门负责人。7、编制每月市场价格表，掌握新的煤炭供应资源，及时提供给总经理参考8、负责与站台联系，及时处理煤炭计量、质量、发运等问题，督促矿点、运输公司及时送货9、配合站台对煤炭进行验收，确保所购煤炭符合申购要求 二、煤炭运输部门营运职能1、所承运的煤炭必须与运输公司签订运输合同2、运输合同运价的核定必须上报核批3、按时完成承运任务三、站台的收储发运职能1、严格执行中转协议

6、中的各项条款2、站台对按采购方采购合同所列明的煤炭数量、质量要求，负责煤炭的计量统计，质量验收、存储堆放3、站台有权对不符合质量要求的煤炭拒收或作废煤、扣吨处理4、站台在接到铁路部门及计划部的装车通知、车皮到达站台指定位置后，按铁路部门规定的装车时间内装车完毕5、站台按铁路部门装运要求足额装运，不得出现亏吨现象，如出现严重亏吨者，应由站台赔付亏吨铁路运费，并按月将亏吨煤炭红字冲回。6、站台应准确无误地填制路运单7、对入库煤炭负有保管责任，总公司每年组织盘点两次，发现超合同盘亏时，应由站台照当日市价赔付8、站台应对所配送煤炭的质量按批次化验留档，如与用户所检测发生差异时可书证四、煤炭采购环节内部

7、制衡1、供应部门、运输部门、站台三部门日报表的结帐截止日统一为中午12时，报送时间统一为17时，保证各部门的统计口径保持一致.其中：供应部门编制每日预结算表、运输部门编制日运量表、站台编制日收储表2、供应部门、运输部门均派人进驻站台，与站台对当日所购煤炭的数量及质量进行签证确认3、供应部门购煤质量与合同不符造成的损失，由采购员、采购主管、分公司领导承担全额赔偿损失4、运输部门对矿发量与实收量二者之间造成超正常途耗引起的短少煤炭数量负全额赔偿责任;对由于自身掉包、换煤造成损失也应承担全额赔偿责任。5、站台在收储过程中放松管理徇私情致使煤质出现问题，应由站台负责赔偿6、站台煤炭存量出现盘亏时，应由

8、站台负责赔偿7、财务管理中心及时复核三方报表，如存在差异应查明原因迅速处理五、采购员岗位职责1、熟悉和掌握各矿点的情况及其所供应煤炭的价格、质量、产量等2、根据采购计划采购签订合同、采购煤炭3、定期不定期对煤源及价格进行调查走访，及时向主管报告各矿点煤炭价格的最新行情、库存、质量等信息4、与公路运输部门及时沟通，合理安排调度上站运输工作5、及时掌握上站煤炭的质量情况，对不符合质量要求的矿点及时作出处理6、签订合同后，制作经采购员、采购主管、公司负责人联签的标明合同数量及煤质指标的通知单下达站台及运输公司7、同各煤矿保持良好的合作关系8、协助站台搞好煤炭入库的验收工作六、供应商的管理供应商管理流

9、程采购部汇总供应商信息审查矿点情况是否获取质量报告单选择矿点收集供应商信息上报核批审查矿点情况的参与人包括：总经理、采购主管、采购员、财务、结算人员对选择的矿点，应收集该矿点的相关基本资料信息七、采购合同的签订、传递、保管1、煤炭采购必须签订合同，且合同的编号应连续一致2、煤价及煤质的制定由采购主管、采购员、结算员、财务人员核定后编制审批表交由分公司领导进行审查，后报交财务管理中心核批，核批后由采购部签定合同3、采购合同签订后，原件留采购部门保管归档，并同时复印3份交由公司财务、结算、财务管理中心备案4、结算人员在合同履行的过程中，随时关注各矿点进煤情况，如存在无合同供货、超合同供货、合同条款

10、变更未核批等情况，上报财务管理中心八、质量管理（原煤检验）流程图 煤炭运输至站台站台质检科检验煤炭全检出具检验报告办理入库手续存储煤炭抽检采购部门：根据采购合同提交煤炭数量、煤质质量指标通知单下达站台，对抽检质量不合格的原煤应及时处理站台：根据合同及标准进行抽检，对各矿点原煤进行批次检验，出具检验报告，对抽检不合格原煤信息及时返回采购部门九、结算付款流程图站台结算单站台统计矿点确认结算财务汇总结算单审核上报履行审批手续后支付结算编制请款单各项程序的履行见结算岗职责十、应付帐款及预付帐款的管理1、应付帐款财务部门与采购结算对应付帐款进行确认；每年对债务单位进行签认并取得双方确认的签认表；支付结算，支付对象应与合同签订供货者一致2、预付帐款财务部门与采购结算对预付帐款进行确认；对购进货物进行帐务处理十一、存货管理的流程原煤入库原煤保管存货安全储备定额管理原煤出库原煤盘点存货盘亏盘盈核销入库成本核算存货报告帐务处理出库成本核算存货盘点要求