2022学院办公电话使用、管理规定

1、第 PAGE4 页 共 NUMPAGES4 页2022学院办公电话使用、管理规定为加强我院电话的管理，按照满足需要、有利工作、节约开支、提高使用效能的原则，特制定本规定。一、学院所有办公电话均责成学院办公室宏观控制管理，由办公室按学院的需要与电信部门统一签订电话的使用协议，办理电话的初装、停机、移机、拆机、号码登记等手续。任何其他部门或个人未经办公室同意，无权对外联系有关电信业务工作。二、各部门确因工作需要办理电话的初装、停机、移机、拆机，需向办公室写出书面申请，经分管学院办公室的领导签字，由办公室登记办理业务手续。三、职能处室的电话使用：1、学院对职能处室的固定电话，施行“统一管理、定额包干

2、、结余留用、超支自负”的管理办法。2、学院职能处室的电话可分外线、内线电话。电话的门数根据部门的工作性质和业务需求，由办公室确定配给。3、职能处室的外线电话，由学院办公室根据处室性质、业务量大小确定使用权、分配话费数额，使用部门不得突破限额，如有结余可累计使用。4、确因工作需要，限额不足，需由部门说明缘由，经学院分管办公室的领导签字批准后，财务处方可报销话费。5、电话权限及限额每年底由办公室复核，确定下一年的权限和数额。6、职能处室的电话交费由办公室统一办理。四、系部的电话使用：1、系部的电话初装、停机、移机和拆机，需向学院办公室提出书面申请，经学院分管办公室的领导签字批准后，由办公室登记统一

3、办理。否则，财务部门不予报销。2、系部的电话门数可根据其业务特点自主确定，但需经学院分管办公室的领导审批。3、系部每月发生的电话费用自行结算。4、系部电话的日常维护自理。五、学生宿舍电话的安装使用：1、学生宿舍电话的安装，由办公室与学生处共同协商，统一规划。2、学生宿舍的电话费用由学生自理。六、本规定由学院办公室负责解释。南冲职业技术学院2022学院办公电话使用、管理规定（二）一、印章刻制(一)院内各新设机构需刻制印章时，必须事先向党政办公室提交书面申请，经院领导审核批准后，由党政办公室办公室按照有关文件规定刻制。(二)院内各部门需要更换印章时，需事先提交书面申请，写明更换印章的理由，并附原印

4、章印模，经院领导批准审核后，由办公室按照有关文件规定刻制。(三)印章刻制完毕，党政办公室留存印模并印发启用印章通知。从发文之日起新启用印章，旧印章同时收回作废。(四)院内任何单位和部门，不能自行刻制、更换印章。二、印章管理(一)院级印章由党政办公室专任秘书负责存放和盖印。(二)院内各单位和部门的印章，由单位和部门指定专人负责管理，规范使用。印章应加锁存放，节假日期间应放置在保险柜内。印章管理人员要认真负责，坚守岗位，确保印章安全。(三)印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。(四)使用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记，注明:用印单位、事由、用印数量、经办人等信息。(五)盖

5、印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。(六)凡属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”二字，并用括号将“代章”二字括起。(七)文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。(八)不得在空白信纸、证件、凭证上加盖印章。确因工作需要须经领导批准，但应逐页编号，由领用部门主管领导办理领用手续，按规定填发。(九)学校内部印章一般不对外使用。(十)印鉴保管人员调整须按规定进行交接。三、使用范围(一)钢印用于学院颁发的各类证件(工作证、学生证、毕业证、结业证、职称证书等)。(二)学院党委和行政印章用于:以学院党委、行政名义上报的文件、报表和学校党委、行政名义发布的各类文

6、件等;院级毕业证、结业证、专业技术人员任职资格证;学生假期优待乘车凭证，奖状、证明、涉外信件、招生录取通知书等。(三)法人代表签名章、法人代表章用于学校毕业证书、聘书、各种统计报表和以院长名义发布的各种公文等。四、使用程序及规定坚持先审签、后用印的原则。(一)凡本院颁发的工作证、学生证、招生录取通知书等的用印，必须经职能部门核查准确并由主管部门领导签字后，由专人送交党政办公室审查无误后，方可用印。(二)毕业证、结业证名册必须经招生与就业指导处、教务处和学生处负责人联合审核签字后，一并送交党政办公室，方可对毕业证、结业证登记用印，学生名册留存党政办公室入档。(三)承办各类培训班学生的结业证用印，必须经培训单位审查，经分管领导批准签字后，连同学生名册一并送交党政办公室审核无误后，方可用印。(四)毕业生登记表必须经系领导签字后，教务处审核方可用印。(五)涉外信件用印，需经院领导审查签字后方可用印。(六)各类上报文件、合同书、协议书、申报材料、统计报表、职称报表、出国申请表、公函等重要函件用印，须经拟文单位负责人审查、分管领导签字后，方可用印。(七)各类科研项目的申报和科研合同协议，需由科研处负责人审查签字后，方能用印。(八)法人代表章、法人代表签名章的使用，必须经法人代表本人同意后，方能用印。(九)各类证明用印，由本人在所属单位开具证明，(必要时须经相关职能处室审核)方可用