2022年文秘档案管理规章制度

1、第PAGE13页共NUMPAGES13页2022年文秘档案管理规章制度1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2.管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为:2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章

2、制度。2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。_

3、公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和

4、培训考核、工资核定记录等相关资料。3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。3.11证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。3.12馈赠行资料包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。4.文件资料的立卷归档4.1

5、档案的收集4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。_公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司

6、后，应将相关资料全部移交档案管理员。4.2立卷归档的时间4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。4.3立卷归档的要求4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期

7、等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。4.3.10文件

8、组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。5.文秘档案的借阅5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。5.3文秘

9、档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短

10、期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。6.文秘档案保密要求6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。6.5对已到

11、保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。7.超期档案的销毁7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。7.2经批准销毁的档案，可单

12、独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。2022年文秘档案管理规章制度（二）为进一步加强协会建设，增强对所属各协会的管理，指导协会工作逐步走向规范化、制度化、科学化的轨道，切实发挥协会的职能作用，推动我镇文艺发展，促进文艺繁荣，根据凤岗文学艺术界联合会(以下简称文联)章程和工作职责，特制定本办法。第一章总则第一条积极推进协会工作改革创新。要遵循文艺工作的规律，结合协会工作的实际，面向会员、面向社会，大胆探索、勇于实践，创新协会工作组织形式、运行机制和活动

13、方式。要维护协会利益，加强合作，不断建立完善协会自我管理、自我规范、自我发展的行业自律职能。利用自身优势和各种有效途径，壮大协会实力。第二条坚持“统筹兼顾、保证重点、量入为出、收支平衡”。经费应重点用于协会参与市级以上文学艺术活动和协会自行组织开展采风、培训、文艺交流、文艺评奖和理论研讨等活动。第三条坚持勤俭节约。要少花钱，多办事，办好事，引导各协会用好经费，提高经费使用效益。第四条坚持民主管理。要定期公布账目，接受各协会会员监督。第五条坚持为各协会服务。加强对各协会工作的调研和服务，通过调研总结经验，发现问题，制定对策，指导工1作。要进一步增强服务意识，为协会开展工作提供保障，努力为协会工作

14、创造良好条件。文联每年要定期召开协会工作会议，听取各协会汇报，研究有关情况，协调有关事宜，落实有关任务。第二章组织管理第六条文联是党和政府联系广大文艺工作者的桥梁和纽带。加强对各文艺家协会的领导，是文联的重要任务。第七条作家协会、书法家协会、美术家协会、粤曲家协会、摄影家协会、音乐协会、舞蹈协会、凤岗民间文艺家协会、朗诵协会、麒麟协会、新莞人文化交流协会、国标舞协会共十二个协会是在凤岗社会事务办登记注册的社团法人，是凤岗文联的团体会员。文联是各协会的业务主管部门，对各协会进行业务指导和监督管理。第八条协会换届选举。由协会理事会推选候选人，并以理事会的名义向协会会员代表大会介绍候选人的有关情况，

15、说明推荐理由，然后按照协会章程组织全体会员参加选举。协会增补副会长，由协会理事团会议提名候选人，上报镇文联，经文联审核同意后，由协会全体会员选举表决。第九条各协会秘书长协助协会处理协会日常工作。各协会秘书长要通过文联向文联报告协会工作，并组织传达、贯彻、执行文联关于协会工作的决议、决定和指导意见。第十条各协会每年终要向文联提交年度工作总结和下年度工作计划。第十一条各协会对协会印章的使用进行登记记录，协2会印章使用须经协会主席或秘书长批准。第三章经费使用管理第十二条协会工作经费是由镇财拨款，其经费由文联统筹管理，协会计划使用，文联不得以任何理由和方式截留、挤占和挪用。第十三条各协会严格按照拟定的

16、活动方案预算，控制经费的开支。经费使用采取超支自筹，余额调整公用的原则，使有限的经费全部用于协会活动、日常工作。第四章经费开支范围第十四条开展协会参加的市级以上文学艺术活动或自行组织的活动。主要用于活动过程中发生的直接费用。如:活动组织管理劳务、参与活动会员劳务费、活动资料的印刷费、活动宣传费、活动奖励费、业务接待费等。第十五条各协会工作经费开支范围:1.经审定批准的年度活动方案将发生的直接费用;2.开展艺术培训、比赛、评奖和理论研讨发生的直接费用;_组织开展协会采风、下基层联谊的费用;3.用于联络招待费用、办公设施、设备开支。第五章财务管理第十六条凡是由政府拨款经费购买的道具、服装等物品，必

17、须编号保存;使用者必需签名，经协会相关负责人同意方可使用;协会资产必须妥善保管，各协会每年检查一次。第十七条各协会财务收支要严格遵守有关财务法律、法规和市文联的有关财务制度、规定。要把协会经费用于发3展事业和服务会员上。第十八条各协会经费的支出由协会会长和秘书长共同签字后生效。收取的会员会费主要用于会员的联络、培训等服务活动。协会经费收支情况，在协会年终工作总结时，由协会秘书长向全体会员汇报，并接受全体会员检查。第六章活动管理第十九条各协会的工作主要是组织广大文艺工作者开展学习讨论、学术交流、深入生活、文艺创作、人才培训、理论研究、举办活动、文艺评奖、书刊出版、影视制作、对外交流和对会员的权益

18、保障等。第二十条各协会要举办具有示范性、导向性、群众性、连续性的文艺活动。举办活动要树立品牌意识，坚持高标准、高品位、高水平，使其真正成为推动文艺发展的有力杠杆、联系会员的有效方式、扩大影响的有效途径。举办的品牌活动应具有鲜明的时代性、健康的思想性、广泛的群众性、样式的示范性、时间的连续性、专业的权威性、影响的远播性等基本特征。具体要求是:根据凤岗镇关于经一部规范和控制“三公”经费支出管理办法第【_】_号文件的规定。1.原则上不安排外出采风，如实在要参加，则必须经主管党委同意，在党政办、社会事务局备案方可参加。如自费外出学习采风，不在此列。具体参照凤岗镇关于经一部规范和控制“三公”经费支出管理

19、办法第【_】_号文件第四章。42.培训，要求邀请专家或授课老师相应的教学资格，必须登记相关证件复印件，如:教师证、技能证、专家等级证书等证件。3.讲座或上课学员不少于_人，老师、学员必须签到(协会自己制定签到表)，每次上课还要现场授课照片一张，授课老师费用，_元/节课;4.邀请专家开展讲座，市专家:2000/位、省(中央)专家:_元/位，以上含车旅费。5.协会活动:任何活动开展前，必须提前通知文联，以便文联派出职工协助。6.协会各活动尽量减少用餐。各项活动费用必须控制在预算之内。7.每场活动做好现场照片或者摄像，以备保存。8.活动的主办协会取消或推迟活动的，应及时告知文联，并及时通知预定的参加

20、者。9.各类比赛或者展览:各类参展作品稿费不超过_元件，各类展览，不超过_幅作品。10.外出市里开会参照凤府【_】_号文件第二章规定，公务车补贴不超过_元。第二十一条各协会要积极组织优秀会员参加省级以上的、有权威性的展览、演出、比赛和评奖活动，帮助、扶持会员创作的文艺作品在省级、市以上报刊发表和出版个人专著。要组织会员多参演、多参展、多参赛，积极推出人才和作品，争取获市、省级以上文艺大奖的数量逐年递增，努5力提高我镇文艺工作在全市的名次。第二十二条各协会要加强人才培养。要按照发掘人才、培育人才、推介人才、稳定人才的规律，积极发现培养文艺人才。积极扶持有苗头、有潜质的文艺新人，并在队伍建设中充分发挥老文艺家的引导、示范作用和中青年文艺家的骨干、中坚作用，努力培养优秀文艺队伍。第二十三条各协会要加强与全市、周边省、市各地相关文艺家协会的联系沟通，相互学习，加强合作。