2022职业学院会议管理规定

1、第PAGE5页共NUMPAGES5页2022职业学院会议管理规定为加强学院各级会议和会议室的管理，规范学院会议制度，提高学院各项工作效率，特制定本会议管理规定。一、会议类别(一)学院党政联席会1.学院党政联席会是学院最高级别的议事会议，由学院院长根据实际情况确定召开；2.参加人员为全体院领导、学院督导组督导、学院办公室主任和会议认为应该参加的相关人员；3.学院党政联席会由学院(党委)办公室统一通知；4.学院党政联席会会议议程制定、会议纪要撰写由学院(党委)办公室负责。(二)学院行政例会1.学院行政例会是学院例行办公例会，原则上确定于每周一上午8:30召开；2.参加人员为全体院领导、学院督导组督

2、导、全体中层干部；3.学院行政例会由学院(党委)办公室统一通知；4.学院行政例会会议记录由学院(党委)办公室负责。(三)学院全院教职工大会1.学院全院教职工大会是原则上确定于每月召开一次；2.学院全院教职工大会参加人员为学院全体教职工；3.学院全院教职工大会由学院(党委)办公室统一通知；4.学院全院教职工大会会场布置、会议议程、会议记录等由学院(党委)办公室负责。(四)部门协调会议1.部门协调会议是由学院分管院领导发起召开的跨部门协调、协作专题会议，须征求院长的意见方可召开；2.部门协调会议的参会人员、会议议程、会场布置、会议记录等相关工作由分管院领导或承办部门确定和负责；3.部门协调会议，如

3、需使用学院会议室必须提前_天向学院(党委)办公室提出申请；4.部门协调会议会议通知由学院(党委)办公室负责。(五)各部门例会1.部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会，例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则；2.参加人员为分管院领导、各部门全体人员；3.部门例会由各部门自行安排，如需使用学院会议室必须提前_天向学院(党委)办公室提出申请；4.部门例会会议通知和会议记录由各部门指定专人负责。(六)其他会议1.学院、各部门认为有必要召开的各项会议，如：专题学习会、奖学金表彰大会、重大活动等。2.院级会议由学院(党委)办公室负责通知参会人员、制定会议议程、做好

4、会场布置、会议记录等相关工作；3.部门召集或承办召开的涉及学院相关部门的会议，视同部门协调会议处理；4.各系各部门自行组织的会议或校企合作洽谈等会议，视同部门例会处理。二、会议室申请与管理(一)学院会议室(行政楼502、413、五教A118、A219)由学院(党委)办公室统一管理，统筹协调安排使用。五教A118会议室原则上作为全院教职工大会、上级领导指导工作会场，一般不外借使用，各系各部门大型活动可使用五教A219。(二)院级重要会议(党政联席会等)和办公室牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。(三)部门承办会议或分管院领导组织的会议，须由承办部门或分管

5、院领导指定人员，在会议前两个工作日到学院(党委)办公室联系，办理会议室使用预约手续。申请时请在学院办公室网站下载填写“会议室申请用表”，交学院(党委)办公室登记签字备案后使用。(四)学院(党委)办公室按照“系、部、处级会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。(五)使用会议室时，未经学院(党委)办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由学院实验实训中心派专人开启调试后，方可使用。(六)会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不配茶叶、纯

6、净水和纸杯；如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯，须在预约使用会议室时一并告知；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在学院(党委)办公室专人指导下开展，并在用后由承办部门及时清除并保管，以保持墙面整洁。(七)会议期间请自觉保持室内清洁，会议室照明、空调、设备的使用由主办部门负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按学院规定赔偿。会后应及时清理会场，关好门窗、空调、饮水机等设备。(八)会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。(九)会议所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。(十)凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安

7、全问题及其他隐患，学院将追究使用部门的责任。三、本规定自下发之日起执行，由学院(党委)办公室负责解释。2022职业学院会议管理规定（二）第一条学院为改善教职工办公条件付出了大量心血。各办公室工作人员要倍加珍惜现有良好的办公条件，自觉爱护公物，不得私自拆缷固定物件、破坏设计装修结构。损坏办公设施设备的，按原价赔偿。第二条各系、各部门兼职资产管理员负责办公室资产管理。兼职资产管理员要逐日检查各办公室资产状况，发现资产异动和办公设施设备损坏、丢失的，要及时查清情况，协助相关部门追究当事人的责任。第三条各办公室工作人员要养成良好的卫生习惯，及时自觉主动地清理办公用品、文件和室内卫生，保持办公室整洁有序

8、，积极营造文明、舒适的办公环境。第四条新装修的各系办公室形象墙初次由学院统一设计布置，力求美观、典雅，体现学院文化底蕴。各系要维护保持，确需更换植物和装饰品，所产生的费用由各系自行承担。第五条合理使用窗帘。窗帘展开时要保持平整洁净，收起时要用窗帘带捆扎好，禁止将窗帘下端挽成疙瘩状或揉成一团堆于窗台。办公室窗帘的清洗由学院办公室负责。第六条严禁任何人在办公桌、文件柜、储物柜、沙发等办公设施以及墙面上刀刻笔画或作记号。第七条严禁在办公室文件柜、储物柜、办公桌表面，以及室内墙面上张贴纸张、图表和私人照片等物件。第八条系部教职工与学生谈话或接待外单位来人时，应尽量安排在系部小会议室，禁止吵闹影响他人办

9、公。第九条各系要注重加强办公室文化建设；教职工要注意办公室礼仪和文明礼貌，不得在办公室高声喧哗、嘻笑打闹。第十条加强系部广告栏的管理，张贴的内容须健康、严谨，符合管理和教育工作的需要，严禁乱贴乱画。及时清除过期、过时的张贴物。第十一条办公室无人时，应及时锁关门窗，防止长时间门户大开而无人值守，给盗窃办公物品和资料、篡改文档等作案分子提供可乘之机。第十二条严禁私人非办公物品长时间滞留在办公室，如简易折叠床等。第十三条如在办公室用餐，应及时清洗餐具、清除残留物，保持室内空气清新。第十四条教学区域内教室、楼梯、楼道，以及办公室、会议室等公共场所均为无烟区，禁止吸烟。第十五条严禁在使用空调的时候打开门窗。空调的温度设置符合国家节能减