提供各方面辅助管理与综合服务

1、第一讲第一讲一、企业文秘任务的根本特征二、秘书人员的重要价值和作用三、秘书人员的自我角色定位四、秘书性格和心思素质涵养五、秘书情感和意志力涵养六、个人职业品德质量涵养 第一讲：目 录1、秘书的涵义 中“秘书 的5种涵义职务称号之一，是指点的助手官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等外交人员，介于参赞和随员之间宫中的藏书谶纬chen wei，汉代流行的迷信书一、企业文秘任务的根本特征1、秘书的涵义现代秘书的涵义为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合效力的人员，是指点的助手企业单位的秘书为企业单位各层次管理组织和指点者个人提 供各方面辅助管理与综合效力的文秘人员组织的秘书指点的秘书一、企

2、业文秘任务的根本特征2、秘书的分类从效力对象和经济来源来划分公务秘书私人秘书从任务的分工或业务的偏重点来划分文字秘书 机要秘书通讯秘书 信访秘书外文秘书 生活秘书教学秘书 科研秘书等秘书的层次一、企业文秘任务的根本特征3、国际上秘书任务的特点当前国际上秘书任务有四个特点职业化门类众多、具有广泛出路OA：办公设备先进，自动化程度越来越高秘书人员的的文化程度和专业知识越来越高秘书学科成为一门专业性很强的独立学科一、企业文秘任务的根本特征四句顺口溜： 秘书任务职业化 办公设备自动化 秘书人员知识化 学科研讨独立化4、秘书任务的根本特征辅助性主体上的从属性 任务上的被动性权益上的非强迫性 绩效上的间接

3、性性 文牍性事务性 政策性综合性一、企业文秘任务的根本特征4、秘书任务的根本特征综合性从职能范围上看 A、不承当某一详细任务 B、承当全面了解、联络、沟通 C、起全局性整体协调任务从任务内容上看 A、管理事务 B、搞好效力 C、参与政务一、企业文秘任务的根本特征1、秘书人员的助手作用二、秘书人员的重要价值和作用文 件处 理文 字把 关事 务处 理检 查督 促 助 手作 用2、秘书人员的顾问作用提供根据 出谋划策3、秘书人员的耳目作用4、秘书人员的桥梁作用二、秘书人员的重要价值和作用5、不论部作用6、窗口作用有什么样的指点就有什么样的秘书上情下达内情外达下情上达外情内达下情上达外情内达上情下达内

4、情外达指点者 替身职责履行人 事务执行者效力员 报告人 参 谋助手 下 级角 色三、秘书人员的自我角色定位1、角色认知秘书人员常扮演的六种角色三、秘书人员的自我角色定位1、角色认知秘书角色的重要认识心思认识 A、主开任务认识 B、顾问助手认识 C、乐于奉献认识行为认识 A、服从认识 B、效力认识 C、严密认识2、秘书角色与指点角色与指点相处的根本原那么思想一致原那么 知识互补原那么 互置信任原那么 相互顺应原那么人格平等原那么 维护团结原那么 三、秘书人员的自我角色定位3、容易出现的误区客观态度上的问题服从和效力认识淡薄没有敬业精神，任务态度不佳严密认识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张客观才

5、干上的问题专业技艺程度差各类知识较浅薄概念、判别、概括才干差三、秘书人员的自我角色定位1、秘书人员素养才干构成四、秘书性格和心思素质涵养文秘专业技术涵养相关行业知识涵养秘书人员素质思想素质心思素质文化素质身体素质涵养实际涵养知识涵养其他社会常识涵养质量涵养性格涵养艺术涵养文秘技术才干逻辑思想才干执行才干 才干口头表达才干交际才干 OAINTERNET办事办会公文写作文档管理口头文字学习才干 四、秘书性格和心思素质涵养2、秘书人员的职业素养具有剧烈的事业心，表如今：具有坚决的信心 要有较高的思想程度忠实敬业的精神乐于奉献的精神积极进取的精神四 个精 神开辟创新的精神四、秘书性格和心思素质涵养3、

6、秘书人员的职业性格耿直温暖仁慈热忱豁达坚毅缜密内敛职 业性 格4、优秀秘书人员的性格塑造独立性性 格塑 造亲和性包容性顺应性方案性专业性现实性情趣性四、秘书性格和心思素质涵养1、情感涵养留意三个方面 内向与外向的结合五、秘书情感和意志力涵养外向型的优点： A、开朗活泼 B、敏锐大胆 C、擅长交际 内向型的优点： A、冷静 B、冷静 C、谨慎 D、细心 E、稳健 F、持重 热情与沉稳的结合 广大与容忍2、秘书人员的意志力涵养 五、秘书情感和意志力涵养培育自觉性培育自控性培育果断性培育坚韧性意志力修 养3、秘书人员的作风涵养思想作风和任务作风正： ?贤： ?实： ?真： ?严： ?细： ?敏： ?

7、勤： ?五、秘书情感和意志力涵养人际交往作风 文明礼貌 谦虚谨慎 不卑不亢生活作风 先公后私 节省戒奢 人格高尚1、秘书人员的重要质量传统品德的延伸中华民族的品德涵养观修身、齐家、治国、平天下关键的个人质量有社会责任感 对指点和团队忠心耿耿有敬业精神 有仔细的任务态度有任劳任怨的襟怀六、个人职业品德质量涵养1、秘书人员的重要质量秘书人员的职业品德 六、个人职业品德质量涵养忠 于职 守恪 守信 用严 守秘 密善 于合 作文 明礼 貌实 事求 是职 业道 德2、提高秘书人员素质的途径组织途径 优化组织气氛提供生长时机 加强任务指点个人途径勤于学习，完善知识构造 巧于思索，强化认识才干擅长涵养，优化

8、心思素质勇于实际，不断总结提高六、个人职业品德质量涵养第二讲第二讲一、秘书人员的知识构造二、秘书人员事务处置技艺三、口头表达才干的培育四、文字组织才干的培育五、企业公文的类型与运用第二讲：目 录1、不同层次秘书人员技艺程度分析 三种才干战术才干人事才干战略才干备 注用?用?任务方式高级秘书代表含义： 很重要 较重要 次重要 不重要中级秘书初级秘书用?人手型人才型类型评价同伴型一、秘书人员的知识构造1、不同层次秘书人员技艺程度分析不同层次秘书的知识构造异同三个层次，两个趋向一、秘书人员的知识构造三个层次两个趋向 秘书的层次 越高，知识越 丰富，知识结 构越趋于完善初级根底技艺较高技艺+相关知识构

9、造全面综合技艺+系统完善的知识构造2、秘书人员应掌握的各学科知识专业知识：秘书业务知识秘书学知识 秘书写作知识文书档案知识 调研、会务、 人际关系等知识 所在任务部门 岗位的专业知识一、秘书人员的知识构造2、秘书人员应掌握的各学科知识一、秘书人员的知识构造根底知识 政治哲学类言语文学类数学统计类 历史地理类 法律知识类相关的辅助知识管理知识外语知识 地方志知识导游和礼宾 接待知识2、秘书人员应掌握的各学科知识秘书人员的个人才艺从琴棋书画讲起中国传统文化中的审美艺术职业化秘书的个人才艺涵养诗词歌赋等文化底蕴吹拉弹唱等文艺才干文化文娱活动的组织者与主持人 一、秘书人员的知识构造3、高级秘书人员的综

10、合素质优秀对高级秘书人员的评价 分寸敏感礼貌谦虚自制喜好忠实责任优 秀评 价优秀的八点表现一、秘书人员的知识构造4、不同层次秘书的根本知识技艺初级秘书的替身作用人手型：替代的是哪一部分？内容及特点 A、日常事务性任务 B、效力性任务内容 C、动手而无需动脑 D、简单反复又耗时价值在哪里？一、秘书人员的知识构造人物 替身 人才 替心人手 替脑现场连线4、不同层次秘书的根本知识技艺初级秘书的替身作用应知应会与操作技术OA：办公自动化系统运用 A、计算机操作：打字、制表 B、网络运用：互联网与局域网 C、数据库各类资讯其它办公设备设备运用接待人员与管理一、秘书人员的知识构造4、不同层次秘书的根本知识

11、技艺中级文秘人员的知识技艺具备初级文秘人员的根底有较好的文字处置才干，能起草普通性文件有较好的沟通协调才干， A、能协助处置内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调艺术气质，能主持一定的文艺活动计算机熟练，英语优秀摄影、驾驶等一、秘书人员的知识构造4、不同层次秘书的根本知识技艺高级文秘人员的知识技艺具备初、中级文秘人员的根底有良好的文字处置才干，能谋划大型文案有良好的沟通协调才干，授权： A、代表指点判决内部人际事务 B、代表指点出席外务活动演讲、发言艺术气质，能主持大型商务、文化活动计算机熟练，多种外语有一定的概念、判别、决策才干助手一、秘书人员的知识构造1、什么是办事才干秘书人员有效

12、地处置各种日常事务的身手文书事务会议事务值班事务接待事务事务生活管理事务指点交办的其他事务二、秘书人员事务处置技艺2、什么是良好的办事才干本卷须知要明白职权范围，不越权，讲实效要熟习办事程序，任务中可以区别轻重缓急要擅长交往，能同 各种人打交道要掌握挡驾艺术，设 法减轻指点者的负担二、秘书人员事务处置技艺3、事务处置中的关键点理：事务本身的内在逻辑性技术层面的原理哲学层面的哲理人际关系中的做人的道理情与法：情理与法理注重平常感情的积累心中的法制观念大事讲原那么，小事讲团结二、秘书人员事务处置技艺4、会务处置与会议分类党政机关的会议 学术团体的会议民间组织的会议 企业常有的会议按时间推进划分按业

13、务类型划分按层次级别划分按业务区域划分按会议特点划分其它二、秘书人员事务处置技艺5、会务处置的流程明确会议目的凡事皆有因作好充分预备预那么立，不预那么废通知、会议资料、会场布置、发言人等人员要有限制会议的保秘范围会场强调纪律严肃性/指点带头/会风会中充分讨论畅所欲言会议要有决议记录/纪要/归档二、秘书人员事务处置技艺三、口头表达才干的培育1、言语的根本常识言语概念人类交流沟通讯息的根本工具言语分类口语、书面语、体态语口语交流沟通讯息的工具之一最普及、最重要、最常用口语的根本特征声音传送、时间性、临场感、情感性三、口头表达才干的培育2、口语表达才干训练根底前提丰富的知识根底天生一副好嗓子心态与心

14、思素质客观机遇职业型机遇名师指点机遇其它偶发性机遇2、口语表达才干训练没有机遇发明机遇认识口头表达力的重要价值客观上有剧烈的训练愿望经过一定的方法总可以到达目的有目的和有方案地进展口语训练训练内容A、知识的丰富性积累 、思想的逻辑性培育、表达的技巧性训练、心思素质培育三、口头表达才干的培育三、口头表达才干的培育、口语训练的原那么表达的准确性(遣词造句)意思的完好性(表达明白)言语的内装饰性丰富、笼统和生动言语的外装饰性规范的普通话声音洪亮有质感语音、语调的美感留意口语与书面语的区别三、口头表达才干的培育4、口语训练的操作养成每天朗诵的习惯当天的报纸、最近的杂志随意一本他喜欢的书早晚各半小时本卷

15、须知用规范的普通话朗诵翻开喉咙，扩展口腔空间慢速、中速、快速递进尽能够最大声，录音回放找差距1、书面言语诞生文字，记录口语古代无法记录口语2、书面语诞生的价值跨越时空，永久保管记载历史，传承文化3、中国文字的特点字、词、句与篇章卷册音、形、义 与拚音文字的区别4、文字组织才干的表达文艺作品、运用文5、如何培育文字组织才干功底、天份、机遇 喜好、 、勤劳、行动四、文字组织才干的培育1、企业公文的概念及作用概念是将企业指点管理思想和意图，经过文字 表达，构成公文文稿的过程公文的作用规范规范作用指点指挥作用广告宣传作用沟通讯息作用凭证记载作用 五、企业公文的类型与运用2公文的类型及格式 国务院办公厅

16、， 规定现行公文分10类15种：命令令、指令 决议、决议指示 公告、公告、通告通知 通报报告、请示 批复函 会议纪要后来又添加3种公文：条例、规定、公报五、企业公文的类型与运用2公文的类型及格式企业参照政府机关执行决议、决议、规定、 公告、公报、通告、 通知、通报、报告、 请示、批复、函、 会议纪要公文的书面格式文头、正文、文尾五、企业公文的类型与运用深圳市XXXX文件： 。 ： 3、公文撰写的根本要求普通写作要求主题明确、构造严谨、层次清楚、文字流畅特殊的要求一、要符合企业制度规范和开展战略二、要准确地反映客观实践情况三、要恰当地表达企业指点的意图四、要抓住主要矛盾，突出重点五、要符合规定格

17、式，运用惯用语六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确五、企业公文的类型与运用第三讲第三讲一、企业文秘档案的管理二、知识经济时代的信息处置三、秘书人员时间管理技巧四、内外部沟通和社交才干培育五、文秘人员的顾问助手作用 第三讲：目 录1档案任务的内容和原那么档案任务的内容档案的搜集 档案的整理档案的鉴定 档案的保管统计和提供利用 档案任务的根本原那么集中一致维护档案的完好与平安便于各项任务的利用一、企业文秘档案的管理2、企业档案的分类与管理分类人力资源档案员工资料、人才数据库行政文秘档案 行政文件、制度规范、公司开展历史记录财务档案帐务、票据、金融技术档案工艺设计图纸、新技术开发等产品档案消费系统

18、的其它文件市场客户档案供应商、销售商、直接用户管理机构、制度、人员，分类、清理、用活档案一、企业文秘档案的管理1、信息的概念及其特征概念信息是客观事物的特征和变化的 最新反映，包括自然信息和社会信息主要特征客观性、新颖性、系统性 2信息在秘书任务中的作用辅助指点科学决策必需依托信息正常管理必需依托信息业务任务更离不开信息技术、消费、市场3、企业信息的分类二、知识经济时代的信息处置4秘书信息任务的原那么和根本要求任务原那么追踪原那么、超前原那么、选优原那么秘书信息任务的根本要求准确、及时、全面、适用5信息资料的搜集和处置采集、交换、索取、复印信息的处置 整理加工、储存、传送6、建立信息搜集的规章

19、制度二、知识经济时代的信息处置7信息整料的储存和传送信息资料的科学储存分类、著录、建立储存检索系统、保管信息资料的传送根本要求是“多、快、好、省信息资料传送的根本方式 A、单向传送 B、双向传送C、反响传送 信息传送途径 电讯传送、新闻、邮路、面授或直接送达 二、知识经济时代的信息处置课程导入：时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球三、秘书人员时间管理技巧1、时间的根本特性时间恒久性时 间特 性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321三、秘书人员时间管理技巧2、什么是时间管理概念 由于时间所具备的根本特性，所以时间管 理的

20、对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进展的“自管理者的管理。所探求的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目的。结论经过方案统筹而相对合理利用和节约时间。三、秘书人员时间管理技巧3、应该记住的20条适用方法预备之一：长期预备4购买工具书/添加知识贮藏/提高才干训练他的快速阅读才干把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预那么立，不预那么废。三、秘书人员时间管理技巧3、应该记住的20条适用方法预备之二：暂时预备5明天的任务前晚进展优先级排序将相关的任务列在一同把任务方案放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早非常钟做好正式任务前的预备任务三、秘书人员时间管理技巧3、应该记住

21、的20条适用方法要培育的好习惯7利用各种配备如/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处置例行性事务午餐或下班前开会效率最高/防止上午开会休憩片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回想与总结三、秘书人员时间管理技巧3、应该记住的20条适用方法与外部产生联络时的应变才干4站着接待一向健谈的来访者从不自动闲聊/尽量逃避来闲聊者管理： A、自动拨号 B、被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱三、秘书人员时间管理技巧、任务优先级综合分析分清任务的轻重缓急重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫三、秘书人员时间管理技巧5、并行与串行任务

22、方式什么情况下能并行任务举例ABCD 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处和在该城市任务的同窗聚餐公私兼顾一次搞掂三、秘书人员时间管理技巧5、并行与串行任务方式并行串行如何兼顾ABCD 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市任务的同窗聚餐公私兼顾一次搞掂请问：A、B、C、D如何陈列？三、秘书人员时间管理技巧6、任务义务转移学会授权与借力根据企业管理的组织原那么遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力依托个人非职务影响力7、学会说“不8、学会休憩三、秘书人员时间管理技巧1、组织协调与沟通沟通的定义沟通是人与人之间

23、经过言语、文字、符号或 其它的表达方式，进展信息传送和交换的过程。组织与沟通组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接纳者之间交换的过程。四、内外部沟通和社交才干培育1、组织协调与沟通 沟通模型理解传送者接纳者反 馈感知编码传递思考译码四、内外部沟通和社交才干培育2、沟通的种类及构造正式沟通与非正式沟通下行沟通、上行沟通、平行沟通单向沟通与双项沟通言语沟通与非言语沟通沟通的构造有五种： 环式、轮式、链式、全渠道式和Y型式四、内外部沟通和社交才干培育3、沟通的四大原那么准确性原那么完好性原那么及时性原那么战略性原那么沟 通原 那么四、内

24、外部沟通和社交才干培育4、企业内平级关系的协调五大原那么自制原那么信任原那么真诚原那么宽容原那么协调关系五大原那么尊重原那么四、内外部沟通和社交才干培育1、文秘人员三要点管理事务、搞好效力、参与政务2、怎样当好顾问助手用心、勤劳、动脑、动手、沟通调研的方法现场察看：看、问、记、思采集结果：客观事务的原貌运用多学科知识： 概念、判别、逻辑推理、统计学常用分析工具五、文秘人员的顾问助手作用 是职责是义务是提升三要点涵义第四讲第四讲一、秘书人员的装束礼仪 职业男装 职业女装二、秘书人员的办公室礼仪三、秘书人员的公共场所礼仪四、秘书人员的接待效力礼仪第四讲：目 录一、秘书人员的装束礼仪1、打造良好的第

25、一印象个人笼统六要素：仪表：仪表者外观也表情：第二言语风度：优雅的举止服饰：教养与阅历的写照谈吐言语：低音量、慎选内容、礼貌用语待人接物2、个人笼统塑造职业男装商务人员着装原那么符合身份 扬长避短遵守惯例 区分场所西服的着装规范衬衣的穿着规范领带西装的点眼之笔一、秘书人员的装束礼仪3、个人笼统塑造职业女性女性职场着装六不准过分杂乱 不过分艳丽不过分暴露 不过分透视不过分短小 不过分紧身手饰配戴四原那么：数量原那么 搭配原那么质色原那么 习惯原那么4、良好的身体言语一、秘书人员的装束礼仪3、个人笼统塑造职业女性女性化装是自尊自爱的表现， 是对人尊重的表达化装的本卷须知： A、自然 B、美化 C、

26、避人 D、协调一、秘书人员的装束礼仪1、礼仪接听的本卷须知 仔细做好记录 运用礼貌言语言语简约、明了 留意时间、地点、事由和数字等重要词语防止运用专业术语或简单语留意讲话语速不宜过快打错要有礼貌地致歉让对方重新确认号码二、秘书人员的办公室礼仪1、礼仪拨打的本卷须知 要思索打的时间，对方能否方便接听留意确认对方的号码、单位、姓名预备好所需求用到的资料、文件等讲话的内容要有次序，简约、明了留意通话时间，不宜过长要运用礼貌言语 防止私人外界的杂音或私语不能传入内二、秘书人员的办公室礼仪1、礼仪笼统所涉及的四点：通话的内容礼貌用语通话的时机技巧二、秘书人员的办公室礼仪留意：A、不选周一上午、上班的前两

27、个小时B、不选周末、周五下班前C、不选晚10点到第二天早上7点前打1、礼仪笼统所涉及的四点：通话时举止表现 表情、动作、态度、语气的好否是 对通话人的尊重与自尊的表达公务、代传5W二、秘书人员的办公室礼仪 A、谁打来的 B、从什么地方打来 C、什么时间打来的 D、为什么打来 E、如何处置了2、办公室礼仪办公室人际关系整洁的办公环境适度的音量 尊重他人的空间 良好的沟通与异性同事交往 遵守任务纪律 文明礼貌用语二、秘书人员的办公室礼仪文明礼貌用语 他好、请、 谢谢、对不 起、再见1、初次交往规范 无噪音 着装要规范 主客接触间隔有度 私人间隔0.5米 常规间隔05-15米 礼仪间隔15-35米

28、公共间隔35米三、秘书人员的公共场所礼仪留意： 不要随意闯入他人的温馨区。2、公务交往规范以下场所要与对象划清界限，拉开适当间隔， 以便划清利害关系，维护企业笼统庆典开业、周年庆典等仪式开工、募捐、剪彩等商务会记者、新闻发布、新 产品展现、买卖、订货会等商务活动谈判、观赏等商务接待、迎送三、秘书人员的公共场所礼仪3、涉外交往规范入乡随俗，入国问禁尊重对象风俗及国情留意着装社交场所5会礼仪规范 宴会 舞会 音乐会聚会 拜见三、秘书人员的公共场所礼仪4、公共场所礼仪礼节类型 迎送的礼节 引路的礼节 行路的礼节 开门的礼节 电梯的礼节 乘车的礼节4、公共场所礼仪用餐礼仪与他人共餐时，制止下述不雅举止动作西方人六不吃三、秘书人员的公共场所礼仪留意： 中国的饮食文化举世出名，我们不能够 一下子改动，但在对外交往时不可不思索西 方人在“吃方面的忌讳5、座次安排座次三原那么：内外有别 中外有别遵守成规会客座次：自在式 相对式 并列