员工基础职业素质-模块7-会议

1、模块七：会议 新人成长的阶梯 有一项调查表明企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识 。为什么开会 会议是商务活动的一个重要部分，是进行工作的一个重要工具。全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。 会议的价值和意义 1.从公司角度来看 1)会议是解决问题的有效途径之一 2)保证公司内部信息畅通 3)统一思想，激发创意。 2.从个人角度上来看 1)为你提供发表意见的场所。 2)是员工崭露头角的好地方 你对会议

2、价值的心得体会：你会开会吗？只有你重视了开会，你才能开一个高效的会议 你开会会迟到吗？联想的做法如何准备会议 会议目的会议的形式会议时间会议议程会议地点会场布置邀请出席者准备会议用品会议成功的5大要素 1） 议题要和参与开会的人有关2） 选定适当的出席人员3） 主持人4） 会前要有充分的准备5） 参与开会人的态度1、 邀请与会者 选择出席者 哪些人必须来开会？会议主持者的技巧提供信息者 提供意见者提供特殊的专长的人能够授权的人通知与会者通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布；电子邮件；电话；书面通知；等等 准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简

3、洁、一目了然 编写议程时要注意几点：议程开头为会议的日期、时间与地点；每一项均有一个编号；每一项均有一个起始时间；下次会议细节写在议程的末尾。 确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。 你的办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能

4、会使双方感到不适单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司 等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。 外面的会议室优点：保证没有任何一方占地主优势；如果 保密是 重要的，这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。 会议中心优点：具有开大会的设备；需要时能够提供 技术支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 安排座位一对一会议在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排： 支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消

5、除障碍且可进行目光接触。合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。 面对面的 坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 多人会议多人会议有四种就坐方式，如下图： 面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 履行议程 有效的利用时间 规

6、定休息时间 准时开会 掌握会议节奏 控制会议达成共识的程序 导入议题充分发言获得一致的结论（指名发问、交替发问、以全体人员为对象发问等）确定负责实施的对象当主席滥用职权时，如何谴责 非正式方法 以团队名义，拒绝在会议上进行合作 向与会者指出主席的行为不合理 请求在场的上级任命新主席正式的方法 重新召集会议，任命新主席 告戒会议主席，他没有正确履行其职责 建议进行一次不信任投票主席会怎样滥用职权 类型如何识别偏袒一方优柔寡断操纵会议发怒 读出消极信号 与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中 。 一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪

7、着眼。 这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。 辨别积极的信号 这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。 这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。 评估气氛 维持秩序 达成决议 维持秩序 若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。 主持会议常遭遇的问题及对应方法（1）上级人员与部属同时出席习惯性的反对者脱离了主题：打断离题的讨论，要求回到主题询问离题的内容究竟与要讨论的主题有何关系暂时休息分钟，再开会是，要求大家针对主题

8、讨论主持会议常遭遇的问题及对应方法（2）会议内有人私自交谈不断有人打磕睡参加会议的成员个性内向提出的意见过于抽象与会人员发生争执 借 口 会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及 一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或者将任务转给其他人做。 设 伏 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。 对 抗 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态

9、度，并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。 严重混乱 与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。 结束会议 处理其他事宜 总结决议 结束会议做好会后的跟进工作决议事项的实施出席人的签章会议参与者的技巧出席会议也许是家常便饭但，不一定是小菜一碟 会前准备把握4个W-会议目的（why）,议题（what）,时间（when）地点(where) 2. 查阅相关资料 3. 估

10、计对立方的观点 4. 拟出发言要点 5. 提前进入会场 来，小测一下 你是否经常两手空空的进会场？你了解会议的背景吗？会前你已经知道议题，且为之收集有关资料吗？你能预估其他与会者的观点吗？2. 积极参与 收集信息 辨认对立方3. 外表与讲话 外表部分 获得信心 积极地参与4. 倾听发言 聚精会神地倾听 尊重他人 “剪接”你的发言5. 做备忘录会议摘自广东移动通信有限责任公司员工行为规范 有必要开会吗？还有没有别的方式能更好地达到目的？ 确定会议类型、参加人数、地点、时间、主题、程序、 主持人、要达成的目的或结果； 至少提前半天通知（正式会议），并确认通知的接收； 场地、设备、资料的准备；会议准

11、备（会议前）会议座次安排:摘自广东移动通信有限责任公司员工行为规范主 席 台13听众席245主 席 台24复数1365听众席会 议 桌65379428101单领导式会 议 桌10958473621单领导式会客时客人位主人位门门门会议进程（会议中）摘自广东移动通信有限责任公司员工行为规范 参加会议的人员按会务安排就座，如未统一安排， 则应由接近主持人或领导的位置由前至后落坐； 会议要守时，准时开始，准时结束； 事先分发会议议程； 安排专人记录和照（录）像（如有必要）； 迅速切入会议主题； 始终围绕会议主题，避免不相关的议题； 会议应进行总结和形成结论； 明确落实会议要求的时限，明确分工和责任。会议形式（效率） 摘自广东移动通信有限责任公司员工行为规范对主题的每个因素和相关问题采用以下方式： 连续问“为什么？”然后回答； 直至取得与会者均相对满意的答案。对每个细节采用以下方式： 什么问题？ 原因？ 有哪些解决主案？ 有认为最佳的方法是？对每个细节采用以下方式： 阐述重点； 限定时间。对