2022年学院行政秘书工作职责

1、第PAGE7页共NUMPAGES7页2022年学院行政秘书工作职责l、调查了解全院行政工作的情况，向学院报送重要信息。协助院领导处理好院的行政管理和后勤保障等事务工作。2、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规章制度等文稿。3、安排院务会议议程，做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示，安排全院重要活动。4、严格管理使用院公章，办理开具介绍信证明等手续。5、接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知，及时报院领导阅批，或交办有关人员承办，并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。6、接待来学院的公务人员

2、，妥善安排来信来访。7、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况，根据情况妥善处理，重大问题及时向院领导汇报，并提出处理意见。8、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。9、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、爱国卫生、公民义务等方面的工作。10、完成院领导交办的其他工作。2022年学院行政秘书工作职责（二）一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作;二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作;三、负责组织大型行政工作会议的记录及_的起草工作;四、负责每周会议安排的编制工

3、作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作;五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作;七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放;九、负责办公室安全防范工作;十、负责各项信息统计和管理十一、完成领导交办的其他工作2022年学院行政秘书工作职责（三）1、在学院党政领导下，贯彻执行上级的各项决议、指示和规章制度，为完成教学、科研和日常工作做好后勤保障工作。2、负责学院的综合治理工作，包括学院内的安全、防火、保卫工作等，协助保卫部门定期组织安全检查，

4、发现不安全因素及时解决。做好各类综合治理工作相关的会议、活动记录，并将所有材料整理建档、归类保存。3、负责检查、督促各工作区域搞好室内外卫生，组织和参加爱国卫生活动以及评比工作。4、负责公务活动场所(办公楼、会议室及工会活动室)的日常管理、调度、维护保养。2022年学院行政秘书工作职责（四）一、做好学院工作计划和各系(部)工作计划制定的催办工作和各阶段工作的汇总。负责起草、印发学院各类文件和函件；二、协助院领导组织召集有关会议和活动，并做好记录；三、做好学院物资管理和开支帐目管理；四、协助做好学院的安全保卫工作，做好节、假日值班的安排落实工作；五、协助做好学院离退休人员的管理工作；六、负责本学

5、院在管理过程中形成的文件材料的积累、收集、整理、归档和移交工作；七、协助院长做好对外交流与合作联系与组织工作；八、做好教职工的考勤管理和统计工作。九、完成院领导和办公室主任交办的其他工作。2022年学院行政秘书工作职责（五）2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件；草拟重要会议文稿和重要文件；草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发；负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和保密情况；学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的

6、拆封、登记、传阅、督办、归档工作；负责编制、分发“一周、一月、一年收文目录”。4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算，对内对外的迎来送往工作，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书和生活管理等。7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。8、负责学院行政大事记的记录，建立健全大事记

7、记录制度，保证记录的及时、准确、完整。9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送，设备的使用和管理。10、协助分管主任处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领导、学院办公室的财务管理工作。11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。12、完成领导交办的各项临时工作。2022年学院行政秘书工作职责（六）1.对内关系协调帮助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。2.对外关系协调配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门；协调与相关行业管

8、理机构、协会、商会以及其他单位(包括客户单位)的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。3.会议管理按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、记要工作；对企业总部的会议室会议设备进行管理。4.文书档案管理制定文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理；负责企业内、外各种往来文件的核对、颁布和下发工作。5.打字复印及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作妥善管理传真机、复印机等办公设备。6.接待妥善、礼貌地接待国内国外有关单位、人员的来访。2022年学院行政秘书工作职责（七）1、具体负责二级学院各项教学计划的组织实施，及时做好教

9、学反馈的布置和收集工作，并将情况向主管教学副院长报告；2、科学编排本学院课程总表、授课时间表，并经常检查课表执行情况；在学院主管教学院长的审批下，做好非跨学院课程的调整工作；3、负责组织安排学院的考试以及试卷的送印和管理工作，做好成绩登记和统计工作，协助教务处做好期中、期末考试和计算机、英语等级考试、普通话水平测试的组织工作；4、负责做好教师缺课、代课、课外活动、教学工作量、教师工作量的统计工作；5、负责学生休学、复学、留、降级编班，以及课程的免修、缓修、重修等检查统计工作；6、做好校内外有关教学、教研的各项报表工作；7、做好每学期教师、学生所用教材的征订和管理工作；8、做好日常教学管理中形成

10、的各种文件材料的收集、整理、归档、移交工作。2022年学院行政秘书工作职责（八）(一)岗位职责一、在办公室领导指示或者本科室的统一安排下，负责起草学校有关行政公文和领导讲话稿等。二、负责学校常规性发文的核稿，在有关部门的配合下负责做好对以学校名义印发的行政文件及其他文字材料的校对工作。三、协助校领导和办公室主任做好政策研究工作和调研工作，为领导提供决策依据。四、协助学校领导处理好日常事务。五、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。六、认真执行上级有关规定，做好保密工作。七、完成领导交办的其他工作。秘书(二)岗位职责一、负责本科室编印的茂名学院信息稿件收集、编辑、发行及稿费发放工作。二、负责本科室承办的一般性行政公文的起草，认真校对以学校名义印发的行政文件及其他文字材料。三、及时转办校