2022年学院档案管理实施细则

1、第PAGE6页共NUMPAGES6页2022年学院档案管理实施细则档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分，它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。为维护档案的真实性和严肃性，特制定档案管理实施细则。一、档案管理人员必须认真贯彻执行_档案法。工作态度端正，事业心强。二、档案管理人员要认真学习，积极工作，刻苦钻研业务，不断提高工作能力和管理水平，尽职尽责，认真遵守保密守则。三、档案归档(一)档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。学校各科室、部门需要归档的资料，按照要求收集齐全，整理组卷，按期向档案室移

2、交，办理移交手续。文书档案移交时间每年_月_日前，会计档案每年_月_日前移交隔年档案，基建档案随时收交，不得无故拖延。档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续，质量合格后方可移交。档案交接手续，由归档单位编写移交清册，一式两份，当面查点清楚，并由交接双方签字，各保留一份。(二)归档要求：1.归档的文件资料必须完整、真实。2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列，并立卷说明。4.各部门的资料归档入册，按统一通知的时间，先将本部门的归档工作，按装订要求分类装订好，然后移交院办统一编目归档。5.档案移交时，交接人必须按规定办理签名移交手

3、续。6.归档时间。整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的_天内归档，装订立卷。其他工作文件应先集中保管，半年一次装订立卷。行政工作、教学业务工作，应在下一年度第一季度内装订上卷。基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。四、档案借阅(一)因工作需要按程序审批后，可借阅有关档案。(二)借阅档案应在档案室内阅读。确因工作需要外借的，一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。(三)凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题，并通过档案管理人员登记认可。(四)保密档案不外借、摘录和复印。(五)保密档案借阅需经党政办公室主任

4、以上领导批准。(六)借阅档案者不得在档案上注、涂、勾、点、圈、划，不得弄脏档案和撕、拆、取页，因工作需要摘录或复制时，须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容和案卷编号及原文标题。用完后退回档案室。(七)归还档案时，档案管理人员必须认真查验，确认无误后，方能撤销借阅手续。(八)凡因利用者保管不善，造成损毁、丢失，依档案法及其他规定予以处罚。五、档案销毁(一)超过保管期限的档案，由党政办公室对档案进行认真_鉴定，确认无保存价值后，编造销毁清册，写出报告，经院长办公会议讨论，院长审批同意后方可销毁。(二)会计档案的销毁，必须由档案人员提出意见，与财务人员共同_鉴定，除报主管领导外，还

5、需报财政部门审核批准。(三)已到期，但经鉴定尚需继续保存的档案，可延长保管期限。销毁时，必须经主管领导签字，派出监销人员到指定地点监销。监销人员必须在销毁档案清册上签字，送到造纸厂亲视化浆或销毁地点火化，不留痕迹。六、档案安全(一)库房专用，达到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光七防要求。(二)库房设置温湿度计及登记簿，每月检查，发现超过极限，及时采取有效措施。(三)库房内严禁烟火。放置灭火器材，以防不测。(四)库房适时通风。(五)箱柜摆放合理，垂直有序，利于通风。(六)档案出入库房随时登记，做到帐卷相符。2022年学院档案管理实施细则（二）1、协助分管主任处理办公室日常行政事务，参与学

6、院综合性行政事务的实施。2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件;草拟重要会议文稿和重要文件;草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发;负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和保密情况;学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的拆封、登记、传阅、督办、归档工作;负责编制、分发“一周、一月、一年收文目录”。4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工

7、作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算，对内对外的迎来送往工作，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书和生活管理等。7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。8、负责学院行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准确、完整。9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送，设备的使用和管理。10、协助分管主任处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领

8、导、学院办公室的财务管理工作。11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。12、完成领导交办的各项临时工作。2022年学院档案管理实施细则（三）一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作;二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作;三、负责组织大型行政工作会议的记录及_的起草工作;四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作;五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作;七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放;九、负责办公室安全防范工作;十、负责各项信息统计和管理十一、完成领导交办的其他工作。2022年学院档案管理实施细则（四）1、负责学院日常的行政后勤工作，传达落实领导指示。2、负责学院的考勤管理和统计，做好在职人员造册登记工作。3、负责学院固定资产的管理工作，按学校有关设备管理规章制度，严格做好学院的设备管理。4、负责学院教学、办公用品的保管、发放工作。5、负责学院教室、办公室及相关区域的维修、维护工作。6、负责外来人员的接待，