大宗物资和大型设备采购及工程项目招投标管理办法

1、大宗物资和大型设备采购及工程项目管理办法1 目的为加强公司项目大宗物资和大型设备（10万元及以上）采购管理及工程项目（10万元及以上）管理，降低成本，维护公司利益，制定本管理办法。2管理机构构成及职责成立项目招投标管理小组（以下简称管理小组），负责大宗物资和大型设备采购及工程项目的招投标管理工作，小组构成及职责如下。2.1管理小组构成及职责2.1.1人员构成组长：成员：根据招投标内容由公司相关人员组成。2.1.2职责组长：负责项目大宗物资和大型设备采购、工程项目招投标的组织及过程管理工作。成员：参加承包商资质审核、询价、比价；参加技术交流、方案审核、承包商实力及业绩考察；参加采购及工程项目的招

2、投标及议标工作；参加设备制作过程质量管控、关键环节监造及出厂检测和验收；参加技术协议审核工作;参加工程项目管理工作。3 相关管理要求3.1采购计划管理3.1.1由技术工艺组根据总指挥要求、项目工艺调整需要及设计要求，形成相关技术条件及采购计划报总指挥批准后，OA转发给管理小组组长。3.1.2由管理小组组长组织人员根据技术条件及采购计划完成提报所需的工作内容（包括设备选型、供应商资质审核、询价、比价、组织技术交流、前期考察及招标等内容）。3.2 采购管理与工程管理管理小组根据所需采购物资、设备的条件状况（包括供货周期、供货地点、供应商情况、采购数量等因素）及工程项目状况，确定采用招标或议标的方式

3、确定承包商。3.2.1招投标管理（1）由行政管理组负责形成招标文件，报管理小组组长审核，通过后，发给入选的承包商, 由管理小组组长根据项目的需要确定招投标时间及参加招标会相关人员，并组织召开招标会。（2）投标文件要求密封，在招标会上，现场公开拆封，当场唱标；如需收取投标保证金，则提前由财务人员收取。（3）唱标结束后，由管理小组组长组织人员开始评标，在评标过程中可就标书内容分别向投标承包商进行询问。（4）评标完成后由管理小组组长组织人员研究形成最终意见，确定第一中标单位和第二中标单位，经总指挥批准后向所有投标单位公开宣布结果。3.2.2议标管理（1）下述情况下的物资采购可以选择议标的采购形式采购

4、物资属于独家产品、专利产品或其他厂家暂时不能满足工艺、技术、性能要求的产品。紧急状态下，事先无法实施招标、比价采购的基建、生产所需物资。原主机用的备件，其他制造厂产品的安装尺寸、质量、性能无法取代物资。（2）在进行议标前，必须进行市场调研，由管理小组组长指定人员了解价格构成，为议标时提供有参考价值的价格依据，包括供应商价格表、其他同类生产厂家同等型号物资的价格，本公司前期的采购价格或供应商提供与其他厂家交易的同类产品同期的发票或合同。（3）完成准备工作后，由管理小组组长根据项目的需要确定议标时间，由管理小组组长组织人员进行议标，确定采购价格。3.3 采购技术协议审批管理3.3.1招投标或议标工

5、作结束后，由设备管理组与中标单位联系，共同起草技术协议，技术协议作为商务合同的附件，与商务合同具有同等的法律效力。3.3.2技术协议完成后，通过OA电子版传发给管理小组组长指定的专业人员进行审核，专业审核人员要在48小时内回复意见。3.3.3根据回复意见，由设备管理组负责完成技术协议的修改，供需双方达成一致，审核完成方可进行签字盖章。对于以下三种情况必须报请总指挥同意后（通过OA以电子版形式报批），方可签字盖章。（1）非常规标准设备：厂家无现货，需要按照我方工艺技术要求特别订制的设备。（2）特殊设备：虽然厂家有现货并且有常规制做标准，但我方技术人员对该设备并不熟悉。（3）重要设备：在试验项目生

6、产或者工艺流程中起到至关重要、不可替代、涉及安全、关系试验成果的设备。3.3.4技术协议形成文档后，由设备助理打印最终版技术协议一式二份（要求正反面打印），交设备管理组组长、技术工艺组组长在技术协议上签字；签字完成后，由设备助理负责办理盖章手续，供需双方盖章（多页的要盖齐缝章）完成后，将最终版技术协议电子版OA转发采购业务人员进行商务洽谈时使用。3.3.5供需双方签字盖章完毕后，双方各留原件一份。我方原件交行政管理组档案员存档。设备管理组、技术工艺组及采购业务人员使用原件的复印件或与之一致的电子版。3.4 合同的管理3.4.1技术协议签订完成后，方可进行采购商务合同的办理。3.4.2合同文本及

7、内容要求3.4.2.1合同文本一般由我公司提供固定样式合同文本，对于没有固定合同文本样式的，由相关业务人员根据业务内容起草相关合同。3.4.2.2合同内容要求合同主要条款的制定要内容具体、文字表达清楚、准确，必须含以下内容：（1）甲乙双方名称、代表人姓名及双方住所；（2）标的、等级、型号、质量标准；（3）物资总数量或工程量；（4）单价金额、总价；（5）运输方式、运输费用、安装费用承担方；（6）交货方式、交货时间、交货地点或工程地点、完工时间、工程相关要求；（7）付款方式；（8）违约责任；（9）解决争议的办法；（10）对于应提供增值税发票的，合同条款应包括索取增值税发票的内容。3.4.3合同应在

8、采购行为发生前或工程开工前，双方就合同相关内容达成一致后签订。3.4.4项目招标后采购或工程合同的签属权由总指挥授权管理小组组长执行。3.4.5合同签订后，相关业务人员要负责将合同原件交送行政管理组档案员存档。3.5 付款的管理3.5.1预付款：相关业务人员根据所签订的合同规定申请支付预付款，收款单位名称、开户行、账号、预付款比例必须与合同相符，原则上预付款额度不能超过合同总价款的30%。3.5.2货到付款：采购业务人员根据所收到的物资及发票申请付款，要求收款单位名称与开具发票单位名称、采购入库单供应商名称三者相符。3.5.3进程付款：相关业务人员根据所签订的合同规定办理进程付款时，在申请付款

9、前，一定要通过相关专业人员确认，确定达到进程节点要求时方可办理。3.6 采购到货的管理3.6.1采购人员应严格按合同的约定组织到货，到货时采购人员要做好接货及验收工作，到货时供应商必须提供到货清单。3.6.2接货时，采购人员、库管员应按采购计划及合同内容核对到货清单，如相符，予以接收，并且管理小组也要指派参与此项业务过程的专业人员按照技术协议的内容进行专业验收。3.6.3采购人员、库管员及专业验收人员三方人员要共同在接货验收单上签字确认，无异议后，库管员方可办理入库手续。3.7 采购发票的管理3.7.1发票内物资名称、数量、规格型号及价格要与合同所签内容相符。3.7.2采购业务人员应严格按照合同及到货办理发票入账手续，对于不相符合的发票财务管理组可拒绝办理。3.8质量保证的管理3.8.1在设计合同中明确甲方对设计审查的要求以及设计院应提供的支持（例如设计院应参加工艺危害分析的审查）。3.8.2新设备采购时要求厂家尽可能提供电子版本的图纸、操作手册等