2记录控制程序

1、受控状态： 文件编号：SXZQEP-02持有者： 版 本:A上海思想者家具有限公司记录控制程序编制：审核：批准：10987654321NO页次/符号（封面除外）文件变更 申请编号日期版本申请人批准人发布日期：2004/01/20实施日期：2004/01/20记录控制程序1主题内容与适用范围本标准规定了记录控制管理职责，记录的标识、形成、收集、保管、归档、处理等控制程序。本标准适用于本公司质量记录、环境记录的控制管理。2相关文件SXZQEP-01 文件和资料控制程序术语质量记录：指为已完成的质量活动或达到的结果提供客观证据的文件、资 料，包括直接或间接地证明产品(包括服务)是否满足技术、法规、合

2、同等标准 或要求的证据。环境记录：为证明环境目标、指标实现程度、环境管理体系运行的有效性 提供的客观证据。职责后勤部负责公司归档记录的控制管理。质检部负责质量体系运行有关记录的控制管理。a ) 内外部评审(质量体系、过程、产品)资料；b ) 生产件批准文件；c ) 质量目标与指标实现程度的记录；d ) 供方评审、进货质量检验资料 ;e ) 质量信息处理的资料。后勤部负责环境体系运行有关重点记录的控制管理。a ) 内外部评审(环境体系)资料；b ) 环境因素识别与评价记录；c ) 实施与运行管理体系所需的记录；d ) 环境目标与指标实现程度的记录；e ) 体系运行保障中产生的记录；f ) 环保设

3、备的运行记录。销售部负责合同评审、订单、顾客服务等记录的控制管理。供应部负责采购订单、供方基本信息等记录的控制管理。生产部负责零部件和成品库的产品标识记录、 工装采购订单 (含顾客工装) 等记录的控制管理。生产车间负责产品生产过程的检验与试验记录、 产品标识记录的控制管理。其它记录的控制管理由记录形成的部门、车间负责。控制程序标识归入公司档案室的记录按公司档案号标记规定执行，即由大类号、分类 号、卷号三部分组成，质量记录大类号为 3.0 ，环境记录大类号为 3.5 。程序文件规定的记录表式，统一在页眉线上加注文件编号，因管理需要 责任部门设置的表式，在其左上方应印有经主管部门登记的表号。各部门

4、、车间自行控制的记录，按便于查找的原则，一般可采用按月、 季、年顺序装订成册， 填制卷内目录，在文件夹或封页上应有 “质量记录”或“环 保记录”的字样。记录的基本要求所有记录应字迹清晰、内容真实完整，并应有记录日期、记录者签名， 如规定需主管审核批准的，则相关主管应认真核查记录，确认无误后签字。所有记录应使用钢笔或圆珠笔填写，不得随意涂抹。记录由于笔误需要更正时， 应用删除标记划去原记录值， 写上正确数值， 并在更正处盖章或签字确认。电子媒体形式的记录应设置保护，如有需要则经打印输出得到确认后作 为记录使用。对有参考、分析意义的记录，记录产生部门应按涉及范围分发至相关部 门，发送、接收部门均应

5、做好相应记录。5.3 记录的保管归入公司档案室的记录，由责任部门负责整理、分类、组卷、编目，经 档案室审核校对，符合要求后填写移交清单，并由交接双方签字。归档的记录，档案室应符合防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防 有害气体等要求，按企业档案管理标准执行。归档的记录如需查阅，档案室应做好查阅记录，查阅人应保证记录不损 不失，及时归还。合同有要求时，在商定时期内，记录可提供顾客及其代表评价 时查询。记录可以是任何媒体形式，如卷宗、硬拷贝或电子媒体，应分别针对媒 体形式制定相应的管理规定，实施有效管理。对于特别重要的记录， 主管部门认为如有必要， 可以实施安全性归档 （双 重归档、安全性复制件等

6、） 。各部门、车间自行保管的记录，应符合完整、无损、查阅方便、便于追溯的要求。保存期限下列记录的保存期限应满足在现行生产和服务中规定的有效期再加一年 的规定：a ）生产件批准文件b ） 工装记录c ）采购订单和修改单涉及产品责任、安全或受控件（项）的记录，保存期为15年，并应考虑特殊的顾客要求。内部质量、环境体系审核和管理评审记录保存期不得低于三年。质量运行状态记录（控制图、检验和试验状态结果等）应满足其产生当 年和下一日历年予以保留的规定。环境状态记录保存期不得低于三年。政府或顾客有法规、通用准则或产品责任方面的要求时，应满足政府规 定或顾客的要求。本公司典型的质量记录保存期，参见质量记录保

7、存期限一览表。（附录B）本公司典型的环境记录保存期，参见环境记录保存期限一览表（附录 A）。5.5 处理记录保存期满后，可由档案管理人员、自管部门、车间的兼职人员负责销毁， 并做好登记，按文件控制程序执行。6附录附录A环境记录保存期限一览表附录B质量记录保存期限一览表表览限期存保年三年三年三 年三年三年三年三年三年三年三年三年三年三年一年一年一年一年三年三年一门部写填门部各部划规部划规 部划规部划规间 车、部划规产三部造制产生门部各部造制产生CCR、部划规部展发划规部展发划规门部各部划规部划规部划规部划规称名书导指业庐序程关相序程价评和别识的素因境环J/ - - 7 / - - - / -丿

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10、X / J 、 、一 I J3J ，那址生，那别现部源资力人门部各部源资力人部源资力人门部各门部各工 员部源资力人门部各表代方计设、理经目项部应供购采部应供购采部应供购采方供部划规、部保质长组核审员核审员核审称名书导指业庐序程关相序程量测和测监境环序程量测和测监境环序程训培序程训培序程训培序程训培序程训培序程训培序程训培序程训培序程理管流交息信序程制控发开计设品产序程理管方供序程理管方供序程理管方供序程理管方供序程核审部内序程核审部内序程核审部内序程核审部内称名录记境环表查检制控行运系体理管境环一；J 、丿 2 二 一yrrA -、-X兄青畏井一篆、厅里运吕与示W 示M划计训培表求需训培度年单

11、知通训培表施实班办训培单知通训培托委员人进新单知通训培托委员人岗转表请申读外工员表估评踪跟工员单馈反息信书务任计设表查调况情本基方供单知通点布方供表址审点定方供表查调况状境环方供划计作工度年核审系体部内划计核审系体部内单清查检核审表录记查核序023ZT6ZoazQZ200353630QO09注备限期存保年三年三年三年一年一年一年一年一年一(门部写填门部各、员核审长组审内部展发、部保质产三部 划 规、 车、间 车、间 车、间 车、C、 划 规 、 车、称名书导指业庐序程关相序程核审部内序程核审部内序程审评理管书导指业作理管境环堂食书导指业作理处气废书导指业作境环位岗长段工书导指业作境环位岗长段工

12、书导指业作境环位岗长段工书导指业作境环器容力压称名录记境环告报合符沪项格合不告报核审系体告报审评理管表录记理清池油隔表录记行运备设理处气废表查检、记登位岗境环要重段工表计统量用使品油、品学化段工表计统物弃废体固险危段工单清器容力压序2032%9P质量记录一览表QER-4.2.4-01序号质量记录名称编号版本放置处保存期备注1受控文件发放记录QER-4.2.3-01A0办公室3年2文件修改记录QER-4.2.3-02A0办公室3年3有效文件清单QER-4.2.3-03A0办公室3年4文件审批单QER-4.2.3-04A0办公室3年5文件评审单QER-4.2.3-05A0办公室3年6质里记录览表Q

13、ER-4.2.4-01A0办公室3年7质量方针、目标考核记录表QER-5.3-01A0办公室3年8管理评审计划QER-5.6-01A0办公室3年9管理评审报告QER-5.6-02A0办公室3年10管理评审记录表QER-5.6-03A0办公室3年11公司员工岗位能力评价表QER-6.2-01A0办公室3年12年度培训计划表QER-6.2-02A0办公室3年13员工培训签到表QER-6.2-03A0办公室3年14员工培训记录表QER-6.2-04A0办公室3年15产品要求电话记录QER-7.2-01A0供销科3年16合同评审单QER-7.2-02A0供销科3年17合同更改单QER-7.2-03A0

14、供销科3年18产品合同汇总表QER-7.2-04A0供销科3年19合格供方评审表QER-7.4-01A0供销科长期20合冋供方名录QER-7.4-02A0供销科长期21供方评核总表QER-7.4-03A0供销科长期22供方基本情况调查表QER-7.4-04A0供销科长期23采购单QER-7.4-05A0供销科2年24米购记录表QER-7.4-06A0供销科2年25采购产品验证报告QER-7.4-07A0供销科2年26生产任务单QER-7.5.1-01A0生产科1年27玻璃加工任务单QER-7.5.1-02A0生产科1年质量记录一览表QER-4.2.4-01序号质量记录名称编号版本放置处保存期备

15、注28领料单QER-7.5.1-03A0生产科1年29生产日报表QER-7.5.1-04A0生产科1年30设备购置申请单QER-7.5.1-05A0生产科长期31设备验收卡QER-7.5.1-06A0生产科长期32设备履历卡QER-7.5.1-07A0生产科长期33生产设备一览表QER-7.5.1-08A0生产科长期34设备保养记录QER-7.5.1-09A0生产科1年35设备检修计划QER-7.5.1-10A0生产科3年36设备检修单QER-7.5.1-11A0生产科1年37设备报废单QER-7.5.1-12A0生产科长期38安全文明检查记录QER-7.5.1-13A0生产科2年39基础设施

16、清单QER-7.5.1-14A0生产科长期40工装辅具一览表QER-7.5.1-15A0生产科长期41顾客档案表QER-7.5.1-16A0供销科长期42技术服务处理单QER-7.5.1-17A0供销科1年43特殊/关键过程监控 记录QER-7.5.1-18A0生产科1年44原材料、外购/外协件 库存登记表QER-7.5.5-01A0仓库1年45成品库存统计表QER-7.5.5-02A0仓库1年46库存卡QER-7.5.5-03A0仓库1年47成品标识单QER-7.5.5-04A0仓库1年48请购单QER-7.5.5-05A0供销科1年49入库单QER-7.5.5-06A0仓库1年50出库单Q

17、ER-7.5.5-07A0仓库1年51送货单QER-7.5.5-08A0仓库1年52送货回单QER-7.5.5-09A0仓库1年质量记录一览表QER-4.2.4-01序号质里记录名称编号版本放置处保存期备注53监视和测量装置总览表QER-7.6-01A0质检科长期54监视和测量装置校检履历 表QER-7.6-02A0质检科长期55监视和测量装置校检计划QER-7.6-03A0质检科长期56监视和测量装置自校报告QER-7.6-04A0质检科长期57顾客信息反馈单QER-8.2.1-01A0供销科3年58顾客满意度征询表QER-8.2.1-02A0供销科3年59顾客投诉记录表QER-8.2.1-03A0供销科3年60年度审核计划表QER-8.2.2-01A0办公室3年61内部审核检查表QER-8.2.2-02A0办公室3年62内部审核不合格项报告QER-8.2.2-03A0办公室3年63内部审核报告QER-8.2.2-04A0办公室3年64内审首未次会议记录表QER-8.2.2-05A0办公室3年91工程质量问题(事故)报告单(QER-8.2.4-10)3年92不合格品处理单QER-8.3-01A0质检科3年93退货单QER-8.3-02A0质检科3年94返工单QER-8.3