贸易公司工作流程

1、 v.2011 17/17目 录总则业务模式流程图程序内部控制文件/表格清单 HYPERLINK 2010年度供方名录.xls 年度合格供方名录销售出差拜访客户情况记录表询价单成本预算表客户报价单供方评价记录表合同结算表客户满意度调查表客户投诉处理表远期结售汇单证清单进口产品说明开票申请书货物签收单合同归档资料清单工作号合同号的编制规定总 则制订本手册旨在规范公司业务流程管理，对业务流程管理体系持续改进以及预防不合格来更好地满足客户的需求，从而使客户满意。本手册引用了ISO9000：2000质量管理体系标准。每年3、7、11月进行公司质量检查工作，平时不定期进行质量检查工作。本手册系业务操作流

2、程的工作指导书，对公司的日常管理并未纳入。本手册的解释由公司股东会负责。业务模式公司目前开展的7种业务模式如下：自营进口：指与国内需方签订销售合同后，公司与国外供方签订进口合同，以自有资金购进国外货物、报关完税；交货后，公司开具增值税票向国内需方收取人民币货款的业务模式。适用于贸易公司代理进口：指与国内委托人签订委托代理进口协议后，公司以自己的名义代委托人与国外供方签订进口合同，由委托人支付进口货款、税款及相关费用；提供服务后，公司开具服务业发票向委托人收取代理费的业务模式。适用于贸易公司自营出口：指与国外需方签订出口合同后，公司与国内供方签订采购合同，以自有资金购进国内货物，报关出口后向国外

3、需方收取外汇货款的业务模式。本业务模式下的出口退税由公司办理。适用于贸易公司代理出口：指与国内委托人签订委托代理出口协议后，公司以自己的名义代委托人与国外需方签订出口合同，由委托人提供出口货物，公司收取国外需方的外汇货款，结汇后支付给委托人；提供服务后，公司开具服务业发票向委托人收取代理费的业务模式。本业务模式下的出口退税由委托人办理。适用于贸易公司内购内销：指与国内需方签订销售合同后，公司与国内供方签订采购合同，以自有资金购进国内货物；交货后，公司开具增值税票向国内需方收取价款的业务模式。适用于贸易公司适用于工程公司咨询服务：指与委托人咨询服务合同后，公司利用自身的know-how为委托人提

4、供技术或者商务解决方案，开具服务业发票向委托人收取报酬的业务模式。适用于贸易公司适用于工程公司居间服务：指与委托人签订居间合同，公司作为居间人向委托人报告订立合同的机会或者提供订立合同的媒介服务；促成合同成立后，公司开具服务业发票向委托人收取报酬的业务模式。适用于贸易公司适用于工程公司流程图学习、开发新产品客户维护、开发与营销书面报价及技术澄清合同谈判及签署移交前期资料处理客户投诉客户满意度调查销售部 商务管理部成本预算及报价供方评估合同签署填报合同结算表合同履行合同完结归档财务部审核合同结算表销售台帐列支款项收支收汇核销出口退税开票结算总经理成本预算表终审合同结算表终审签署重大合同（图 1）

5、程序1.0 - 7.0项下程序适用销售部门岗位学习、开发新产品熟悉公司现有的产品目录、性能、价格；参与部门内部或供方开展的技术交流和培训，及时跟进行业发展最新动态；密切与供方的合作关系，了解其价格体系、促销及奖励政策；与商务管理部共同对供方进行管理及考评，形成 HYPERLINK 2010年度供方名录.xls 年度合格供方名录，附表1；开发和引进满足客户需求的、性价比高、品质优的新产品；争取成为新产品的广西独家代理商或重点分销商。客户维护、开发与营销老客户维护：建立客户数据库，通过客户关系管理CRM，与客户建立起长期、稳定、相互信任的良好关系；通过优惠措施、提供个性化的服务或全面解决方案，使高

6、价值的客户成为公司的忠诚客户；制造客户的退出壁垒，通过产品和商业模式的持续改进和创新，提高客户的转移成本和门槛。新客户开发流程：市场细分目标市场产品定位；按照年度分区销售方案，销售人员有计划对所辖区域内的客户开展前期调研；全面了解客户的情况，完善年度销售计划表的基本信息；公司高管组织销售部不定期对新客户进行评审（产业前景、需求、投资风险收益），通过评审的列入年度销售计划表，确定跟进销售人员。销售跟踪及推进开展产品组合营销，传递客户价值Customer Value - 质量、价格、便利、及时送货以及售前售后服务在内的利益组合；保持与客户的密切联络与沟通，包括提供产品资料、进行技术交流、引导产品选

7、型（品牌、规格型号）；了解目前竞争品牌/代理商的产品差异、销售业绩、价格策略、企业规模等基本情况；出差拜访客户后3日内，填报销售拜访客户情况记录表，附表2；每月开展客户关系研讨，报告销售进度以及遇到的问题与困难，挖掘客户需求，补充完善年度销售计划表；每季度汇总销售拜访客户情况记录表，更新销售计划表。书面报价及技术澄清销售部收到客户的询价单/招标文件后，须与商务管理部交接，即向供方发出 HYPERLINK 2010-慧天询价单.xls 询价单，内容包括以下，附表3：商品名称；规格型号；数量；优惠价格或折扣；交货期；交货地点；运输、保险费用的负担；付款方式；质量保证；业绩表。成本预算：销售收到供方

8、的报价信息后，交由商务管理部按照9.0项填报成本预算表。制作报价文件：根据客户的不同要求，由商务管理部按第9.0条统一制作客户报价单；或由商务管理部配合销售部制作投标文件，其中销售部负责技术文件，商务管理部负责商务文件。报价或投标：在规定的时限内，由销售对外报价。技术澄清：销售人员负责就客户提出的技术问题进行答疑或澄清。合同谈判及签署客户确认报价或发出中标通知书后，销售部向商务管理部领取合同编号、合同文本；在公司授权范围内，与供方进行商务谈判并签订采购合同；付款方式上应争取零预付款或要求供方接受银行远期承兑汇票，并留下质保金；在公司授权范围内，与最终用户进行商务谈判并签订销售合同；付款方式上应

9、争取最高比例的预付款、进度款和交货款，不留质保金或最低比例的质保金；采购合同和销售合同的技术附件由销售人员每页小签；授权副总经理签署的合同须同时满足以下四个条件，其中任何一个条件不满足的合同均由总经理签署。单个合同金额100万元人民币；单个合同垫资金额50万；报价加成率15%；预留费用比例3%。移交前期资料：销售部移交商务管理部的前期资料包括，客户询价单；供方报价单；供方资质文件；客户报价单/投标文件；采购合同/进口合同/委托代理出口协议；销售合同/委托代理进口协议/出口合同；销售拜访客户情况记录表。处理客户投诉所有客户合理投诉均须填制客户投诉处理单，附表9，并在24小时内作出响应；若属于选型

10、错误、性能与合同规定不符等技术事故，销售部须及时联系供方，确定事故发生原因及补救措施；然后由销售人员深入与客户进行沟通，及时处理客户不满；若属于交货推迟、货物短少、破损等商务事故，商务管理部须及时与供方、运输公司、保险公司等责任人联系，确定事故发生原因及补救措施；然后由商务部门与客户进行沟通，及时处理客户不满；客户投诉处理完毕后，销售均须对客户进行电话/当面回访，征询客户对处理结果满意度和改进意见；若通过协商仍无法达成一致意见的，则按第12条程序办理。客户满意度调查销售部应对每个客户至少开展一次年度满意度调查，作为改进制造商产品质量的参考；同时可以持续改进公司服务质量，降低客户流失率；客户满意

11、度调查内容，附表8。8.0 - 14.0项下程序适用商务管理部岗位成本预算及报价提供每一项产品或者服务前，均应由商务管理部进行成本预算；依照不同的业务模式，由商务管理部经理建立工作号档案电子档案，分配跟进的商务助理，填报公司统一编制的 HYPERLINK 2010已发布公告/成本预算表Skywise2010.xls 成本预算表，附表4；商务助理应向销售人员收集填报成本预算表需要的完整信息后逐项录入，计算出对外报价、预算营业利润；书面报价：由商务管理部统一制作公司的书面报价文件；根据客户的不同要求，由商务管理部制作 HYPERLINK 报价单.xls 客户报价单，附表5；或由商务管理部配合销售部

12、制作投标文件，商务管理部负责商务文件部分；成本预算表打印，附上供方报价单客户报价单或投标文件，逐级报批，流程为：销售商务助理商务管理部经理副总经理；超出副总经理授权范围的，由总经理审核批准；注：“预留费用金额”须在成本预算表中确定，并作为合同结算的依据；经销售初审签字，报总经理审批后方可加盖公章，进行对外报价或投标。供方评估适用范围：适用于公司评价和选择与影响质量有关的所有产品和服务的供方；评价时间：与供方正式签约前；评价内容：供方的资质文件，包括：营业执照；税务登记证；质量管理体系；商务管理部经理负责组织本部门对供方进行初步评价，并将评价结果记录于 HYPERLINK 供方评价记录表.xls

13、 供方评价记录表，附表6。合同签署客户确认公司报价，或公司收到中标通知书后，商务管理部确定合同编号、合同文本，附上供方报价单客户报价单供方评价记录表，按程序4.5规定授权范围由副总经理或总经理签署。工作号合同号的编制规定，附表15。填报合同结算表销售合同、采购合同签订后，依照不同的业务模式，由商务助理按照合同的内容逐项录入 HYPERLINK 2010已发布公告/合同结算表Skywise2010.xls 合同结算表，附表7；合同结算表打印，附上销售合同采购合同后逐级审核，流程为：商务助理商务管理部经理会计总经理，确认合同开始执行；合同履行完毕后，由商务管理部经理和会计分别在合同结算表签字，确认

14、合同完结。履行合同（自营/代理）进口流程图（图 2）办理证件按照报关实用手册海关HS编码确定的监管条件办理进口证件；凡属自动进口许可证管理的商品，且一次采购产品合同估算价格在100万元人民币以上的，按照商务部令2004年第13号机电产品国际招标投标实施办法规定，须进行国际招标后方可办证。租船订舱为使我们的客户得以享受及时便捷的服务，公司推行“门到门”的服务，即以EXW、FOB、FCA价格条款签订的采购合同/进口合同，供方无义务办理运输的，均由商务管理部统一办理。国际运输：包括海运、陆运、空运和多式联运。进口货物装运前，商务管理部应对外发盘询价，选择信誉良好、运费价格优惠的物流公司作为承运人，签

15、订书面运输合同，订明运费金额及支付方式（预付/到付），装运计划安排，运输途中注意事项，以及到达目的地后的卸货安排及费用负担等。国内运输：包括船运、陆运、空运和多式联运。进口货物抵港清关后，商务管理部应与资信良好的承运人联系并签订书面运输合同，确定双方的权利义务（包括：收货人的名称、收货地点、货物的名称、数量、运费、违约责任等）。通常情况下，货到现场车板交货，卸车费用由客户负担。发货前应备妥“货物签收单”随货物交收货人签收，附表13。开具运输发票：代理进口业务模式下，要求承运人开具委托方为抬头的运输发票；自营进口或内购内销业务模式下，要求承运人开具以公司为抬头的“公路内河运输专用发票”。运输保险

16、选择适当的投保险别（一切险”All Risks”、水渍险”WA”、平安险”FPA”）：应综合考虑货物的特性、包装，运输的季节、船舶、线路、停靠的港口等影响货物损失的风险因素；选择合适的保险公司：应充分考虑各保险公司的经济实力和经营的稳定性、保险费率的高低、理赔情况及其所提供的服务；投保手续：如实填写保险单上的相关内容，保证与进口合同和/或信用证上的规定相一致，并且尽可能投保到内陆目的地（委托方/客户现场）；对于CIF、CIP条款成交的进口合同，考虑到保险责任在货物运离仓库后即告终止，清关后的内陆运输必须另外投保；保险费发票抬头的确定：若为自营进口业务模式则为我司，若为代理进口则为委托方；商务管

17、理部应妥善保管保险单或保险凭证在合同卷宗内。审单付汇凡涉及到外汇收支的合同，商务管理部均应向银行申请优惠手续费、汇率，并叙做贸易金融产品，以降低汇率波动的风险；单据准备按照“远期结售汇单证清单”规定，附表10。预付款保函（Advance Payment Guarantee）审核：收到国外银行信开的预付款保函后，商务管理部应即要求我方银行审核保函的真实性，国外银行电开的保函勿须再核实；支付预付款：以电汇（T/T）支付预付款的，需登录国家外汇管理局网上服务平台，进行合同及单笔付汇信息登记，一个工作日后再登录平台，查询外管局审核结果。如审核通过即可输入银行代码指定付汇银行，同时备妥以下全套进口单据，

18、由银行办理付汇手续。在到货90天后以电汇（T/T）支付货款的，则需在网上服务平台进行延期付款登记。银行电汇申请书；单位购买外汇申请书；进口合同；国外形式发票；委托代理进口协议（代理进口业务模式下另附）；货到付款：以电汇（T/T）支付全部货款的，除上述第2）条A-E项单据外，另需提供：海关进口货物报关单（正本）；电子口岸操作员卡。信用证结算：信用证的开立：在进口合同规定的开证日期前，商务助理应备妥以下单据。开证申请书（英文）；进口开立L/C申请书（中文）；购汇申请书；进口合同（复印件）；委托代理进口协议（复印件，代理进口业务模式下另附）。信用证开出后，向开证银行索取信用证副本、开证申请书副本留存

19、。信用证的更改、延期若需对已开立的信用证进行更改或延期，应明确改证费用应由何方承担；在代理进口业务模式下，还应得到委托方的同意和书面确认；商务管理部填写信用证更改申请书；信用证修改后，须向开证银行索取信用证修改书副本留存。信用证的议付：收到开证银行送达的议付单据后，商务管理部应根据UCP600（国际商会2007年修订本）规定，认真审核单据的真实性和单据之间的一致性，在确保“单单一致、单证相符”的前提下，在付款通知单签署同意付款/承兑的初步意见；若发现单据、单证之间出现不符点时，商务管理部应立即向委托方提示不符点的具体内容。在委托方认为可以接受不符点并愿意同意付款/承兑时，委托方应出具同意接受不

20、符点并同意付款/承兑的书面通知，商务管理部凭此在付款通知单签署同意付款/承兑的初步意见；在银行规定的工作日内凭同意付款/承兑的付款通知单向银行换取正本单据。信用证的拒付：若对单据的真实性有疑问或发现单据、单证之间出现不符点，商务助理应及时向部门经理报告，并向委托方书面提示不符点的内容以及可能造成的后果；在得到委托方同意拒付的书面确认后，在付款通知单签署拒绝付款的意见。进口货物通关后，商务管理部应及时向海关领取货物进口报关单正本，及时进入国家外汇管理局网上服务平台进行到货注销；如外管局进行季度货物总量核查数据不匹配，须提交：进口付汇逐笔核查报告表；进口付汇核查凭证（银行T/T申请书）；进口货物报

21、关单；进口合同；商业发票。检验检疫商品检验的分类：分为法定检验和非法定检验二类。法定检验：指按照中华人民共和国商品检验法规定，对海关监管条件为“A”的商品实施的检验，包括以下，列入出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录的商品；列入中华人民共和国实施强制性产品认证的产品目录的商品；成套设备；合同条款约定实施检验的商品；2010年11月1日起执行的广西检验检疫局大型进口成套设备检验监管工作规范（试行）规定的合同金额200万美元以上（含200万美元）项目进口设备；其他法律、行政法规规定实施检验的商品；非法定检验：除法定检验规定的商品外，由收货单位、最终用户对商品的质量、包装和数量、重量自行进

22、行检验。检验检疫的程序报检：法定检验货物运抵目的港后，商务管理部应备妥以下单据，委托代理报检单位向检验检疫局申请对货物及其包装进行检验检疫，领取“入境货物通关单”作为报关随附单据之一。报检委托书；进口合同；发票；装箱单；二程船提单；进口批准文件（复印件）；列入中华人民共和国实施强制性产品认证的产品目录的产品，另须提交由制造商提供的中国指定认证机构颁发的3C（China Compulsory Certificate）认证证书。出具检验检疫证书经检验检疫合格的，勿需检验检疫局出具检验证书；货物经检验发现质量、数量不合格的，商务管理部应及时向出入境检验检疫机构申请出具检验证书；包装物经检疫发现病虫害

23、的，商务管理部应及时向出入境检验检疫机构申请出具检疫证书，并及时书面通知进口合同供方，要求其书面确认承担相关费用。在检验检疫局的监督下，将货物的木质包装拆除并进行除害处理，无法拆除的，连同货物一起作除害处理；无法作除害处理的，随货物一起作退运处理。易地检验：进口商品一般应在卸货地检验，或者按照合同和国际惯例要求的地点检验，但下列进口商品可进行易地检验。由卸货地检验检验局（一次报检）出具入境货物调离通知单，在使用地进行二次报检后，由使用地检验检疫局实施检验。进口的机械、仪器、成套设备，以及在卸货口岸开箱后无法重新包装的，特别是机电仪商品的质量还要结合安装检测，调试运转过程检验，因此，要在最终用户

24、安装现场检验；凡由内地收货、用货的，或者在内地储存的，在国内转运途中又不易变质、变量、而包装又完好无损的进口商品，由到货地出入境检验检疫机构检验，并签发到货地出入境检验检疫机构证书。口岸出入境检验检疫机构应将口岸了解到的有关情况，及时分送有关内地出入境检验检疫机构；进口商品，凡合同中约定需由卖方来我国共同检验，或在到货后发现问题，确属卖方责任而需经卖方派人会同检验的，一定要在合同约定的检验地点检验；集装箱运输的进口商品，可在拆箱地点检验。检验检疫费发票抬头应事先确定，若为自营进口业务模式则为我司，若为代理进口则为委托方。清关纳税预归类：对进出口商品归类不确定的，按照2007年5月1日起施行的中

25、华人民共和国海关进出口货物商品归类管理规定（ HYPERLINK D:我的 DOC法律法规海关海关商品归类管理规定070501中华人民共和国海关总署令158号.doc 中华人民共和国海关总署令第158号）规定，商务管理部可以在货物实际进出口的45日前，向直属海关申请就拟进出口的货物预先进行商品归类，由直属海关作出预归类决定书，以预归类决定书确定的商品归类为申报的依据。提前查验：经海关同意，收货人可以在申报前查看货物或者提取货样，以确定进口货物与申报的货物相符。报关：进口货物应当自运输工具申报进境之日起14日内（超出此期限海关将按日征收滞报金，计算公式为：进口货物完税价格 0.5 滞报天数），向

26、海关申报。商务管理部应提前备妥以下正本单据，交由报关行申报：进口产品说明（附表11，须列明海关进出口商品规范申报目录规定的申报要素）；报关委托书；进口合同；商业发票；装箱单；（二程船）提单/空运单（换单：进口货物涉及到二程运输的，商务管理部应提前联系目的港的船公司代理，支付换单费，将整套全程提单正本背书后换取二程船提单）；入境货物通关单（适用于法定检验商品A）；委托代理进口协议（代理进口业务模式）；进口批文（海关监管条件规定的办证商品）；进口货物减免税证明（代理进口业务模式下，由委托方办理并提供）。纳税：纳税义务人应当自海关填发海关进口关税专用缴款书和代征增值税专用缴款书之日起15日内缴纳税款

27、；逾期缴纳的，海关将按下列公式计征应缴纳税款的滞纳金：关税滞纳金金额 = 滞纳的关税税额 0.5 滞纳天数进口环节税滞纳金金额 = 滞纳的进口环节税税额 0.5 滞纳天数查验放行：货物查验无误，在提单/空运单加盖海关放行章后海关予以放行，商务管理部应留存一份加盖海关放行章的提单/空运单复印件。提货拨付进口通关后，安排提货、内陆运输、保险等手续，将货物拨付到用户现场。开票结算按不同的业务模式，备妥开票申请书附表12和销货清单（若需要），履行：商务助理商务管理部经理总经理会计的审批流程，向财务部申请对外开具不同类型的结算发票，与下表的其他票据一并交寄给客户，要求客户签收。业务模式发票内容发票类型开

28、票人自营进口货款增值税专用发票我司代理进口滞报费、滞纳金双抬头海关检验检疫费检验检疫收费收据检验检疫局关税、增值税双抬头海关手续费、银行费服务业发票我司货款国外发票供方运费运输发票承运人保险费保费发票保险公司港杂费交通运输业专用发票港务局代理报关报检费服务业发票报关行（自营/代理）出口流程图（图 3）催款催证：按照合同约定的付款方式，催促进口商T/T货款或开具L/C，审核及规避L/C中于我方不利的“软条款”。备货报检在中国海关报关实用手册查询出口商品HS编码及监管条件，若需出口许可证的应及时办理；根据合同组织采购或向工厂订货；出口商品检验实行属地管理原则。对于监管条件为B的法定检验商品，在出货

29、前7天，由工厂向其属地检验检疫局申请商品检验，取得合格的检验证书：植物检疫证书；卫生证书；出口换证凭条（在出口口岸换取“出境货物通关单”作为报关单据之一）。租船订舱：按12.1.2条办理，货物装船后及时要求船公司寄回B/L。出口报关提前领取出口收汇核销单、备案使用操作员卡，登录电子口岸在网上申请领单；在区外管局领取出口收汇核销单；领取核销单需携带：电子口岸操作员卡；实际领单人的单位证明；登录电子口岸在网上进行口岸备案；在核销单上加盖公章及组织机构代码章。出口申报：货物应当在运抵海关监管区后，装货的24小时以前，提交下列单证委托报关行向海关申报。出口货物报关单；装货单或运单；商业发票；出口许可证

30、（若需要）；出口收汇核销单；代理报关授权委托协议（代理出口模式）；出口合同（不用商检或者采用电子换单的商检不需要）；出境货物通关单（监管条件为B的法定检验商品）；海关认为必要时应交验的贸易合同、产地证或其他有关证明。海关查验、结关放行在装货单或运单上加盖放行章；在出口收汇核销单“海关核放情况”栏加盖“验讫章”；签发注有核销单编号的报关单【证明联（出口收汇用）、证明联（出口退税用）、用于办理加工贸易核销的海关核销联】，商务管理部应要求报关行及时退回。运输保险：按12.1.3条办理。收汇核销制单结汇：根据L/C或合同要求制作单据，提交银行议付，通常单据包括：发票；装箱单；产地证；提单；跟单汇票。出

31、口收汇登录银行国际结算系统，指定收汇账户；预收货款或出口90天后延期收汇，需在网上国家外汇管理局网上服务平台进行提款申请登记；持操作员卡登录中国电子口岸网站，提交收汇申请（凭报关单收汇或者预收货款），取得业务编号；将业务编号提供给收汇银行，同时提交单据办理结汇手续。收汇核销：收汇后向外管局提交以下单据办理核销后，外管局在出口收汇核销单（银行签注联）、出口收汇核销单（出口退税专用联）上加盖“已核销”印章。（海关已签注的）出口收汇核销单；出口收汇核销单（出口退税专用联）；出口商业发票。出口退税：自营出口业务模式，必须在出口报关单上的出口日期起计的90天内办理。流程图如下：（图 4）开票结算代理进口

32、模式下，备妥开票申请书和销货清单（若需要），履行：商务助理商务管理部经理总经理会计的审批流程，向财务部申请对外开具服务业发票，与下表的其他票据一并交寄给客户，要求客户签收。业务模式发票内容发票类型开票人代理出口运费运输发票承运人保险费保费发票保险公司港杂费交通运输业专用发票/（货代）服务业发票港务局/货代代理报关报检费服务业发票报关行检验检疫费检验检疫收费收据检验检疫局内购内销业务模式（略）咨询服务业务模式（略）居间服务业务模式（略）业务模式发票内容发票类型开票人内购内销货款增值税专用发票我司咨询服务咨询服务费服务业发票我司居间服务居间服务费服务业发票我司索赔：货物出险后，应按照下列程序向保险

33、人提出索赔，通知损失，申请检验：商务管理部应及时通知保险人或其在当地的检验代理人，申请对损失进行检验。提出书面索赔，提交以下单据：保险单或保险凭证正本；运输契约：如海运提单、联运提单等运输单据；发票；装箱单；如果损失涉及承运人等第三者责任方，应提供向承运人等第三者责任方请求赔偿的函电或其他单证和文件；货损、货差证明：如目的港理货公司或承运人签发的理货签证、商务记录或事故记录；索赔清单：被保险人要求保险公司支付的损失赔款的详细清单，列明索赔金额的计算依据以及有关费用损失的项目和用途；海事报告：载货船舶在航行途中遭遇恶劣天气、意外事故或其他海难时的详细记录；检验报告。合同争议的处理：合同执行过程中

34、，如与对方当事人发生争议，商务助理应将合同争议的相关情况报告部门经理，如部门无法解决的，应及时商公司法律顾问，并报告总经理。合同执行过程出现争议，协商不成的，分情形作如下处理：如属对方违约的情形，应及时向对方书面索赔，并严格依照合同规定的索赔期限和索赔要求提供有效文件，避免贻误时限。商务管理部应随时跟踪索赔进展情况，力争对方早日理赔，将损失减至最低程度。如对方无意赔付，仍应不断追索，追索函件应以书面发出并力争对方签收，以便为已方在日后可能发生的诉讼（仲裁）中争取有利地位，避免贻误诉讼时效。如属已方违约，对方索赔的情形，商务管理部应商公司法律顾问，提出初步解决方案，报总经理批复后，执行理赔方案。采取以上方法仍不能解决争议，商务管理部应报请总经理决定是否提起诉讼（仲裁）。如提起诉讼（仲裁）或被诉讼，案件应交由公司指定的律师事务所负责办理，商务管理部提供相关资料并给予配合。合同完结归档合同资料属公司资产，任何个人不得据为己有；员工离职的，必须提前与所在部门移交个