分公司合同管理

1、分公司合同同管理一、总则为了加强分分公司的合合同管理工工作，规范范合同的立立项、审批批、签订、审查、监监督、履行行程序，减减少和避免免合同纠纷纷，保护公公司利益不不受侵害，根根据中华华人民共和和国民法通通则、中华人民民共和国合合同法及及其他法律律法规，制制定本暂行行办法。各省分公司司严禁对外外签订担保保、抵押、质押合同同。 二、合同管管理机构及及职责1、营销财财务管理部部是分公司司合同管理理的主管部部门，其主主要职责如如下：负责分公司司合同管理理制度制定定及解释；负责各种经经济合同标标准格式的的起草及修修订；负责分公司司各种合同同纠纷案件件的咨询及及起应诉工工作；负责分公司司合同管理理制度执行

2、行的监督，对对违反合同同管理的责责任人员视视情节予以以处罚或报报请处罚。营销系统其其他各业务务部门根据据自身的工工作职能，对对分公司的的合同工作作与其职能能相关的部部分负有管管理职责，应应明确分公公司合同审审批权限，加加强对分公公司合同审审查工作，并并协助财务务管理部做做好合同管管理工作。分公司销售售行政科是是分公司各各类合同的的日常管理理科室，由由分公司财财务主管兼兼任专职合合同管理员员，具体负负责合同管管理工作，协助营销财务管理部及其他业务部门对分公司合同进行管理，其主要职责有：保管分公司司公章（不不设分公司司合同专用用章），并并对合同条条款和审批批权限进行行原则性审审查；分公司各类类合同

3、的整整理、建档档和保存；对合同履行行情况进行行跟踪，发发现问题及及时向分公公司经理及及财务管理理部汇报；与财务管理理部及其他他业务部门门的日常联联络工作；三、合同的的审批与签签订各分公司对对外进行销销售、采购购、广告等等商业往来来，从事经经济活动的的，除涉及及金额小，可可以即时清清结的情况况外，都必必须以书面面形式签订订合同；即时清结是是指合同的的协商、订订立、履行行、终止都都在同一时时间完成。书面形式是是指合同书书、信件或或数据电文文（包括电电报、电传传、传真、电子数据据交换和电电子邮件）等等可以有形形地表现所所载内容的的形式。分公司对外外签订的书书面合同必必须加盖分分公司公章章方为有效效，

4、未加盖盖分公司公公章的合同同均属无效效合同；为为防止分公公司人员违违规对外签签订合同，避避免法律纠纠纷，分公公司销售行行政科必须须给分公司司所有往来来业务单位位发出分公公司合同签签订申明函函（附件），并并要求往来来单位盖章章确认，合合同管理员员必须妥善善保管好该该确认函。直接对外协协商、签订订合同的分分公司人员员为合同经经办人，合合同经办人人在与对方方签订合同同之前，必必须确认对对方有权签签署合同，如如取得对方方单位的营营业执照、法定代代表人身份份证明书或授权权委托书，合同经经办人代表表公司对外外签订合同同时必须遵遵循以下原原则：务必遵守自自己的工作作职权，不不得越权越越职对外签签订合同；在对

5、外签订订合同时，务务必持谨慎慎态度，不不得随意对对外签订合合同；合同签订后后，应积极极跟进合同同履行情况况，出现问问题及时反反馈或咨询询相关人员员。合同承办人人在订立合合同之前，必必须先按如如下程序进进行合同立立项审批：合同承办人人填写合同同审批表有权审审批人逐级级审批（如如权限在分分公司一级级，由分公公司经理审审批即可；如需总部部主管领导导审批的，需需报主管领领导审批，传传真件有效效）合同经办办人将合同同审批表及及合同草案案报合同管管理员审查查盖章合同管管理员审查查审批情况况和合同条条款无误后后加盖分公公司公章（注注：各类合合同的审批批权限以各各部门规定定的审批权权限为准）。分公司合同同管理

6、员必必须严格审审查合同条条款，不明明之处应询询问合同承承办人或咨咨询营销财财务部法律律事务主管管。合同草案经经审批后，合合同经办人人员应严格格按照已审审批的合同同草案条款款签订正式式合同，不不得擅自修修改，否则则视为未经经审批擅自自签订合同同。如合同同草案确实实需要修改改的，须按按本办法的的规定重新新进行申报报审批。合同的条款款应使用公公司统一的的标准格式式，没有标标准格式的的可参照对对方提供的的合同格式式或双方协协商，但必必须具备以以下条款：对方当事人人的全称，地地址，法定定代表人，开开户银行及及账号；合同标的；合同标的物物的价格、酬金或费费用；合同履行的的时间、地地点及方式式；合同的违约约

7、责任；如如我司为付付款方，违违约金最高高不得超过过每日万分分之四。列有“本合合同须经双双方加盖公公章或合同同专用章后后方可生效效”之条款。除在合同最最后一页签签章处加盖盖合同专用用章外，和和本合同有有关的全部部文件包括括附件等都都还应加盖盖合同骑缝缝章。合同签订后后，应将合合同正本交交分公司销销售行政科科合同管理理员保存，合合同副本或或复印件由由经办人员员保存。合同的履行行合同签订后后，经办人人员是跟踪踪合同履行行情况的第第一责任人人，应及时时检查履行行情况和对对方履约能能力。如出出现影响合合同继续履履行的情况况，经办人人员应及时时向分公司司经理汇报报。合同管理员员权对合同同的履行情情况向经办

8、办人员进行行了解，经经办人员应应予积极配配合，发现现问题的，应应迅速向分分公司经理理汇报解决决。如合同履行行中对方违违约或产生生其他法律律纠纷，分分公司应当当在纠纷发发生的初期期及时通报报财务管理理部法律事事务人员，以以便于尽快快争取法律律救济手段段解决争端端。 合同签订订后，应当当严格依合合同履行，如如需要变更更、终止或或解除合同同的，按照照本办法规规定的程序序重新申报报审批。合同的编号号、建档及及统计合同管理员员对已经生生效的合同同要编号登登记，逐个个建立档案案，凡与合合同有关的的文书都要要附在合同同卷内归档档。已履行行完毕的合合同按会计计档案保管管期妥善保保管。生效的合同同编号形式式为：

9、A-XXXXX（Y）ZZ号，其中中：A为分分公司所在在省份的简简称；XXXXX为合合同签订时时的年份（合合同审批和和签订跨年年度的，以以盖章时的的时间为准准）；Y为为合同类型型的简称，销销售合同为为“销”，广告合合同为“广”，租赁合合同为“租”，其他合合同为“另”；Z为顺顺序号（如如：粤-22000（销销）1号表表示一份广广东分公司司于20000年签订订的销售合合同，顺序序号为1）。合同管理员员应按合同同类型分别别建档保存存。各种销销售合同、零售商或或批发商代代理协议、返利协议议、退货协协议等与产产品销售有有关的合同同全部认定定为销售合合同；各种种广告促销销活动、媒媒体广告、产品推广广等与广告

10、告活动有关关的合同为为广告合同同；各种房房屋租赁、仓储保管管、其他财财产租赁时时签订的合合同为租赁赁合同；运运输、采购购等其他合合同另行分分类保存。顺序号按合合同类型自自行编排，即即在同一类类型合同中中顺序号保保持连贯。合同管理员员对已签订订建档的合合同编制合合同档案一一览表，注注明合同类类型、签订订时间、经经办人员、合同金额额等事项，以以便于查询询。除合同管理理办法规定定有权查阅阅的人员以以外，已建建档的合同同正本，一一般情况下下不得公开开，其他人人员确实需需要查阅的的，须经分分公司经理理签字同意意。对于因合同同保管中遗遗失或损毁毁合同，造造成公司损损失的，将将严格追究究合同管理理员及有关关

11、人员的责责任。附则本办法由财财务管理部部负责解释释，并由财财务管理部部监督、检检查各分公公司的执行行情况。 附件：合同审批表表合同档案统统计一览表表分公司合同同签订声明明函 分公司司合同签订订声明函 （单位位）：为加强贵我我双方工商商合作，规规范双方合合同签订，我我分公司现现特向贵单单位作出如如下郑重声声明：我分公司与与贵单位签签订的合同同、协议必必须加盖我我分公司公公章方为有有效，未加加盖我分公公司公章的的合同均属属无效合同同，我分公公司都将不不予以承认认及执行。在此所指的的合同包括括各类协议议、承诺、确认等类类似合同性性质文件。特此声明，此此致。 广东东XX电器器股份有限限公司 分公司司

12、2000 年 月月 日 声声明函回执执广东XX电电器股份有有限公司 分公公司：我单位已知知晓贵分公公司上述声声明内容，贵贵分公司签签订的各类类合同、协协议、承诺诺、确认必必须加盖贵贵分公司公公章方为有有效。此致。 单单位（需加加盖公章） 2000 年 月月 日 附： 分公司司合同签订订审批表 填写日期期： 合同编编号：合同类型销售合同（ ）；广广告合同（ ）；租租赁合同（ ）；其其他合同（ ）合同说明合同金额元合同履行时时间： 至合同格式我公司合同同范本（ ）；对对方提供合合同范本（ ）；双双方协商（ ）经办人员姓名： 职务： 联系电电话：合同对方详细地址联系电话企业性质法定代表人人备注：分公司经理理审批意见签名： 年年 月 日主管领导审批意见签名： 年年 月 日营销副总裁裁审批意见签名： 年年 月 日注：（1）本本表由合同同经办人填填写； （22）“合同说明明”需简要填填写合同的的主要内