论高校行政秘书的素质要求

1、论高校行政秘书的素质要求摘要：高校行政管理人员是高等院校不可或缺的一支队伍，是学校各项工作得以正常运转的保证，而高校行政秘书岗位是最能表达高校行政管理体系性质的岗位，它不仅存在于高校的校级机关层面，更多的分布在各级院系当中，是高校院系行政管理层与师生员工间互相沟通的桥梁和纽带。关键词：高校；行政秘书；素质要求高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承当的工作是涉猎广泛、多面联络、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，多而广，杂而琐。作为高校行政工作者，结合自己的心

2、得体会，下面我们一起来讨论一下行政秘书的岗位职责及素质要求。一、行政秘书的岗位职责1.会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系老师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承当的其他会议的各项效劳工作。2.内务管理工作。协助系指导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门平安责任人做好办公室平安防范和检查工作，制定部门假期值班方案；负责全系老师的考勤，加班统计工作。3.文书工作。协助系指导制定工作规划、每学期的目的管理方案及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅

3、、归档工作；制定系部有关的规章制度。4.财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。二、行政秘书应具备的根本素质1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民效劳的精神，实事求是、谦虚慎重的工作态度；在详细工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，因此要求办公室人员爱岗敬业，继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰辛奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感，主动研究系办公室工作中的新情况、新问题，进步工作的效率和质量，为师生员工效劳。.为指

4、导效劳，当好参谋和助手。行政秘书要主动掌握学校及系部的相关信息，及时准确地向系指导汇报，为系指导提供决策根据，当好指导的参谋和助手。在此过程中要明确与指导的附属关系，尊重服从指导的意向，忠实积极地贯彻指导意图。.为老师效劳，做好后勤保障工作。老师是院系办公室工作的重点，老师的教学、科研工作的开展与进展都与系办公室有着严密的联络，行政秘书要妥善处理好与老师的关系，及时传达学校的有关的教学和科研信息，如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。老师在这些方面遇到问题，也常会到系办公室询问，行政秘书应积极为老师工作提供方便，如查阅相关文件和资料，向有关部门询问，不能

5、解决的要及时向有关部门反映。要经常和老师理解情况，交流思想，做到互相理解和尊重，增进友谊和感情。.为学生效劳，发挥效劳育人功能。院系办公室承当部分的教学管理工作，要不停地与学生打交道。行政秘书要有为学生效劳的意识，真诚地对待他们，给他们以理解和关心，并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生，教育学生。对待学生不能以长者自居，不能摆架子。而要以真诚的态度及良好的形象影响学生，促使学生在思想上逐渐成熟，学业上有所进步。2.文化心理素质。随着高校师资队伍建立的加强，老师的学历构造、职称构造不断改善。行政秘书作为系办公室人员，必须掌握办公室管理工作的根本理论和实务知识；理解与办公室工作亲密相

6、关的学科知识；熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化，丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识，才能做好管理、协调和效劳工作。3.业务技能素质。努力进步办公室人员的才能构造，其中包括根本才能：即敏锐的观察才能、良好的记忆才能、健全的思维才能、丰富的想象才能和集中的注意力；专业才能：即表达才能、协调才能、自我控制才能和组织管理才能；业务技能：即速记、打字、管理档案、使用复印机、 机等。.表达才能。表达才能是办公室人员的一项根本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以办公室人员要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下

7、笔如神，写出的文章观点鲜明，层次明晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达指导的意图。.协调才能。擅长处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的才能。行政秘书应具有较强的协调才能，合理协调好校内校外、各部门之间的关系，努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境，以实现高等学校教育目的的总要求。.自我控制才能。它是建立良好人际关系的基矗对于行政秘书来说，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的才能。它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，擅长控制自己的感情冲动，学会共处，和蔼地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。三、完毕语总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙，是学校的“不管部。要实在做好办公室工作,就要理解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵