物资采购管理制度

1、公司物资采购管理制度一、目的：为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所 需物品的正常持续供应，降低采购本钱，特制定本制度。二、适用范围本方法适用于公司总部所有物资（包括固定资产、易耗品、营销 礼品等）的采购。三、采购流程：1、采购申请：使用部门填写申购单经相关部门主管审批后交采购部，申购 单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原那么上需三家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记 录表，按低价原那么进行采购。（3）属以下情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、 专卖品、

2、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：（1）假设须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员 负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时 需会同其他等部门相关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比拟。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。(5)采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：(1)供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签 订合同。(2)交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催(1)为确保准时

3、交货，采购人员应提前采用 、 或亲自 到供应商处跟催，以确保物品(物资)能适时供应。(2)假设采购物品(物资)无法在预定时间内交货的，采购人员 须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供应商确定新的交 货期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品(物资)到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等 物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收, 办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单，按流程 办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内 办理换(退)货手续。8、对帐付款：采购付款实行审批制度，具体程序如下：(1)采购人员凭申购单、入库单、购货发票到财务

4、处办理申请 付款手续；(2)需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经总经理、 公司财务审核、董事长签字后可先办理汇款手续，财务部据此挂账， 待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。四、招标流程1、招标准备工作(1)采购部门根据物资需求部门计划并依据本制度，确定是否需 要招标采购，凡在招标采购范围的，由采购部向集团总经办提出招标 采购申请。（2）采购部联合法务部等相关部门制定招标实施计划，明确招标 采购的具体形式。（3）采购部联合法务部等相关部门编制招标文件（或招标说明） 及拟定评标方法，相关物资需求部门参与招标文件（或招标说明）的 编制。2、招标实施工作（1）采用公开招标、邀请招标形

5、式采购。1）由采购部发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资 格预审，拟定投标人。2）对拟邀请参加投标的单位进行资格预审，按物资采购程序对其 进行前期调研、评价，评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形 式（邮寄或 ）邀请其投标。3）向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。4）接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式开标。5）按拟定的评标方法，筛选合格的投标书。6）按评标方法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位协 商、谈判、确定中标供货单位。（2）采用商务洽谈形式采购1）对供应商按物资采购程序进行前期调研评价，进行资格预审， 确定合格供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。2）按拟定的评标标准结合所需物资质量供货期、付款等要求，从 最低的报价依次进行评估、分析，按照统一标准，择优前三名合格供 应商进行答疑，通过供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。3、合同前评审（1）为防止评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条 款研究不够透彻等造成的风险，由采购部会同法务部门进行签约前的 合同评审。(2)根据评审结果并报公司领导批准后，方可向中标单位发出中 标通知书，同时应将中标结果通知所有未中标的投标方(根据招标文 件或招标说明中