公司公文管理办法

1、公司公文管理办法第一章 总 则第一条 为提高公司的公文质量和办事效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，特制定公文管理办法。第二条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。若使用OA等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本办法规定。第三条 公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 技术部资料室是公司公文处理的管

2、理机构。负责收发、传递、归档各部门的公文、资料的管理工作。第六条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保公司利益不受损害。 第二章 公文种类第七条 公司的公文种类主要有：报告、请示、函、命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见、会议纪要等。一、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。二、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。三、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。四、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门不适当的决定。五、决定：适用于

3、对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关人员；变更或者撤销各部门不适当的决定事项。六、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门的公文；发布规章；传达要求各部门办理、周知或共同执行的事项。八、批复：适用于答复施工单位或人员的请示事项。九、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。十、其他。第八条 发文部门根据工作实际确定公文文种，不确定的可向技术部资料室咨询。第三章 行文及格式第九条 详见附件一、二。第四章 公文管理具体办法第十条 管理内容公文管理内容主要包括：上级来电、来文；公司上报

4、和下发的各种文件、资料；同级相关方函、电、来文等。第十一条 收文1外来文件、邮件和刊物，均由综合办公室签收、拆封、登记和分发。凡是写明公司部门名称或个人收取的直接送至各部门或个人。2公司外出人员参加会议带回的文件及资料应及时送交技术部资料室进行登记编号保管，不得个人保存。第十二条 文件的阅批与分转1凡正式文件均需由技术部资料室负责人根据文件内容和性质阅签后，由资料员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2一般函、电、单据等，由技术部资料室资料员直接分转处理。3为加速文件运转，技术部资料室资料员应在当天将文

5、件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第十三条 文件的传阅与催办1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露任何内容。2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交技术部资料室，切忌横传。阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，相关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3技术部资料室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要

6、备查，应按照有关保密规定，并征得技术部资料室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档，以防丢失。第十四条 发文的管理1公司上报下发正式文件由技术部资料室负责。2凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要等，均属发文范围。 3各部门若召开专题会议所作的决定，一般不发文，可以各部门名义发会议纪要。4各部门与外单位发生的一般业务联系，由相关部门拟稿，部门负责人及分管领导签字后，由技术部资料室统一发文。第十五条 发文程序与要求1各部门需要发文，自行拟定发文稿件，并应通过主管领导审核，完成签字、盖章手续，对发文内容负责。2、资料室负责审查文稿格式、编撰文件编号，进行文件传递、登记及归

7、档工作。3草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。4各部门主管领导对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿发文人重新拟稿。第十六条 文件的立卷与归档1文件的归档范围：以公司名义形成的文件、市委市政府及职能部门的批复、回函等文件原件统一由技术部资料室负责归档，各业务对接部分将文件复印立卷归档、其他部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。2文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。3立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。4要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。5上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。第十七条 文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，技术部资料室应定期清理造册，办理