OA办公自动化系统

1、办公自动化系统用户手册清华大学计算机与信息管理中心 第 PAGE 1页目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc51907819 目 录 PAGEREF _Toc51907819 h 0 HYPERLINK l _Toc51907820 第一章 办公自动化系统概述 PAGEREF _Toc51907820 h 1 HYPERLINK l _Toc51907821 1.1 办公自动化系统简介 PAGEREF _Toc51907821 h 1 HYPERLINK l _Toc51907822 1.2 办公自动化系统功能 PAGEREF _Toc51907822 h 1 H

2、YPERLINK l _Toc51907823 第二章 日常办公使用指南 PAGEREF _Toc51907823 h 2 HYPERLINK l _Toc51907824 2.1办公邮件（Webmail） PAGEREF _Toc51907824 h 2 HYPERLINK l _Toc51907825 2.1.1登录邮件系统 PAGEREF _Toc51907825 h 2 HYPERLINK l _Toc51907826 2.1.2邮件功能介绍 PAGEREF _Toc51907826 h 2 HYPERLINK l _Toc51907827 2.1.3创建新邮件 PAGEREF _To

3、c51907827 h 3 HYPERLINK l _Toc51907828 2.1.4收件箱、发件箱、垃圾箱 PAGEREF _Toc51907828 h 4 HYPERLINK l _Toc51907829 2.1.5私人通讯录(名片夹) PAGEREF _Toc51907829 h 5 HYPERLINK l _Toc51907830 2.1.6配置 PAGEREF _Toc51907830 h 6 HYPERLINK l _Toc51907831 2.2个人办公 PAGEREF _Toc51907831 h 10 HYPERLINK l _Toc51907832 2.2.1 个人日历

4、PAGEREF _Toc51907832 h 10 HYPERLINK l _Toc51907833 2.2.2 待办事宜 PAGEREF _Toc51907833 h 11 HYPERLINK l _Toc51907834 第三章 信息发布的功能 PAGEREF _Toc51907834 h 13 HYPERLINK l _Toc51907835 3.1 WEB信息维护 PAGEREF _Toc51907835 h 13 HYPERLINK l _Toc51907836 3.1.1新建文档 PAGEREF _Toc51907836 h 13 HYPERLINK l _Toc51907837

5、3.1.2编辑文档 PAGEREF _Toc51907837 h 14 HYPERLINK l _Toc51907838 3.1.3删除文档 PAGEREF _Toc51907838 h 15 HYPERLINK l _Toc51907839 第四章 公文管理 PAGEREF _Toc51907839 h 16 HYPERLINK l _Toc51907840 4.1公文管理的使用 PAGEREF _Toc51907840 h 16 HYPERLINK l _Toc51907841 4.1.1模块的结构及功能 PAGEREF _Toc51907841 h 16 HYPERLINK l _Toc

6、51907842 4.1.2 发文的操作说明 PAGEREF _Toc51907842 h 16 HYPERLINK l _Toc51907843 4.1.3 收文的操作说明 PAGEREF _Toc51907843 h 18 HYPERLINK l _Toc51907844 4.2公文处理配置 PAGEREF _Toc51907844 h 20 HYPERLINK l _Toc51907845 4.2.1模块的结构及功能 PAGEREF _Toc51907845 h 20 HYPERLINK l _Toc51907846 4.2.2 校领导配置说明 PAGEREF _Toc51907846

7、h 20 HYPERLINK l _Toc51907847 第五章 事务管理使用指南 PAGEREF _Toc51907847 h 22 HYPERLINK l _Toc51907848 5.1会议管理 PAGEREF _Toc51907848 h 22 HYPERLINK l _Toc51907849 5.1.1概述 PAGEREF _Toc51907849 h 22 HYPERLINK l _Toc51907850 5.1.2 会议管理员的操作 PAGEREF _Toc51907850 h 22 HYPERLINK l _Toc51907851 5.1.3 新增会议管理员 PAGEREF

8、_Toc51907851 h 27 HYPERLINK l _Toc51907852 5.2 电话记录模块 PAGEREF _Toc51907852 h 28 HYPERLINK l _Toc51907853 5.2.1 系统功能介绍 PAGEREF _Toc51907853 h 28 HYPERLINK l _Toc51907854 5.2.2 电话记录规则 PAGEREF _Toc51907854 h 29 HYPERLINK l _Toc51907855 5.2.3 操作说明 PAGEREF _Toc51907855 h 29 HYPERLINK l _Toc51907856 5.3 用

9、车管理模块 PAGEREF _Toc51907856 h 31 HYPERLINK l _Toc51907857 5.3.1 系统功能介绍 PAGEREF _Toc51907857 h 31 HYPERLINK l _Toc51907858 5.3.2 用车管理规则 PAGEREF _Toc51907858 h 32 HYPERLINK l _Toc51907859 5.3.3 用车管理操作说明 PAGEREF _Toc51907859 h 32 HYPERLINK l _Toc51907860 5.3.4 费用管理操作说明 PAGEREF _Toc51907860 h 34 HYPERLIN

10、K l _Toc51907861 5.4 用章管理模块 PAGEREF _Toc51907861 h 36 HYPERLINK l _Toc51907862 5.4.1 系统功能介绍 PAGEREF _Toc51907862 h 36 HYPERLINK l _Toc51907863 5.4.2 用章管理规则 PAGEREF _Toc51907863 h 36 HYPERLINK l _Toc51907864 5.4.2 操作说明 PAGEREF _Toc51907864 h 36 HYPERLINK l _Toc51907865 5.5 用餐管理模块 PAGEREF _Toc51907865

11、 h 40 HYPERLINK l _Toc51907866 5.5.1 系统功能介绍 PAGEREF _Toc51907866 h 40 HYPERLINK l _Toc51907867 5.5.2 用餐管理规则 PAGEREF _Toc51907867 h 40 HYPERLINK l _Toc51907868 5.5.3 操作说明 PAGEREF _Toc51907868 h 40办公自动化系统用户手册清华大学计算机与信息管理中心 第 PAGE 67页第一章 办公自动化系统概述1.1 办公自动化系统简介THOA办公自动化系统（V2003.1）是由清华大学计算机与信息管理中心研制开发的基于

12、先进的群件平台Lotus Domino 的办公自动化软件。系统从通用、灵活、标准的设计思想出发，应用先进的文档数据库处理技术，为各级办公人员、领导干部提供了集成的工作环境。系统具有丰富实用的功能、友好的操作界面以及灵活的可扩展性，可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息，并且安全可靠。1.2 办公自动化系统功能THOA V2003.1 提供以下功能：日常办公系统以WWW界面提供办公邮件、待办事宜、个人日程安排等项功能。信息发布可用于学校办公部门发布各种办公文件、通知公告、规章制度、各类办公服务信息等。系统可以根据学校办公活动的需要对信息发布的栏目分组、栏目、发布格式进行灵活配置，并对信

13、息的维护权限和阅读权限进行控制。普通信息发布人员可以在浏览器中进行信息张贴、编辑和删除等操作。系统还提供了Notes客户端环境下的信息采编以及复杂格式信息发布的功能 。公文管理为各种形式的公文提供了管理功能.事物管理事物管理系统是为两办等行政管理部门提供了会议管理、电话记录、用章管理、用餐管理、用车管理等项功能。第二章 日常办公使用指南日常办公模块主要包括以下功能：办公邮件、待办事宜、个人日程安排。2.1办公邮件（Webmail）在该系统中，注册用户拥有自己的邮箱，可以很方便地通过WWW浏览器接收和发送办公邮件。系统不但能够为学校办公提供内部邮件服务，而且还可以和Internet上其它邮件系统

14、进行通讯。即：可以在THOA的办公邮件中直接给校内外的某个人发Email。2.1.1登录邮件系统用户可以通过学校信息服务主页上的“办公邮件”链接点登陆邮件系统。用户名和初始口令以学校系统管理员的通知为准.特别提示：首次登录系统后一定要立即修改口令。2.1.2邮件功能介绍进入办公邮件后，界面如下图所示。屏幕左侧是菜单栏，包括一些邮件处理的常用操作：创建邮件进入收件箱、发件箱、垃圾箱创建名片夹(私人通讯录)个人邮箱配置（更改口令、建新文件夹，自动恢复和转发）转入个人办公功能关闭窗口右侧默认打开界面是收件箱，显示内容包括：当前收件箱中邮件总数和新邮件数，新邮件标记，发件人，是否有附件，邮件名称、收件

15、时间以及邮件大小。带有新邮件标记的未读邮件总是排列在上方，已读邮件按时间先后次序排列。2.1.3创建新邮件单击“新邮件”，您可以在弹出的表单中撰写新的邮件。在撰写新邮件时，邮件地址可以从“公共通讯录”或者“私人通讯录”中选取。以“公共通讯录”为例，操作步骤如下：单击“公共通讯录”，系统弹出一个名为“地址”的新页面。左侧上方的“选择所在分类”下拉菜单中可以选择用户分类，从左侧下方下拉列表中选择您需要的单位或个人地址。使用Ctrl键或者Shift键可以一次选择多个用户。单击 “收件人”、“抄送”、“密送”等按钮将所选择的地址添加到相应的列表中。如果需要删除多余的地址，可以单击以选中它，然后单击“删

16、除”按钮。单击“删除所有”按钮可以删除所有添加的地址。单击“确定”，返回“写邮件”页面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三栏中将填入选择的用户。 当然，您也可以在收件人处直接输入中文的用户姓名或群组名称（但一定要填写正确！）。两个以上的用户中间用半角的逗号“,”隔开。如果是发往Internet邮件系统的Email地址，直接输入地址即可。新邮件的文字部分写完之后，如果需要添加附件，可以单击“附件”一栏中的“浏览”按钮，添加所需要的文件。一封邮件最多可以加两个附件。发送邮件时，可以选择是“发送并保存”、“只发送”、“存草稿”还是“重写邮件”。单击“发送并保存”可以将所发送的邮件在发件箱中

17、保留一个备份；“只发送”则不保留其备份；“存草稿”则不发送所写邮件，而将其保存到“草稿箱”中；“重写邮件”会将所写邮件清空，使用时要慎重。操作成功后，会出现一个提示页面。单击“返回”按钮，将返回“收件箱”页面。2.1.4收件箱、发件箱、垃圾箱单击“收件箱”，可以查看您所有收到的邮件列表，包括当前您收件箱中的邮件总数和新邮件数。在邮件列表中显示邮件的附件、发件人、收到日期、邮件主题以及此邮件的大小。新邮件会在首列中出现图标提示。单击“选中”一栏中的选择框可以选中该邮件。如果邮件太多，无法在一个页面中显示，可以单击“上一页”、“下一页”、“第一页”、“最后一页”来查看其他未显示的邮件。单击“选中所

18、有邮件”前的选择框可以选中邮件列表中的所有邮件。单击“删除”按钮可以将选中的邮件转移到垃圾箱中（此时邮件并没有完全清除，参见“垃圾箱”）。从“请选择一个文件夹”下拉列表框中选择“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后单击“转移到文件夹”（或者“拷贝到文件夹”），可以将选中的文件转移（或拷贝）到收件箱（或垃圾箱）中。单击邮件主题栏中带下划线的主题，可以打开该邮件，阅读其内容。阅读邮件之后，您可以选择“回复”、“回复所有人”、“转发”、“删除”、“返回”。如果您要回复该邮件，单击“回复”，跳到“写邮件”页面，系统自动将发信人的地址填入“收件人”一栏中，邮件的主题自动置为“回复：”加上所回复邮件的主题，同

19、时在邮件正文中包含有来信原文。选择“回复所有人”则略有不同，系统除了自动执行上面的操作之外，还将收信人地址填入“抄送”一栏中。选择“转发”，则邮件的主题自动置为“转发：”加上所转发邮件的主题，同时在邮件正文中包含有所转发来信的正文。选择“删除”，删除该邮件。选择“返回”，则返回“收件箱”页面。草稿箱、垃圾箱的操作与收件箱类似，请参考“收件箱”。2.1.5私人通讯录(名片夹)除了“公共通讯录”之外，你还可以建立自己的“私人通讯录”。在您的“私人通讯录”列表中，显示了所有联系人的姓名、电话和电子邮件信息。单击“编辑”和“删除”栏中的图标可以对相应的通讯录条目进行编辑和删除。注意：删除操作是不可恢复

20、的。单击“新建”按钮，出现一个“联系人”的表单，您可以在其中填入联系人的各种信息，其中姓名和E-mail是必须填的，其它都是可选项。注意：填写完毕后，必须单击最下面的“确认”按钮，才能将其添加到您的私人通讯录中。2.1.6配置在“配置”菜单中，您可以进行如下操作：重新设定邮箱的密码、设置发邮件时的签名、创建新文件夹、删除数据库现存的文件夹、设置邮件的自动转发和自动回复功能。设置密码单击“密码”，出现“修改Web登录口令”页面；在“新口令”文本框中输入您修改后的口令；在“确认口令”文本框中再次输入同样的口令；（两次输入的口令必须一致，否则会要求您重新输入）单击“确认”提交修改。系统将提示您：“W

21、eb登录口令已更改，请在下次登录时使用新口令。”新口令设置后，服务器需要一个短暂的处理时间，所以请稍过片刻后再使用新口令登录。（2）设置邮件签名单击“签名”，进入设置签名功能；选中“在我发出的邮件末自动添加签名”前面的选择框；在下面的输入域中输入您希望的签名格式与内容（如下图）；（3） 创建和删除文件夹要创建新的文件夹，单击“创建文件夹”，然后在文本框中输入新文件夹的名字，单击“确定”。 要删除所创建的文件夹，请单击“删除文件夹”，然后从列表中选择用户自己定义的文件夹名字前的选择框，单击“确定”。注意：系统创建的“收件箱”等文件夹是不可删除的。（4）设置自动转发单击“自动转发”，进入设置页面；

22、选择“启用”或者“禁用”自动转发功能。在“禁用”情况下，下面的设置均不起作用。可以设置缺省的转发地址，使所有来信都转到该地址；可以设置在收到某个地址发来的邮件时，自动转发到另一个地址。可以实现对从某些个人或群组发来的邮件不进行自动转发；可以设置不要将邮件自动转发给某些群组。单击“确认”。（5）设置自动回复 单击“自动回复”，进入设置页面；选择“启用”或者“禁用”自动回复功能。在“禁用”情况下，下面的设置均不起作用。可以设置缺省的回复主题；可以设置在收到某个地址发来的邮件时，自动回复一个消息；也可以对某些个人或群组发来的邮件不进行自动回复。单击“确认”。2.2个人办公个人办公功能主要包括个人日历

23、和待办事宜。2.2.1 个人日历进入个人办公界面，默认为个人日历的日安排，时间为当前日期，单击左侧日历的日期，可以切换相应的日期的事项显示。同时，可以将日安排显示转换为周安排、月安排和年安排。单击新建事项，可以创建新的事项。确定新事项的主题、类型、全天事件或者确定时间事件，如果是确定时间事项，可以在日期和时间栏目内选择时间、最后输入事项的内容和说明，单击确认，创建成功。2.2.2 待办事宜待办事宜可以用来作为待办工作的提示。进入待办事宜，系统显示所有已完成和未完成的事项列表。未完成的待办事项还突出显示在界面的左侧下方，以提示用户。点击标题，可以浏览或者查阅相应的内容。创建待办事宜在新建列表中填

24、入相应的内容：主题、时间(截至日期时间)、事件重要程度及事件描述等。单击“确认”完成创建。标记完成对已经完成的事件可以方便的标记完成状态或者删除。第三章 信息发布的功能在THOA V2003.1中提供了web信息维护的功能。用户得到授权后，可以通过浏览器进行信息的撰写、编辑、发布、删除等操作。Notes客户端的信息发布仅用于有特殊发布需求的单位，如信息采编、特殊表格的发布。 3.1 WEB信息维护3.1.1新建文档从综合信息服务页面进入需要维护的栏目；点击“新建”按钮；在弹出的对话框中输入用户名及密码；（只有授权用户才能进行信息维护的操作）进入发布界面，编辑新文档；（5）如果需要加入附件。使用

25、页面下方的上载控件。（6）文档发布完成后点击“保存“按钮，结束发布。3.1.2编辑文档进入文档阅读界面；点击“编辑”按钮；输入用户名和口令；进入编辑状态；完成修改后按“保存”。一般情况下用户只能编辑自己创建的信息，有特殊授权的用户才能编辑他人创建的信息。3.1.3删除文档进入文档阅读界面；点击“删除”按钮；一般情况下用户只能删除自己创建的信息，有特殊授权的用户才能删除他人创建的信息。第四章 公文管理4.1公文管理的使用4.1.1模块的结构及功能公文处理主要用于对公文进行无纸化管理，包括发文和收文两部分。发文可以新建办发字、办文字、委发字和委文字等几类公文，还能对其进行编辑或删除。收文收文管理主

26、要对校对领导转文、校内单位请示和校外单位来文进行管理。4.1.2 发文的操作说明图 4-1-1 发文管理发文管理主要包括办发字、办文字、委发字和委文字，他们的操作基本类似。以办发字为例说明操作方法，其他请栏目参考华船办发字。新建办发字在发文管理界面（图 4-1-1）里进入办发字栏目，单击操作链接“新建”，按照要求填写表单。办发字的编号是按照已有的公文按顺序自动生成的，可以修改。图 新建办发字然后点击保存，出现如下提示，说明文档保存成功。图 新建办发字成功查阅办发字在办发字栏目，能够查看已保存的公文。视图显示了公文的发文日期、发文编号、文件标题等信息。图 办发字点击对应的行就能察看相应的公文文档

27、。且能够对其进行修改或删除等操作。图 办发字4.1.3 收文的操作说明收文管理主要包括校领导转文、校内单位请示和校外单位来文，他们的操作基本类似。以校领导转文为例说明操作方法，其他请栏目参考校领导转文。图 校领导转文新建校领导转文进入校领导转文界面，单击操作链接“新建”，按照要求填写表单，然后保存。收文号是按照已有的公文按顺序自动生成的，可以修改。图 新建校领导转文查阅校领导转文在校领导转文栏目，能够查看已保存的公文。视图显示了公文的收到日期、来文领导、收文号、文件标题等信息图 查阅校领导转文点击对应的行就能察看相应的公文文档。且能够对其进行修改或删除等操作。图 校领导转文4.2公文处理配置4

28、.2.1模块的结构及功能公文处理配置主要用于对公文处理模块中要使用的一些预设值进行设置，包括校领导名单、校内单位名称和校外单位名称。4.2.2 校领导配置说明图4-2-1 校领导名单设置校领导名单、校内单位名称和校外单位名称的操作基本类似。以设置校领导名单为例说明操作方法，其他请栏目参考校领导名单。1) 新建校领导名单在校办公文处理配置界面（图 4-2-1）里进入校领导栏目，单击操作链接“新建”，按照要求填写表单。图 新建校领导名单然后点击保存，出现如下提示，说明文档保存成功。图 新建校领导名单成功2) 查阅校领导名单在校领导名单栏目，能够查看已保存的文档。视图显示了校领导姓名信息。图 校领导

29、名单视图点击对应的行就能察看相应的文档。且能够对其进行修改或删除等操作。图 打开校领导名单 第五章 事务管理使用指南为两办等行政管理部门提供了会议管理、电话记录、用章管理、用餐管理、用车管理等项功能。5.1会议管理5.1.1概述会议管理系统是提供给机关，企业内部各不同的部门安排组织会议的办公自动化模块。在局域网内部，机关和企业的成员可方便的通过自己的电子邮件接受会议通知，并及时的提供反馈信息。极大的简化了会议安排的过程。会议系统定义了两种不同的用户：一种是不同部门的会议管理员。他是由系统管理员授权，必须是办公系统的内部用户。由他来完成发送会议通知，上载会议纪要和会议归档的工作。另外一种是会议参

30、加人。没有具体的限制。只要他有一个电子邮件地址即可成为会议的参加人。这样便于安排不同部门的会议。会议参加人不需要做主动的操作，他是从自己的电子邮件中收到会议管理员发来的会议通知。只需要点击电子邮件中的连接，查看相关的会议通知。选择参加或不参加即可。5.1.2 会议管理员的操作会议管理员安排一个会议的全部流程如下：新建会议通知发送会议通知查看会议名单会议结束上载会议纪要并归档1. 新建会议首先进入会议管理的欢迎界面:点击“管理员入口”登陆后进入以下界面点击新建建立新的会议通知。填写会议的相关信息和会议通知。完成后可点击“保存”也可点击“保存并发送通知”2. 发送会议通知会议管理员填写完会议通知后

31、就可以向本次会议的参加人发送会议通知。可以直接点击“保存并发送通知”或在保存会议通知后发送会议通知。发送会议通知时会进入如下界面：填写会议参加人的email地址时如果是办公系统的内部用户可以直接填写名字。对于非办公系统用户可在用户名后加冒号然后写上email地址。如 “张方： HYPERLINK mailto: ”参加人的邮件地址发送填写完成后。点击“立即发送”完成。3. 查看会议名单通过查看会议名单可以看到需要参加会议的人员是否及时对会议发回反馈信息，以确定人数或是否选择其它方式通知参加人。在会议名单中“是否参加”一项提供了参加人的反馈信息。如过参加人通过邮件对会议通知作出了反应（选择参加或

32、不参加）没有选择的定义为“未确认”通过这项就可以知道会议的参加人数并选择是否通过其它方式联系参加人。4. 会议结束上载会议纪要并归档会议结束，在会议列表中选择对应的会议。点击“编辑”在会议纪要的上载控件中选择本次会议的会议纪要。并点击归档。完成整个会议的过程。5. 会议资源的添加添加会议资源，可以让会议参加人了解会议地点的详细信息。进入会议管理的管理界面点击“会议资源”点击“新建”填写会议资源的详细信息。点击“保存”完成添加操作。5.1.3 新增会议管理员 会议管理员的维护由系统管理员完成。进入会议管理的管理界面点击“授权管理”点击“授权”从系统通讯录中选取人员。确定后成为会议管理员。取消授权

33、，从管理员列表中选中，点击“撤销”将管理员的权限撤销。5.2 电话记录模块5.2.1 系统功能介绍本模块主要实现对电话记录进行管理的功能。包括按来电单位和按来电时间对电话记录进行管理两个功能模块。按时间 用户可以对按来电时间对电话记录进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。按单位 用户可以对按来电单位对电话记录进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。5.2.2 电话记录规则只有授权用户可以进行新建、编辑和删除电话记录，普通用户只能查看相关信息。5.2.3 操作说明按时间A. 按时间查看电话记录用户可以选择以来电时间为序，查看电话记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间

34、】显示电话记录界面，即可按来电时间查看电话记录，可以了解到有关来电时间、来电单位、电话号码和电话内容等信息。如图所示。单击【来电时间】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该电话记录的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按时间查看电话记录B. 新建电话记录授权用户可以新建电话记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间】显示电话记录界面，单击顶部的【新建】按钮，会弹出如图所示的窗口，可以在填写来电单位、来电人、来电时间、办理情况、电话、电话内容等。单击【保存】按钮，可以对电话记录进行保存。单击【返回】按

35、钮，可以放弃输入的信息，返回【按时间】界面。图 新建电话记录编辑电话记录授权用户可以对登记的电话记录进行修改。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 图标，在弹出的窗口中可对登记的电话记录进行修改，如图所示。单击【保存】按钮，可对所作的修改进行保存。图 编辑电话记录删除电话记录授权用户可以对登记的电话记录进行删除。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK javascript:if (confirm(是否删除此文档？)=tru

36、e)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 图标，在弹出的对话框中选择【确定】，即可删除此记录。如图所示。图 删除电话记录按单位按单位查看电话记录用户可以选择以来电单位为序，查看电话记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按单位】按钮，进入【按单位】显示电话记录界面，即可按来电单位查看电话记录，可以了解到有关来电单位、来电时间、电话号码和电话内容等信息。如图所示。单击【来电单位】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解

37、该电话记录的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按单位查看电话记录新建、编辑和删除电话记录在此界面中，授权用户也可以新建、编辑和删除电话记录。操作步骤同上。5.3 用车管理模块5.3.1 系统功能介绍本模块主要实现用车登记和用车费用的高效管理功能。包括用车管理和费用管理两个功能模块。用车管理 授权用户可以对用车计划进行安排，安排用车人、用车时间、司机、车号等。费用管理 授权用户可以对出车的费用、缴费日期等进行管理。5.3.2 用车管理规则只有授权用户可以进行新建、编辑和删除用车登记和费用报表，普通用户只能查看相关信息。

38、5.3.3 用车管理操作说明1) 查看用车登记用户可以查看登记的用车计划。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【用车管理】按钮，进入【用车管理】界面，即可对用车计划进行查看，可以了解到有关用车时间、地点和用车人等信息。如图1所示。单击【用车登记】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用车计划的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 查看用车登记2) 登记用车计划授权用户可以对用车计划进行安排。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【用车管理】按钮，进入【用车管理】界面，单击顶部的【新建】按钮，会弹出如图所示的窗口，可以在其中安排用车人、用车

39、类型、乘车人数、用车日期、上车时间、上车地点、到达时间、到达地点、用车要求、特殊要求、登记人、落实人、落实电话、司机和车号等信息。单击【保存】按钮，可以对用车安排进行保存。单击【返回】按钮，可以放弃输入的信息，返回【用车管理】界面。图 登记用车计划3) 编辑用车计划授权用户可以对登记的用车计划进行修改。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 图标，在弹出的窗口中可对登记的用车计划进行修改，如图所示。单击【保存】按钮，可对所作的修改进行保存。

40、图 编辑用车计划4) 删除用车登记授权用户可以对登记的用车计划进行删除。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK javascript:if (confirm(是否删除此文档？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 图标，在弹出的对话框中选择【确定】，即可删除此记录。如图所示。图 删除用车登记5.3.4 费用管理操作说明1) 查看用车费用用户可以查看登记的用车费用记录。操作步骤如下：

41、单击屏幕左侧的【费用管理】按钮，进入【费用管理】界面，即可对用车费用进行查看，可以了解到有关经手人、缴费时间、费用等信息。如图所示。单击【费用信息】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用车费用的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 查看用车费用2) 登记用车费用授权用户可以对用车费用进行登记。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【费用管理】按钮，进入【费用管理】界面，单击顶部的【新建】按钮，会弹出如图所示的窗口，可以在其中登记经手人、缴费日期、费用、开票单位、开支类型等信息。单击【保存】按钮，可以对用车费用进行保存。单击【返回

42、】按钮，可以放弃输入的信息，返回【费用管理】界面。图 登记用车费用3) 编辑用车费用授权用户可以对登记的用车费用进行修改。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 图标，在弹出的窗口中可对登记的用车费用进行修改，如图所示。单击【保存】按钮，可对所作的修改进行保存。图 编辑用车费用4) 删除用车费用记录授权用户可以对登记的用车费用进行删除。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK javascript:if (confirm(是否

43、删除此文档？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 图标，在弹出的对话框中选择【确定】，即可删除此记录。如图所示。图 删除用车登记5.4 用章管理模块5.4.1 系统功能介绍本模块主要实现对公章的使用进行管理的功能。包括按公章使用时间、使用单位和使用者对用章进行管理的三个功能模块。按时间 用户可以对按用章时间对用章进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。按单位 用户可以对按用章单位对用章进行管理

44、，授权用户可进行新建、删除等操作。按使用者 用户可以对按使用者对用章进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。5.4.2 用章管理规则只有授权用户可以进行新建、编辑和删除公章使用记录，普通用户只能查看相关信息。5.4.2 操作说明1. 按时间1) 按时间查看用章记录用户可以选择以公章使用时间为序，查看用章记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间】显示用章记录界面，即可按使用时间来查看用章记录，可以了解到有关用章时间和使用记录等信息。如图1所示。单击【使用记录】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用章记录的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页

45、】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按时间查看用章管理2) 新建用章记录授权用户可以新建用章记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间】显示用章记录界面，单击顶部的【新建】按钮，会弹出如图所示的窗口，可以在填写用印单位、用印人、用印时间、审批人、数量、内容等信息。单击【保存】按钮，可以对用章记录进行保存。单击【返回】按钮，可以放弃输入的信息，返回【按时间】界面。图 新建用章记录3) 编辑用章记录授权用户可以对登记的用章记录进行修改。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D87

46、0010A5C5?editdocument t _blank 图标，在弹出的窗口中可对登记的用章记录进行修改，如图所示。单击【保存】按钮，可对所作的修改进行保存。图 编辑用章记录4) 删除用章记录授权用户可以对登记的用章记录进行删除。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK javascript:if (confirm(是否删除此文档？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 图标，在

47、弹出的对话框中选择【确定】，即可删除此记录。如图所示。图 删除用章记录2. 按单位1) 按单位查看用章记录用户可以选择以公章使用时间为序，查看用章记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按单位】按钮，进入【按单位】显示用章记录界面，即可按公章使用时间查看用章记录，可以了解到有关使用单位使用记录等信息。如图所示。单击【使用记录】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用章记录的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按单位查看用章记录2) 新建、编辑和删除用章记录在此界面中，授权用户也可以新建、编辑和删除用章记录。操作步骤同上。3

48、. 按使用者1) 按使用者查看用章记录用户可以选择以公章使用者为序，查看用章记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按使用者】按钮，进入【按使用者】显示用章管理界面，即可按公章使用者查看用章记录，可以了解到有关公章使用者和使用记录等信息。如图所示。单击【使用记录】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用章管理的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按使用者查看用章记录2) 新建、编辑和删除用章管理在此界面中，授权用户也可以新建、编辑和删除用章管理。操作步骤同上。5.5 用餐管理模块5.5.1 系统功能介绍本模块主要实现对用餐

49、记录进行管理的功能。包括按用餐时间和按接待单位对用餐记录进行管理两个功能模块。按时间 用户可以对按用餐时间对用餐记录进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。按单位 用户可以对按接待单位对用餐记录进行管理，授权用户可进行新建、删除等操作。5.5.2 用餐管理规则只有授权用户可以进行新建、编辑和删除用餐记录，普通用户只能查看相关信息。5.5.3 操作说明1. 按时间1) 按时间查看用餐记录用户可以选择以用餐时间为序，查看用餐记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间】显示用餐记录界面，即可按用餐时间查看用餐记录，可以了解到有关就餐时间、宾客单位、人员状况和合计金额等信息。如图

50、所示。单击【就餐时间】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用餐记录的详细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按时间查看用餐记录2) 新建用餐记录授权用户可以新建用餐记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按时间】按钮，进入【按时间】显示用餐记录界面，单击顶部的【新建】按钮，会弹出如图所示的窗口，可以在填写宾客姓名、职务、宾客人数、宾客单位、陪餐人数、陪餐人姓名、就餐标准、就餐地点、就餐时间、经办人、合计人数、合计金额、审批人等信息。单击【保存】按钮，可以对用餐记录进行保存。单击【返回】按钮，可以放弃输入的信息，返回【按时间】

51、界面。图 新建用餐记录3) 编辑用餐记录授权用户可以对登记的用餐记录进行修改。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 图标，在弹出的窗口中可对登记的用餐记录进行修改，如图所示。单击【保存】按钮，可对所作的修改进行保存。图 编辑用餐记录4) 删除用餐记录授权用户可以对登记的用餐记录进行删除。操作步骤如下：单击【编辑】一栏中的 HYPERLINK javascript:if (confirm(是否删除此文档？)=true)location.hr

52、ef=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 图标，在弹出的对话框中选择【确定】，即可删除此记录。如图所示。图 删除用餐记录2. 按单位1) 按单位查看用餐记录用户可以选择以用餐单位为序，查看用餐记录。操作步骤如下：单击屏幕左侧的【按单位】按钮，进入【按单位】显示用餐记录界面，即可按用餐单位查看用餐记录，可以了解到有关宾客单位、用餐时间、人员状况和合计金额等信息。如图所示。单击【宾客单位】一栏中的链接，在弹出的窗口中可以了解该用餐记录的详

53、细信息。单击底部的【第一页】、【上一页】、【下一页】或【最后一页】等链接，可以在多条记录之间实现快速定位。图 按单位查看用餐记录2) 新建、编辑和删除用餐记录在此界面中，授权用户也可以新建、编辑和删除用餐记录。操作步骤同上。附录资料：不需要的可以自行删除OA是什么说起OA（Office Automation，办公自动化），几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA？却是众说纷纭、莫衷一是。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵

54、，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局

55、域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。OA软件的效用从OA软件近些年的发展来看，特别是进入OA第四个阶段协同办公门户。具备以下七个方面的功效。(一)内部通讯平台建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。(二)信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流

56、的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。(三)工作流程自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。（四）文档管理的自动化使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行

57、保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。（五）辅助办公它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。（六）信息集成我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。（七）实现分布式办公就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越

58、来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。OA系统的两个必备条件如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。（二）组织保障 OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集

59、到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。如何规划自己的OA系统如何“规划自己的OA系统”？许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。 系统规划包括这些问题的考虑： 实施目标及明确需求？ 是分期实施、还是一次性实施？ 系统实施的范围？是全单位，还是局部？ 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？ 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等

60、过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解： 某些管理问题在系统中是如何解决的？ 如何确保系统实施和推广？ 在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？如何定义自己的OA需求（一）需求陷阱贪大求全内部需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑