项目五归档文件的整理

1、2021/8/30 星期一1纸质文件处理程序示意图收文发文收文登记审核、退文接收分发、加工拟办批办承办注办拟稿会商审核签发复核缮印校对用印签署发文登记发出公布组织传阅对内催办查办、对外催办信息反馈办毕文件处置归档清退暂存销毁2021/8/30 星期一2收文处理程序示意图2021/8/30 星期一3网上收文处理签2021/8/30 星期一4办件阅件拟办批办承办拟办批办组织传阅 收文常规文件或一般资料文件人员按惯例和有关规定直接组织传阅2021/8/30 星期一5发文处理程序示意图2021/8/30 星期一6网上签发文件2021/8/30 星期一7陈兆梧教授1986年提出文件的运动周期“四分法”观

2、点 把文件从产生到消亡的整个过程称为 文件的运动周期第一阶段文件制作和产生阶段第二阶段文件现实使用阶段第三阶段文件暂时保存阶段第四阶段文件永久保存阶段 机关档案室 机关或部门档案馆2021/8/30 星期一8 第一阶段文件制作产生阶段：加工处理信息材料，创造并记录信息，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。 第二阶段文件现实使用阶段：文件处于传递、运转、处理过程中，为实现管理目标在现实工作中发挥实际效力的阶段。2021/8/30 星期一9 第三阶段文件暂存阶段：办毕文件除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件（国外又称休眠文件）暂时保存在机关档案室（或档案部门），过一段时间视实际需要决定最终归

3、属的阶段。 第四阶段文件永久保存阶段：文件存入档案馆阶段。经过鉴定、筛选后，其中具有永久查考价值者转化为档案，进入档案馆保存的阶段。2021/8/30 星期一10项目五1 归档文件的整理 学习目的与要求了解归档文件整理（立卷）的组织方式理解归档文件整理（立卷）的基本原则掌握其归档范围和分类方法掌握常用的文件归档的方法和步骤2021/8/30 星期一11 一、归档文件整理的涵义 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 现阶段应作为文书档案保存的各种纸质文件整理的方法主要是两种：传统的案卷级整理（立卷）

4、； 改革后的文件级整理 办毕公文指完成了公文处理程序的公文。 包括两层含义（1）发文部门制作文件过程的结束； （2）收文机关对文件信息所传递的指令、任务已经处理完毕或者处理程序运转完毕，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 2021/8/30 星期一12二、 归档文件整理的原则（教材57页）遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系；区别不同价值，便于保管和利用。2021/8/30 星期一13立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。主要内容 （一）文件之间存在固有联系 文件的形成和运动不是任意的，而是伴随着各机关、团体和社会组织的职能活动产生的，有其规

5、律和特点。 一份份文件结合起来考察可以清楚显示出某一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌。2021/8/30 星期一14 针对同一项工作、同一问题的一组文件总是具有共同特征： 主题相同引进设备；员工招聘 作者或级别相同市属各中学、某总公司 文种相同订货合同、会议纪要、通知 制作时间相同2004年上半年、2003年第一季度 文件形式、物质载体相同报表、照片 保存价值相同永久、长期、短期 2021/8/30 星期一15形成规律和特征是文件之间有机联系的具体表现，既反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此文件之间固有的联系和规律及其自身特点是文件归档

6、的重要依据；按此归档，才能维护机关活动真实的历史面貌；才能为机关工作提供依据和凭证。2021/8/30 星期一16（二）维护文件之间的固有联系按机关工作的管理周期一个问题一项工程或工作一个人物、案件一次会议由始至终，完整而系统组合成一卷或数卷；2021/8/30 星期一17按机关工作的规律和联系具有密切联系的多种文件系统组合在一起请示与批复问文与复文发文存本定稿批转转发件的正件与附件、2021/8/30 星期一18内容相同载体不同的文件统一整理、编目，分别存放，在各种目录中相互参照,。录象其他照片录音2021/8/30 星期一19立卷时保持一个机关、单位文件之间的联系就保证了一个机关、单位乃至

7、一个国家历史的真实性2021/8/30 星期一20保管与利用原则涵义：指文件立卷的结果组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。便于保管与利用是文件立卷的最终目的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。具体内容如下：2021/8/30 星期一21（一）区分文件的保存价值不是所有办理完毕的文件材料都需要立卷归档。依照机关档案归档与不归档范围、文书档案保管期限表的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划分不同保管期限。对于 保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管 保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待 无保存价值、不需归档的文件

8、，予以销毁。2021/8/30 星期一22 通过区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆提供了方便。具体操作：， 规则从分类开始，即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，各级档案部门对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。 【案例】 短期卷文件可以简化整理要求（装订、排列允许直接按形成时间或文号排列）2021/8/30 星期一23联系原则和保管与利用原则的关系前者是手段，后者是目的。二者相互影响、相互制约，片面强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法不可取。有的单位取消分类以及排列时不强调事由的做法，完全按文

9、件形成时间或文号进行归档文件排列，依靠计算机进行检索。这种做法目前能够满足利用需求，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由的档案被分散多个盒中，从长远着眼，特别是对档案移交进馆后，将会给系统利用带来很大困难。在处理类似矛盾时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，以实现归档的最终目的。2021/8/30 星期一24(1) 集中立卷形式 即将归档整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行的形式。适用于小型机关单位及其理由 办公室XX科XX科XX科XX科XX科档案机构三、归档文件工作的组织工作2021/8/30 星期一251. 集中式综合职能部门（中心机构）职能部门职能部门职能部门职能部门

10、职能部门职能部门 外机关来文方向注：图中的双向箭头表示文件分发集中的过程2021/8/30 星期一26（1）涵义：一个社会组织的全部文件工作，除部分撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他都集中于中心机构办公厅（室）进行。（2）特点：有利于系统、全面地安排、规划和控制整个机关的文件工作，但缺乏灵活性。（3）适用范围： 小机关、基层单位 职能单一、机构层次少且不稳定，职能分工不明确，文件数量少的中型机关。2021/8/30 星期一272.分散式综合职能部门（中心机构）职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门外机关来文方向注:图中单向箭头表示文件分发后不再集中,而由各部门分别管理.2021/8

11、/30 星期一28（1）涵义：将一个组织或单位的文件工作，分别由其办公部门（文件工作中心机构）与各职能部门（文件工作分支机构）及其专兼职文件人员承担。（2）分工形式：按照文件内容和涉及范围划分按照不同的处理程序划分2021/8/30 星期一29（3）特点：具有较强的灵活性和适应性；整体控制能力和各部门相互协调能力相对减弱。应采取一定措施加强办公部门的信息指导、监督以及控制力度，以保证整个组织文件管理效率的最大化。（4）适用范围：规模较大且部门分工高度明确，职能单一的机关；办公驻地分散的一般大中机关。2021/8/30 星期一303. 复合（混合）式外机关来文方向职能部门职能部门职能部门职能部

12、门职能部 门 综合职能部门（中心机构）职能部门图中单向箭头表示文件分发后由职能部门自行管理;双向箭头表示文件分发处理完毕后要由综合文件部门收回集中管理。2021/8/30 星期一31（1）涵义：即在一个社会组织内同时采用集中和分散两种形式组织文件工作。一部分职能部门成为独立的文件管理工作实体；另一部分职能部门除承办外，文件工作统一由办公部门的文件机构完成。2021/8/30 星期一32（2）特点：兼有集中和分散两种方式的特点。组织形式在不同机关有所不同。（3）适用范围： 办公地点不集中的机关；有规模较大的若干业务机构（如外事、信访、大中型集团性企业等）的机关；文件数量在各部门严重不均衡的机关等

13、。2021/8/30 星期一334. 分层式(分级式)能部门职能部门职能部门职能部门职职能部门外机关来文方向综合文件管理部门综合职能部门（中心机构）职能部门2021/8/30 星期一34 (1) 涵义:按照机关各职能部门的权限范围, 采用分级负责的组织形式。（2）特点：将整个机关文件工作分为若干层次，分别具有相对独立的文件信息的控制能力和条件，通过简政放权，给予各职能部门权限之内的文件组织工作权限，使文件管理工作具有一定的灵活性；上一层次的综合文件管理机构对下一层次各部门分支机构的管理工作采取指导性、导向性的间接控制，机关既能对涉及全局和比较重要的文件保持很强的控制能力，又能从更高的层次上把握

14、文件管理的制度与规范，实现整体性与灵活性的统一，有利于提高效率。（3）适用范围：大型机关，内部机构较多，工作业务量大的组织。2021/8/30 星期一35 除文件处理与承办部门外, 不排除在特定情况下采用其他部门或人员立卷的形式。（1）机关档案室立卷形式。（2）纪检、会计、统计、人事、信访、基建、保卫等特殊业务部门的专门文件可采用其自行整理，向档案室归档形式。（3）当前一些单位采用的“外包”立卷形式。（中介服务部门立卷形式）2021/8/30 星期一36 7. 确定立卷组织形式应注意的问题(1) 不应片面强调集中或分散立卷(2) 正确选择立卷人专兼职文件人员(3) 承办人立卷应根据有关规定执行

15、主要针对专门文件的立卷【练习】 举出若干例由承办人负责立卷的专门文件。2021/8/30 星期一37四、 文件归档（立卷）的范围 （重点） 一、规定文件归档(立卷)范围的意义 为了有重点地保存机关有参考利用价值的文件信息，以备日后查考，必须规定文件的归档(立卷)范围。 社会组织应依照国家档案局规定的范围，结合自身职能和业务活动的实际情况，制定一份更加明确、详细的本组织的“文件归档范围” ，作为操作指南。2021/8/30 星期一38 （一）需归档（立卷）文件的范围 指应予归档（立卷）的文件材料。凡是反映本机关职能活动、对本机关或社会具有查考利用价值的各种形式和载体的办毕文件均属于归档范围。 不

16、需归档的反映本机关主要职能活动具有查考利用价值（眼前/长远；本机关/社会）不具查考利用价值重份文件需归档的办理完毕未办理完毕文件2021/8/30 星期一39根据国家档案局有关规定，一般机关的文件归档范围包括以下4个具体内容：上级来文针对本机关的指导性文件，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性文件，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。本级机关文件主要职能活动中形成的文件材料，如请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知、财务预决算报表、分析报告及各类帐簿、凭证等。2021/8/30 星期一40下级机关来文 呈送的报请类文件，如请示、重要工作报告、总结、统计数据等。同级或不相隶属机关的来文

17、 重要的商洽性或审批性问，或者本机关组要参照办理的各种文件，如问函复函、重要规定、办法、通知等。2021/8/30 星期一41（二）不需要归档（立卷）文件的范围根据国家档案局的规定，不予归档的文件材料：重份文件无查考价值的事务性、临时性文件 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件，上级征求意见的未定稿和供工作参考的抄件；未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外）与本机关工作无关的参考性文件 为起草文件而收集的素材文件；抄送件、下级送来的参阅简报、情况反映、不应抄送或不必备案的文件材料，下级一般抄送件（阅件），无价值的会议文件其他 一般人民来

18、信及无特殊保存价值的信封（李昌平提出的，他当时给总理写了封信，就是关于农村问题的，总理很重视 ）2021/8/30 星期一42【案例】XX大学的涉外档案管理办法中规定了该校外事档案的归档范围： 1归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。 2归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。 3. 外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。 4. 不归档的材料 4.1 上级关于外事工作普发(不专指本校)、不办的文件。 4.2 未定稿的各种文件。 4.3未生效的合同、协议书。 4.4 无查考利用价值的一般性、临时性函件。 4.5 重份文件，校内各单位发来的文件。 4.6 与校外单位交换来的材料。2021/8/30 星期一43【案例】XX核电合营有限公司档案资料管理条例规定的归档范围上级机关、董事会、总经理部文件；合营公司的申请立项意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件；经济合同；工程建设、生产运行、维护检修、安全管理、设备仪表、物质供应、计划统计；财务管理、会计凭证、帐簿和报表；人事管理、劳动工资、教育培训、公共关系；科技研究、考察和会议材料、质保检查、技术管理；党团工会文件2021/8/30 星期一4