CX1101《控制文件管理程序》

1、1目的本程序对公司文件的控制管理作出规定，旨在使SMS文件保持最新、有效。2适用范围本程序适用于公司岸基和船舶。3参照文件平安管理手册第十一章4职责1指定人员主持SMS文件的编写、修改工作，确保体系文件有效性。2安质办在指定人员领导下，负责组织体系文件的编写和修改及有效性监控。3部门根据各自职能，分工负责编写、修改SMS文件。4部门专（兼）职平安监督员负责本部门的SMS文件和资料的控制。5船舶由船长或船长指定专人负责船舶的SMS文件和资料的保管和使用。6船舶操作须知由船舶部门长负责编写，船长审核，船舶管理部指导船长或指导轮机长 批准。7船舶操作须知生效后由船舶管理部备份后安质办存档。5实施步骤

2、1 SMS文件的编写和审批进入体系的相关部门根据NSM规那么要求及公司具体情况，做好SMS文件的编写和修 改工作。SMS文件编写要严格按照SMS文件编写导那么执行。5.1. 3部门负责人要对本部门所编写或修改的文件进行审核。5.1. 4公司主管领导对所主管部门的文件送审稿进行审批。5. 1.5总经理负责平安管理手册的批准和发布体系文件的运行令。5.2 SMS文件的发放5. 2.1安质办按文件规定发放范围，负责SMS文件发放到公司领导、相关部门/船舶。5. 2.2急需下到达船舶的重要体系文件以发文形式通过电子邮件、 、电报、 等方式 将要点发往船舶，然后以最快方式将正式文件送到达船舶，并按规定做

3、好记录。5. 2. 3发放体系文件时安质办落实SMS文件签收记录和保存；在收到体系文件手册时，部 门/船舶必须做好SMS文件登记簿。5. 3 SMS文件的保管5. 3. 1部门/船舶配备的SMS文件应在SMS文件登记薄上做好登记。5. 3.2 SMS文件由专人保管，单独存放在文件柜中，保持清洁、整齐、完整及良好的顺序 性。5. 3. 3手册以书面和电子文档形式发放，同样受控、有效。5. 3. 4遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大公司SMS文件的使用范围，不得泄漏公司SMS 文件的内容，确保公司SMS文件受控。5. 3. 5当代管船舶脱离本公司时一，船长应将船上所有手册及重要记录交回公司安质办。

4、5. 3. 6归档的SMS文件由安质办负责存档保管，借阅已归档的SMS文件需经安质办同意。5. 3.7各种记录按所归属的文件所规定的传递范围和时间，由部门/船舶负责保存。SMS文件的修改4.1当发现文件不能符合NSM规那么、国际国内强制性规定及规那么或公司实际情况时，部 门/船舶有责任和义务提出文件的修改意见，以填写SMS文件修改申请单形式报送安质办， 每一份申请单只填写一个文件的修改内容，详细写明修改意见，并对文件所在页修改处作出明 显标识，安质办对修改内容的有效性及格式进行审核，经公司领导审批后，安质办负责文件修 改后的发布手续。4. 2修改体系文件一般以换页形式进行，安质办将修改后的文件

5、（新）页和SMS文件修 改通知单按原发放范围下发到相关部门/船舶，相关部门/船舶收到文件（新）页和SMS文 件修改通知单后应及时对原有文件换页。4. 3新编的文件，那么按SMS文件编写导那么要求执行。4. 4体系文件经屡次修改或作重大修改时，那么对体系文件进行改版。SMS文件的废止、清除5. 5.1部门/船舶应根据SMS运行的实际和审核情况，对不适应体系运行的文件提出废止申 请，报安质办审核后，经公司领导批准方可废止和清除。5. 5. 2文件的废止、清除工作由安质办组织实施，统一发出SMS文件废止、清除通知单。部门/船舶在接到SMS文件废止、清除通知单后，应立即将废止文件撤出并就地 销毁。5.

6、 6外来文件及SMS相关资料的管理5. 6. 1收集和跟踪职能部门负责对与本部门/船舶业务有关的最新的有关国际公约、修正案以及国际 和船旗国规范、法规等生效信息，应按控制文件管理程序及时转报安质办。船长负责依照公司提供的受控外来文件清单查核船上外来文件，确保其与公司提 供的受控外来文件清单相符且使用最新有效的版本，必要时提出补充或更新申请。5. 6. 2确认5. 6. 2. 1安质办负责汇总、整理外来文件的信息，在收到已受控外来文件的最新版本时； 收到应列入受控的最新发布的强制性外来文件或适用的建议性外部文件时、现有受控外来文件 的内容已不适用于公司平安管理体系准备改作资料时；现有受控外来文件

7、的配备范围不当，准 备调整时（包括有新进体系的船舶），应更新SMS文件总清单。5. 6. 2. 2指定人员每月初组织对上一月收集到的外来文件和资料进行评估、确认，认为需 要采纳的，由其批准后，纳入公司平安管理体系。5. 6. 3配备纳入公司受控文件体系的外来文件和资料，由指定人员负责组织配备到相关部门/船舶。 SMS相关外购资料原那么上由相关部门自行负责购置，如必须统一购置，那么由安质办统一协购、 发放，各种外来的与SMS相关的文件资料，按文件规定存放相关部门/船舶，并妥善保管、使用。有关航海图书资料由船舶管理部统一定购、发放。5. 6. 4管理5. 6. 4.1相关部门/船舶必须做好外来文件

8、和资料的控制和管理工作，使用有效版本的外来 文件和资料。5. 6. 4. 2安质办负责对外来文件的分类、编号、发放、保管。5. 6. 4. 3船舶二副（或由船长指定人员）负责向相关部门领取船舶应配备的SMS相关资料, 交由船长或船长指定人员保管，仅与轮机设备有关的资料由轮机长保管。轮机长和大副应设置 SMS相关资料借阅登记簿，船员借阅和归还SMS资料（包括文件手册等）都应登记，用完即还。5. 6. 4. 4船长、轮机长、大副调动时应将外来文件及资料列入移交工程。5. 6. 4. 5相关部门和船舶收到最新的外来文件后，必须做好登记。5. 6. 5有效使用电子方法存储的文件和记录等，同书面文件和记录等有同等效力。6. 6部门/船舶在接受体系文件手册时必须查验SMS的蓝色“受控”字章，在换页或撤消 文件后要在SMS文件登记薄上作出明确记录。5.7公司SMS文件应长期保存。6记