电力公司档案管理制度资料

1、档案管理制度第一章总则第一条 为了加强公司档案管理、有效地保护和利用档 案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据中华人民共 和国档案法和企业档案管理规定的要求，并结合公司 实际，制定本制度。第二条 本制度适用于公司档案室及公司各单位、部门 的档案管理工作。第三条档案工作是公司管理基础工作的组成部份，是 维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工 作。应实行统一领导，统一制度、统一管理的原则。第四条公司档案是本公司在各项活动中形成的具有 保存价值的各种文字、图表、声像等各种裁体的记录和可保 存的实物的总和。其构成是以科技档案为主体、包括计划统 计、经营销售、物资供应、财务审计、人事劳资

2、、教育卫生 和党政工团工作等方面的档案。第五条 为达到档案的归档率、完整率、准确率，公司 建立二级管理网络（公司级、二级部门级）、配备兼职档案 管理人员。负责全公司或本单位、部门档案的形成、积累、 整理、组卷，并按期向公司档案室移交应归档的文件材料。第六条 公司档案工作应列为公司的发展规划，并由公 司主要领导分管。公司档案室负责基础资料的接收、整理、立卷、保管和提供利用工作，并对公司所属的单位、部门的档案工作进行业务监督和指导。第二章 档案的收集与归档第七条在日常生产、经营管理等工作中形成的各种载体的文件材料，是公司档案的主要来源，各单位、部门对文件材料的形成、积累和归档工作要列入部门的工作计

3、划、列入工程技术人员及有关人员工作职责范围。凡属归档的文件资料，由资料形成部门明确项目负责人或兼职档案人员负责资料的积累及整理。整理归档的资料经部门负责人或技术负责人审核后，移交公司档案室归档。第八条 新购设备仪器开箱，引进项目，重要工程竣工验收，科技成果鉴定等，必须要有档案部门参加，并收集全部文件资料。凡文件资料不完整、不准确、不系统的，应由责任部门补齐。无档案部门签署意见的不得申报成果，不能进行鉴定验收和不予报销。第九条 本公司工作人员外出学习、考察和参加各种会议带回的文件资料、应按归档范围及要求及时归档（包括科技图书资料等）， 无档案资料部门验收签字的资料单据，财务不得报销。第十条 凡属

4、本制度应归档的文件材料，任何个人或业务部门不得擅自处理，必须按规定定期向公司档案室移交，任何个人不得据为己有，违者报公司给予行政处分，并责令赔偿损失。第十一条承担生产、经营、科研和其它管理工作及负责文件资料整理的人员，在调离或退休前，必须将有关材料向兼职档案人员交接清楚，借用的档案资料和岗位用书均应按规定归还。主管部门负责人要严格检查，无档案主管部门负责人签字，人事部门不得办理调离手续。第十二条文件材料归档的基本要求（一）归档的文件材料必须准确、真实地反映本公司生产、经营管理、基建、科研等各项活动的真实内容和历史过程。（二） 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，立卷人应按文件材料的自然

5、形成规律和保管期限组卷。案卷可采用装订和不装订两种形式组卷。案卷装订时必须去掉金属物。（三 ）每个保管单位、部门的卷盒上应写明档案号和档案名称，并有卷内目录（归档照片，其底片和明片均应有说明）（四）归档的文件材料用纸统一用A4 幅面，图纸应按国家标准GBl0609.3-89A4 号图规格折叠；归档的文件材料不准用圆珠笔、铅笔、彩色笔和复写纸书写，一律用毛笔或钢笔（蓝色、黑色墨水）书写，字迹应工整、清晰，以利长期保存。（五）归档的声像材料必须是原版、原件，必须图像清晰、声音清楚并加以必要的文字说明。产生声像材料的部门，必须把声像材料的收集、整理、归档工作纳入部门职能，明确专人负责，按时归档、任何

6、部门和个人无权据为己有。第十六条档案管理的职能部门（六）归档的文件材料，必须符合案卷质量要求，对不符合要求的，档案人员有权要求返工，重新整理后再归档。（七）各类文件材料归档，应认真验收，并做好交接登记。一般的要求归档一式一份，比较重要的利用频繁的文件应适当增加归档份数。第十三条档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为 16 年至 50 年，短期为15 年以下。第十四条确定保管期限的原则（一）凡是反映本公司主要职能和基本历史面貌的、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（二）凡是在较长期间内对本公司的工作有考查价值的文件材料，列为长期保管。（三）凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的

7、文件材料，列为短期保管。第三章 档案的管理第十五条档案的分类企业档案分为文书档案、科技档案、专门档案三大部份。其中人事档案按电力部转发中组部组通字（1996）14 号文 干部人事档案收集归档规定执行；会计档案按会计档案管理办法执行；科技图书资料按中国图书馆图书分类法进行分类编号。文书档案由办公室负责管理；财务会计档案由财务资产部负责管理；科技档案由技规工程部、生产技术部、调度中心分工负责管理；人事档案由人事部负责管理。第十七条档案整理（一）整理档案的基本原则就是依据档案构成的内容特点和形成规律，充分利用原有的基础，保持文件材料的历史联系，以便保管和利用。（二）档案整理工作的内容主要是区分全宗、

8、分类、组卷、卷内材料整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列和案卷目录的编制。第十八条档案编目与检索工作（一）档案室应编制档案总目录，档案分类目录和底图目录等检索工具。（二）根据档案录著规则（国家标准GB3792.5-85 ）的要求和方法进行著录工作。（三）档案室应建立设备开箱记录，移交（接收）登记，档案利用效果登记，档案借阅登记，档案销毁登记等台帐。第十九条档案的保管（一）档案应存放在档案柜、橱里，排架方法要科学、有序，便于查找。（二）底图存放以平放为宜，除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。（三）存放胶片、照片、磁带等要有专用密封盒，胶片页夹和影集等。

9、按编号顺序排列在专用防火柜里，柜内底片和照片要分别存放。第二十二条档案、资料、图书遗失赔偿第二十一条档案的借阅和查阅（四）要定期进行库存档案的清理核对工作，做到帐物相符。 对破损或者载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。（五）档案工作人员玩忽职守或其他人员明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的，对责任人给予行政处分。第二十条档案库房的要求档案库房应具有良好的卫生环境，无杂物和灰尘。应有防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防高温的设备和安全措施。（二）库房内严禁烟火、严禁存放易燃易暴物品。存放胶片的库房应无臭

10、氧、氧化氮、硫化氯、二氧化硫等有害气体和物理性污染。（三）库房内应有消防设施和空调设施、温湿度应符合规定的标准（温度在14-24C 左右， 相对湿度保持在 45-60%） 。（四）库房应装防盗门，门窗要闭密，有遮光窗帘、房内照明用白炽灯。（五）严禁与档案工作无关人员进入库房，严禁查档人自行入库查找，严禁在档案库房内接待客人。（一）公司属各单位、部门人员，因工作需要借阅各类与业务有关的档案应持本部门意见；特殊情况需外借者，需经公司主要领导签字同意后，才能借阅。（二）借阅查阅者必须保护档案资料，保持案卷的完整与安全，不得任意拆散、涂改、勾画、抽页、折叠、污损、转借他人，防止丢失或泄密。如发生上述情

11、况，必须追究经济损失，并报公司给予行政处分，情节严重者，应追究其法律责任。（三）借阅科技档案、资料，每人每次最多3 份，要求及时归档（最迟不超过一个月），特殊情况可办续借，续借期为 20 天。其它档案借阅不超过7 天，续借期为3 天。公差、探亲等需外出者，须办理好档案归还手续后方可外出。到期不还者、处以30 50 元天的罚款。（四）公司档案室需调回已借出的档案时，借阅人必须按通知及时归还。对借出的档案的保管和使用情况，公司档案室有权监督和检查。（五） 外单位人员来公司查阅、摘录或索取档案资料时，应持单位介绍信和本人身份证明，经公司分管领导签字同意，方可借阅。（六）借阅、查阅、摘录和索取档案资料

12、，必须严格履行登记手续后，由档案人员按需求提取。借还均按目录清点、当面验收。（七）凡在档案室、阅览室查阅资料者，应保持室内整洁，爱护公物，严禁吸烟和大声喧哗。（一）职工借用的档案、资料、图书如有遗失，必须将遗失情况如实书面报告，经本部门签署意见后，由档案室会同有关部门根据情况研究处理。凡是借用的科技档案（蓝图或说明书，不包括原始材料）因保管不慎遗失，应自费补晒说明书或图纸原物赔偿。如借用的原始档案有遗失应立即书面报告公司保密委员会处理。（三）借用一般科技资料、图书因不慎遗失，视情况按原价二至十倍赔偿。（四）借用密级档案、资料如有遗失应当即书面报告，经公司保密委员会研究处理后按规处理。第二十三条

13、档案的鉴定与销毁（一）档案的鉴定l、 为鉴定公司档案的价值和确定其保管期限、公司成立以分管领导为组长，有关专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责对公司档案的鉴定工作。、鉴定小组的任务1 ）学习有关档案鉴定的规定，熟悉鉴定工作的内容和要求，根据本公司的实际认定档案的价值，审定公司案的保管期限。2）定期对已过保管期限及失去保存价值的档案或科技资料进行审查鉴定。3）将失去利用价值的档案或资料剔除销毁。（二）档案的鉴定时间根据各种门类各种载体的档案和科技资料的密级划分保管期限的规定，其鉴定时间为文书档案三年一次。会计档案五年一次，科技档案为十年一次。（三）销毁档案手续1 、档案资料销毁前要造销

14、毁清册，经公司主要领导审定批准报上级机关备案，由档案部门执行、并指定专人监销和销毁，监销人和销毁人应在销毁清册上签字后存档。2、决定销毁的档案，为安全和避免错销，待另行保留一段时间后再进行销毁。第二十四条档案保密（一）档案是我公司的宝贵财富，是机密文件资料的汇集，档案人员要严格遵守党和国家的保密规定、加强管理、防止丢失和泄密。（二）查阅人员和档案管理人员均不得将档案带到公共场所或转借他人，摘录内容只限于组织指定的范围。（三）查阅机要档案，原则上在档案室进行，若因工作需要借出时，须经分管领导批准，重要的机密文件、资料查阅，要经主要领导批准并符合上级保密规定。（四）个人使用的一切机密文件、资料、笔记本、报表、图纸等，应注意收藏和保管，以防丢失和泄密。（五） 借阅档案，必须按规定办理借阅手续，按时归还，借阅者不得私自转借、摘录、复制。（六）外单位来查阅、借阅、抄录、复印本公司档案，必须按有关规定办理。档案管理人员无权私自接待和外借档案或抄录、复制档案资料给外单位或个人。（七）档案管理人员要互相监督，发现有丢失，泄密情况要保护好现场，并及时向有关部门和领导汇报。（八） 违反上述情况之一者，对责任人报公司严肃处理，造成损失的给予