05WJC销售与应收款管理系统分析与设计

1、主讲：王进朝（Email：wang_)2012第五章销售与应收款管理系统分析与设计教学内容：1销售与应收款管理系统的目标、内容和特点；2销售与应收款管理系统数据流程分析；3销售与应收款管理系统设计。教学重点与难点：销售与应收款管理系统的外部数据关系；销售与应收款管理系统的内部数据关系。第一节 销售与应收款管理系统目标、内容和特点采购管理与应付款管理是企业信息一体化解决方案中的两个不同系统，采购管理系统属于购销存系统，应付款管理系统属于财务系统。采购管理系统与应付款管理系统的结合运用，可以提供更完整的、全面的企业物流管理信息和财务管理信息，实现对企业采购活动的物流和资金流的全面管理和核算。一、销

2、售与应收款管理系统的目标及时反映销售计划完成情况 及时完成销售的日常核算和管理 及时完成应收款的日常核算和管理 提供销售决策支持信息二、销售与应收款管理系统的内容销售订单管理客户管理 销售核算买椟还珠 科目应收款核算统计分析 （三）销售与应收款管理系统的特点业务内容核算复杂，数据的可靠性要求高 数据实时性要求高 核算与管理并重 与其他系统联系紧密业务频繁，数据量大销售发票一、销售与应收款管理系统的需求分析二、销售与应收款管理系统的数据流程重构三、销售与应收款管理系统的外部数据关系四、销售与应收款管理系统的数据流程分析第二节、销售与应收款管理系统的数据流程分析一、销售与应收款管理系统的需求分析二

3、、销售与应收款管理系统的流程重构 1整个流程共享统一的数据库 在业务流程中，整个业务处理的数据起点是销售订单，销售部门、仓储部门、财务部门的业务处理都与销售订单相关，因此，在销售与应收款管理系统中，应以销售订单文件为主数据库文件。 2实现业务流程的集成 销售订单被输入审核后，仓储部门的发货出库业务、财务部门出具销售发票与结算业务、财务部门的收款业务，都可以销售订单为依据进行相应的业务处理，实现销售与应收款管理与总账处理、库存管理、存货核算的业务协同和数据共享。 3实现销售、发货和收款的动态管理 对于一般企业而言，销售、发货及收款三个环节由不同部门、不同人员处理，这三个环节之间的信息传递与共享对

4、于有效管理销售流程至关重要。因此，销售发票的数量应该决定销售发货单的数量，并通过发票数量控制出库数量，通过销售发票的关键数据项目控制收款对象和结算金额，保证三个部门数据的一致性。 三、销售与应收款管理系统的外部数据关系四、销售与应收款管理系统的数据流程第三节、销售与应收款管理系统设计销售与应收款管理系统的功能设计销售与应收款管理系统的代码设计销售与应收款管理系统的数据文件设计销售与应收款管理系统的输入设计销售与应收款管理系统的输出设计 （一）销售与应收款管理系统的功能设计 根据系统的流程图和需求，一个典型的销售与应收款管理系统功能如下。 1.基础设置 客户档案记录了往来客户的基本信息，用于对客

5、户资料进行设置、维护和管理。客户档案资料将存入客户档案文件，在录入销售订单、销售发货单、销售发票、收款单时，可以直接调用客户档案的相关数据。 客户档案设置 付款条件设置 客户付款条件将决定客户在某段期间内付款所能获取的现金折扣，同时将决定每笔销售业务的最后付款日期。客户付款条件主要用于销售订单、销售发票等环节。 销售类型设置 系统应允许企业根据自身的实际情况自定义销售类型，以便按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。销售类型通常包括零售、批发、委托代销、分期收款等，每一种销售方式进行相应的自动转账处理。 坏账准备设置 采用备抵法估计应收账款坏账损失的方法主要有应收款余额百分比法、销售余额百分比

6、法、账龄分析法，系统应提供三种计提方法的处理功能，由企业根据本企业的会计政策在系统中选择确定。 为了对应收款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定比例估计坏账损失，首先需要根据应收款欠款时间长短定义账龄区间。账龄区间的定义有助于对应收款进行分级分析，实时掌握客户的欠款情况。 账龄区间设置 报警级别设置 报警功能是为应收款管理提供的一项辅助功能。通过对报警级别的设置，将客户按照欠款余额与被授信额度比例分为不同的类型，以便及时掌握、分析各个客户的信用情况。 期初余额设置 期初余额设置是为了保证销售业务处理的连续性和完整性，录入建账时尚未完成销售管理全部流程的业务单据。期初需要录入的单据通常包括：分期

7、收款或先发货后开票销售方式下已经发或尚未出具销售发票的出库单、先开票后发货方式下的已开发票而尚未发货的销售发票、委托代销方式下尚未与受托方办理结算的出库单、尚未办理结算的销售发票和收款单等。 2.单据录入 销售订单 销售订单是购销双方共同签署的、用以确认购销活动的标志。由于企业供应链系统可以实现以销售订单决定销售预算、生产预算和采购预算等多种业务处理。因而在所有业务单据中，销售订单的传递途径最多，涵盖的业务范围最广，是供应链整体的起源单据和最终目标。 销售订单也是应收款管理和销售管理系统联系的纽带，如销售订单可以连接应收款管理系统的销售合同，又可以将合同信息传递到销售发票，将物流和资金流结合起

8、来。 销售出库单 销售发货单是销售部门在确定销售订货成立，向仓储部门发出的发货通知单，是销售订单的重要执行单据。 仓储部门根据销售发货单，进行产品出库处理，并填制销售出库单。销售出库单是储备资金转化为货币资金的标志，销售出库单一方面表现为实物的流出，另一方面则表现为货币资金的流入或债权的产生，销售出库单和销售发票的勾稽关系是对这一处理过程的控制。销售出库单包括蓝字销售出库单和红字销售出库单，红字出库单代表销售退货业务。 销售发票 销售发票是在销售开票过程中所开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票及其所附清单。销售发票是销售业务中最重要、也是最终的环节，是购销存管理与财务系统联系的主要

9、数据通道，决定了财务系统中销售收入、销售税金、应收款的核算。 收款单 企业收到每一笔款项应知道该款项是客户结算所欠货款，还是提前支付的货款，还是支付其他费用。一般通过款项类型予以区分不同的用途，在录入收款单时，需要指定其款项用途，系统应根据款项类型的设定对收款业务做相应的账务处理。对于现销业务的结算，可以直接根据销售发票生成收款单。 3.业务处理3.业务处理销售价格管理客户信用管理信用控制环节 信用额度控制 信用期间管理 单据记账 销售发货单录入（销售管理）销售出库单审核（库存管理）销售出库单记账（存货核算）借：主营业务成本 贷：库存商品 总账系统记账凭证临时库销售订单录入（销售管理） 生成销

10、售发票 （销售管理）发票制单（应收管理）录入收款单（应收管理）借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金增（销）借：银行存款 贷：应收账款 往来核销 应收款管理系统的往来核销是企业日常进行的以回收货款核销应收款的工作，其核销方式主要有按余额核销、按单据核销和按存货核销。不同核销方式的选择，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销方式或按存货核销方式能进行更精确的账龄分析。 往来对冲 往来款项对冲处理是为了避免往来款多头挂账的问题而设置的功能。往来对冲处理业务包括：应收冲应付、应收冲应收和预收冲应收。 坏账处理 应收款管理系统应依据应收款统计分析的数据，提供计提坏账准备、坏账发生、坏账收

11、回等业务处理功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时进行核销处理；当被核销的坏账又收回时进行相应转回处理。坏账处理的结果应自动生成记账凭证传递到总账系统中。 票据管理 企业的销售活动都会产生应收票据管理业务。因此，应收款管理系统应提供对银行承兑汇票和商业承兑汇票的管理功能，记录票据的详细信息和票据的处理情况，包括票据贴现、背书、计息、结算、转出等处理。 4.统计分析 业务统计信息是依据销售订单、销售发票，结合企业管理信息的需求，生成的各种统计报表。一般包括销售收入统计表、客户销售情况明细表、销售退库统计表、销售订单统计表、销售订单执行情况汇总表、销售订单执行情况明细表、

12、销售毛利统计表、应收款明细账、往来对账单、催款单等。 业务分析信息是对销售流程中各项主要业务处理结果和运作情况进行的分析，以支持管理部门对销售业务的预测和决策。一般包括产品销售增长分析表、产品销售流向分析表、产品销售利润分析表、产品销售结构分析表、信用数量分析表、信用额度分析表、信用期限分析表、应收款账龄分析表、应收款周转分析表等。 期末结账是结束本期的销售业务单据录入和处理，计算本期相关账户的余额，并将账户余额和基础数据转入下期的过程。期末结账的一般步骤为：检查本期的销售单据是否全部处理完毕；计算应收款账户的本期发生额，本年累计发生额、本期期末余额，将本期期末余额转为下期期初余额；更新系统数

13、据库的相关数据项目，修改系统参数。 5.期末处理 （二）销售与应收款管理系统的代码设计 客户代码 销售与应收款管理的所有数据都与客户密切相关，为了使计算机更好地对客户进行管理，必须对客户进行代码管理。一般根据企业销售管理的需求，采用群码的方式设计客户代码。 区域代码行业代码客户序号 （三）销售与应收款管理系统的数据文件设计客户档案文件序号字段名类型说 明1客户编码C与实际客户一一对应2客户名称C汉字或英文字母7税号C纳税人税务登记证编号9银行账号C客户的结算银行编号14应收款余额N客户的购货欠款15购货折扣率N客户适用的价格折扣比率16价格级别C相同产品，对不同客户采用不同价格的等级17信用等

14、级C企业对客户信用评价后得出的信用好坏程度18信用额度N赊销所允许客户欠款的最高限额19客户付款条件C对不同期间客户付款所允许的现金折扣比例20最后交易日D与客户最后一次交易的时间21最后交易额N与客户最后一次交易的金额22最后收款日期D客户最后一次付款的时间23最后收款金额N客户最后一次付款的金额销售订单文件序号字段名类型说 明1订单日期D订单签订日期2订单编号C手工录入或系统自动连续编制3销售类型C销售方式，如委托代销、分期收款销售等4客户编码C从客户档案文件读取、选择、存储5客户名称C从客户档案文件读取、选择、存储6销售部门C从部门档案文件读取、选择、存储7业务员C从职员档案文件读取、选

15、择、存储8结算方式C支付货款的方式，如支票、汇票等11付款条件C现金折扣比例12产品编码C从存货档案文件读取、选择、存储13产品名称C从存货档案文件读取、选择、存储14数量N产品实物数量15单价N产品销售价格16税率N销售产品适用的增值税税率，如17%，13%等17金额N含税金额 （四）销售与应收款管理系统的输入设计 （五）销售与应收款管理系统的输出设计产品销售增长分析表产品名称本期销售数量上年同期销售数量销售数量增长比率本期销售金额上年同期销售金额销售收入增长比率应收款账龄分析表客户名称应收余额1-10天11-20天21-30天30-60天60-90天金额比例金额比例金额比例金额比例金额比例

16、合计思考题1简述采购与应付款管理系统与其他系统的数据关系？2简述采购订单、采购入库单、采购发票三者间的数据关系？3什么是产品结构？在采购计划编制中的作用是什么？4库存管理系统处理的单据有哪些？5简述销售与应收款管理系统与其他系统的数据关系？6简述销售订单、销售出库单、销售发票三者间的数据关系？7在购销存系统中共享的主要数据项目有哪些？8通过购销存系统的分析，简述物流、资金流、信息流的关系。销售 管 理第3节日常处理主要内容 系统概述日常业务处理功能概述销售管理系统与其他 系统的主要关系销售订单管理销售业务管理销售管理与其他系统的主要关系出库单出库单发票、单据销售成本收款信息现存量基础设置库存管

17、理系统管理销售管理应收管理存货核算日常业务处理销售订货管理销售发货业务销售退货业务现收业务委托代销业务销售调拨业务 零售业务其他业务综合查询月末处理销售订货管理录入销售订单审核销售订单关闭销售订单销售订单查询统计销售业务1 18日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂订单一张，订购联想天禧套装，计50套，订购单价11 499元，预计本月28日发货。 业务类型：销售订货业务 操作指导： 1在销售管理系统中填制销售订单 2在销售管理系统中审核销售订单1在销售管理系统中填制并审核销售订单12345678销售发货业务先发货后开票开票直接发货先发货后开票参照凭证凭证凭证发票制单（应收款系统）核销制单制单录入发

18、货单并审核（销售管理）销售出库单记账（存货核算）销售出库单审核（库存管理）借：主营业务成本 贷：库存商品借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金/销项税借：银行存款 贷：应收账款生成销售发票（销售管理）录入收款单（应收款系统）审核、记账（总账系统）参照录入销售订单并审核（销售管理）销售业务2 10日，销售四部，向北京世纪学校公司出售管理革命光盘，计1000张，单位售价为98元。由配套用品库发货。给予九折的折扣。同时开据销售普通发票一张，票号为48701，款未收。业务类型： 一般销售业务；业务特征：商业折。操作指导：1在销售管理系统中填制并审核发货单2在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核

19、3在库存管理系统中审核销售出库单4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证5在应收款系统中进行发票制单1在销售管理系统中填制并审核发货单12345678910112在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核123456789103在库存管理系统中审核销售出库单12344在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证123456123456785在应收款系统中进行发票制单123456开票直接发货 开票直接发货与先发货后开票销售业务模式不同的是： 首先根据销售订单填制销售发票并审核，审核后的销售发票自动生成相应的发货单、销售出库单以及应收账款，并传递到库存管理系统和应收款管理系统。销售退货业务 先

20、发货后开票销售业务模式下的退货处理 开票直接发货销售业务模式下的退货处理先发货后开票销售业务模式下的退货处理凭证生成凭证凭证红字发票制单（应收款系统）核销制单制单录入退货单并审核（销售管理）红字出库单记账（存货核算）红字出库单审核（库存管理）借：主营业务成本(红) 贷：库存商品(红)借：应收账款 (红) 贷:主营业务收入(红) 应交税金(红)借：银行存款(红) 贷：应收账款(红)生成红字销售发票（销售管理）录入收款单（应收款系统）审核、记账（总账系统）销售业务3 28日，销售二部，哈飞公司退回联想天禧套装1套，无税单价11 499元，入硬件库。业务类型： 先发货后开票退货业务。操作指导：1在销

21、售管理系统中填制并审核退货单2在销售管理系统中增加并审核红字专用发票3在库存管理系统中审核销售出库单（略）4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证（略）5在应收款系统中进行发票制单（略）1在销售管理系统中填制并审核退货单123456782在销售管理系统中增加并审核红字专用发票1234567891011开票直接发货销售业务模式下的退货处理 填制并审核红字销售发票，审核后的红字销售发票自动生成相应的退货单、红字销售出库单以及红字应收账款，并传递到库存管理系统和应收款管理系统。现收业务现结制单（应收款系统）填制销售发票（销售管理）现收处理（销售管理）借：银行存款 贷：应收账款审核销售发票（销售管

22、理）销售业务4 12日， 销售一部，向哈尔滨飞机制造厂出售凭证套打纸-8X，计 100箱 (批次5903)，按参考售价出售。由产品库发货。同时开据销售专用发票一张，票号为48702。收到24 570元的转账支票一张，票号25792，做现结处理。业务类型：现结销售操作指导：1在销售管理系统中填制并审核发货单（略）2在销售管理系统中根据发货单生成销售专用发票（略）3在销售管理系统中进行现结处理4在销售管理系统中审核销售发票（略）5在库存管理系统中审核销售出库单（略）6在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证（略）7在应收款系统中进行现结制单3在销售管理系统中进行现结处理12347在应收款系统中进

23、行现结制单12345678委托代销业务凭证参照填制并审核委托代销发货单（销售管理）填制并审核委托代销结算单（销售管理）凭证凭证发票制单（应收款系统）核销制单制单销售出库单记账（存货核算）销售出库单审核（库存管理）借：主营业务成本 贷 ：库存商品借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金借：银行存款 贷：应收账款生成销售发票（销售管理）录入收款单（应收款系统）审核、记账（总账系统）销售业务5 18日，销售二部，从硬件库发出联想天鹤PIII/500，计20套，售价为9 959元，委托上海万邦证券代为销售，货已发出还未结算。 业务类型：委托代销业务 操作指导：1在销售管理系统中填制委托代销发货单2在销

24、售管理系统中审核委托代销发货单1在销售管理系统中填制并审核委托代销发货单1234567销售业务6 315日，销售一部，收到北京世纪学校委托代销结算单一张，结算普通打印纸，计100箱(批次5768)，结算单价为130元。立即开据销售普通发票给北京世纪学校，票号为48705，款未收。业务类型：委托代销结算 1在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 2在销售管理系统查看并审核销售普通发票（略） 3在库存管理系统中审核销售出库单（略） 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证(略） 5在应收款系统中进行发票制单（略）操作指导：1在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单123456789销售调拨业

25、务销售调拨业务的处理流程如下： (1) 当发生销售调拨业务时，在销售系统中填制并审核销售调拨单。 (2) 审核后的销售调拨单自动生成发货单，同时分仓库生成销售出库单并传递到库存管理系统进行审核。 (3) 审核后的销售调拨单自动生成应收账款并传递到应收款系统。 (4) 与一般销售业务不同的是，在应收款系统中根据销售调拨单生成的凭证不含税金。零售业务 如果用户有零售业务，用户的零售业务数据可以先按日汇总，然后通过零售日报进行处理。零售日报记销售收入账；生成发货单和销售出库单，进行销售出库登账处理。 对于零售业务，仓库指的是最终的出货地点，例如，零售商场，仓库指的是将货物交给客户的柜组，货物从仓库到

26、柜组的过程，属于库存的转库处理，由库存管理系统完成。其他业务包装物租借代垫运费销售支出综合查询 单据查询 通过“销售订单列表”、“发货单列表”、“委托代销发货单列表”、“发票列表”、“销售调拨单列表”、“零售日报列表”可以分别对销售订单、发货单、委托代销发货单、销售发票、销售调拨单、零售日报进行查询。 账表查询 通过查询销售管理系统提供的销售明细表、销售统计表、余额表及销售分析表，实现对销售业务的事中控制、事后分析的管理。月末结账 月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的销售单据进行增加、修改、删除处理。应收账款 主 要 内 容系统概述日常业务处理与其他系统的主要关系业务流程功能概述 功能概述 应收款管理系统以发