时间管理误区之解决

1、时间管理误区之解决学会拒绝下列九项项有关拒拒绝接受受请托的的要领，可供管管理者参参考：(1)要耐心心倾听请请托者所所提出的的要求。即令你你在他述述说的半半途中即即已知道道非加以以拒绝不不可，你你都必须须凝神听听完他的的话语。这样做做，为的的是确切切地了解解请托的的内涵，以及表表示对请请托者的的尊重。(2)如你无无法当场场决定接接受或拒拒绝请托托，则要要明白地地告诉请请托者你你仍要考考虑，并并确切地地指出你你所需要要的考虑虑时间，以消除除对方误误以为你你是在以以考虑作作挡箭牌牌。 (3)拒绝接接受请托托的时候候，应显显示你对对请托者者的请托托已给予予庄重的的考虑，并显示示你已充充分了解解到这种种

2、请托对对请托者者的重要要性。 (4)拒绝接接受请托托时，你你在表情情上应和和颜悦色色。最好好多谢请请托者能能想到你你，并略略表歉意意。切忌忌过份地地表达歉歉意，以以免令对对方以为为你不够够诚挚因为为你如果果真的感感到那样样严重的的过意不不去，那那么你将将会设法法接受他他的请托托而不会会加以拒拒绝。 (5)拒绝接接受请托托时，你你除了应应显露和和颜悦色色的表情情外，仍仍应显露露坚定的的态度。这即是是说，不不要被请请托者说说服而打打消或修修正拒绝绝的初衷衷。 (6)拒绝接接受请托托者，你你最好能能对请托托者指出出拒绝的的理由。这样做做，将有有助于维维持你跟跟请托者者的原有有的关系系。但这这并不意意

3、味着对对所有的的请托拒拒绝都必必须附以以理由。有时不不申诉理理由反而而会显得得真诚。例如你你偶而对对频频请请托的人人和颜悦悦色地说说：“真抱歉歉，这一一次我将将无法效效力，希希望你不不介意!”，相信信不致于于产生不不良的后后果。但但是一旦旦你附以以拒绝的的理由，则只须须重复拒拒绝，而而不应与与之争辩辩。 (7)要令请请托者了了解，你你所拒绝绝的是他他的请托托，而不不是他本本身。这这即是说说，你的的拒绝是是对事而而不对人人的。 (8)拒绝接接受请托托之后，如有可可能你应应为请托托者提供供处理其其请托事事项的其其它可行行途径。 (9)切忌通通过第三三者拒绝绝某一个个人的请请托，因因为一旦旦这么做做

4、，不仅仅足以显显示你的的懦弱，而且在在请托者者心目中中会认为为你不够够诚挚。误区之三三：习惯惯拖延时时间导致管理理者采取取拖延作作风的事事因大致致有三：不愉快快的事；困难的的事；含重大大决策的的事。至至于克服服拖延的的方法，常用的的有四种种：各个击击破法；平衡表表法；思维方方式改变变法；避免过过分追求求尽善尽尽美法。前三种种方法适适用于对对抗因不不愉快的的事或困困难的事事而导致致的拖延延，最后后一种方方法则适适用于对对抗因重重大决策策而导致致的拖延延。现将将这四种种方法阐阐释如下下： 1 各个击击破这种方方法有时时被比喻喻为“香肠切切片法”(“Sallamii teechnniquue”)。S

5、allamii原是意意大利香香肠，在在切片之之前因它它巨大无无比且其其貌不扬扬，所以以有令人人难以下下咽的感感觉。但但在切成成薄片之之后，因因形状及及色调改改变而颇颇能引起起食欲。令人不不愉快或或令人感感到困难难的事，若能照照样地细细分为许许多件小小事，且且每次只只处理其其中的一一件，则则这种事事情的处处理本身身将不致致于令人人反胃。例如一一个令人人感到尴尴尬的电电话，如如非打不不可，则则可用书书面列出出以下的的行动步步骤而予予以各个个击破： (1)查出受受话者的的电话号号码并写写下来。 (2)决定何何时打电电话。 (3)翻查有有关资料料并检查查全面情情况。 (4)决定到到底在电电话中应应怎么

6、说说。 (5)拨电话话。假如事事情本身身很艰巨巨，就逐逐步进行行。采取取各个击击破法以以对付拖拖延的作作风时，有两点点必须特特别加以以注意：第一、每一个个行动步步骤都要要非常简简单，而而且很快快即可做做好可能的的话，应应使每一一个步骤骤在几分分钟之内内能处理理完毕。第二、第一个个行动步步骤都必必须以书书面列明明，因为为如不这这样做，就可能能永远不不会针对对拖延的的事情采采取行动动。 2平衡表表法这也是是一种书书面分析析法。在在纸的左左边列出出拖延的的理由，在纸的的右边则则列出办办妥拖延延的事情情的潜在在好处。结果，出人意意外的是是：左边边通常只只有一、两个情情绪上的的借口。如“可能导导致尴尬尬

7、的局面面”、“可能令令管理者者感到厌厌烦”等；右右边则有有许多的的好处，其中的的一项可可能是“将讨厌厌的事做做好，轻轻松了许许多”。平衡衡表法足足以令有有拖延恶恶习的人人在冷漠漠与逃避避的心态态中觉醒醒，并面面对现实实。3思维维方式改改变法拖延可可以说是是深植于于内心的的一种思思维方式式所造成成的结果果。这种种思维方方式是这这样的：“这种任任务必须须履行，但是它它令人感感到不愉愉快，因因此管理理者将尽尽量予以以拖延。”倘若管管理者能能将以上上的思维维方式改改为：“这种任任务是令令人感到到不愉快快的，但但是它必必须完成成，因此此管理者者将立即即做完它它，以便便尽早忘忘掉它。”则拖延延之恶习习将可

8、望望获得矫矫正。4 避避免过分分追求尽尽善尽美美法由于“真、善善、美”在管理理者的价价值尺度度中向来来被视为为一种圭圭臬，因因此在制制定决策策时管理理者往往往趋于过过分小心心、过分分理想化化，以致致非到资资料齐全全或有确确切把握握时不敢敢随便进进行。这这说明了了何以管管理者一一遇重大大事件便便会犹豫豫徘徊，也说明明了何以以求好心心切的作作家老是是无法写写完书的的第一章章。对那那些因过过分追求求完美迟迟疑不决决的管理理者来说说，底下下的两剂剂药方相相信是有有益的：第一、决策环环境本身身若具风风险性，即是具具有不确确定性，因此想想获得完完备的决决策资料料是不可可能的。基于这这个道理理，管理理者应在

9、在已收集集了大多多数的关关键性资资料(即进一一步再获获得的资资料所产产生的好好处不大大)时，立立刻进行行决策。第二、管理者者若能及及早进行行决策，则当决决策显示示错误的的迹象时时，他才才有时间间采取补补救或善善后措施施。一旦旦管理者者将决策策拖延到到期限届届满时才才予以制制定，那那么不出出错则已已，一出出错则永永远无法法挽回。误区之四四：不速速之客干干扰 1 不要采采取无条条件的“门户开开放政策策”在强调调“员工为为本”的领导导方式之之下，许许多管理理者为避避免令员员工产生生高不可可攀的错错觉，遂遂矫枉过过正地采采取无条条件的门门户开放放政策即向向所有员员工宣称称，随时时都乐于于接见他他们并尽

10、尽量听取取他们的的意见。为表示示诚意，管理者者甚至连连自己办办公室的的大门也也经常敞敞开。结结果不速速之客源源源而来来。固然然门户开开放政策策有助于于下情上上达，但但这种政政策的实实施应以以不妨碍碍管理者者的工作作为限。换句话话说，管管理者若若能改而而采取有有条件的的门户开开放政策策，则起起码可减减少一部部分不速速之客。2由秘秘书全权权安排约约会事宜宜，或至至少授权权秘书对对约会事事宜作初初步安排排这样做做不但可可将一部部分不速速之客纳纳入管理理者预定定的会客客名单之之中，而而且可将将他们编编排在管管理者最最方便的的时间会会见。3授权权秘书甄甄别并拦拦截来客客秘书的的座位应应被安置置在通往往管

11、理者者办公室室的必经经途径上上。这样样，任何何走向管管理者办办公室的的人均在在秘书的的视线范范围以内内。在不不速之客客走进管管理者办办公室前前，秘书书应该礼礼貌地问问明来意意，并以以类似这这样的话话语征询询来客的的意见：“他正忙忙着呢!您要不不要他回回头再与与您联系系?还是想想现在与与他见面面?”这样做做可挡住住大部分分无特殊殊急事的的不速之之客。 4规定接接见部属属的时间间管理者者可规定定一天内内的某一一段时间间接见部部属，例例如由上上午十时时至下午午三时。这样，他至少少可令上上午十时时以前及及下午三三时以后后的时间间不受干干扰。必必要时管管理者亦亦可要求求求见的的部属事事先向秘秘书登记记，

12、并将将求见的的原因及及大致所所需的时时间通知知秘书，以便秘秘书作出出合理的的时间安安排与资资料的准准备。当当然，特特殊事件件或紧要要情况的的呈报，将不在在此限。 5移樽就就教有时部部属会当当面要求求管理者者给与若若干时间间探讨某某些问题题，此时时主管可可先问明明事情的的紧要程程度。倘倘若事非非紧要，则可用用“您可否否先回自自己地方方?我一走走得开即即刻过来来看您。”这类的的话语来来阻止突突如其来来的干扰扰。此种种处置方方式颇为为可取。因为它它具有下下列五种种好处：第一、管理者者在这种种情况下下仍可继继续进行行手头上上的工作作，直至至完成为为止。第第二、不不让来客客到办公公室来，管理者者可因而而

13、避免丧丧失对全全局的控控制。第第三、管管理者置置身于部部属办公公室中，可完全全掌握时时间，因因为他可可随时离离开。第第四、部部属的求求见，多多半是为为咨询业业务有关关的问题题，当管管理者置置身于部部属办公公室，一一旦有需需要再度度检查资资料，则则唾手可可得。这这即是说说，管理理者可借借迁就部部属而更更接近问问题的根根源。第第五、管管理者主主动造访访部属，可被解解释为对对部属的的重视。 6在办公公室外接接见外界界不速之之客如组织织以外的的客人来来访又不不愿向秘秘书透露露来意，则不宜宜令他走走进管理理者办公公室。此此时管理理者可走走到办公公室的外外面与他他热烈握握手并问问明来意意，以便便决定是是否

14、请他他进入办办公室。站在办办公室外外见客，有助于于缩短会会客时间间。 7站立会会客管理者者对付秘秘书疏于于拦截的的或是不不理秘书书拦截而而登堂入入室的不不速之客客的最好好办法是是，马上上起立并并给予友友善的招招呼。如如果管理理者正在在繁忙当当中，则则可坦白白相告，并另约约时间面面谈。就就算管理理者愿意意当场与与他交谈谈，管理理者仍以以站立为为宜，因因为一旦旦管理者者站立则则可避免免对方坐坐下。这这样不但但可缩短短面谈时时间，而而且可使使管理者者心理上上居于上上风。 8让秘书书控制会会谈时间间秘书应应通过她她个人的的判断或或她与管管理者的的事先约约定，对对管理者者的会谈谈时间实实施控制制。控制制

15、方法是是这样的的：在谈谈话超过过某一合合理的时时间以后后，秘书书即以电电话或亲亲自登门门提醒管管理者有有关其它它待办事事项。这这将促使使面谈适适时地在在自然的的方式下下结束。倘若管管理者认认为仍有有再谈下下去的必必要，则则他可给给予类似似下面的的答复：“我再过过五分钟钟即可结结束”。这个个答复不不但令秘秘书了解解预定结结束的时时间，而而且也给给予访客客一种结结束的信信号。 9限时面面谈管理者者在面谈谈之初可可向访客客言明他他所能会会谈时间间究竟有有多少。述说这这类的话话语需要要相当的的技巧，否则很很容易被被访客视视为傲慢慢无礼。不过当当部属以以电话求求见时，限时面面谈的要要求可由由秘书下下达而

16、不不致发生生尴尬或或困难的的局面。 10利用隐隐蔽的办办公室所谓“隐蔽的的办公室室”，即指指只有秘秘书才知知道的办办公处所所。当管管理者面面临重大大的决策策关头，或是从从事计划划筹谋的的时候，通常都都需要一一个能松松弛精神神与集中中注意力力的环境境。隐蔽蔽的办公公室便是是一个理理想的“避风港港”。 11宁可提提早上班班，也不不要延迟迟下班倘若管管理者发发现正常常的上班班时间不不够支配配而须要要加班，则宁可可在上午午提前上上班而不不要在下下午超时时工作。这是因因为在上上午上班班之前抵抵达的不不速之客客通常都都有正经经事或急急事待办办，但在在下午下下班后抵抵达的不不速之客客通常都都以闲聊聊者居多多

17、。 12定期与与部属或或同一阶阶层的同同事见面面管理者者可利用用午餐时时间或是是上、下下午的短短暂休息息时间，轮流与与个别部部属或同同一阶层层的同事事吃饭或或喝茶。这种经经常性的的非正式式接触，不但有有助于意意见的沟沟通，而而且可以以减少开开会或面面谈的重重要。误区之五五：无端端电话干干扰电话的的使用本本来旨在在免除笔笔写、面面谈、开开会、甚甚至在旅旅途奔波波所引起起的时间间浪费，但电话话被普遍遍使用后后却成为为浪费时时间的重重要来源源，这是是极具讽讽刺性的的一件事事。管理理者不难难发现，有些管管理者不不但不能能支配电电话，反反而为电电话所支支配。究究其原因因不外是是：第一一、管理理者事必必躬

18、亲以以致来往往电话特特多；第第二、过过分讲究究客套而而不自制制；第三三、缺乏乏结束谈谈话的技技巧；第第四、担担心对外外来电话话的过虑虑将冒犯犯来电者者。由上上面第一一个原因因所引起起的干扰扰的根本本补救办办法在于于增加对对部属的的授权；由后三三个原因因所引起起的干扰扰，则可可借管理理者本身身的自律律、谈话话技巧的的改进、以及秘秘书的协协助而大大量地予予以消除除。现简简介有关关的要领领如下： 1外来电电话秘书书接听外来电电话应先先由秘书书接听，以便确确定其信信息的重重要程度度及信息息的适当当承受人人。外来来的电话话大致可可分为四四类：第第一类为为误拨的的电话即指指其它部部门的人人员更适适宜接听听

19、的电话话这一一类电话话可由秘秘书拦截截和疏导导。第二二类为涉涉及管理理者业务务但可由由秘书或或其他部部属代为为处理的的电话。接到这这一类电电话时，秘书应应巧妙地地建议由由她本人人或管理理者以外外的其他他适当人人员代为为处理。第三类类为须要要管理者者亲自处处理但并并不紧迫迫的电话话。秘书书可用类类似这样样的话语语处理：“可不可可以请他他一有空空即给您您回复?”有些管管理者甚甚至对非非紧迫的的电话一一律采取取事后回回复的办办法，但但这种做做法是对对是错则则属于价价值判断断的问题题。不过过令人感感到奇怪怪的的是是，大多多数人都都同意正正在动手手术的医医生、授授课中的的教师、或正在在审判案案件的法法官

20、不应应受到电电话的骚骚扰，但但却只有有极少数数的人，对埋头头处理业业务的管管理者拒拒绝当场场接听突突如其来来的电话话保持谅谅解态度度。第四四类为难难以分辩重要要性的电电话。秘秘书接到到这一类类电话时时可用“他正忙忙着，您您是否要要现在请请他接听听?”之类的的话语来来分辩电电话的重重要性及及采取适适当的对对策。 2事后回回复电话话这种办办法具有有三种好好处：第第一，外外来电话话可以累累积下来来一起回回复，这这样有助助于时间间的节省省。第二二，管理理者可获获得充分分时间作作有关回回复电话话的准备备工作。第三，管理者者可选择择最适当当的时间间回复电电话。例例如在午午饭前或或下班前前的时间间回复，可令

21、对对方长话话短说，速战速速决。不不过，有有些管理理者却担担心采取取事后回回复的方方式会破破坏既有有的良好好人际关关系。但但若秘书书先让来来电者了了解管理理者正在在忙碌之之中，希希望他能能让管理理者事后后回复，然后再再请教他他的尊姓姓大名，则来电电者将不不致产生生被歧视视的感受受(秘书切切忌先问问姓名再再提议管管理者事事后回复复)。 3打出去去的电话话应由秘秘书代拨拨除非为了了表示特特别尊重重受话者者(如长辈辈或上司司)，否则则先让秘秘书代拨拨电话。亲自拨拨电话常常会遭遇遇线路不不通或受受话者不不在等情情况，这这类时间间的浪费费是无可可弥补的的。 4尽量将将需要打打出去的的电话集集中在一一起这样

22、做做可节省省时间。但是对对每一个个电话所所要传递递的信息息重点，则应事事先记下下，以免免通话后后突然想想起漏了了某些项项目而须须重拨电电话。 5避免以以题外话话作开场场白除非有意意闲聊，否则不不应以“您好吗吗?好久不不见了。”或“听说您您就要高高升了，几时请请客?”之类的的话语作作开端，因为这这些话语语最容易易引起无无休止的的谈论。最好是是以礼貌貌的方式式开门见见山地道道出原意意，例如如“张兄，如您现现在时间间容许，能否答答复我两两个问题题?第一、第二二、谢谢。”误区之六六：“会议病病”困扰会议本来来是沟通通意见、解决问问题、制制定决策策的一种种有力手手段。但但是，它它却经常常被滥加加使用，以

23、致成成为一种种费时费费事有碍碍正常运运作的疾疾病。试试问：哪哪一个组组织的管管理者特别别是中、上层的的管理者者不耗耗费大量量的时间间参与许许多既无无效率又又无效能能的会议议?不少的的中、上上层管理理者曾经经指出，会议竟竟占去他他们日常常工作时时间的四四分之一一，甚至至三分之之一!然而更更令他们们感慨莫莫名的是是，在这这么多的的会议时时间之中中，几乎乎有一半半是徒劳劳无功的的浪费!“会议病病”的原因因大概包包括以下下七种： (1)基于合合群的愿愿望而聚聚会倾谈谈。有些些会议是是因“不妨找找个时间间大家聚聚一聚，不拘形形式地谈谈一谈本本部门有有关的问问题”而召开开。这一一类的会会议其实实与交际际或

24、聊天天并没有有多大差差别。(2)为为符合惯惯例或传传统作风风而开会会。有些些会议是是因“历来管管理者都都利用星星期三下下午那段段时间开开会”而召开开。这即即是一般般所谓的的“例会”，例会会的召开开与议案案的多少少无关，因为它它是一种种为开会会而开会会的会议议。(3)为为不让他他人专美美于前而而开会。有些会会议是因因“人家会会计处每每两星期期就举行行一次会会议，我我们人事事处又岂岂能不跟跟进?”而召开开，它并并非旨在在解决自自身的问问题。(4)为为表功而而开会。有些会会议是因因“若不多多开会，则老板板将以为为我偷懒懒”而召开开。这一一类会议议被当作作取得上上司的信信任与好好感的手手段。(5)为为

25、推卸责责任而开开会。有有些会议议是因“没有理理由让我我单独承承担全部部的责任任”而召开开。这一一类会议议是欠缺缺勇气面面对决策策风险的的管理者者所惯于于采取的的招法。(6)为为逃避个个别接触触所可能能产生的的尴尬场场面而开开会。有有些会议议是因“管理者者不想令令少数人人太过难难堪”而召开开。例如如某一管管理者在在他所领领导的十十五位部部属之中中，有两两位时时时迟到早早退。他他于是召召集会议议，在全全体部属属前面重重申准时时上下班班的要求求，希望望借此警警告那两两位不守守时的部部属。那那两位不不时的部部属却以以为不守守时的恶恶习与自自己不相相上下，所以对对自己的的过失并并不太介介意。至至于其他他

26、守时的的十三位位同事则则可能因因无辜受受责而士士气低沉沉。因此此，这一一类会议议除了平平白地浪浪费十六六个人的的时间与与引起十十三个人人士气低低沉之外外，毫无无实际效效果可言言。(7)会会议主持持者因欠欠缺管理理技巧，而令会会议费时时无功。尽管“会议病病”普遍在在存在于于一般组组织里，而且其其危害程程度相当当严重，但是管管理者不不难找到到许多治治疗这种种病症的的处方。现将一一般时间间管理专专家所提提出的有有效的处处方列举举如下： 1会议前前 (1)有些会会议是可可以不用用召开的的，因此此在筹备备会议之之前应先先寻找取取代会议议的可行行途径，诸如：能由适适当的人人员有效效地解决决的问题题(或制定

27、定的决策策)，则归归由该适适当人员员解决(或制定定)。这样样，将可可免除会会议的召召开。以电话话咨商取取代会议议。将预预定中的的会议延延期举行行，并尝尝试将该该预定中中的会议议的议程程并入下下一次会会议的议议程之中中。偶而取取消一两两次会议议，以观观察该等等会议的的需要程程度。委派代代表主持持会议。这样，一来可可节省自自己的时时间，二二来可增增进该代代表的人人际接触触面及主主持会议议的经验验。 (2)取消所所有的例例会。将将有需要要开会讨讨论的议议案集中中在卷宗宗内，等等卷宗内内的议案案累积到到相当程程度时再再召开会会议。这这样做的的好处是是，在召召开会议议前管理理者可能能发现，有些议议案将不

28、不再需要要被列入入议程之之中。不不过，那那些重要要的且有有待紧急急处理的的议案，则应尽尽早开会会处理。 (3)如有可可能，则则在一机机构内采采取这样样的策略略：所有有的会议议都要获获得上级级批准才才能召开开。这一一策略的的主要用用意，在在于令各各阶层主主管于开开会之前前三思有有无开会会的必要要，以杜杜绝他们们滥用开开会手段段。(4)召召开会议议之前，必须先先确立清清晰的目目标。若若无清晰晰的目标标，则不不应开会会，因为为目标是是会议的的指南。(5)尽尽量减少少与会人人数，只只邀请有有关人士士参加。有些主主管恐怕怕是为了了表示公公正或民民主，一一遇开会会场合则则让手下下所有员员工参加加。殊不不知

29、与会会人数一一增加，则沟通通的难度度将加速速递增。当与会会者只有有两个人人的时候候，沟通通极为容容易，因因为此时时只有两两个沟通通渠道存存在。第第三个人人加入时时，沟通通渠道随随之增至至六个；第四个个人加入入时，沟沟通渠道道增至十十二个；第八个个人加入入时，沟沟通渠道道增至五五十六个个；其余余可依此此类推。 (6)选择适适当的开开会时间间，以令令所有与与会者都都能出席席。选择择开会时时间时必必须特别别留意：当关键键性人物物无法参参加会议议时，则则原则上上不应开开会。因因为关键键性人物物不在场场时，所所制定的的决策可可能不够够明智，也可能能不受支支持而终终至被推推翻。为避免免过于延延长，如如有可

30、能能，则将将会议安安排在午午餐前，另一会会议或活活动之前前，或是是下班之之前不久久举行。(7)选选择适当当的开会会场地，以方便便与会者者。选择择地点时时应顾及及该地点点对完成成会议目目标是否否容易、设备提提供是否否齐全、交通是是否便利利、场地地大小是是否适中中等因素素。议程程特别长长的会议议，最好好是在办办公地点点以外的的地方举举行，以以免受到到干扰。 (8)议程及及有关资资料应先先发给与与会人，使他们们能事先先作必要要的准备备。 (9)按每一一与会者者每分钟钟的工资资额及每每一分钟钟所享有有的福利利额估计计会议成成本。假假定：与会者者计有十十位；每一位位工资220，0000元；每一位位的每个

31、个月工作作时间为为10，0000分钟；以及每一位位在平时时所享有有的福利利等于工工资的225%。在这些些假设下下，组织织本身对对每一位位与会者者每开一一分钟的的会议所所须支付付的代价价为2.50元元，而对对十位与与会者每每开一个个钟头的的会议所所须支付付的代价价则为115000元!会议成成本的估估计有助助于提醒醒会议召召集者审审慎处事事，将有有助于提提醒其他他与会者者珍惜会会议时间间。(10)应该对对会议加加以时间间限制(即事先先制定起起迄时间间)，并按按每一个个议案的的重要程程度而分分配给它它适当的的时间。(11)可能的的话，应应限定出出席会议议的次数数，只出出席与自自己有关关的或是是自己有

32、有所贡献献的会议议。 2会议中中 (1)会议应应准时开始始。在会会议中如如等候迟迟到者。为则等等于惩罚罚准时者者。等候候迟到者者的先例例一开，则原来来的准时时者将可可能变为为迟到者者，而原原来的迟迟到者将将可能变变本加利利地成为为更严重重的迟到到者，避避免和消消除这种种局面，召集会会议者应应先预告告会议将将准时举举行，然然后毫无无例外地地坚持准准时举行行。 (2)在会议议进行中中可指定定专人控控制时间间。 (3)不要令令与会者者过于舒舒服尽量避避免提供供茶水或或点心；当议程程很短而而且无需需作记录录时，可可考虑采采取站立立的方式式开会。 (4)应按议议程所编编列的优优先次序序进行讨讨论。 (5

33、)除非紧紧急事件件，否则则应避免免会议受受到干扰扰包括括电话及及访客的的干扰。 (6)视实际际需要可可让部分分与会者者参加会会议的一一部分，即令与与会者只只参加与与他们有有关的议议案的讨讨论。这这样，有有些与会会者可在在会议进进行到某某一阶段段时才加加入，另另一些与与会者则则可在会会议结束束之前离离席。 (7)在结束束会议之之前，主主席应概概括复述述所完成成的结论论，或经经过与会会者所同同意的各各项工作作分配及及完成各各种工作作的时限限。 (8)会议应应准时结结束，好好让与会会者安排排自己的的时间与与工作。在开会会之前，如能将将重要的的议案排排在议程程的前端端，则可可令休会会前未及及处理的的议

34、案只只限于次次要者。 3会议后后 (1)偶而令令与会者者对刚刚刚结束的的会议作作即席而而不具名名的考核核。考核核表中至至少应包包括下列列各项：会议的的目标是是否清晰晰?议程与与有关资资料是否否在开会会前适当当的时间间收到?会议是是否准时时开始与与准时结结束?倘若会会议不是是准时开开始与准准时结束束，那是是因为什什么?会议是是否按议议程所制制定的次次序进行行?会议的的目标是是否被完完成?如有必必要分配配工作并并决定其其履行期期限，则则这些事事是否被被做妥?在全部部会议时时间内，有百分分之几的的时间不不被有效效利用?为什么么? (2)会议记记录应尽尽快作成成。精简简完备的的会议记记录应在在二十四四

35、小时之之内，或或至迟在在四十八八小时之之内派给给有关人人士。会会议记录录如能在在极短的的时间内内派发，则可令令一部分分人士免免于参加加会议。 (3)为杜绝绝与会者者无故缺缺席、迟迟到或早早退，可可考虑在在会议记记录上注注明哪些些人无故故缺席、迟到或或早退。这是一一种极度度严重的的惩戒措措施。(4)追追踪会议议的决议议与待办办事项。(5)解解散已达达目的的的各种委委员会或或工作小小组。以上所列列举的治治疗会议议病的处处方，主主要是供供会议召召集者使使用。倘倘若你并并非会议议召集者者，则不不妨设法法将上列列的处方方介绍给给他们。只是“良药苦苦于口”，你必必须具备备足够的的勇气与与高超的的技巧，才能

36、令令会议召召集者接接受它们们。误区之七七：“文件满满桌病”只要对各各级管理理者的办办公桌稍稍加留意意，管理理者大概概都能获获得这样样的一个个共同印印象：多多数的办办公桌都都堆满文文件，其其中有一一些办公公桌甚至至杂乱得得不堪入入目。造成“文件满满桌病”的原因因，大致致有以下下五个： (1)授权不不足； (2)犹豫不不决； (3)半途而而废的工工作习惯惯； (4)故意纵纵容文件件的堆积积； (5)担心遗遗忘文件件的心理理。对那些些不愿意意或不善善于从事事“分层负负责与逐逐级授权权”的管理理者来说说，许多多本来可可以由部部属处理理的文件件都要交交到他们们那儿，这是导导致文件件堆积的的一种重重要原因

37、因。消除除这个原原因的根根本办法法，在于于授权部部属处理理文件。以上已已将“文件满满桌病”的造因因及其对对策作了了简要的的提示。在实际际治疗“文件满满桌病”时，下下列十二二种经验验性的“处方”很值得得管理者者借鉴： (1)充分发发挥字纸纸篓的功功能，亦亦即非确确实有用用的资料料或文件件尽量弃弃去。 (2)不要为为了使办办公桌看看来干净净而将桌桌上的东东西全部部挤进抽屉屉中，或或是堆积积于另一一处。 (3)建立一套套便于排排斥、储储存、与与调阅文文件的处处置系统统。 (4)可能的的话，在在每天同同一时间间处理文文件。这这样将可可避免文文件被拖拖延处理理。 (5)办公桌桌上或办办公桌周周围的物物件

38、的摆摆置，必必须遵守守这样的的准则：每一件件物品必必须被摆摆置于固固定的地地方(此即“各就各各位”)。 (6)只容许许最优先先办理的的文件摆摆在办公公桌的中中央，优优先次序序较低的的文件，则应摆摆在其它它地方，因为管管理者每每一次只只能集中中精力做做一件事事。 (7)零星的的装饰物物照片片、纪念念品等，不应摆摆在办公公桌上。它们不不但占用用空间，而且也也容易令令注意力力分散。 (8)每天下下班之前前应将办办公桌整整理就绪绪。(9)除除了资料料不足，否则每每种文件件原则上上只应处处理一次次。每次次拿起文文件，不不要只将将它摆在在“待办”的卷宗宗之中，而应当当场处理理掉。这这即是说说，应答答复的即

39、即当场答答复，要要研读的的即当场场研读。这样做做才能令令文件及及早脱离离办公桌桌。(10)训练助助手处理理例行性性文件。不要令令助手一一收到文文件立即即交给你你，而要要让他们们判别文文件的类类别与重重要性。对那些些没有用用处的文文件(如宣传传品之类类)，授权权助手弃弃去，需需要保留留的但不不必你过过目的文文件，让让他们即即刻直接接归档，例行性性的信函函则由他他们代为为答复。 (111)交代代部属阅阅读外来来文件，并要求求他们在在文件上上标示要要点。这这些文件件若须由由你答复复，则在在文件上批批示答复复要点，让部属属代为答答复。可可能的话话，尽量量以电话话答复。 (122)规定定较冗长长的书面面

40、报告应应附以封封面，封封面上写写明题目目、编造造日期、编造者者、及内内容摘要要。以上各各种经验验性“处方”中，第第三种“处方”建立立一个便便于排斥斥、储存存与调阅阅文件的的处置系系统，可可以说是是治疗“文件满满桌病”的最佳佳效能者者。每一一位管理理者都必必须设计计一套文文件处置置系统。这套系系统不一一定要跟跟他人的的一样，但却必必须最适适合自己己。误区之八八：交通通高峰堵堵塞解决方案案： (1)有意避免免交通拥拥挤的高高峰时间间而提早早上班。这样，不但所所花的交交通时间间较短，而且提提早到达达工作场场所，可可令自己己获得一一段不受受干扰的的清静时时间。倘倘若是搭搭汽车或或火车上上班，则则提早上

41、上班的另另一好处处，便是是在交通通工具上上可以拥拥有座位位以免除除站立的的辛苦。(2)如如有可能能，则避避免在交交通拥挤挤的高峰峰时间离离开工作作场所，以获得得类似上上一项的的好处。(3)利利用上班班的交通通时间，构思当当天的工工作细节节及分析析个人或或企业所所遭遇的的问题，并利用用下班的的交通时时间，检检查当天天的工作作得失及及计划第第二天的的工作内内容。 (4)充分利利用卡式式录音带带，以增增进知识识及技能能。目前前有关语语文或管管理技能能的录音音带在市市场上已已愈来愈愈普遍，甚至自自己也可可以事先先录制。开车上上班的人人固然可可令自己己的座车车成为活活动的播播音室，搭汽车车或火车车上班的

42、的人也未未尝不能能随身携携带“随身听听”，择时时使用。其次，谈谈谈如何何减少商商务旅行行所引起起的时间间浪费。商务旅旅行特别是是以飞机机为主要要交通工工具的国国外商务务旅行，是一种种费时、费钱、又费力力的工作作。在承承担这种种工作之之前，希希望你能能参照下下面的要要领，以以提高你你的效率率： 1出发前前 (1)这次的的旅行真真有必要要吗?能否以以书信、电报或或电话取取代?能否请请外地的的客户前前来而不不需要你你移樽就就教? (2)这次的的旅行能能否推辞辞以便与与下一次次的旅行行合并? (3)假如这这次的旅旅行确有有必要，那么是是否非由由你亲自自出马不不可?能否让让他人“特别是是部属”代替? (

43、4)假若此此次旅行行非你莫莫属，则则首要之之务便是是慎选一一家信誉誉良好的的旅行社社，令其其代为规规划行程程及办理理有关手手续。这这类工作作是旅行行社最为为拿手的的，所以以你最好好是借重重旅行社社的专长长，而不不要令你你的部属属去承担担这类工工作，更更不要由由你亲自自处理这这类工作作。至于于旅行社社的选择择，最理理想的方方法便是是请经常常从事商商务旅行行的人代代为推荐荐。选定定旅行社社之后，最好能能跟它建建立长久久的主客客关系，因为这这样它才才较能了了解你的的真正需需要以及及你的好好恶。 (5)尽早订订立行期期，并尽尽量避免免将行期期订在旅旅客众多多的假期期，这样样旅行社社才较容容易为你你安排

44、直直达目的的地的路路线(亦即减减少转换换飞机的的次数。)还有，可能的的话，应应避免乘乘搭一天天中的最最后一班班飞机，因为最最后一班班飞机被被取销飞飞行的机机会最大大。 (6)编制旅旅行计划划表。该该计划表表至少应应包括下下列各项项：每日行行程；拜访对对象的姓姓名、地地址、及及联络电电话；与拜访访对象所所预定处处理的事事项；班机号号码，预预定的起起飞时间间及抵达达时间；旅馆的的地点及及电话；每日其其它待办办事项；必须携携带的资资料或物物品。在以上上各项中中，班机机及旅馆馆的订位位最容易易出错漏漏，因此此你最好好能先订订妥后备备的班机机及后备备的旅馆馆。 (7)准备若若干读物物或待办办的工作作，以

45、便便在飞行行途中或或是班机机延误时时阅读或或处理。 (8)事先调调整睡眠眠时间以以应付时时差困扰扰。 (9)事先了了解目的的地的环环境(诸如气气温、湿湿度等)，以便便准备衣衣物。 (100)行李李越简单单越好。可能的的话，只只准备手手提行李李，这样样可以避避免等待待托运行行李及检检查行李李等麻烦烦。倘若若有些行行李非托托运不可可，则其其数量应应以自己己能提得得动的为为限。每每一件行行李应贴贴上易于于识别的的标志。 (111)启程程之前应应再确认认班机是是否延误误，并确确认旅馆馆的留位位状态。2旅途途中(1)提提早抵达达机场办办理登机机手续，以便选选择较理理想的座座位。座座位的选选择取决决于你在

46、在飞行途途中预定定的作为为。假如如你想睡睡觉或思思考事情情，则选选择靠窗窗的位置置。假如如你想工工作，则则应选远远离小孩孩，并选选择通道道旁边的的位置以以获得较较大的空空间。(在长程程的飞行行中，你你如需工工作，不不妨考虑虑乘坐宽宽敞舒适适的头等等仓)。假如如你讨厌厌香烟味味道，你你应选择择非吸烟烟区的座座位。假假如你甚甚感饥饿饿，则应应选择最最接近机机仓服务务员工作作区的座座位，以以便较早早获得食食物供应应。(2)当当航空公公司的地地勤人员员示意旅旅客登机机时，切切勿抢着着登机，因为此此时登机机门前必必定挤满满旅客，你势必必站立等等候相当当时间才才轮到你你走进登登机门。你何不不等到大大多数旅

47、旅客都走走进登机机门之后后才从容容不迫地地移步?同理，在下机机之前也也千万不不要抢先先离开飞飞机。你你可以等等到大多多数旅客客都下完完机之后后再从容容地下机机。(3)尽尽量节制制喝酒。有些人人在登机机之前已已在候机机室喝酒酒，飞行行途中也也喝酒，抵达目目的地之之后又喝喝酒，以以致丧失失商务洽洽谈中所所应具有有的清醒醒，这是是应该引引以为戒戒的。一一个可作作借鉴的的格言是是：“先工作作，后享享乐”。(4)在在回程的的旅程中中应该趁趁记忆犹犹新，尽尽快撰写写与此次次旅行有有关的报报告。(例如与与客户达达成协议议的事项项，有待待进一步步追踪或或处理的的事项，个人开开支的明明细表等等。)尽量在在抵达家

48、家门之前前结束一一切工作作。 3归来后后旅行回来来后最重重要的是是，稍事事休息便便设法尽尽快恢复复工作心心态。避避免无谓谓地倾谈谈旅途见见闻，以以免浪费费时间与与精神。尽量不不要将商商务旅行行当作特特异的工工作看待待。事实实上，只只要你能能将机场场、飞机机、计程程车等视视作办公公室的延延长，并并将手提提箱视作作小型办办公桌，则你将将更有能能力应付付商务旅旅行所产产生的各各种精神神负累。误区之九九：“餐桌病病”缠身午餐本本来可以以成为繁繁忙的管管理者有有效运用用时间的的一种工工具，因因为他可可以利用用这一段段时间沟沟通信息息、接洽洽生意、甚至增增进和谐谐的人际际关系。可是，一旦管管理者不不能运用

49、用自律功功夫，很很可能令令“午餐”成为一一种严重重的时间间陷阱。例如，有些只只需花费费十分钟钟即能谈谈妥的事事，在午午餐中却却花了两两、三个个小时才才达到同同样的效效果。在午餐餐的时候候，喝酒酒(至少喝喝啤酒)常被视视作一件件很自然然的事，但事实实上午餐餐的时候候喝酒是是一种极极坏的习习惯。酒酒是一种种镇静剂剂，它虽虽然具有有松弛神神经的作作用，但但是在工工作一天天的中途途，管理理者并不不需要这这一种松松弛。酒酒的另一一个作用用是增进进食欲。午餐的的食量太太多时，将免不不掉嗜眠眠症的侵侵袭，这这对后半半天的工工作效率率显然是是不利的的。由以以上的说说明可知知，减少少午餐所所引起的的时间浪浪费的

50、最最有效途途径，在在于管理理者自律律功夫的的发挥。误区之十十：大小小事必躬躬亲美国管管理协会会前任会会长罗仑仑斯阿普里里曾经为为“管理”下过这这样一个个言简意意赅的定定义：“管理是是通过他他人将事事情办妥妥。”可是，许多管管理者却却常常试试图通过过自己将将事情办办好，这这是一种种不智的的行为。由“重要的的少数与与琐碎的的多数原原理”可知，管理者者日常所所处理的的事物中中，真正正具高度度重要性性的只占占少数。他应集集中大量量的时间间处理这这些重要要的少数数事物，而将其其余琐碎碎的多数数事物，交托给给部属处处理。若若他事无无巨细皆皆躬而为为，则不不但琐碎碎的多数数事物将将占用他他的许多多时间，致使

51、少少数的重重要事物物无从做做好，而而且他将将剥夺部部属发挥挥才能的的机会。因此，“事必躬躬亲”就成为为管理者者的一个个严重的的时间陷陷阱。跨跨越这种种陷阱的的唯一途途径便是是“授权”。所谓授授权，是是指将份份内的若若干工作作交托部部属履行行。授权权行为本本身是由由三种要要素构成成：第一一、工作作指派；第二、权力授授与；第第三、责责任创造造。现分分述如下下： 1工作指指派在授权权过程中中，工作作的指派派，向来来最为管管理者所所强调。不过，一般管管理者在在指派工工作时，往往只只做到令令部属获获悉工作作性质与与工作范范围，而而未能令令部属了了解他所所要求的的工作绩绩效。这这一点可可以被视视为管理理者

52、在统统御过程程中的一一大败笔笔，因为为一旦部部属对管管理者所所期待的的工作绩绩效不甚甚了了，则其工工作成果果若非不不够水准准，即是是超过水水准。从从人力资资源有效效运用的的观点来来看，这这两种情情况都是是不好的的。其次次，并非非管理者者份内的的所有工工作均能能指派给给部属履履行。例例如目标标的确立立、政策策的研拟拟、员工工的考核核与奖惩惩等工作作，都是是管理者者维持控控制所不不可或缺缺的。因因此它们们均须管管理者躬躬亲为之之，而不不得假手手他人。 2权力授授与在指派派工作的的同时，管理者者应对部部属授与与履行工工作所需需的权力力。这就就是“授权”两个字字的由来来。主管管所授与与的权力力应以刚刚

53、好能够够完成指指派的工工作为限限度。倘倘若授与与的权力力不及执执行工作作所需，则指派派的工作作将无从从完成；反之，倘若授授与的权权力超过过执行工工作的需需要，则则势将导导致部属属滥用权权力。根据当当代管理理学者哈哈维施而曼曼的看法法，授与与的权力力大小可可以分为为六个层层次： (1)“审视这这个问题题，告诉诉管理者者一切有有关的实实况，管管理者将将自行制制定决策策。” (2)“审视这这个问题题，让管管理者了了解含正正反意见见的各种种可行途途径，并并建议其其中的一一个途径径供管理理者作取取舍。” (3)“审视这这个问题题，让管管理者了了解你希希望怎么么做，在在管理者者同意之之前不要要采取行行动。

54、” (4)“审视这这个问题题，让管管理者了了解你希希望怎么么做，除除非管理理者表示示不同意意，否则则你可照照你的意意思去做做。” (5)“你可采采取行动动，但事事后应让让管理者者知道你你的所作作所为。” (6)“你可采采取行动动，而不不需要与与管理者者作进一一步的联联系。”以上六六个层次次，第一一个层次次所授与与的权力力最小，但是它它所期待待履行的的任务也也相对最最轻。第第六个层层次所授授与的权权力虽然然大到令令部属可可以独断断独行，而不必必向管理理者呈报报进度或或执行的的后果，但这并并不排除除管理者者对所授授与的权权力作必必要的追追踪、修修正、甚甚或收回回的可能能性。 3责任创创造管理者者从

55、事工工作指派派与授权权后，仍仍然对部部属所履履行的工工作的绩绩效负全全部责任任。这即即是说，当部属属无法做做好指派派的工作作时，管管理者将将要承担担其后果果，因为为前者的的缺陷将将被视同同后者的的缺陷。可是，管理者者时常发发现，有有些管理理者在部部属无法法做好指指派的工工作时，均企图图将责任任推卸在在部属身身上。这这种做法法显然是是不对的的。每一一位管理理者理应应保持这这样的一一种态度度：“权力固固可授与与，但责责任却无无可旁贷贷”。另一一方面，为确保保指派的的工作顺顺利完成成，管理理者在授授权的时时候必须须为承受受权力的的部属订订立完成成工作的的责任。部属若若无法圆圆满地执执行任务务，则授授

56、与权力力的管理理者将唯唯他是问问。授权不不仅足以以令管理理者跨越越时间误误区，而而且它也也是一种种可以令令部属“边做边边学”的在职职训练。通过这这种在职职训练，部属的的归属感感与满足足感均可可因此而而提高。管理者者大致都都能了解解授权的的好处，但是他他们却多多半视授授权为畏畏途。其其原因不不外是： (1)担心部部属做错错事。 (2)担心部部属工作作表现太太好。 (3)担心丧丧失对部部属的控控制。 (4)不愿意意放弃得得心应手手的工作作。 (5)找不到到适当的的部属授授权。从管理理学的角角度而言言，以上上五个理理由都难难以成立立。循序序分析如如下： (1)担心部部属做错错事的管管理者，内心里里所

57、真正正担心的的，恐怕怕不是部部属做错错事的本本身，而而是怕被被部属做做错事所所连累。这一类类管理者者一方面面对部属属欠缺信信心。另另一方面面又不愿愿意为部部属受过过，所以以有如唱唱独角戏戏那样凡凡事皆亲亲力亲为为。固然然部属难难免做错错事，但但若管理理者能给给予适当当的训练练与培养养，做错错事的可可能性必必然减少少。授权权既然是是一种在在职训练练，管理理者自不不能因怕怕部属做做错事而而不予训训练，反反而更应应提供充充分的训训练机会会以避免免部属做做错事。 (2)不可否否认地，有些管管理者因因担心部部属锋芒芒太露，或“声威震震主”而不愿愿授权，但是从从另一个个角度来来看，部部属良好好的工作作表现

58、可可以反映映管理者者的知人人善任与与领导有有方，所所以管理理者功不不可没。 (3)只有领领导力薄薄弱的管管理者在在授权之之后才会会丧失控控制。在在授权的的时候，倘若管管理者能能划定明明确的授授权的范范围、注注意权责责的相称称，并建建立追踪踪制度，就不会会担心丧丧失控制制。 (4)基于惯惯性或惰惰性，许许多管理理者往往往不愿将将得心应应手的工工作授权权部属履履行。另另外，有有许多管管理者基基于“自己做做比费唇唇舌去教教导部属属做更省省事”的理由由而拒绝绝授权。这两类类管理者者的共同同缺陷，即是将将他们有有限的时时间与精精力，浪浪费在本本来可以以不须要要他们理理会的工工作上，而令须须要经由由他们处

59、处理的事事物无法法获得应应有的重重视。任任何一位位管理者者管辖的的工作，大体上上均可区区分为五五种层次次：管理者者必须躬躬亲履行行的工作作；管理者者必须躬躬亲履行行，但可可借助部部属帮忙忙的工作作；管理者者可以履履行，但但部属若若有机会会亦可代代行的工工作；必须由由部属履履行，但但在紧急急关头可可获管理理者协助助的工作作；必须由由部属履履行的工工作。在在正常情情况下，管理者者对第层次以以下的工工作应授授权部属属履行。 (5)“找不到到适当的的部属授授权”，常被被一些管管理者当当作不愿愿授权的的借口。任何部部属都具具有某一一程度的的可塑性性，因此此均可借借授权予予以塑造造。就算算真的找找不到一一

60、位可以以授权的的部属，仍是管管理者的的过失，因为倘倘若员工工的招聘聘、培训训、与考考核工作作做得不不差，又又岂会有有“蜀中无无大将”之理?由以上的的分析可可知，授授权根本本不是“能不能能”的问题题，而是是“愿不愿愿”的问题题。授权的要要领下面各点点值得每每一位管管理者参参考： (1)在可能范范围内应应尽量将将工作交交托部属属去执行行。 (2)管理者者对部属属可能犯犯错应有有心理准准备并应应接受。 (3)授权后后管理者者应强调调部属的的工作绩绩效，而而不应斤斤斤计较较其执行行工作的的手段。 (4)授权应应公开进行行。 (5)管理者者不应当当将授权权范围限限定于例例行性工工作，而而应将它它扩大到到